Splitsingsakte wijzigen: stappen, meerderheid en kosten

Een splitsingsakte wijzigen is een formeel traject. De akte bepaalt onder meer hoe het gebouw juridisch is gesplitst, welke delen gemeenschappelijk zijn, welke breukdelen en stemverhoudingen gelden en welk splitsingsreglement van toepassing is. Wilt u die juridische situatie blijvend veranderen, dan is vaak een notariële wijzigingsakte nodig.

Niet iedere verandering binnen een VvE vereist echter een nieuwe splitsingsakte. Daarom is de eerste vraag altijd: moet de akte echt worden gewijzigd, of kan de VvE het onderwerp met een gewoon besluit of in het huishoudelijk reglement regelen?

Wanneer moet een splitsingsakte worden gewijzigd?

Een wijziging komt vooral in beeld als de goederenrechtelijke of reglementaire situatie blijvend moet veranderen. Denk bijvoorbeeld aan:

• het wijzigen van de begrenzing van een appartementsrecht;
• het toevoegen van een gemeenschappelijke ruimte aan een privé-gedeelte;
• het wijzigen van breukdelen of de verdeling van bepaalde kosten als die in de akte is vastgelegd;
• het wijzigen van het aantal appartementsrechten;
• een uitbouw, optopping of dakterras waardoor de juridische begrenzing van appartementsrechten verandert;
• het wijzigen van bepalingen uit het splitsingsreglement die onderdeel zijn van de akte;
• een wijziging van de bestemming als daarvoor de akte moet worden aangepast.

Wilt u eerst weten wat er precies in de akte staat? Lees onze algemene uitleg over de splitsingsakte van een VvE.

Wanneer hoeft de splitsingsakte niet te worden gewijzigd?

Niet ieder onderhouds-, beheer- of gebruiksvraagstuk hoort in de splitsingsakte. De VvE hoeft de akte bijvoorbeeld niet te wijzigen alleen omdat een gemeenschappelijk onderdeel duur onderhoud nodig heeft of omdat de huidige kostenverdeling op dat moment ongunstig uitpakt.

Ook praktische leefregels kunnen vaak in een huishoudelijk reglement worden opgenomen, zolang die regels niet in strijd zijn met de wet of het splitsingsreglement en de VvE daarvoor bevoegd is.

De grens is belangrijk: een ALV-besluit of huishoudelijk reglement kan niet zomaar een goederenrechtelijke regeling uit de splitsingsakte vervangen.

Hoe kan een VvE de splitsingsakte wijzigen?

Artikel 5:139 BW kent in hoofdlijnen twee routes.

Route 1: medewerking van alle appartementseigenaren

De akte kan worden gewijzigd met medewerking van alle appartementseigenaren. Dit is de route van artikel 5:139 lid 1 BW.

Als alle eigenaren meewerken, kan de notaris de wijzigingsakte voorbereiden en passeren nadat ook aan eventuele andere toestemmingsvereisten is voldaan.

Route 2: besluit met minimaal vier vijfde van alle stemmen

De wet biedt ook een route waarbij het bestuur aan de wijziging meewerkt nadat de vergadering een besluit tot wijziging heeft genomen met een meerderheid van ten minste vier vijfde van het totaal aantal stemmen dat aan de appartementseigenaren toekomt. De eigen splitsingsakte kan een grotere meerderheid voorschrijven.

Dit staat in artikel 5:139 lid 2 BW.

Hoe werkt de 80%-regel precies?

De 80%-regel wordt vaak verkeerd uitgelegd. Het gaat niet simpelweg om 80% van de stemmen die tijdens de vergadering zijn uitgebracht en ook niet om 80% van de aanwezige eigenaren. De wet rekent met ten minste vier vijfde van het totale aantal stemmen dat aan de appartementseigenaren toekomt.

Heeft de VvE bijvoorbeeld in totaal 100 stemmen, dan zijn voor deze wettelijke route minimaal 80 stemmen vóór nodig, tenzij de eigen splitsingsakte een nog zwaardere eis stelt.

Controleer daarom vóór de vergadering de stemverhouding uit de akte. Lees ook onze uitleg over stemverhoudingen in de VvE.

Welke oproepingstermijn geldt?

Bij een besluit op grond van artikel 5:139 lid 2 BW bedraagt de wettelijke oproepingstermijn voor de vergadering ten minste vijftien dagen. De eigen akte kan aanvullende eisen bevatten.

Uit de uitnodiging en de vergaderstukken moet duidelijk blijken dat over wijziging van de splitsingsakte wordt besloten. Zorg dat de conceptwijziging tijdig beschikbaar is, zodat eigenaren weten waarover zij stemmen.

Wie moet nog meer toestemming geven?

Een besluit van de eigenaren is niet altijd voldoende. Artikel 5:139 lid 3 BW bepaalt dat voor wijziging in beginsel ook toestemming nodig kan zijn van onder meer:

• beperkt gerechtigden op appartementsrechten, zoals hypotheekhouders;
• beslagleggers;
• de grondeigenaar als een recht van erfpacht of opstal in de splitsing is betrokken;
• gerechtigden tot een erfdienstbaarheid als hun recht door de wijziging wordt verkort.

Als de wijziging uitsluitend het splitsingsreglement betreft, is toestemming van beslagleggers volgens artikel 5:139 lid 4 BW niet nodig.

Bespreek al vroeg met de notaris welke toestemmingen in de concrete VvE nodig zijn. Daarmee voorkomt u dat een traject na een positief ALV-besluit alsnog vastloopt.

Waarom is een notaris nodig?

Een splitsingsakte kan niet alleen met notulen of een VvE-besluit worden gewijzigd. Artikel 5:139 lid 5 BW bepaalt dat de wijziging plaatsvindt bij notariële akte, gevolgd door inschrijving in de openbare registers.

Als ook de begrenzing van appartementsrechten verandert, kan daarnaast een aangepaste splitsingstekening nodig zijn. De notaris kan aangeven welke stukken daarvoor nodig zijn en of inschakeling van bijvoorbeeld het Kadaster of een tekenaar nodig is.

Wat kost het wijzigen van een splitsingsakte?

Er is geen vast wettelijk tarief voor een wijziging. De kosten hangen sterk af van de omvang en complexiteit van de wijziging. Mogelijke kostenposten zijn:

• notariskosten voor advies, concepten en de wijzigingsakte;
• kosten voor een nieuwe of aangepaste splitsingstekening;
• Kadaster- en inschrijvingskosten;
• kosten voor het verkrijgen of administreren van toestemmingen van hypotheekhouders of andere gerechtigden;
• juridisch of bouwkundig advies als de wijziging complex is;
• eventuele proceskosten als een geschil aan de rechter wordt voorgelegd.

Vraag daarom vooraf een duidelijke kostenopgave aan de notaris. Bespreek binnen de VvE ook wie de kosten draagt, zeker als de wijziging vooral in het belang van één of enkele eigenaren plaatsvindt.

Op ons forum wordt ook gesproken over de verdeling van notariskosten bij het wijzigen van een splitsingsakte. Een forumdiscussie kan praktische ervaringen geven, maar de eigen akte en concrete afspraken blijven bepalend.

Kan de kostenverdeling of het breukdeel worden gewijzigd?

Ja, maar als de verdeelsleutel of breukdelen in de splitsingsakte staan, kan een gewone meerderheid in de vergadering die regeling niet blijvend terzijde schuiven. Voor een structurele wijziging is doorgaans een wijziging van de akte nodig.

Dat is ook de reden dat een VvE voorzichtig moet zijn met informele afspraken waarbij jarenlang een andere kostenverdeling wordt gebruikt dan in de akte staat. Nieuwe eigenaren moeten op de ingeschreven akte kunnen vertrouwen.

Moet de akte worden gewijzigd voor een dakterras, uitbouw of optopping?

Soms wel. Doorslaggevend is of de juridische begrenzing of inhoud van de appartementsrechten verandert. Als een gemeenschappelijk dak bijvoorbeeld blijvend onderdeel wordt van het exclusieve appartementsrecht van één eigenaar, of als nieuw gebouwvolume aan een appartementsrecht wordt toegevoegd, kan een aktewijziging noodzakelijk zijn.

Alleen toestemming van de vergadering voor de bouwkundige ingreep is dan niet altijd voldoende. Laat de notaris en zo nodig een VvE-jurist vooraf beoordelen of de bestaande splitsingstekening en akte nog overeenkomen met de nieuwe situatie.

Lees bij uitbreidingsplannen ook onze informatie over optoppen binnen een VvE.

Wat als een eigenaar of hypotheekhouder niet wil meewerken?

Artikel 5:140 BW biedt onder voorwaarden de mogelijkheid om ontbrekende medewerking of toestemming te laten vervangen door een machtiging van de kantonrechter als die medewerking zonder redelijke grond wordt geweigerd of iemand zich niet verklaart.

Die route kan niet door één willekeurige eigenaar met een klein stemmenaandeel worden gestart. Het verzoek kan volgens artikel 5:140 lid 2 BW alleen worden gedaan door één of meer appartementseigenaren aan wie samen ten minste de helft van het aantal stemmen in de vergadering toekomt.

Een vervangende machtiging is dus geen automatische oplossing zodra iemand tegenstemt. De rechter beoordeelt de concrete reden voor de weigering.

Kan een eigenaar een 80%-besluit laten vernietigen?

Ja. Voor een besluit dat via de vier-vijfderoute van artikel 5:139 lid 2 BW is genomen, kent artikel 5:140b BW een bijzondere bescherming voor een appartementseigenaar die niet vóór het besluit heeft gestemd.

De vordering tot vernietiging moet binnen drie maanden worden ingesteld. Die termijn begint op de dag na de dag waarop het besluit door de vergadering is genomen. De rechter kan de vordering onder meer afwijzen als de eiser geen schade lijdt of als een redelijke schadeloosstelling wordt aangeboden en daarvoor voldoende zekerheid is gesteld.

Dit is een andere procedure dan de gewone vernietiging van een VvE-besluit. Bij twijfel over de juiste route of termijn is juridisch advies verstandig.

Stappenplan splitsingsakte wijzigen

1. Bepaal waarom de akte moet veranderen. Omschrijf exact welke juridische of bouwkundige situatie moet worden aangepast.
2. Controleer de huidige akte en splitsingstekening. Kijk ook welk modelreglement van toepassing is en welke aanvullende wijzigingseisen de eigen akte bevat.
3. Bespreek het plan vroegtijdig met een notaris. Laat beoordelen of een aktewijziging echt nodig is en welke stukken, toestemmingen en tekeningen vereist zijn.
4. Breng de kosten in kaart. Denk aan notaris, Kadaster, tekenwerk, advies en eventuele toestemmingstrajecten.
5. Laat een conceptwijziging opstellen. Zorg dat duidelijk is wat er in de nieuwe akte verandert.
6. Informeer de eigenaren. Stuur de relevante stukken tijdig mee en licht de gevolgen voor eigendom, stemmen en kosten toe.
7. Neem het formele besluit. Kies de juiste wettelijke route: medewerking van alle eigenaren of de vier-vijfderoute, waarbij ook de eigen akte moet worden gecontroleerd.
8. Verzamel de overige toestemmingen. Denk aan hypotheekhouders en andere gerechtigden voor zover hun toestemming wettelijk vereist is.
9. Laat de notaris de wijzigingsakte passeren. De notaris controleert de formele vereisten.
10. Laat de akte inschrijven. Pas na de notariële wijziging en inschrijving is het traject juridisch afgerond.

Veelgestelde vragen

Kan één eigenaar de splitsingsakte zelf wijzigen?

Nee. Een individuele appartementseigenaar kan de geregistreerde akte niet eenzijdig aanpassen. Daarvoor moet een van de wettelijke wijzigingsroutes worden gevolgd.

Is 80% van de aanwezigen voldoende?

Nee. Bij de route van artikel 5:139 lid 2 BW gaat het om ten minste vier vijfde van het totale aantal stemmen dat aan de appartementseigenaren toekomt, tenzij de akte een hogere meerderheid verlangt.

Kan de VvE zonder notaris de kostenverdeling aanpassen?

Een tijdelijke begrotingskeuze is iets anders dan het structureel wijzigen van een verdeelsleutel die in de splitsingsakte is vastgelegd. Voor een blijvende wijziging van die akte is een notariële wijzigingsakte nodig.

Moet een nieuwe splitsingsakte altijd door alle eigenaren worden getekend?

Niet altijd. Naast de route met medewerking van alle eigenaren bestaat de wettelijke vier-vijfderoute van artikel 5:139 lid 2 BW, waarbij het bestuur onder de wettelijke voorwaarden aan de wijziging kan meewerken.

Hoe lang duurt het wijzigen van een splitsingsakte?

Daarvoor bestaat geen vaste wettelijke doorlooptijd. Een eenvoudige wijziging met brede overeenstemming kan relatief vlot verlopen, terwijl een nieuwe tekening, veel hypotheekhouders, complexe afspraken of een geschil het traject aanzienlijk kunnen verlengen.

Kort samengevat

Een splitsingsakte wijzigen vraagt meer dan een gewoon ALV-besluit. De wet kent een route met medewerking van alle eigenaren en een route met ten minste vier vijfde van het totale aantal stemmen, waarbij de eigen akte een hogere meerderheid kan eisen. Daarnaast kunnen toestemmingen van derden nodig zijn en moet de wijziging via een notariële akte in de openbare registers worden ingeschreven. Begin daarom altijd met een controle van de huidige akte en overleg vroegtijdig met de notaris.

---