[Rmc]

Ik ben bestuurder binnen onze VvE (48 appartementen) en het meeste bestuurswerk doe ik alleen. We hebben wel een beheerder.
Bij onze VvE lopen er vaak veel dingen tegelijkertijd, vooral op het gebied van onderhoud/ technische zaken. Op dit moment lopen er bijvoorbeeld acties voor totale vervanging van alle noodverlichting, onderhoud/ verbouwing van de entreehal, plaatsen deurdrangers, uit te voeren werkzaamheden aan lift, zoeken nieuw schoonmaakbedrijf, etc. Voor al die acties is er vaak veel contact nodig, vaak via mail, over bijvoorbeeld offertes, inhoudelijke vragen, afstemming tot in detail, afspraken op locatie. Dat gaat deels via de beheerder, soms rechtstreeks met partijen.

Ik ben op zoek naar hoe onze VvE goed en makkelijk overzicht kan houden in de status en contactmomenten per actie om snel dingen terug te vinden. Op dit moment gebruik ik alleen Outlook en een simpele actielijst in Excel. Om enig overzicht te houden noteer ik in Excel simpel per actie even een datum en tijdstip als er communicatie over is geweest maar ik vind dat onhandig. Misschien kun je in iedere mail nog zelf een referentie of actienummer zetten maar dat is bewerkelijk en er is kans dat dat je vergeet waardoor die niet in een zoekresultaat naar voren komt.

Zijn er ervaringen en tips om dit handiger te doen? Onze beheerder gebruikt Twinq maar als bestuur kun je daarin zelf geen acties bijhouden.

[VvE-stem]

Rmc wrote:

Zijn er ervaringen en tips om dit handiger te doen?

Gewoon alles op 1 A4tje en als het meer dan 1 A4tje wordt, dan weet je dat je te veel hooi op je vork hebt.

Sommige zaken moet je ook echt niet willen combineren waardoor er te veel aannemers gelijktijdig in het pand rondlopen.
Afstemming tot in detail is iets wat je volgens mij moet afleren. Zo niet, dan ga je dat nog wel afleren, aangezien je volgens mij al voldoende werk overneemt van de beheerder terwijl die daar een commerciële vergoeding voor krijgt.

[Auteur]

Berichten