Vergadering en volmacht niet geldig?
- Dit onderwerp bevat 87 reacties, 7 deelnemers, en is laatst geüpdatet op juni 19, 201612:59 pm door .
-
Berichten
-
Beste forum leden
Ik zit met een vraag, betreft het oproep termijn voor een buitengewone vergadering die ik zelf heb geïnitieerd.
Samengevat:
Op 16-11-2015 heb ik samen met mijn buurman bij de VVE bestuur de aanvraag ingediend om een vergadering uit te schrijven t.b.v. een uitbouw. Een van de bestuurders heb ik inmiddels 3 maal benaderd voor een status en die beloofde erop terug te komen met een reactie. Tot heden is het bij een belofte gebleven en is er niets gebeurd.
In februari 2016 wordt ik vader en heb ik dus daarmee enig belang dat er wat schot in de vergadering aanvraag zit. Daarom heb ik op 08-12-2015 de VVE zelf gebeld en mijn vraag voorgelegd. Die zeiden dat ik zelf ook een vergadering kan initiëren (buitengewone vergadering) en werd gevraagd of ik een datum in gedachte had. Ik reageerde z.s.m. en dus hebben we besloten om de vergadering op 17-12-2015 te houden (1,5 week oproeptermijn) . Zoals besproken werden dus ook de presentielijst, machtigingen door de VVE naar mij verstuurd en zo ook daarop staat de datum van de vergadering . Zo ben ik langs alle huizen geweest om de uitnodiging te overhandigen en of eventueel de machtigingen te behalen (uiteraard daarbij uitgelegd wat de plannen zijn). Zo heb ik van de 33 machtiging, 24 machtiging reeds behaald.
Uiteindelijk kreeg ik vorige week een mail van 1 van de bestuurders waarbij zij mij attendeerde dat dit niet conform afspraak is en dat er een oproeptermijn van 2 weken gehanteerd moeten zijn. Ik ging ervan uit dat de VVE zelf wel weet wat de afspraken zijn omtrent dit soort processen, gezien de VVE mij de machtiging en de presentielijst heeft opgestuurd.Ik ben zelfs bereid om nog een vergadering over (2 weken) voor de gene die dat willen te houden maar ik wil de reeds behaalde machtigingen niet doorscheuren.
Mijn vraag is of de machtigingen nu niet rechtsgeldig zijn gezien de oproeptermijn die ik niet heb gehanteerd (14 dagen+1).
Kunnen jullie mij helpen (adviseren) ?
B.v.d.Gr.
PaulHoi Paul,
Je schrijft: “Daarom heb ik op 08-12-2015 de VVE zelf gebeld en mijn vraag voorgelegd”
Wie bedoel je daar precies met ‘de VVE’ ?
In het reglement welke in jouw VvE van toepassing is, kan je ook vinden op welke wijze een vergadering uitgeschreven kan worden, bv MR2006 artikel 45!
Daar gaat een heel proces aan vooraf.
Het is zeker niet zo dat iedere eigenaar zomaar op eigen iniatief een vergadering kan uitschrijven!
Dat is óf verkeerd uitgelegd óf verkeerd begrepen !Hi Rob,
Als ik het goed begrijp heb je het volgende als structuur:
– VVE als organisatie die diensten namens de VVE uitvoerd (Financieel beheer, Administratief beheer, Technisch beheer). Dit staat op de site:
“xxx VVE Diensten is een onafhankelijk kantoor dat zich gespecialiseerd heeft als administrateur voor Verenigingen van Eigenaren (VvE). Alle belangen van een VvE worden door ons behartigd”.
– Wij vallen als VVE onder hun beheer.
Nadat ik hun had gebeld gaven zij aan dat een zelf te initieren vergadering ook mogelijk was. Zij hebben de machtigingen doorgestuurd met daarop de datum en de presentielijst. Vervolgens ben ik bij de mensen langs geweest. Nu ik al 2/3e machtiging heb kan het toch niet zo zijn dat doordat de oproeptermijn niet correct is de machtigingen niet kloppen ? De vergadering wordt a.s gehouden donderdag, en ik zie niet dat dit mij fout is dat dit dan eventueel fouttief zou zijn. Iedereen is op de hoogte van de vergadering en de verbouwing.
Zo heb ik deze artikel ook gevonden, dit is precies zoals het bij is :
http://www.ektiv-vvebeheer.nl/vakgebied/juridisch/hanteer-de-juiste-oproeptermijn/
Gr.Hi Rob,
Dit vond ik in de akte:
“Ten deze worden van toepassing verklaard de bepalingen van het modelreglement
– met uitzondering van de bijbehorende annex 1 – als bedoeld in artikel 5:111 —
onder d van het Burgerlijk Wetboek, zoals dit is ontworpen door een commissie, –
benoemd door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie en vastgesteld bij akte
op twee januari negentienhonderd twee en negentig voor een plaatsvervanger van
notaris …”
Ik denk dus MR 1992 ?
Ik snap (nu wel)dat ik in strijd ben met de statuten, maar dit wist ik niet en de VVE had me hierop moeten wijzen. Als zij mij hadden verteld dat er een regelement is waar ik me aan moet houden, had ik 14 dagen + 1 aangehouden. Zij hebben notebene de machtigingen verstuurd met de datym erop.
Ik vraag me af hoe dit zich verhoudt bij de kantonrechter?
Gr
Dag Paul,
Ik lees even mee. Vroeg me af……ben jij niet in het bezit van het voor jullie geldende Modelreglement? Naar mijn idee hoort dat in elk geval wél zo te zijn. Informeer anders ook even of er een huishoudelijk reglement is. Deze dient door het bestuur vertrekt te worden. Ik adviseer je om goed na te gaan welk Modelreglement van kracht is. Weet je het, dan kan je deze ook downloaden via internet.
Mooi dat je met betrekking tot de regelgeving al op het spoor gekomen wat de koninklijke weg had moeten zijn.
Gezien je verhaal heeft de beheerder ( is deze ook bestuurder ? ) die niet bewandeld.
Nu een en ander toch in de steigers staat……zou ik me niet zo druk maken om een zaak bij de kantonrechter. Of je moet er al lucht van gekregen hebben dat de tegenstand groot is. En…….je weet immers niet zeker ( van te voren ) hoe de kantonrechter gaat wegen. ( degene die verweer heeft tegen het besluit zal wel aan moeten tonen dat hij/zij schade lijdt door het genomen besluit. Dat zal de genoemde datum niet doen, toch! ) 😉
Zelf vermoed ik, dat wanneer je de bereidheid hebt te gaan schuiven met de datum je ook aan nieuwe machtigingen vast zit.
Succes en veel vreugde in je vaderschap.
Met vriendelijke groet,
Carla.
( sorry @ Rob, dat ik er even tussendoor kwam. Paul wende zich immers tot jou. Lees ook jouw visie graag ) Gr. 😉Geen enkel probleem dat je even tussendoor komt hoor Carla, ik lees je berichten graag 😉
Paul, ik heb echt hele grote bedenkingen bij de handelswijze van jullie VvE beheerder.
Er van uitgaand dat bij jullie MR1992 van toepassing is, kan je in artikel 33 van dat MR de vereisten vinden t.a.v. de vergadering.
In eerste instantie ligt de bevoegdheid tot het uitschrijven van vergaderingen bij het bestuur en de voorzitter van de vergadering.
Je geeft aan dat je op 16-11-2015 samen met je buurman een (schriftelijk?) verzoek bij het bestuur hebt ingediend om een vergadering uit te schrijven.
Mijn eerste vraag is dan of jij, samen met je buurman 10% van de stemmen kan uitbrengen?
Gezien het aantal appartementen in jullie VvE heb ik daar mijn twijfels over!
Wanneer dat niet het geval is, dan kan het bestuur jullie verzoek aan de kant leggen en is het ook niet mogelijk om zelfstandig een vergadering uit te schrijven.
Wanneer jij en je buurman wél 10% van de stemmen kunnen uitbrengen heeft het bestuur een maand de tijd om aan het verzoek te voldoen.
Alleen als het bestuur niet binnen die maand aan jullie verzoek voldoet zou je pas (samen met je buurman, om te blijven voldoen aan de 10% eis) zelfstandig een vergadering kunnen uitschrijven, met inachtneming van de regels in het reglement.
Wat dus weer betekent een oproeptermijn van tenminste 15 dagen.
In wezen komt het er op neer dat de extra vergadering eigenlijk niet eerder dan in week 53 gehouden zou kunnen worden.
Het belangrijkste op dit moment lijkt mij persoonlijk of jij en je buurman voldoen aan de 10% eis?
Wanneer dat niet het geval is lijkt mij de gehele vergadering onrechtmatig!Hi Carla, Bob,
Bedankt voor jullie berichten.
Betreft de 10%:
De eigenaar naast mij 13H bezit 7 stemmen in de VVE (meerdere woningen), samen hebben wij dus 8 (8/33) stemmen.
De VVE beheerderder heeeft mij dus in het verleden de volmachten uitgestuurd icm met de presentielijst van de VVE leden, op de volmacht staat de datum van 17-12-2015.
De buurman naast mij (rechts 17H) is echt vel tegen de planne en heeft inmiddels een aantal mensen met zich mee gekregen. Het VVE bestuur heeft op 15-12-2015 de VVE bestuurder een mail gestuurd met daarin dat ze aankondigen een vergadering te willen houden ergens in januari 2016, dus geen concrete datum.
Het is allemaal een rotzooi geworden, en ik heb een gevoel dat een aantal buurtbewoners nu denken dat dit door mij komt. Ik ga vanavond de vergadering gewoon houden en de mensen die inmiddels hun volmacht hebben ingetrokken respecteer ik en haal ik uit de reeds behaalde machtigingen.
Ik denk dat dit een juridisch proces gaat worden en ik hoop dat ik dit win gezien:
– 2 maal een handtekening ronde is geweest
– Ik zwart op wit heb staan dat de VVE beheerder mij de presentielijst \ machtigingen heeft uitgegeven
– Inmiddels er een maand verstreken is en er nog steeds geen datum door de VVE bestuurders is uitgezonden.
Hieronder de mail van het Bestuur (echter [bedrijfsnaam] VVE diensten BV stuurd deze uit?)
De heer [naam]
[adres]
[postcode] AMSTERDAM
Amsterdam , 15 december 2015
Kenmerk 266 VvE [naam], gevestigd te Amsterdam (266)
Geachte heer [naam],
Onderstaand ontvangt u een schrijven van het bestuur van de VVE [naam].
Geachte leden van de VVE [naam]
Afgelopen weekend heeft het bestuur voor het eerst een uitnodiging gezien voor een vergadering betreft de aanvraag en goedkeuring voor een uitbouw 13H en 15H.
Conform de splitsingsakte dienen de uitnodiging, de agenda en de tekeningen minimaal 15 dagen voor de vergadering bij de leden te worden bezorgd. Deze termijn hebben de aanvragers niet gevolgd en diverse leden hebben daarom bezwaar gemaakt tegen de vergadering. Deze vergadering zal dan ook geen geldig besluit opleveren mocht deze doorgang vinden.
Het voorstel wat nu voorligt zijn 2 significant grotere uitbouwen dan de vereniging eerder heeft goedgekeurd, zoals ook op de bijgevoegde tekening is te zien. Namelijk voor 13H een uitbouw van 4,0m (ipv 2,5m), en voor 15H een uitbreiding van de uitbouw over de gehele diepte van de tuin van 2,1m (wat leidt tot 50% bebouwing van de tuin). Wanneer de vergadering akkoord gaat met meer dan 50% van de stemmen voor deze tekeningen dan betekent dit dat dit ook geldend zal zijn voor eventuele nieuwe aanvragen. Wij begrijpen dat dit tot vragen kan leiden, dat is waarom een vergadering ook de standaard procedure is om dergelijke verzoeken te behandelen want het heeft consequenties voor de toekomstige aanvragen en bebouwing van de binnentuin.
De aanvragers dienen een nieuwe vergadering aan te vragen conform de procedures van de splitsingsakte. Het bestuur geeft toesteming om een nieuwe vergadering uit te schrijven door [naam VVE beheerder] in januari 2016. Mocht u niet aanwezig kunnen zijn dan kunt u een volmacht geven aan iedere andere eigenaar binnen de VVE die u met uw stemt vertrouwd.
Wij willen in het uitzonderlijke geval de mogelijkheid bieden dat als u al getekend heeft en u deze toestemming aan de heer [naam] niet wilt wijzigen, dat deze via een antwoord op deze mail naar de beheermaatschappij geldig blijft wanneer u nadrukkelijk aangeeft geen bezwaar te hebben dat de volmacht wordt hergebruikt in de nieuw te plannen vergadering. Deze registratie dient alleen wel onafhankelijk bij [naam VvE beheerder] te gebeuren.
Met vriendelijke groet,
Het bestuur VvE [naam]
Met vriendelijke groet,
XXX VVE Diensten B.V.Hoi Paul,
Ik denk dat je betreft de vergadering vanavond, geen poot hebt om op te staan. Ongeacht wie er verantwoordelijk is voor het niet rekening houden met de termijn, blijft het feit dat er dus geen rekening is gehouden met deze termijn. Dus je kunt vanavond wel bijeen komen, maar veel meer dan een informeel groepsgesprek zal het niet worden, en je kunt ook geen enkel besluit met betrekking tot de VvE nemen.
Dat men de plannen afkeurt omdat de uitbouw groter wordt dan eerst voorgelegd kan ik me goed voorstellen. Verder vraag ik me af of er een precedent-werking geldt zoals beschreven in de brief/mail hierboven. Elke uitbouw/uitbreiding is anders, en volgens geeft éénmalig toestemming geven niet iedereen het recht om maar hetzelfde te gaan doen.
Tot slot Paul, het is niet netjes om hier personen of bedrijven bij naam te noemen 🙂“Ik denk dat dit een juridisch proces gaat worden en ik hoop dat ik dit win gezien:
– 2 maal een handtekening ronde is geweest
– Ik zwart op wit heb staan dat de VVE beheerder mij de presentielijst \ machtigingen heeft uitgegeven
– Inmiddels er een maand verstreken is en er nog steeds geen datum door de VVE bestuurders is uitgezonden”
Hier durf ik wel van te zeggen dat dit niks wordt. Wil je bij de rechter een uitbouw afdwingen om bovenstaande redenen? Ik snap de wens van woninguitbreiding, maar je zult hier net als iedereen op een geldige wijze toestemming voor moeten krijgen.Hoi William,
Dank voor je antwoord.
Ik had alle namen weggehaald en gewijzigd met XXXX, blijkbaar maakt deze website {NAAM} daar van. Natuurlijk ga ik geen namen op internet plaatsen. 🙂
Betreft de situatie, ik heb ook mijn rechtsbijstand gebeld voor advies. Volgens mijn jurist heb ik wel een goed punt, dat de VVE Beheerder de vergadering volmachten naar mij heeft uitgestuurd. Zo heb ik gelezen dat tenzij er een materialistisch belang is voor vernietiging het besluit alsnog geldig kan worden verklaard (kantonrechter).
Echter is dit nu koffiedik kijken.Hoi Paul,
Dat er in het voortraject fouten zijn gemaakt ben ik helemaal met je eens.
Dat de VvE beheerder, kennelijk zonder contact met het bestuur de presentielijst en volmachtformulieren heeft verstrekt vind ik zeer merkwaardig.
Maar helaas moet ik opmerken dat je zelf ook niet alle regels in acht neemt.
Ik kan me goed voorstellen dat je graag wilt beginnen met de verbouwing, maar ik geloof niet dat het handig is om dat op deze manier door te drukken.
De kans op vernietiging van het besluit is naar mijn idee erg groot.
Ik denk dat je de eerste maanden van het vaderschap wel leuker en beter kan besteden dan in de rechtbank 😉
Ik ben het met William eens dat elke uitbouw/uitbreiding anders is, en die éénmalige toestemming niet iedereen het recht geeft om maar hetzelfde te gaan doen, maar het wordt natuurlijk wel erg moeilijk voor een VvE om volgende verzoeken af te wijzen, vooral als die verzoeken gelijkluidend zijn!
Hi Rob,
Klopt, mijn fout is dat ik niet voorwerk had gedaan en blind het advies van de de beheerder ben ingegaan. Anders had ik uiteraard 2 weken aangehouden. Nu kan i 1 maand aan voorwerk zo de prullenbak ingooien.
Maar goed, andere vraag.
Gezien dat als ik de vergadering doorzet, en er komt een akkoord, heeft de VVE een maand de tijd om een bezwaar tot vernietiging uit te voeren. Dan is het aan de rechter om een keuze te maken.
Wat het besluit ook is, de VVE geeft ook aan een januari een vergadering te houden (welliswaar veel later dan in de regelementen staan voor het uitschrijven van een meeting na ontvangst vd aanvraag, maar goed.).
Is het situatie gezien niet slim om op beide kansen te richten ?
Gr.
Dag Paul,
In een ding heb je zeker gelijk……het is een zooitje geworden. Spijtig maar waar!
Ik wil je op dit moment nogmaals wijzen op het vaststellen van welk Modelreglement bij jullie van kracht is. Dat kan je meer inzicht bieden. En de hele kwestie in een juist perspectief plaatsen.
Verder lees ik in de brief, die naar alle leden is gestuurd , diverse discutabele opmerkingen. Maar dat voor nu even terzijde.
Ik vraag me tevens af hoe e.e.a. bij jullie geregeld is. Is er een eigen bestuur of heeft de VvE het bestuur contractueel over gedragen aan de beheerder?
Momenteel kan ik geen zinnig woord tot je richten waar je , juridisch gezien, iets aan zou kunnen hebben. Het is inderdaad even koffiedik kijken. Zeker nu je de vergadering van vanavond wilt laten doorgaan.
Voor mij staat één ding wel vast…….je buurman is mordicus tegen de door jou gewenste verbouwing. Hij zal, wanneer het tot een zaak komt, wel aan moeten tonen op welke grond zijn weerstand is gebouwd. Dát weegt de kantonrechter natuurlijk wel. Of hij-zij daarin de procedure ook meeneemt, is niet te voorspellen.
Ik wil je graag veel wijsheid toewensen, vanavond. Laat je nog even weten hier, hoe e.e.a. is verlopen. Opdat het in elk geval een leerzame zaak moge zijn voor jou, jullie VvE en de meelezers hier.
Sterkte Paul.
Met vriendelijke groet,
Carla
- Je moet ingelogd zijn om een antwoord op dit onderwerp te kunnen geven.