Reageer op: notulen

Ik ben het wel grotendeels eens met de opmerkingen van William.
In de diverse (model)reglementen staan weliswaar verplichtende regels voor de organen van de VvE, zoals taken, rechten en verplichtingen, en voor de ALV een aantal voorschriften betreffende de oproeping, het quorum, de wijze van stemmen, etc. Maar geen woord over de manier waarop de notulen tot stand moeten komen en welke eisen daaraan gesteld moeten worden.
Ook ik zie een verschil tussen de (zeer) kleine en de (vvel) grotere VvE’s.
Als het gaat om een VvE met bijvoorbeeld 3 of 6 portiekwoningen, dan is e.e.a. eenvoudig op te lossen. Formeel moet de voorzitter, na vaststelling van de notulen, deze ondertekenen voordat ze het archief in gaan. Wat ik in zo’n geval zou doen, is meteen aan het eind van de vergadering de genomen besluiten – als daar overeenstemming over is – kort opschrijven en door de aanwezige leden laten ondertekenen of paraferen. Dan heb je altijd iets om op terug te kunnen vallen.
Bij grotere VvE’s met tientallen leden wordt dat lastiger. Hier wreken zich naar mijn idee drie tekortkomingen in de reglementen en/of de wetgeving.
[1] VvE-notulen zijn meestal een hybride compositie van enerzijds besluiten en anderzijds discussieverslagen, mededelingen etc. Het zou al een verbetering zijn als men dit onderscheid in het vergaderverslag duidelijk tot uiting laat komen, ook in de vormgeving/layout.
[2] Het is gebruikelijk dat de notulen van een vergadering pas veel later door de leden kunnen worden beoordeeld. Door de verplichting om de notulen binnen een bepaalde termijn (meestal 30 dagen) aan de leden te verstrekken, moeten die leden dus minimaal 11 maanden (!) wachten voordat zij in de volgende jaarvergadering hun commentaar kunnen leveren. In de oproeping van die vergadering staat dan steevast het agendapunt: ‘Vaststelling notulen — reeds in uw bezit’. Op dat moment is het niet meer goed doenlijk om nog te putten uit het collectieve ledengeheugen van bijna een jaar eerder.
[3] Er kleeft nóg een bewaar aan wat ik noem het ‘cowboy-aspect’ van de notulen (het ontbreken van regels). Namelijk de doctrine dat ‘Wie de macht heeft, bepaalt de notulen’. Ik ken dit fenomeen uit eigen ervaring en heb daar eerder over geschreven in dit forum. Bijvoorbeeld het vaak voorkomende model waarbij een beheerder/bestuurder zowel de ALV’s voorzit en tevens de notulen verzorgt. Heel prettig, zo’n ‘full service-oplossing’, maar tegelijk ook een enorm risico. Want hier ligt een waar paradijs aan mogelijkheden om de boel te manipuleren en de zaken naar eigen hand te zetten. Individuele leden met een kritische houding komen hier effectief nooit doorheen, doordat een overgrote meerderheid van de goegemeente passief is en soepel meegaat met de bestuurder.
Zoals ik eerder heb beschreven, hebben wij in onze VvE dit mechanisme vorig jaar kunnen doorbreken, nadat wij via het uitroepen van een bijzondere (extra) ledenvergadering conform het reglement, waarbij we een onafhankelijke externe voorzitter én notulist hadden aangesteld, de bestuurder konden wegsturen. Dankzij het besluit van die ALV hadden wij nu ineens de macht om de notulen naar onze hand te zetten, en daar hebben wij natuurlijk gretig gebruik van gemaakt. Alles voor de goede zaak, maar eigenlijk klopt dit dus niet…
Dan ook nog maar even een antwoord op een terechte vraag van Paul:
“Mijn vraag is ; kan ik wettelijk eisen dat een bepaald stukje woordelijk wordt opgenomen in de notulen? Een 2e vraag is; stel ik schrijf de ontbrekende tekst in een brief aan de ALV. Kan ik eisen dat mijn ingezonden brief meegezonden moet worden aan de VVE bij de uitnodiging voor de nieuwe ALV?”
Eerlijk gezegd: ik vermoed van niet (hoewel er naar mijn weten hierover niets wettelijk geregeld is). Hoe dan ook is in het algemeen ‘Ingekomen stukken’ een vast agendapunt. Als jij een brief hebt geschreven, zal deze dus sowieso moeten worden genoemd. Vaak blijft het dan bij slechts een verwijzing, met eventueel een korte uitleg. Dit is wel het moment dat je – staande de vergadering – het woord kunt vragen en de voorzitter verzoeken om jouw brief voor te lezen (of dat zelf te mogen doen). Wordt dit geweigerd, vraag hierover dan stemming via een motie van orde. Dit is een heel normaal en redelijk verzoek, en een vergadering zal dit mogelijk toestaan, zeker wanneer de leden merken dat een bestuur zich hier om onduidelijke redenen tegen verzet.
Een andere (laatste) mogelijkheid is dat je jouw verhaal gewoon zelf verspreidt door je brief te kopiëren en in de brievenbussen van alle leden te stoppen; dit kan niemand je verbieden. Doe dit dan kort voor, of kort nadat de vergaderstukken worden verspreid. Zodat jouw tekst ‘in de hoofden’ zit van de leden als ze ter vergadering komen.
Tip: Pas hier wel mee op, want zo’n actie zal makkelijk als ‘rebellie’ of ten minste als ‘oppositioneel’ worden gezien (of met een modern woord: ‘geframed’). Vertel daarom in je brief dat je graag bereid bent om je medeleden diepgaander te informeren en vermeld je telefoonnummer en e-mailadres. Dit schept vertrouwen, ook al maken ze er geen gebruik van. In elk geval kom je dan ter vergadering goed beslagen ten ijs en mag je een bestuur verwachten dat vermoedelijk nogal zenuwachtig in z’n stoel zit.