Wat doet een VvE-beheerder en hoe kies ik de juiste beheerder voor mijn VvE?
Het beheer van een Vereniging van Eigenaren (VvE) brengt veel verantwoordelijkheid met zich mee. Veel VvE’s kiezen daarom voor een professionele beheerder die de organisatie en administratie op zich neemt. Maar wat doet een VvE-beheerder precies, en hoe kies je de juiste partij om het beheer van jouw VvE in goede banen te leiden? In dit artikel beantwoorden we deze vragen en geven we tips voor het selecteren van een goede en betrouwbare VvE-beheerder.
Wat doet een VvE-beheerder?
Een VvE-beheerder voert diverse taken uit die zijn onder te verdelen in financieel, administratief en technisch beheer. Hieronder gaan we in op elk van deze aspecten:
- Financieel beheer: De beheerder zorgt voor een overzichtelijke administratie van inkomsten en uitgaven. Dit houdt onder andere in het opstellen van de jaarrekening en begroting, het innen van bijdragen van de leden, en het betalen van facturen voor de VvE. Daarnaast beheert de beheerder vaak de reservefondsen van de VvE, die verplicht zijn en bedoeld zijn voor groot onderhoud.
- Administratief beheer: De VvE-beheerder organiseert en notuleert de Algemene Ledenvergadering (ALV), houdt de ledenadministratie bij, en zorgt ervoor dat alle juridische documenten zoals de splitsingsakte, statuten en het huishoudelijk reglement beschikbaar zijn. Ook zorgt de beheerder ervoor dat de VvE voldoet aan wettelijke verplichtingen, zoals de jaarlijkse financiële verslaglegging.
- Technisch beheer: Bij het technisch beheer ligt de focus op het onderhoud van het gebouw en de gemeenschappelijke ruimtes. Een VvE-beheerder schakelt bijvoorbeeld aannemers en onderhoudsbedrijven in voor reparaties en onderhoudswerkzaamheden, zorgt voor een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en coördineert grote renovaties.
Keurmerken voor VvE-beheerders
Niet alle VvE-beheerders zijn gelijk, en het kan lastig zijn om de juiste partij te kiezen. Gelukkig bestaan er keurmerken en certificeringen die je kunnen helpen bij je keuze. De meest bekende zijn:
- Keurmerk BVVB: De Branchevereniging VvE Beheerders (BVVB) heeft een keurmerk dat zich richt op de kwaliteit en professionaliteit van VvE-beheerders. Een beheerder met dit keurmerk voldoet aan de strenge eisen van de BVVB op het gebied van kennis, betrouwbaarheid en transparantie, wat zekerheid biedt aan VvE’s die gebruikmaken van hun diensten.
- SKW-keurmerk voor VvE-beheerders: Dit keurmerk is ontwikkeld door de Stichting Keurmerk VvE Beheer (SKW) en biedt VvE’s een garantie voor kwaliteit en betrouwbaarheid. Een beheerder met een SKW-keurmerk voldoet aan strenge eisen op het gebied van deskundigheid, transparantie en integriteit.
- Keurmerk VvE Belang: Ook VvE Belang heeft een eigen keurmerk, waarbij beheerders worden getoetst op hun kennis, ervaring en transparantie. VvE’s die een beheerder met dit keurmerk inhuren, kunnen rekenen op hoge kwaliteit van dienstverlening.
- ISO-certificering: Hoewel ISO-certificeringen niet specifiek zijn voor VvE-beheerders, bieden ze wel een extra kwaliteitsgarantie. Een ISO-gecertificeerde beheerder werkt volgens strikte kwaliteitsstandaarden en heeft een gedegen bedrijfsvoering.
Tips voor het selecteren van een betrouwbare VvE-beheerder
Nu je weet wat een VvE-beheerder doet en welke keurmerken er zijn, is het belangrijk om ook een beheerder te kiezen die past bij jouw VvE. Hier zijn enkele tips om de juiste keuze te maken:
- Controleer referenties: Vraag de beheerder om referenties van andere VvE’s die zij beheren en neem contact op met deze VvE’s om te horen hoe zij de samenwerking ervaren.
- Vraag naar het MJOP: Een goede beheerder kan je een voorbeeld van een meerjarenonderhoudsplan laten zien, waaruit blijkt dat zij bekend zijn met de langetermijnplanning van onderhoud en kosten.
- Let op de communicatie: Een beheerder moet duidelijk en transparant kunnen communiceren, zowel met de bestuursleden als met de andere leden van de VvE. Vraag naar hun manier van communiceren en hoeveel contactmomenten er in een jaar zijn.
- Transparantie in kosten: Vraag altijd een gedetailleerde offerte op. Zo weet je precies welke diensten in het pakket zitten en wat de kosten zijn. Let vooral op verborgen kosten, zoals extra uren voor vergaderingen of administratie.
- Controleer de keurmerken en certificeringen: Zoals eerder genoemd, kunnen keurmerken zoals het SKW-keurmerk en het keurmerk van VvE Belang je helpen om een beheerder van hoge kwaliteit te selecteren.
Waarom kiezen voor een professionele VvE-beheerder?
Een professionele VvE-beheerder biedt niet alleen gemak, maar kan ook de waarde van je gebouw en woongenot verhogen. Met een beheerder heb je toegang tot expertise op het gebied van financieel beheer, wetgeving en technisch onderhoud. Dit kan de continuïteit van de VvE waarborgen en de zorgen en verantwoordelijkheden van de bestuursleden aanzienlijk verlichten.