Reageer op: Stemming tijdens vergadering met steminstructie

Het voorbeeld van Carla vind ik wel een goed te begrijpen reden voor een doorlopende volmacht. Er zit wel een gevaar aan, denk ik. Want het compliceert (net als de vier overige extra vormen naast de gewone volmacht) de aanmeldingsprocedure ter vergadering. Want nu moet de voorzitter, de secretaris of de beheerder dit op een aparte lijst gaan bijhouden, omdat de moeder naar ik aanneem voortaan geen volmacht meer inlevert, nadat de zoon eenmalig zijn doorlopende volmacht heeft afgegeven. Extra werk dus en een extra verantwoordelijkheid voor het bestuur, dat hierop moet gaan letten.
Ook wij hebben in onze VvE eigenaren ‘op afstand’ die hun appartement verhuren. Die eigenaren (niet de huurders!) krijgen de agenda en vergaderstukken toegestuurd, waarbij ook een volmachtformulier. Kleine moeite om dit – per vergadering – aan de huurder (als die gemachtigde is) te verstrekken; dit kan ook gewoon per e-mail.
Het voordeel om niet al te gemakkelijk een doorlopende machtiging te verstrekken is ook, dat het VvE-lid zich ten minste 1x per jaar bewust is (of wordt) van het belang van zijn lidmaatschap. Door bijvoorbeeld belangstelling te hebben voor wat er in de vereniging omgaat. Veel te vaak zien wij dat er volmachten worden afgegeven om zelf maar geen bemoeienis te hoeven hebben met VvE-zaken. Anderzijds: in de praktijk  moeten wij volmachten actief verzamelen (lees: bij elkaar schrapen) bij zulke ‘passieven’ om überhaupt aan het vereiste quorum te komen.
Carla: “Zouden zich problemen voordoen …… dan is dat een kwestie tussen zoon en moeder.”
Kijk, dat vind ik dus ook, en dit was precies de reden waarom ik pleitte (en blijf pleiten) voor géén steminstructie(s). Zo je al stemafspraken wilt maken – en dat mag best – dan is dat slechts een afspraak tussen volmachtgever en volmachtnemer. En die hoort dus per definitie niet thuis op het volmachtformulier. Omdat je het in dat geval formaliseert en een bestuur c.q. stemcommissie er dan ineens rekening mee moet gaan houden.
Als je vervolgens ook nog eens steminstructies per agendapunt toelaat (en daar ontkom je niet aan) dan wordt het een volstrekt onoverzichtelijke en verwarrende situatie.
Tenzij… je de stemming organiseert zoals Rob (hiervoor) het bepleit, zoals in de Post.nl-aandeelhoudersvergadering. Op die posting zal ik apart antwoorden.