Reageer op: Mandaatbedragen voor onderhoud verhogen

Beste mensen,
Ik kom nog even terug op de discussie van een maand geleden. Dit n.a.v. de notulen van de (tweede) vergadering, waarin de afgesproken ‘jaarlijks terugkerende besluiten’ op het punt van de machtiging door de beheerder als volgt werd geformuleerd:
11. Terugkerende besluiten
De vergadering besluit na overleg het mandaat aan te passen als volgt:
Machtigen bestuur / beheerder voor het nemen en uitvoeren spoedeisende maatregelen (ter besluitvorming)
De vergadering mandateert [naam beheerder] voor het nemen en uitvoeren van spoedeisende maatregelen betreffende onderhoudswerkzaamheden die zij noodzakelijk acht (te denken valt aan; loodgieters- en rioleringswerkzaamheden), voor een maximaal bedrag van € 500,00.
Voor bedragen vanaf € 500,00 tot en met € 1.000,00 in overleg met de voorzitter van de vereniging.
Voor bedragen vanaf € 1.000,00 tot en met € 2.500,00 in overleg met het gehele bestuur van de vereniging.
Voor bedragen vanaf € 2.500,00 worden offerte(s) ter goedkeuring en besluitvorming voorgelegd aan alle leden al dan niet via een schriftelijke vergadering.
N.B. Bovengenoemde opdrachten kunnen alleen verstrekt worden wanneer het geld ook daadwerkelijk beschikbaar is op de rekening van de vereniging.
Let op de zin die ik blauw (dik cursief gedrukt – redactie vve-forum!) heb gemaakt.
Naar mijn idee verdraagt deze zich niet met het reglement, dat immers geen ‘schriftelijke vergadering’ kent (anders dan de regel dat aan een besluit gelijk staat de schriftelijke instemming van alle leden).
De passage lijkt mij ook overbodig omdat ik – mede dankzij jullie tips – inmiddels genoeg ‘ontsnappings-artikelen’ vond om het veel eenvoudiger te doen.
Zoals (in ons reglement van 1973) naast 39.2, 39.5 en 39.6 ook nog art. 42.5 (elders 40.5) dat zegt:
“Voor zover i.v.m. de omstandigheden het nemen van spoedeisende maatregelen, welke uit een normaal beheer kunnen voortvloeien, noodzakelijk is, is de administrateur zonder opdracht van de vergadering hiertoe bevoegd, met dien verstande dat hij voor het aangaan van verbintenissen een belang van f 500,- te boven gaande de machtiging nodig heeft van de voorzitter van de vergadering en voor het aangaan van verbintenissen een belang van f 2.000,- te boven gaande de machtiging van de commissarissen.”
Hierbij wordt géén bovengrens gesteld.
Daarom denk ik dat die hele zin (offertes en ledenvergadering bij bedragen > € 2.500) er gewoon uit kan. Een actuele casus als voorbeeld.
Stel dat door een extreme hagelbui het dak zodanig beschadigd raakt, dat het hemelwater bij een van de portieken ongehinderd naar binnen stroomt en grote schade veroorzaakt, niet alleen bij de de bovenste etage, maar ook de twee eronder. Hier dient uiteraard direct actie te worden ondernomen (in elk geval een noodvoorziening, maar ook structurele reparatie op korte termijn, om verdere schade zoveel mogelijk te voorkomen).
Ik kan me niet voorstellen dat je in zo’n geval een extra ALV uitschrijft, met alle oponthoud van dien, die sowieso de noodzakelijke uitgave zal goedkeuren.
En wat betreft art. 39.6 (elders 37.6): de beperking geldt niet m.b.t. “posten die in de jaarlijkse begroting zijn geplaatst, voor zover deze  posten met niet meer dan 10% overschreden worden, of voor uitgaven waarvoor een speciale voorziening is getroffen.”
Welnu, zo’n voorziening lijkt mij bij uitstek het reservefonds, genoemd in art. 33 lid 1.
Het lijkt mij daarom voldoende om als een van de ‘jaarlijkse besluiten’ op te nemen dat dit fonds tevens geldt als een voorziening om onverwachte, noodzakelijke en spoedeisende maatregelen te kunnen nemen. Het is immers onmogelijk een limitatieve opsomming te maken van alle onheilen die kunnen gebeuren plus de daarbij maximaal te besteden kosten.
Anderszins kan het ontbreken van een uitgavelimiet wel een risico opleveren. Misschien kan het nuttig zijn om hierbij ook een bepaling op te nemen dat beheerder en bestuur binnen bijvoorbeeld 14 dagen na verstrekking van de opdracht, de leden hierover per brief informeren?
Benieuwd wat jullie er van vinden.
Groet,
Matthijs