Fraude in VvE’s; veel voorkomend maar wel te voorkomen
Vrijwilligers stelen jaarlijks miljoenen euro’s. Dat meldt NOS in januari van dit jaar. Meestal is de penningmeester de dader. Ook verenigingen van eigenaren (VvE ‘s) lopen een risico: niet alleen de penningmeesters en andere bestuurders, maar ook professioneel VvE-beheerders kunnen misbruik maken van de vaak aanzienlijke spaartegoeden van VvE’s. Fraude kan tijdig ontdekt worden door een goed functionerende kascommissie, maar ook de jaarlijkse VvE-vergadering speelt een rol in het constateren en voorkomen van fraude.
In dit artikel bespreken we enkele veel voorkomende soorten fraude. Daarnaast wordt aangestipt hoe het voorkomen kan worden. De voorbeelden komen niet voort uit een eventueel crimineel brein van de auteur, maar zijn voorbeelden die wij zelf werkelijk tegen zijn gekomen en waarover we via de VvE-vraagbaak en ons meldpunt zijn geïnformeerd.
Valse facturen
Een vaak voorkomende manier om geld van de VvE te verduisteren is door valse facturen te sturen. Een niet-bestaand bedrijf, een bedrijf dat met dit doel is opgericht of een malafide onderneming, stuurt een factuur naar de VvE voor werkzaamheden die niet zijn verricht. De factuur vermeldt bijvoorbeeld herstel lekkage of diverse timmerwerkzaamheden. Het bedrijf is vaak actief betrokken bij de fraude door samen te werken met de bestuurder die het brein is achter de actie. Ook gebeurt het dat facturen dubbel betaald worden. Eenmaal door de ene en eenmaal door de andere VvE. Vervolgens verzoekt de bestuurder of beheerder om het teveel betaalde bedrag terug te storten op zijn privé rekening.
Deze vorm van fraude lijkt op de welbekende fraude met spooknota’s en kan ontdekt worden door ervoor te zorgen dat er een dubbele administratie bestaat. Bijvoorbeeld dat naast het bestuur of de beheerder ook de voorzitter van de vergadering bijhoudt welke werkzaamheden zijn verricht, door welk bedrijf en wat de daaraan verbonden kosten zijn.
Valse jaarrekening
Om frauduleuze afschrijvingen te verbloemen wordt vaak de jaarrekening vervalst. Op de jaarrekening staan dan bijvoorbeeld bepaalde betalingen vermeld die in werkelijkheid anders zijn. Zo kan het zijn dat een voor een bestuurder betaalde privé-factuur of contante opname geboekt wordt als Kosten elektra. Ook komt het voor dat in de jaarrekening vermelde bedragen, bijvoorbeeld het banksaldo op de balans, niet strookt met de werkelijkheid. De frauduleuze afschrijving wordt dan buiten de boeken gehouden, maar het banksaldo moet dan vervalst worden zodat de getallen kloppend blijven.
>Om deze vorm van fraude te voorkomen, zal de kascommissie altijd ook de originele bankafschriften moeten controleren. Niet alleen de afschriften die het begin- en eindsaldo vermelden, maar ook alle tussenliggende afschriften.
Valse bankafschriften
Om kascommissies en kritische VvE-leden om de tuin te leiden, komt het voor dat bankafschriften vervalst worden. Vaak worden dan kopieën overgelegd omdat dan minder snel te zien is dat er sprake is van een vervalsing: kopieën zijn namelijk vaak zwart-wit, hebben geen bedrukte achterzijde, et cetera. Om dit te voorkomen, of te ontdekken, zal de kascommissie altijd om de originele bankafschriften moeten vragen en mag zij geen genoegen nemen met kopieën. Als er desondanks twijfel bestaat kunnen bij de bank gewaarmerkte afschriften opgevraagd worden.
‘Zand-in-de-ogen-fraude’
Een manier om de kascommissie en andere VvE-leden om de tuin te leiden is door te doen alsof de VvE een verrichte betaling werkelijk moest doen. Zo komt het voor dat VvE-bestuurders hun eigen WOZ-belasting en andere eigenaarsbelastingen uit de VvE kas betalen waarna ze vertellen dat de VvE vanzelfsprekend ook belasting moet betalen. De factuur ontbreekt dan meestal in de administratie. Ook komt het voor dat de VvE betalingen doet aan een incassobureau of tussenpersoon van een creditcard-maatschappij in verband met een vordering op de bestuurder of beheerder in privé. Aan de betalingstransactie is dan – net zoals bij bestellingen op internet via iDeal – meestal niet direct te zien wie de schuldeiser is en de fraudeur doet alsof er niks aan de hand is. Vaak wordt tijdens een vergadering desgevraagd opgemerkt dat het uitgezocht moet worden.
Deze vorm van fraude kan voorkomen of ontdekt worden door altijd iedere betalingstransactie aan de hand van een originele factuur, beschikking of incasso-brief te controleren. Bij twijfel kan door middel van handig Google-en de naam van het bedrijf achterhaald worden of de tenaamstelling van de factuur.
Eenvoudige diefstal
Als laatste voorbeeld noemen we de ‘eenvoudige’ diefstal. Zo komt het voor dat bestuurders met de bankpas van de VvE duizenden euro’s pinnen in het casino of simpelweg grote bedragen naar hun eigen rekening overmaken. Deze fraude wordt vaak snel ontdekt maar kan desondanks grote gevolgen hebben.
Deze vorm van fraude is te voorkomen door te werken met het verplichte twee-handtekeningensysteem en door het maximaal met de pinpas op te nemen bedrag op €0,00 te zetten.
Kascommissie
Helemaal voorkomen van fraude is nagenoeg onmogelijk. Wel is het mogelijk om ervoor te zorgen dat frauduleuze praktijken geen jaren voortduren. In dat kader is allereerst van belang dat de jaarstukken ieder jaar door de kascommissie gecontroleerd worden. Wordt deze regel door de VvE aan de laars gelapt, dan kan het goedkeuringsbesluit vernietigd worden door de rechter. Tijdens VvE-vergaderingen kunt u constateren of de gang van zaken en controle door de kascommissie correct is geweest. De kascommissie zelf zal altijd scherp moeten blijven op de mogelijkheid van fraude en kan gebruik maken van dit artikel om alert te worden en te blijven.
Bij onze Vve wekt het frauduleus bestuur ook samen met de beheerder. Beheerder “wist”niet dat een kascommissie verplicht was, wil gedechargeerd worden maar op de stukken die ik krijg staat de balans gedateerd op 28 december en zijn daarna nog boekingen gedaan enz.
Wat te doen??
Een beheerder die niet weet dat een kascommissie verplicht is, zou onmiddellijk ontslagen moeten worden. Als individuele eigenaar krijg je dit alleen voor elkaar als je dit voorstel voor de agenda van een ledenvergadering aanlevert en daarvoor genoeg medestanders weet te mobiliseren.
In mijn VvE is bedrog en valstheid in geschrifte schering en inslag. Niet gemeenschappelijke kosten worden wel berekend. Kascommissie krijgt geen inzage in volledige administratie, dan na inschakelen advocaat. Er blijken geen contracten, offertes en schoonmaakovereenkomsten en s-schema’s te bestaan volgens de voorzitter. Het bestuur bestaat uit slechts 1 voorzitter. Dezelfde man is ook beheerder en voorzitter van de vergadering en probeert iedere controle te vermijden. De 18 leden krijgen geen offertes ter stermming, notulen worden niet naar waarheid verslagen etc. etc. Voorzitter geeft geld uit uit het reservefonds die niet terug te lezen zijn in de Jaarrekeningen etc. Ik word hier moedeloos van, de ‘verdeel en heers’ methode wordt toegepast.
Rest mij uitsluitend de weg van rechtszaken.
Hoi Ellen,
Inzage kun je afdwingen via de kantonrechter. Bovendien moet jouw VvE een verplichte kascommissie hebben bestaande uit twee leden van de VvE. Bestuurder én tegelijkertijd voorzitter zijn mag alléén bij een meerkoppig bestuur.
Bovendien, de vergadering van eigenaren is het hoogste orgaan. De bestuurder is in dienst van jullie. Zijn al die leden naïef ofzo?
inderdaad, alle leden slapen door ouderdom of domheid en geven de voorzitter alle vertrouwen. Ik ben de enige die vragen stelt. De rechtelijke uitspraken worden niet toegepast. Ik heb mijn flat verkocht en heb een hele dure les geleerd. Er is geen recht in VVE-land.
Wij huren het kasko van een woningbouwvereniging en beheren de inbouw als huurdersvereniging (meer dan 120 leden) en doen als vereniging het onderhoud en de huuradministratie. Sinds 2006 doet het verenigingsbestuur alsof zij het pand (inbouw) bezit en winstgevend aan het maken is en strijken onbekende sommen (zwart) geld op als servicekosten, bonussen en loon. Corrupt bestuur dus, maar de leden slapen en willen niets doen. Als lid krijg ik geen inzage in de loonadministratie van de bestuursleden. Hoe kan je fraude binnen een verenigingsbestuur (juridisch) aanpakken? Door een fraude accountant? Hoe organiseer je dat als lid van de vereniging/klokkenluider zonder direct geroyeerd en op straat gezet te worden? Het bestuur en de leden zijn onwillig.
Zelfde situatie als bij Ellen
Zorg dat je als VvE een SKW certificaat bekomt conform BRL5013, en neem een beheerorganisatie die SKW certificaat conform BRL5016 kan tonen. Alle interne VvE procedures alsmede de methode van werken van de beheerder worden dan getoetst aan de Akte van Splitsing en het Model Reglement en aan de wet en regelgeving volgend Burgelijk Wetboek.
Zelfs in een kleine VvE (3 leden) wordt gefraudeerd. Hoe: koop een appartement waar groot onderhoud gepland staat (bijv fundering, dak, gevel). Wordt dikke maatjes met VvE-lid die het (eveneens) niet zo nauw neemt, zodat je een meerderheidsstem hebt. Contracteer bevriende aannemers waar je een deal mee kan maken (factuur verhogen en het verschil cash laten uitbetalen). Roep steeds tegen het VvE-lid in de minderheid, dan ga je maar naar de rechter, als er voor de zoveelste keer een loopje wordt genomen met de reglementen van de VvE (geen besluiten toch doen, creatief notuleren, informatie achterhouden, etc). Daar sta je dan.
De kantonrechter is nog laagdrempelig uit proces-economisch oogpunt (vernietigbare besluiten). Vaker heb je de rechter nodig (vernietiging van besluiten) en zonder advocaat kan dat niet. Het kost je veel tijd, geld en energie en het bederft het woongenot dermate dat je geen andere optie hebt dan te vertrekken.
Onze bestuurder verhoogt zijn salaris jaarlijks naar index. In zijn overeenkomst is de bestuurder een clausule vergeten om zijn jaarlijkse salaris naar index aan te kunnen passen, hetgeen de kascommissie niet weet en de jaarstukken goedkeurt. Hoeft een kascommissie bij nieuwe (beheer)overeenkomsten, geen statuten, reglementen te raadplegen ?
Bestaat de mogelijkheid om in het Huishoudelijk Reglement een clausule op te nemen dat kascommissieleden bijvoorbeeld na 3 jaar, 3 jaar niet meer herkozen kunnen worden ?
Kan een ALV voorzitter zonder andere bevoegdheden aanspraak maken op een vrijwilligers- vergoeding omdat hij zich vrijwillig in VvE beheer- en privé aangelegenheden mengt ?
Ik vermoed dat mijn VvE fraudeert.
hoe pak ik dat aan?
er is een kascommissie maar deze wordt gekozen uit de eigenaars en hier is de kennis niet toereikend voor een gedegen controle.
De bestuurder van onze VVE heeft nu al twee keer per ongeluk een factuur van de VVE privé betaald en het bedrag van de VVE rekening overgemaakt naar zijn eigen rekening. Ik vraag me af of hij hier bijvoorbeeld een belastingvoordeel zou kunnen behalen. Want twee keer achter elkaar vind ik toch wel raar.
De firma (overroeled) heeft de opdracht voor de schilderwerkzaamheden gegund gekregen. Er zijn bij 4 verschillende firma’s offertes opgevraagd. Bij de firma, welke de laagste prijs heeft afgegeven, waren niet de referenties welke gewenst waren, verkregen. Zij werkten met Polen en bij het aanvragen van de offertes is vooraf door het bestuur kenbaar gemaakt dat dit niet gewenst is. Ook is er een Veldhovens bedrijf benaderd,
de firma (overroeled), welke in prijs een stuk hoger zat
In deze VvE bepaalt de voorzitter de heer (overroeled) zonder de leden vooraf te informeren en zonder toestemming bepaalde groepen op ras en afkomst te uit te sluiten. Daarbij vervalst hij of geeft opdracht in een eerder stadium de notulen.En de meerheid zwijgt .
Waarschuwing voor ieder goed VvE lid: Pas op: identiteitsfraude ligt op de loer. De voormalige voorzitter verzuimde te melden dat hij werkte bij het VvE beheer kantoor Minerva. Samen met de secretaris en een penningmeester, n.b. een register accountant werd verzuimd te melden dat de liften afgekeurd waren, werden lege volmachten meegerekend bij de besluiten, werden handtekeningen vervalst, bevriende bedrijven ingeschakeld, werden tienduizenden Euro’s zonder goedkeuring uitgegeven etc.. De voormalige voorzitter had genoeg van mijn kritische vragen en deed in oktober 2015 een valse aangifte van smaad (ik was nooit bij die man thuis geweest en had niets geschreven). Vervolgens pakte hij mijn bericht en veranderde het. Zo beledigde hij een andere medewerker van Minerva door het woord oplichter te gebruiken en vulde hij het juiste bedrag voor de dakrenovatie in. Onze VvE had Minerva nooit ingehuurd. De mediator was zo onder de indruk van het voorkomen van de voorzitter, dat zij afspraken veranderde, een deel van de tekst afdekte e.d.. Bovenop zette zij ‘mediation mislukt’ Ik wist van niets, maar las toevallig van de 2de aangifte in het Reclasseringsverslag. Maandenlang hoorde ik niets. Wèl ging ik naar het politiebureau om met de wijkagente en naar ik dacht een financieel rechercheur over het (financiële) wanbeleid te spreken. In het Reclasseringsverslag las ik echter dat dit een medewerker van St. Vangnet (bureau voor psychische hulpverlening). De Reclasseringsambtenaar wist niet of zij had moeten laten weten dat er een 2de aangifte gedaan was. In 2017 moest ik voor de politierechter verschijnen. Deze oordeelde de zaak niet ontvankelijk. Ik dacht dat dat kwam omdat ik niets van de tweede aangifte wist. De advocaat gaf aan dat het geen zin had om in hoger beroep te gaan. Ik schreef een klachtenbrief. De hoofdofficier van justitie vond het niet nodig de zaak uit te zoeken. Weer een antwoord terug. De nieuwe hoofdofficier lichtte een tipje van de sluier. De andere medewerker had aangifte moeten doen. Toen ging een lichtje branden. Eindelijk begreep ik wat ik fout had gedaan. Bij de schaduwstukken was een mail met het woord oplichter e.d., zie hiervoor. Dit had ik echter nooit geschreven. Gelukkig had ik een printscreen en mailverkeer om de boeken in te zien. En dat niet alleen, de hulpofficier schreef ook nog eens de pleegtijd van de misdaad na het doen van aangifte. Weer een brief met bewijzen naar het OM. Deze weigert de zaak te onderzoeken, net zoals Minister Grapperhaus. Het is beter dat het leven van onschuldige kritische burgers verwoest wordt. Ook het hoofdbureau van politie doet niets met de klachtenregen. Zo had ook een andere agent even gelekt dat ik aangifte had willen doen van een vernielde spiegel (kosten €650). De foto’s heb ik nog maar even bewaard. De psychiater vond dit een waanbeeld. Net zoals de identiteitsfraude. Kortom, je kunt helemaal nergens naartoe voor eerherstel en een schadeclaim. En het financiële wanbeleid gaat nog steeds door. Zo wordt een muur geverfd waarop schade van een lekkage te zien was veroorzaak door een flatbewoner. Deze gaat gewoon in het bestuur zitten en laat de muur verven. Niemand doet wat.
Ik (medebestuurslid/bewoner) probeer vinger aan de pols te houden door tussentijds te vragen naar wat iets heeft gekost (krijg geen antwoord). Ook vraag ik om een cc als er offerte wordt aangevraagd, zodat ik weet dat er geen appels met peren worden vergeleken. Helaas ook hier geen medewerking. Wie controleert eigenlijk deze VVE beheersmaatschappijen, of is het een vrij beroep? Ze houden bevriende bedrijfjes aan het werk over onze rug.
Kunnen niet al die corrupte bestuurders bij elkaar gaan wonen?
Als ik deze commentaren lees, lijkt het wel onze VVE in Ridderkerk, daar gebeuren exact dezelfde dingen….het is bijna of er een cursus voor gegeven wordt….corrupt bestuur….. foute rekeningen, vriendjes klussen toeschuiven met een kickback voor jezelf, etentjes op kosten ven de bewoners door bestuursleden bij de Wok in Ridderkerk….
Ook geen antwoord geven op mails niet bereikbaar zijn per telefoon! Als je iets durft te zeggen, word je buiten gesloten, ben je lastig en worden er rare verhalen (smaad) achter je rug om verteld)