Oproep: Wie helpt mee aan een toegankelijk draaiboek voor de kascommissie?
- Dit onderwerp bevat 5 reacties, 3 deelnemers, en is laatst geüpdatet op oktober 9, 20251:08 pm door .
-
Berichten
-
Beste VvE-leden,
Ik merk dat het boek De Kascommissiegids van Maarten van Ouden weliswaar inhoudelijk sterk is, maar voor veel kascommissieleden zonder financiële achtergrond simpelweg te ingewikkeld. In onze VvE haken nieuwe leden af zodra ze het boek openslaan en dat is zonde.
Daarom wil ik graag samen met anderen een praktisch, helder en toegankelijk draaiboek ontwikkelen, speciaal voor leken die zich willen inzetten voor de kascommissie maar niet thuis zijn in boekhoudkundige termen of complexe modellen.
Wat zoek ik?
– Ervaringen van andere VvE’s met kascommissies
– Ideeën voor een eenvoudige werkwijze
– Mensen die willen meedenken of meeschrijven
– Feedback op wat wél werkt in de praktijkHet doel is een draaiboek dat laagdrempelig is, met duidelijke stappen, voorbeelden en tips—zodat iedereen met gezond verstand en een beetje nieuwsgierigheid een bijdrage kan leveren aan goed financieel toezicht binnen de VvE.
Heb jij interesse, ervaring of gewoon zin om mee te denken? Laat het me weten!
Hartelijke groet,
JohanDag Johan,
Ik heb je oproep gelezen en ben wel geïnteresseerd om mee te werken. Zelf ben ik bestuurder van een (kleine) vve met 10 appartementen, was lid kascommissie, en na teleurstellend resultaat van extarne beheerder hebben we zelf alles in handen genomen wat wel goed werkt. Mijn achtergrond als accountant helpt wel hierbij natuurlijk. Om op je oproep terug te komen : het is mogelijk een stappenplan op te stellen voor de controles uit te voeren door de kascommissie. De grootte van de vve, en de wijze van administratief beheer speelt natuurlijk een grote rol. Toch denk ik aan een stappenplan, hoe ik de controle deed, en samen kunnen we misschien elkaar aanvullen. Laat maar weten hoe we dat aanpakken. Groeten, Edgard ( moens.oas@gmail.com)
Leuk opzetje.
Belangrijkst zijn de kerntaken, namelijk:
– de ALV het advies te geven om de jaarrekening wel of niet goed te keuren
– de ALV het advies te geven om wel of niet goedkeuring te geven voor het financiële beleid van de VvE uitgevoerd door het dagelijks bestuur (dus door de beheerder en door het bestuur).
– eventuele discussie-punten of opmerkingen tussen bestuur en beheerder enerzijds en de kascommissie anderzijds op de ALV mondeling toe te lichten en te vermelden of het bestuur en de beheerder openheid van zaken hebben gegeven en wel of niet meewerkend waren.
In de AvS is meestal iets te lezen over de kascommissie dat dit orgaan de jaarrekening moet onderzoeken en aan de vergadering een verslag bevindingen moet delen en daarnaast dat het bestuur verplicht is de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door de kascommissie gevraagde inlichtingen te verschaffen. Als het hier al fout gaat, dan heeft de VvE een groter probleem.Als ik inhoudelijk kijk naar jouw bulletpoints:
– Controleren of afspraken uit de wet zijn nageleefd, is echt geen taak van de kascommissie. Uiteraard heeft de kascommissie wel een meldingsplicht indien zoiets wordt ontdekt.
– De splitsingsakte zou alleen gecontroleerd moeten worden inzake de juiste verdeelsleutel voor de servicekosten. Maar wanneer en beheerder dat niet correct hanteert, dan mag je de ALV het advies geven per direct een andere beheerder te zoeken.
– Controleren of afspraken uit het huishoudelijk reglement zijn nageleefd, heeft echt niks met de kascommissie te maken.
– Controleren van verzekeringen? Misschien alleen de premie en het vrijwillig eigen risico. De dekking is aan de verzekeraar en dat kan samen met de looptijd echt geen reden om de ALV het advies te geven om een jaarrekening niet goed te keuren.
– Contracten met leveranciers kunnen juist wel gecontroleerd worden. Het kan voorkomen dat een contract allang is vernieuwd, maar dat nog steeds de oude prijs wordt betaald
– Incassomaatregelen bij achterstallige betalingen is een verantwoordelijkheid van de beheerder. Het bestuur dient de beheerder hierop aan te spreken.Waarom een kascommissie controleert is dat de VvE een dagelijks bestuur moet hebben en de ALV na een boekjaar het doen en laten van het dagelijks bestuur moet kunnen evalueren. De ALV kan dit niet zelf, dus moeten daarvoor (kas)commissieleden aangesteld worden zodat de beheerder en het bestuur jaarlijks 1 aanspreekbeurt
inzake de onafhankelijke (kas)controle.Nog vergeten te vermelden voor in jullie draaiboek:
Een duidelijk digitaal boekhoudkundig software-pakket waarin KC-leden voldoende inzage in hebben is verplicht. In een VvE van max 5 of 10 woningen kom je misschien nog weg met overzichtjes in Excel en bankafschriften van de zakelijke rekening. Maar in een VvE van 20 of meer woningen kan dat echt niet meer.En tip voor ieder beginnend KC-lid met geen of beperkte boekhoudkundige kennis is om te beginnen met de exploitatierekening. Gewoon inkomende facturen controleren. Dat is immers makkelijker voor een leek dat dan de balansrekening.
- Je moet ingelogd zijn om een antwoord op dit onderwerp te kunnen geven.