VvE bijdragen cash betaald: geld weggooien was nog nooit zo eenvoudig!

Door: Robert van Ewijk
Redactie: Nederlandvve.nl

Vandaag kregen wij het ongelofelijke verhaal van Christel (*) te horen. Christel is sinds vijf jaar eigenaar van een appartement en dus lid van de VvE. Jaarlijks betaalde zij €450,– aan bijdragen. Onze regelmatige bezoeker zal meteen opmerken dat de bijdrage wellicht wat laag is, echter is dat niet het grootste probleem in deze casus. Het feit is namelijk dat deze bijdragen jarenlang contant betaald zijn aan het bestuur van de VvE die het geld persoonlijk bij Christel kwam ophalen. Pardon?! Ja u leest het goed; CONTANT betaald…

Eerst op het moment dat Christel besluit om haar appartement te gaan verkopen, wordt er kritisch naar de VvE gekeken. Niet door Christel, zij was niet op de hoogte over hoe een VvE zou moeten functioneren, wel door haar makelaar. De makelaar merkte op dat de bestuurder van de VvE zich niet aan de regels hield en adviseerde Christel om haar betalingen te stoppen. En zo geschiedde: Christel stopt met betalen, totdat de bestuurder van de VvE (overigens een bejaarde dame) een aanmaning naar Christel stuurt en haar sommeert de achterstallige bijdragen binnen 24 uur te voldoen. Overigens wordt in de aanmaning niet slechts gesproken over de periode die Christel daadwerkelijk achter loopt, echter over een veel langere periode. Ten einde raad wendt Christel zich vervolgens tot onze vraagbaak om hulp te krijgen. De adviezen die wij Christel hebben gegeven worden binnenkort in de vraagbaak gepubliceerd.

Beleid van het bestuur
De bejaarde bestuurder, die al minimaal 5 jaar de deuren langs gaat om geld op te halen bij haar mede VvE-leden, kan de hoogte van de bijdragen niet onderbouwen met een begroting. Logisch ook: er wordt nooit vergaderd in deze VvE. Dit laatste roept bij ons overigens ook de vraag op wanneer, hoe en waarom deze dame tot bestuurder benoemd is. Zijn daar notulen van? Kan deze dame aantonen dat zij het recht heeft om, zijnde bestuurder, de kas van de VvE te beheren? En indien zij daartoe gerechtigd is, waarom staat het geld dan niet op een bankrekening op naam van de VvE? En waarom wordt geen verantwoording afgelegd aan de vergadering door middel van jaarstukken (inclusief kasboek)? Gemakshalve gaan we er voor nu van uit dat het de verantwoordelijkheid is van de betalende eigenaren om een kwitantie te vragen aan het bestuur. Gemakshalve, want wij kunnen ons niet aan de indruk onttrekken dat er hier opzet in het spel is en de andere eigenaren willens en wetens geld afhandig wordt gemaakt door misbruik van een ‘bestuursfunctie.’

Als we Christel verder laten spreken blijkt dat niet alleen voor wat betreft de te betalen bijdrage en de administratie de regels niet worden nageleefd, ook waar het onderhoud betreft gaat het mis. Zo weigert de bestuurder onderhoud te laten verrichten aan jarenlang rottende kozijnen, maar eist zij van de andere leden dat zij terstond (à contant natuurlijk) een bedrag betalen voor herstel van schade in haar eigen appartement na een lekkage. Daarnaast veinst de bestuurder maandenlang dat de loodgieter op vakantie zou zijn wanneer een van de leden een lekkage heeft. Gevolg is dat dit lid zelf (en op eigen kosten) voor herstel zorg moet dragen.

Weggegooid geld?
Christel vraagt ons wat ze moet doen in deze situatie en doelt met name op de ontvangen aanmaning. Wij adviseren Christel om niet tot betaling over te gaan totdat er een bankrekening op naam van de VvE is. Daarnaast kan Christel eisen dat de te betalen bijdragen onderbouwd worden met een door de vergadering goedgekeurde begroting. In dit specifieke geval zouden wij zelfs adviseren dat Christel de bestuursfunctie van de dame in twijfel trekt door haar te verzoeken notulen te tonen waaruit blijkt dat zij verkozen is. Tot slot adviseren wij om zo snel mogelijk een vergadering te organiseren om de VvE te activeren. Hoewel het er op lijkt dat hier sprake is van een actieve VvE, betwijfelen wij dit ten zeerste. Wij vermoeden namelijk dat de bejaarde bestuurder de VvE bewust slapende houdt om zo de andere eigenaren geld afhandig te maken.

Voor het geld dat reeds betaald is vrezen wij dat dit weggegooid is. Kan Christel bewijzen dat zij dit geld contant heeft overhandigd? Aan de andere kant geldt natuurlijk ook dat de bestuurder waarschijnlijk onmogelijk kan aantonen dat op Christel de plicht rust om de bijdragen (van deze hoogte) te betalen: er wordt immers nooit vergaderd en derhalve kan nooit een begroting goedgekeurd zijn op basis waarvan de bijdragen verschuldigd zijn.

Advies aan álle VvE’s, eigenaren en kopers
Uit de hiervoor geschetste casus blijkt weer eens hoe mis het soms kan gaan in VvE’s. Weliswaar is dit verhaal een uitzondering en een extreem geval, echter kan de schade enorm zijn als men de formaliteiten niet in acht neemt. Daarom adviseren wij elke VvE om ervoor te zorgen dat deze 100 % actief is: op deze manier heeft de VvE de minste kans om slachtoffer van fouten, wanbeleid of zelfs fraude te worden. U kunt hier de VvE Actief Test doen of direct naar de Handleiding VvE Activeren gaan.

Tenslotte adviseren wij kopers van een appartement om altijd tot in detail de gegevens van de VvE, het bestuur en de elementaire zaken uit de administratie te controleren. Dit voorkomt namelijk dat u zich inkoopt in een problematische VvE. Gebruik hiervoor de Checklist Appartement Kopen.

Hoe nu verder
Wij gaan ons nu sterk maken om de onderste steen boven te krijgen om Christel en haar mede-eigenaren zo goed mogelijk te helpen. De eerste stap zal zijn om in contact te treden met de bestuurder: wellicht is er een zeer plausibele verklaring voor het bovenstaande en is deze kwestie eenvoudig op te lossen door het met terugwerkende kracht op orde maken van de jaarstukken en daarnaast de vereiste activeringshandelingen voor de VvE te verrichten. We zullen zien!!

* Om privacyredenen is de naam van Christel gefingeerd. De echte naam is bij de redactie bekend.