Reageer op: Beheerder verstrekt opdracht zonder mandaat vergadering
@ William en Rob: jullie vroegen of ik een jurist had geraadpleegd. Dat is het geval.
Ik kreeg een (gratis) oriënterend onderhoud van anderhalf uur op een chic advocatenkantoor in een kapitaal pand aan een historische, deftige laan ; -)
Met de advocate met wie ik had afgesproken kreeg ik een interessante maar pittige discussie (een beetje zoals dat hier op het forum toegaat). Ik had mijn vragen uiteraard voorbereid en zij moest improviseren. Maar nadat ik e.e.a. goed had uitgelegd, zei ze: ‘Ik ga hierin met u mee’.
Ze begon al te noteren op haar blocnote, wat ik iets te voorbarig vond. Ze zag natuurlijk al een vette zaak aankomen. Maar ik heb dat dus even getemperd, want ik kon op dat moment uiteraard geen toezeggingen doen namens de VvE (ik was toen nog geen bestuurslid, commissaris of voorzitter, – alleen maar ‘rebel’) en ook het uurtarief van € 420 excl. kantoorkosten en btw vond ik redelijk indrukwekkend. Uiteindelijk ging ik naar huis met de geruststelling dat de strategie die wij wilden toepassen juridisch door de beugel kon.
Rob schreef:
Als er al sprake zou zijn van een totstandkomingsgebrek is het naar mijn idee geen fundamenteel totstandkomingsgebrek en zouden de besluiten in dat geval niet nietig maar vernietigbaar zijn. Het is namelijk helemaal niet wettelijk vastgelegd op welke wijze de stemmen uitgebracht moeten worden. (lees dit artikel op vverecht.nl)
Ik heb het artikel gelezen. De keuze hoe de stemmen worden uitgebracht is inderdaad aan de vergadering, maar die vorm heeft nooit betrekking op het ‘meenemen’ van de volmachtstemmen; dit is altijd absoluut verplicht. En juist dat werd verzuimd.
Mr. Richard de Laat schreef een artikel gepubliceerd op 1 oktober 2012 met de titel ‘Nietig of vernietigbaar? Voorbeeld: besluit in strijd met quorumeis’.
Daaruit het volgende:
De rechtbank overweegt dat ingevolge LJN: BX8761, Rechtbank Amsterdam 8 augustus 2012 artikel 2:14 BW een besluit van de vergadering van eigenaars nietig is als het in strijd is met de wet of de statuten. Artikel 5:129 BW bepaalt dat voor de toepassing van artikel 2:14 BW de akte van splitsing gelijk wordt gesteld met de statuten. Op grond van artikel 5:111 onder d BW maakt het splitsingsreglement deel uit van de akte van splitsing. Een besluit van de vergadering van eigenaars dat in strijd is met het splitsingsreglement is dus nietig (zie ook 5:129 lid 2 BW).
Indien de totstandkoming van het besluit in strijd is met het splitsingsreglement, is het besluit vernietigbaar op grond van artikel 2:15 lid 1 aanhef en sub a BW. Onder artikel 2:15 lid 1 sub aanhef en sub a BW vallen in ieder geval de bepalingen betreffende de oproeping tot vergaderingen, agendering, toezending en terinzagelegging van stukken en wijze van stemming. Een fundamenteel totstandkomingsgebrek, zoals het niet voldoen aan de quorumeis, leidt wel tot nietigheid van het besluit, zo is algemeen aanvaard.
Ik voeg daaraan toe: het buiten de telling houden van (volmacht)stemmen is minstens zo ernstig, zo niet nóg erger, dan het niet voldoen aan de quorumeis.
Rob vroeg zich af (en Bob sloot zich hierbij aan):
Mag/kan een ALV eerder genomen besluiten nietig/ongeldig verklaren?
Ik heb daar eerlijk gezegd hele grote twijfels over.
Naar mijn idee kan/mag alleen een rechter een besluit daadwerkelijk nietig verklaren.
Ten eerste: een besluit dat nietig is, wordt geacht niet te bestaan. Nietigheid hoef je dus niet in te roepen, die is er van rechtswege. Het is de andere partij die – wanneer zij het hier niet mee eens is – naar de rechter moet om de nietigheid te betwisten.
Vervolgens (zeer pikant): de beheerder/bestuurder probeerde juist zelf om de (verloren) stemming in een nieuwe vergadering nog eens opnieuw te doen, en daarmee dus feitelijk het eerdere besluit te vernietigen.
Let wel: toen ik bij die advocate zat, was ik er nog niet uit of we met nietige dan wel vernietigbare besluiten zaten. Mocht het om vernietigbare i.p.v. nietige besluiten gaan, dan kregen we dus met het volgende te maken (ook uit het stuk van De Laat):
Artikel 5:130 BW bepaalt dat in afwijking van artikel 2:15 lid 3 BW de vernietiging van een besluit van een orgaan van de vereniging van eigenaars geschiedt door een uitspraak van de kantonrechter en dat het verzoek tot vernietiging binnen een maand na de dag waarop verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis nemen moet worden gedaan.
Onze verzoeken om de notulen van de aprilvergadering tijdig aan de leden te sturen, werden gedwarsboomd. Hoewel de notulen (ik heb dat toen nagegaan) de afgelopen jaren steeds binnen een week werden gepubliceerd (soms zelfs binnen 3 dagen), duurde het nu een maand voordat ze werden verstuurd. Met één overduidelijke bedoeling: dat wij niet meer naar de kantonrechter konden om vernietiging in te roepen.
Naarmate die notulen steeds verder werden uitgesteld, kregen we dit trucje door en besloten we het over een andere boeg te gooien. Onze eigen bijzondere ledenvergadering heeft de notulen van de beheerder niet goedgekeurd en deze – met algemene stemmen – vervangen door de door ons ‘gecorrigeerde’ notulen. Notulen worden namelijk definitief vastgesteld in de volgende ledenvergadering, en dat was deze.
Bob schreef nog:
Wanneer […] de wachttermijn voor een vergadering (te organiseren door het bestuur op verzoek van voldoende leden/stemmen) niet in acht wordt genomen is er sprake van eigenmachtig optreden in strijd met de akte van splitsing.
Die is interessant. Is er een maand wachttermijn voordat een door de leden zelf uitgeroepen vergadering mag plaatsvinden? In ons reglement niet (art. 34.3 en 34.4).
De verantwoordelijkheid om een door de leden aangevraagde vergadering binnen een maand te organiseren, ligt bij de beheerder/bestuurder.
Zie deze passage uit mijn brief aan haar:
—
Organisatie van de buitengewone extra ledenvergadering
Met het bovenstaande heb ik u een uitvoerige en nauwkeurige beschrijving gegeven van de door onze leden/verzoekers gewenste te behandelen onderwerpen, zoals door art. 34 vereist. Graag nodig ik u uit om met ons in overleg te treden over de keuze van datum en locatie van de aangevraagde vergadering.
Aangezien de bijzondere vergadering conform het reglement door de leden wordt geïnitieerd, komt aan deze leden het initiatief toe om de agenda samen te stellen. Niettemin willen wij u de gelegenheid bieden ook eigen agendapunten voor te stellen. Of en hoe wij daaraan eventueel tegemoet komen zullen wij zorgvuldig afwegen. In elk geval zal de door u geopperde wens om een herstemming te organiseren over uw voorstel de gewraakte werkzaamheden betreffende de verlichting van kelders, trapportalen en entrees voort te zetten en te voltooien, niet worden vervuld.
Het nieuw aan te stellen bestuur zal als eerste taak op zich nemen om deze kwestie op een goede manier op te lossen, waarbij het belang van de VvE en haar leden voorop zal staan.
Ik vertrouw erop dat u spoedig contact met mij opneemt om tot een goed overleg te komen inzake de organisatie van de bedoelde vergadering. Immers, naast persoonlijke of sociale omstandigheden (vakanties) zijn ook materiële factoren van belang (zoals de beschikbaarheid van een vergaderlocatie). De verantwoordelijkheid hiervoor ligt vooralsnog bij u, om de gevraagde vergadering te laten plaatsvinden binnen een maand na ons verzoek van heden.
Ik ga er daarbij van uit dat wij op de gebruikelijke vergaderdag (een maandag) bijeen zullen komen. Daarmee komen 29 juni alsmede 6 juli in aanmerking als meest geëigende data.
Weest u zich er wel van bewust dat de door u steevast toegepaste ‘uitsteltactiek’ hier niet langer werkzaam is, immers:
Artikel 34, lid 4 bepaalt: “Indien een door de eigenaars verlangde vergadering niet door de administrateur wordt bijeengeroepen op een zodanige termijn, dat de verlangde vergadering binnen één maand na binnenkomen van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van dit reglement.”
Wij zullen dit voorschrift zodanig interpreteren dat ieder gebrek uwerzijds aan een tijdige, loyale en onvoorwaardelijke medewerking tot het organiseren van de verlangde ledenvergadering, aanleiding kan zijn om overtreding van art. 34, lid 4 in te roepen, waarna wij ons vrij achten om – zonder nadere ingebrekestelling – zelf een vergadering bijeen te roepen (en u daarvan uiteraard in kennis te stellen).
Hopelijk hoeft het niet zo ver te komen. Daarom verzoek ik u om binnen de termijn van één week na heden met mij in contact te treden en mij te melden dat u inmiddels beide, of een van beide, hiervoor genoemde vergaderdata heeft kunnen reserveren in de gebruikelijke, dan wel een alternatieve locatie.
Met vriendelijke groet,
mede namens [naam] en [naam],
[mijn naam]
—
Die medewerking kwam er niet, dus hebben wij zelf gezorgd dat er binnen een maand vergaderd kon worden, namelijk op 6 juli. Uiteindelijk heeft ook de beheerder daarmee ingestemd. (Mevrouw was te gast, samen met haar assistente, en had 7 volmachten verzameld die ze ten faveure van zichzelf in de stemming gooide, vergeefs. Toen we later onderzoek deden, bleek dat ze de dag na de vergadering € 370 had gefactureerd en ook meteen aan zichzelf had betaald wegens ‘een extra vergadering’ die nota bene volledig door onszelf was georganiseerd. Uiteraard hebben wij dit bedrag opgenomen in onze vordering).
Ik ben wel blij met jullie kritische opmerkingen, want mogelijk hebben wij – als goedwillende amateurs – hier en daar toch wat schoonheidsfoutjes gemaakt. Deze vallen echter in het niet bij alle juridische missers van onze opponente. Grappig genoeg heeft ze niet eens meer gevraagd om de tabel te laten zien waarin ik onweerlegbaar had aangetoond dat zij de stemming over het verlichtingsproject verloren had.
Hoe dan ook, zo is het gegaan. De algemene vergadering heeft beslist en mevrouw XXX van kantoor YYY te ZZZ heeft deze besluiten niet betwist. Alle termijnen om dat alsnog te doen zijn allang verstreken.
Ik zie daarom niet in hoe onze vordering op de administrateur nog kan worden gehinderd door eventuele ‘vormfouten’ tijdens de afzettingsprocedure. Die staat namelijk niet meer ter discussie.
Het enige feit dat vaststaat is dat er door de beheerder onrechtmatige daad is gepleegd door buiten het mandaat van de ALV installaties weg te breken en te vervangen, boven het toegestane bedrag en geheel buiten het normale onderhoud.
Verzwarende omstandigheden: door ons vooraf gewaarschuwd, bij aanvang nogmaals gewaarschuwd en aangemaand, bij persisteren in gebreke gesteld, en ook nog in alle fasen de kans geboden om zonder noemenswaardig gezichts- of financieel verlies op de schreden terug te keren.
Met dat reservefonds van ons durf ik zo’n (ook leerzaam) rechtzaakje wel aan 😉