Verloop ALV en presentielijst

Het lijkt wel een schriftelijke stemming, vermomd als ALV 😉
Bij een schriftelijke stemming is echter unanimiteit vereist.
Als er één eigenaar tegen stemt of in het geheel niets laat horen is het voorstel niet aangenomen.

Er zijn eigenlijk maar 2 situaties;
Er was een vergadering.
Dan moeten de stemgerechtigden aanwezig of rechtsgeldig vertegenwoordigd zijn en kan er alleen tijdens die vergadering worden gestemd.
De aanwezigheid moet blijken uit de presentielijst.

Er was geen vergadering, maar alleen een mogelijkheid om stembriefjes in te leveren.
Dan kun je niet simpelweg zeggen: “er waren 83 stemmen aanwezig en dus hebben we een geldig vergaderbesluit genomen.” Die 83 stemmen waren immers niet noodzakelijkerwijs aanwezig of vertegenwoordigd op een vergadering.
Indien het toch echt als ALV bedoeld was, dan is er in beginsel geen mogelijkheid om vooraf je stem uit te brengen.

Wat stond er precies op het stembriefje?
Was het stembriefje ook tevens een volmachtformulier en zo ja, waren de gevolmachtigden dan ook op de vergadering aanwezig?

Moet er bij een ALV van een VvE een presentielijst worden bijgehouden?

Ja, zoals in MR1992 staat vermeld: “De aanwezigheid ter vergadering blijkt uit de vóór de aanvang van de vergadering ondertekende presentielijst.”

Is het voldoende dat het bestuur achteraf alleen meldt dat er bijvoorbeeld 83 stemmen vertegenwoordigd waren?

In beginsel zou dat inderdaad voldoende kunnen zijn.
Als er echter vraagtekens zijn, zoals in jullie geval, over de aanwezigheid , zal het bestuur gewoon inzage moeten geven in de presentielijst.

Als leden vooraf of tijdens een inloopmoment een stemformulier inleveren, hoe moet dan worden vastgesteld dat deze stemgerechtigde leden ook daadwerkelijk aanwezig of rechtsgeldig vertegenwoordigd waren?

De mogelijkheid van vooraf stemformulieren inleveren bestaat niet bij een ALV.

Hoe kunnen leden controleren of het opgegeven aantal vertegenwoordigde stemmen klopt wanneer de presentielijst niet wordt verstrekt?

Het bestuur zal inzage MOETEN geven in de presentielijst.

Het hangt naar mijn mening af van wat nu de exacte status van die bijeenkomst was.

Kan je aangeven wat er op de uitnodiging allemaal stond vermeld, en wat er op de stemformulieren stond vermeld?

Als het een schriftelijke stemming was, zoals bedoeld in MR1992 art. 37 lid 4 dan zou de stem van jouw man wel mee mogen tellen, maar zou, met een opkomst van 83% het voorstel verworpen zijn. (geen unanimiteit)

Als het echt een ALV zou zijn geweest is het wel een interessante discussie of de stem van jouw man meegeteld mag worden.
Persoonlijk denk ik eerlijk gezegd van wel.
De presentielijst is het voorgeschreven middel om de aanwezigheid ter vergadering vast te stellen.
Het ontbreken van een handtekening bewijst naar mijn mening op zichzelf niet dat iemand niet aanwezig was of dat zijn stem ongeldig is.
Maar wanneer het bestuur zich voor het quorum beroept op een bepaald aantal vertegenwoordigde stemmen, moet het wel kunnen onderbouwen hoe dat aantal is vastgesteld en dan maakt het ontbreken van een handtekening het lastiger.
Behoorlijk wat juridische stekels denk ik.

Wat wel relevant is, is wat er in het nieuwe Huishoudelijk Reglement staat en wat de verschillen waren met de oude versie.

Als het bestuur zich beroept op de schriftelijke besluitvormingsmogelijkheid van MR1992 art. 37 lid 4, dan is schriftelijke instemming van alle eigenaars vereist.
Geen unanimiteit is geen aangenomen besluit.

Als het een ALV is, is er blijkbaar geen presentielijst.
Geen presentielijst is geen quorum.
Geen quorum is nietig besluit

Vertel maar, wat is er relevant aan de inhoud van het nieuwe huishoudelijk reglement als het niet aangenomen, dan wel nietig is?

De inhoud van het nieuwe HHR wordt pas relevant nadat vaststaat dat daarover rechtsgeldig is besloten.
Als de procedure niet duidelijk als ALV kan worden aangemerkt en evenmin aan de voorwaarden voor schriftelijke besluitvorming is voldaan, zie ik niet in wat de relevantie is van de inhoud van het huishoudelijk reglement.

Het bestuur zal moeten kunnen uitleggen wat die avond juridisch gezien heeft plaatsgevonden.
Was 19.00–20.00 uur de vergadering? Zo ja;
Waaruit blijkt dat?
Wie waren aanwezig?
Wie tekende?
Wie had een volmacht?
En op basis waarvan kwam men aan die 83 vertegenwoordigde stemmen?

De uitnodiging noemt het weliswaar een “Extra Algemene Ledenvergadering”, maar de feitelijke instructies wijzen naar mijn mening sterk op een schriftelijke stemming vooraf en/of gedurende een tijdvak, en niet op een normale vergadering waarin de leden hun stem uitbrengen.
Het bestuur heeft kennelijk bedoeld dat 23 juli om 19.00 uur een ALV zou plaatsvinden.
In iedere vergadering zijn alle leden conform artikel 36 bevoegd, hetzij in persoon, hetzij bij een schriftelijke gevolmachtigde al dan niet lid van de vereniging, de vergadering bij te wonen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen.
In plaats daarvan schrijven zij echter “Wij verzoeken u het stemformulier … in te leveren op 23 juli 2026 tussen 19.00 uur en 20.00 uur.”
En nog belangrijker: “U mag uw formulier ook eerder afgeven. U kunt deze in de brievenbus doen of mailen.”
Die optie wordt echter nergens in het reglement geboden.

De eigenaar kon zijn stemformulier dus:
vóór 23 juli in de brievenbus doen;
vóór 23 juli per e-mail opsturen;
of op 23 juli tussen 19.00 en 20.00 uur afgeven.

Dat betekent dat het bestuur kennelijk stemmen accepteerde vóórdat de vergadering begon.
Die optie wordt echter nergens in het reglement geboden.

Het is naar mijn mening ook niet hetzelfde als een eigenaar die vóór de vergadering een volmacht geeft aan iemand die vervolgens op de vergadering namens hem stemt.

Een normale ALV draait immers niet om het vooraf verzamelen van alle stemformulieren.
De leden komen bijeen, het voorstel ligt voor, de voorzitter leidt de vergadering en de aanwezige/vertegenwoordigde stemgerechtigden brengen hun stem uit.

Stond op het stemformulier dat het stemformulier tevens een volmacht was?

Stond op het stemformulier dat het stemformulier tevens een volmacht was?

Ik snap je focus op de volmachten niet helemaal.
Moet een stemformulier die voorafgaande een ALV een volmacht zijn? Ik vermoed van wel, omdat alleen op de ALV uitgebrachte stemmen geldig zijn en niet wanneer een eigenaar een uur voordat de ALV in het trappenhuis staat en zegt ergens voor of tegen te zijn.
Dus dan zou een stemformulier die voorafgaand de ALV wordt ingeleverd per definitie een volmacht moeten zijn, zodat iemand tijdens de ALV namens die eigenaar mag stemmen?

Een schriftelijke vergadering moet uitgeschreven worden waarbij in de uitnodiging duidelijk vermeldt moet worden dat het een schriftelijke vergadering betreft.

Ik vraag me af waarop het bestuur die stelling baseert.
In MR1992 art. 37 lid 4 staat “Met een besluit van de vergadering staat gelijk een voorstel, waarmede alle eigenaars schriftelijk hun instemming hebben betuigd.”
Dat is de enige voorwaarde die geldt, dat alle eigenaars schriftelijk instemmen met een voorstel.

Maar goed, nu zij aangeven dat het toch echt een Extra Algemene Ledenvergadering is zou ik bij het bestuur vragen naar;
– de presentielijst;
– het aantal aanwezige eigenaren;
– de lijst van vertegenwoordigde eigenaren;
– de gebruikte volmachten;
– het aantal stemmen dat persoonlijk aanwezig was;
– het aantal stemmen dat via volmacht vertegenwoordigd was;
– het aantal vooraf ingeleverde stemformulieren;
– het aantal tijdens 19.00–20.00 uur ingeleverde formulieren;
– welke daarvan zijn meegeteld voor de 83 stemmen;
– op welke bepaling uit de splitsingsakte/MR 1992 het bestuur baseert dat vooraf ingeleverde stemformulieren als stemmen van op de ALV aanwezige of vertegenwoordigde eigenaren mochten worden meegeteld.

Aangezien de vergadering op 23 juli heeft plaatsgevonden is de termijn waarin je naar de rechter kan stappen om het besluit te laten vernietigen voorbij en zal je het dus alleen nog kunnen hebben van de nietigheid van de besluitvorming.
In dat licht zijn de antwoorden op bovengenoemde vragen wel van belang.