VvE slachtoffer van spookfacturen: wat kunt u eraan doen?

Eenmaal per jaar, op 31 oktober, wordt Halloween gevierd: een dag waarop veel kinderen zich verkleden als spook. Helaas zijn er ook bedrijven die zich graag als spoken gedragen; zij gaan niet langs de deuren voor snoepjes, maar willen uw geld hebben. En niet alleen met Halloween; het hele jaar door versturen deze bedrijven zogenaamde spookfacturen. Een spookfactuur is een vorm van acquisitiefraude waarbij een bedrijf, stichting of vereniging zoals een Vereniging van Eigenaars, een factuur lijkt te ontvangen. ‘Lijkt’ te ontvangen omdat het niet gaat om een factuur, maar om een aanbieding. Door betaling van de factuur of ondertekenen ervan, gaat u akkoord met de voorwaarden en komt een overeenkomst tot stand, waar uw VvE dan mogelijk lange tijd aan vast zit. Alle reden dus om dit te voorkomen.

Spookfactuur herkennen
Een spookfactuur lijkt op een factuur, maar is dat niet: het is van belang dat u álle kleine lettertjes op de nota goed leest. Vaak staan er op een spooknota termen in de kleine lettertjes als “deze offerte” of “deze aanbieding“. U weet in dat geval meteen dat het om een spooknota gaat. 
Helaas komt het ook voor dat er spookfacturen verzonden worden zonder kleine lettertjes. Deze spooknota’s zijn wat moeilijker te herkennen. Indien u een factuur ontvangt waarvan u onduidelijk is op grond waarvan u deze krijgt, dan is het zaak om contact op te nemen met het bedrijf dat de factuur verzonden heeft. Indien de factuur terecht is, kunnen zij u ongetwijfeld een afschrift van een opdracht-bon en / of getekende overeenkomst laten zien.

VvE’s hebben een verhoogd risico
VvE’s hebben een verhoogd risico om slachtoffer te worden van spookfacturen. Niet dat VvE’s vaker aangeschreven worden door malafide bedrijven, maar wel omdat VvE’s vaak bestuurd worden door vrijwilligers die het werk naast een andere dienstbetrekking doen en bovendien in samenwerking met anderen. Indien de ene bestuurder niet weet waarvoor de andere opdracht heeft gegeven, dan kan het voorkomen dat de bestuurder die een spookfactuur ontvangt uit de tekst van de factuur concludeert dat er een overeenkomst bestaat  en de factuur zal betalen.

Ook VvE’s die een professionele beheerder hebben lopen een risico als de beheerder geen sluitend systeem hanteert waarin opdrachten, offerte’s en overeenkomsten geregistreerd worden. Vaak beheert een professionele VvE beheerder tientallen VvE’s en weet niet uit zijn blote hoofd welke opdracht door welke VvE is verleend. Indien de registratie van opdrachten niet sluitend is, dan glippen spookfacturen er eenvoudig doorheen.

Hoe voorkomt u dat uw VvE slachtoffer wordt van spookfacturen?

1. Registreer alle offerte’s in een systeem (bijvoorbeeld een spreadsheet) en leg vast welke offerte is goedgekeurd en welke prijs is afgesproken. Doe hetzelfde voor alle andere contracten die de VvE heeft, zoals het energiecontract, een eventueel ontstoppingscontract of een onderhoudscontract. Registreer tenslotte alle opdrachten in dit systeem: zelfs de heel kleine opdrachten zoals het bellen van een slotenmaker of loodgieter. Controleer vervolgens bij élke factuur of er wel een opdracht, offerte of overeenkomst aan ten grondslag ligt.
2. Indien u twijfelt of een factuur terecht aan u is verzonden, neem dan contact op met de verzender van de factuur om hen te vragen een kopie overeenkomst (met uw handtekening) te sturen. Kunnen zij dit niet, dan is er geen overeenkomst. Indien er geen werkzaamheden zijn verricht, bestaat ook geen betalingsverplichting.
3. Controleer bij verandering van bestuur of beheer of de lijst met contracten, offerte’s en opdrachten nog actueel is. Spreek daarnaast af met de nieuwe bestuurder of beheerder dat zowel bij start als afronding van werkzaamheden waar door het oude bestuur opdracht is gegeven, overleg plaatsvindt. Daarmee controleert u of er wel opdracht is gegeven voor de werkzaamheden, afspraken goed nagekomen worden en tenslotte of de factuur wel juist is.
4. Controleer of het bedrijf dat u een factuur stuurt, mogelijk al anderen gedupeerd heeft: Steunpunt Acquisitiefraude houdt een register bij. Klik hier om het register te raadplegen.
5. Raadpleeg voor meer tips en advies de website van Steunpunt Acquisitiefraude.

Spookfacturen melden
Wij stellen het zeer op prijs als u uw klacht bij ons meldt, zodat wij ontwikkelingen in ernst en omvang van het probleem voor VvE’s kunnen registreren en bijhouden. Echter raden wij wel aan om in alle gevallen éérst melding te doen bij Steunpunt Acquisitiefraude: zij houden namelijk een centraal register bij, doen namens u aangifte bij het Openbaar Ministerie en kunnen u tevens van dienst zijn wanneer u onverhoopt een spookfactuur hebt betaald of akkoord bent gegaan met een als nota vermomde offerte.
– Klik hier voor de website van Steunpunt Acquisitiefraude
– Klik hier voor het meldpunt van Steunpunt Acquisitiefraude
– Meldt hier uw ontvangen spookfactuur bij Nederlandvve.nl (vraagbaak)