Matthijs_ZH
Aangemaakte reacties
-
Berichten
-
Ik ben het wel grotendeels eens met de opmerkingen van William.
In de diverse (model)reglementen staan weliswaar verplichtende regels voor de organen van de VvE, zoals taken, rechten en verplichtingen, en voor de ALV een aantal voorschriften betreffende de oproeping, het quorum, de wijze van stemmen, etc. Maar geen woord over de manier waarop de notulen tot stand moeten komen en welke eisen daaraan gesteld moeten worden.
Ook ik zie een verschil tussen de (zeer) kleine en de (vvel) grotere VvE’s.
Als het gaat om een VvE met bijvoorbeeld 3 of 6 portiekwoningen, dan is e.e.a. eenvoudig op te lossen. Formeel moet de voorzitter, na vaststelling van de notulen, deze ondertekenen voordat ze het archief in gaan. Wat ik in zo’n geval zou doen, is meteen aan het eind van de vergadering de genomen besluiten – als daar overeenstemming over is – kort opschrijven en door de aanwezige leden laten ondertekenen of paraferen. Dan heb je altijd iets om op terug te kunnen vallen.
Bij grotere VvE’s met tientallen leden wordt dat lastiger. Hier wreken zich naar mijn idee drie tekortkomingen in de reglementen en/of de wetgeving.
[1] VvE-notulen zijn meestal een hybride compositie van enerzijds besluiten en anderzijds discussieverslagen, mededelingen etc. Het zou al een verbetering zijn als men dit onderscheid in het vergaderverslag duidelijk tot uiting laat komen, ook in de vormgeving/layout.
[2] Het is gebruikelijk dat de notulen van een vergadering pas veel later door de leden kunnen worden beoordeeld. Door de verplichting om de notulen binnen een bepaalde termijn (meestal 30 dagen) aan de leden te verstrekken, moeten die leden dus minimaal 11 maanden (!) wachten voordat zij in de volgende jaarvergadering hun commentaar kunnen leveren. In de oproeping van die vergadering staat dan steevast het agendapunt: ‘Vaststelling notulen — reeds in uw bezit’. Op dat moment is het niet meer goed doenlijk om nog te putten uit het collectieve ledengeheugen van bijna een jaar eerder.
[3] Er kleeft nóg een bewaar aan wat ik noem het ‘cowboy-aspect’ van de notulen (het ontbreken van regels). Namelijk de doctrine dat ‘Wie de macht heeft, bepaalt de notulen’. Ik ken dit fenomeen uit eigen ervaring en heb daar eerder over geschreven in dit forum. Bijvoorbeeld het vaak voorkomende model waarbij een beheerder/bestuurder zowel de ALV’s voorzit en tevens de notulen verzorgt. Heel prettig, zo’n ‘full service-oplossing’, maar tegelijk ook een enorm risico. Want hier ligt een waar paradijs aan mogelijkheden om de boel te manipuleren en de zaken naar eigen hand te zetten. Individuele leden met een kritische houding komen hier effectief nooit doorheen, doordat een overgrote meerderheid van de goegemeente passief is en soepel meegaat met de bestuurder.
Zoals ik eerder heb beschreven, hebben wij in onze VvE dit mechanisme vorig jaar kunnen doorbreken, nadat wij via het uitroepen van een bijzondere (extra) ledenvergadering conform het reglement, waarbij we een onafhankelijke externe voorzitter én notulist hadden aangesteld, de bestuurder konden wegsturen. Dankzij het besluit van die ALV hadden wij nu ineens de macht om de notulen naar onze hand te zetten, en daar hebben wij natuurlijk gretig gebruik van gemaakt. Alles voor de goede zaak, maar eigenlijk klopt dit dus niet…
Dan ook nog maar even een antwoord op een terechte vraag van Paul:
“Mijn vraag is ; kan ik wettelijk eisen dat een bepaald stukje woordelijk wordt opgenomen in de notulen? Een 2e vraag is; stel ik schrijf de ontbrekende tekst in een brief aan de ALV. Kan ik eisen dat mijn ingezonden brief meegezonden moet worden aan de VVE bij de uitnodiging voor de nieuwe ALV?”
Eerlijk gezegd: ik vermoed van niet (hoewel er naar mijn weten hierover niets wettelijk geregeld is). Hoe dan ook is in het algemeen ‘Ingekomen stukken’ een vast agendapunt. Als jij een brief hebt geschreven, zal deze dus sowieso moeten worden genoemd. Vaak blijft het dan bij slechts een verwijzing, met eventueel een korte uitleg. Dit is wel het moment dat je – staande de vergadering – het woord kunt vragen en de voorzitter verzoeken om jouw brief voor te lezen (of dat zelf te mogen doen). Wordt dit geweigerd, vraag hierover dan stemming via een motie van orde. Dit is een heel normaal en redelijk verzoek, en een vergadering zal dit mogelijk toestaan, zeker wanneer de leden merken dat een bestuur zich hier om onduidelijke redenen tegen verzet.
Een andere (laatste) mogelijkheid is dat je jouw verhaal gewoon zelf verspreidt door je brief te kopiëren en in de brievenbussen van alle leden te stoppen; dit kan niemand je verbieden. Doe dit dan kort voor, of kort nadat de vergaderstukken worden verspreid. Zodat jouw tekst ‘in de hoofden’ zit van de leden als ze ter vergadering komen.
Tip: Pas hier wel mee op, want zo’n actie zal makkelijk als ‘rebellie’ of ten minste als ‘oppositioneel’ worden gezien (of met een modern woord: ‘geframed’). Vertel daarom in je brief dat je graag bereid bent om je medeleden diepgaander te informeren en vermeld je telefoonnummer en e-mailadres. Dit schept vertrouwen, ook al maken ze er geen gebruik van. In elk geval kom je dan ter vergadering goed beslagen ten ijs en mag je een bestuur verwachten dat vermoedelijk nogal zenuwachtig in z’n stoel zit.
@William
Wie is of zijn de TS?@ Rob: Ik denk bijvoorbeeld aan art. 25 (bij ons; aangepast modelreglement 1973) echter dit is een omslachtige procedure, met eerst een waarschuwing, die minstens een maand duurt. Echter, als het om de eigenaar van een VvE gaat, zal die procedure inmiddels voltooid zijn (anders geen ontzegging).
De reeds vertrokken ex-eigenaar is dan naar mijn mening geen lid meer van de VvE en kan dus geen aanspraak meer maken op ledenrechten.1) Buren het huis uitgezet wegens onderverhuren…
Ik denk dat William ervan uitging dat het hier een huurwoning betreft, vermoedelijk in een corporatie. Zelf vermoed ik dat ook.
Immers, binnen een VvE gebeurt dat (bij mijn weten) niet zo makkelijk. Daar zit een hele procedure aan vast en uiteindelijk zal de algemene vergadering het ontruimingsbesluit moeten bekrachtigen (daar ligt in elk geval de mogelijkheid van beroep).
Kan Gwen misschien aangeven of het wel degelijk om een appartementseigenaar gaat? Of bedoelde zij misschien dat het de onderhuurders zijn die moesten vertrekken?
2) Ik ben het met Bob eens dat het bestuur hier in actie moet komen. En als er obstructie van een vluchtweg (brand!) is, is er zelfs haast bij. Naar mijn idee moet het bestuur aan de eigenaar aan wie het gebruiksrecht is ontzegd, een sommatie doen uitgaan om alle obstakels binnen korte termijn te (laten) verwijderen, bij gebreke waarvan het bestuur de boel kan laten ophalen of dumpen bij het afvaldepot van de gemeente.
Gaat het om kostbare inboedel, dan zou in de sommatie kunnen worden bepaald dat bij niet nakoming het bestuur de inboedel laat opslaan in een depot, op kosten van de eigenaar. Is de eigenaar onbereikbaar (of houdt hij zich onbereikbaar) dat lijkt mij deze voorzorg overbodig en kan de hele boel meteen naar de stort.
Rob schreef:
Zoals ik al zei, voor mij lijken de verklaringen duidelijk. Maar wanneer dit punt onderwerp mocht worden in een eventuele rechtszaak, dan heb je niet met mij te maken maar met de administrateur. Zolang die een ander standpunt inneemt is er discussie en zal een rechter daar een uitspraak over doen.
Is dat wel zo?
De administrateur heeft de oproep tot de bijzondere ledenvergadering geaccepteerd (en was zelf aanwezig). Als ze die had willen verhinderen, had ze – vooraf, of bij aanvang van de vergadering – een ‘motie van orde’ kunnen indienen, om de vergadering onrechtmatig te verklaren. Of had hierover bij de kantonrechter een verklaring voor recht kunnen vragen, maar dat had dan toch binnen 30 dagen gemoeten? Ik had haar in de uitnodiging zelfs expliciet uitgenodigd om desgewenst voorstellen in te dienen.
En geldt dat niet ook voor alle andere besluiten waar mevrouw niet zo gelukkig mee was? Nu ze geen verweer heeft gevoerd in de vergadering, deze door een onafhankelijk notulist is vastgelegd en de notulen in de daaropvolgende jaarvergadering (april 2016) zijn goedgekeurd, lijkt mij toch dat er voor haar geen beroepsmogelijkheid meer is?
Je kunt toch niet meer dan een jaar na dato alsnog opeisen dat besluiten van de ALV worden teruggedraaid?
Wegen de kosten van een rechtszaak op tegen de baten?
Is de rechtszaak een haalbare zaak?
enz. enz.Wellicht dat de jurist jullie daarin kan adviseren.
O ja, die stap zullen we zeker niet overslaan.
Rob schreef:
Persoonlijk zou ik er denk ik wel voor gekozen hebben om de namen van de eigenaren op het daadwerkelijke verzoekformulier te plaatsen. Op het eerste gezicht vindt ik de verklaringen persoonlijk duidelijk genoeg. Nu echter de bestuurder, bekend met de verklaringen, kennelijk de samenhang tussen het verzoek en de verklaringen betwist zal een rechter daar zo nodig een uitspraak over doen.
Uiteraard ben ik dan zeer nieuwsgierig naar de eventuele uitkomst daarvan!
Heb je (hierboven) het formulier dat ik had gemaakt wel goed bekeken? De namen van de eigenaren stonden op alle formulieren, met hun adres, handtekening en de datum. In de brief werd de samenhang met de verzoeken duidelijk vermeld, en ze waren allemaal bijgevoegd. Hier kan dus geen discussie over zijn.
Of het verstandig is om onder al deze omstandigheden deze zaak zonder jurist aan te gaan is uiteraard geheel jullie eigen keuze? Ik zou het in ieder geval niet doen.
Ik denk dat we inderdaad wel een goede (gespecialiseerde) jurist zullen inzetten. Ik was nog wel benieuwd naar wat jullie vinden van het idee om te bezien of we een schikking kunnen treffen, om daarmee een tijdrovende rechtszaak te vermijden.
Tenslotte zou ik het enorm waarderen als je een eventuele uitspraak over deze kwestie met ons hier zou willen delen.
Dat zal ik zeker doen!
Hoi Carla, jouw VvE is dus nog groter dan de onze.
Wel mooi zoals je het beschrijft. Goed dat het allemaal zo soepel verloopt.
Kennelijk hebben jullie een VvE met eigenaren die behoorlijk gemotiveerd zijn om actief aan de vereniging mee te werken.
Eén puntje valt me op:
De vergadering heeft een benoemde voorzitter. In ons geval is dat tevens de voorzitter van het bestuur. ( dit is toegestaan in ons Modelreglement 1992)
Werd dit hier niet gisteren nog als onaanvaardbaar betiteld? Dat de voorzitter van de vergadering tevens deel uitmaakt van het bestuur (weet niet meer wie dat schreef: Rob, Bob of William).
In ons MR van 1973 is formeel de (gekozen) voorzitter van de vergadering ‘ambtshalve’ ook voorzitter van de raad van commissarissen.
Bob, dank voor de correctie (dat de omvang van het fonds niet wordt voorgeschreven).
Het wetsvoorstel “verbetering functioneren VvE’s” ligt thans voor behandeling in de Tweede Kamer. In die wet vind je de aanstaande wettelijke norm voor de hoogte van de jaarlijkse reservering.
Die wet bedoelde ik. Wat ik ervan begreep, is dat er ook wordt voorgesteld dat VvE’s leningen mogen gaan afsluiten t.b.v. onderhoud; dit lijkt mij niet echt verstandig. Ik las een tijdje geleden ook een uitgebreid deskundigenadvies dat met het voorstel de vloer aanveegde.Bob & Rob: zeer bedankt weer voor jullie geweldige feedback!
Het blijft voor mij verrassend hoe de juridische werkelijkheid op zulke verschillende manieren te interpreteren valt.
Rob schreef:
Een volmachtgever geeft de gevolmachtigde het recht om namens hem in de vergadering het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen. Het is dan de gevolmachtigde die de belangen van de volmachtgever moet behartigen. Wanneer deze gevolmachtigde niet duidelijk zijn stem als gevolmachtigde kenbaar maakt is dat aan henzelf te wijten.
Dit gaat mijns inziens veel te ver, om van een gevolmachtigde te verlangen dat hij of zij de machinaties of manipulaties (of zelfs gewoon de slordigheid) van een bestuurder zou moeten blootleggen. Van de bestuurder (en/of voorzitter van de vergadering) mag worden verwacht dat deze ervoor zorgt dat tijdens elke stemming – hoe dan ook vormgegeven: op afroep, bij handopsteken, schriftelijk of op afstand – alle stemmen worden meegenomen. Het gewone lid is geen SBS- of Argos-journalist die dit soort afwijkingen moet opsporen en aan de kaak stellen.
Wat betreft de nietigheid van het besluit: het vragen van een verklaring voor recht lijkt mij niet nodig, nu de administrateur heeft verzuimd die door mij ingeroepen nietigheid te bestrijden. Kans voorbij, lijkt mij dan.
Ook schreef Rob:
Uit jouw tekst begrijp ik dat jullie eigen vergadering daarmee te vroeg is geweest en er , met de woorden van Bob ;), dus sprake is van eigenmachtig optreden in strijd met de akte van splitsing.
Ik denk van niet. Een wachttijd van een maand voordat je als leden zelf een extra vergadering mag uitroepen, is onverenigbaar met de eis van het reglement dat die vergadering binnen een maand na aanvraagdatum moet plaatsvinden. (Zie verder bij de opmerking van Bob.)
Rob ten slotte over het procederen:
Persoonlijk geef ik het reservefonds liever uit aan “onnodige” extra’s dan aan rechtszaken waar bijna nooit iemand beter van wordt, behalve dan de juristen in een chic advocatenkantoor in een kapitaal pand aan een historische, deftige laan ; -)
Tja Rob, ik bedoelde met ‘snoeppot’ uiteraard het risico dat mensen of bedrijven hier stiekem van willen snoepen (fraude dus). Een claim van ruim 15.000 euro lijkt mij zeer de moeite waard, nu ik vermoed dat wij redelijk sterk staan. Uiteraard gaan we niet met dat dure advocatenkantoor in zee. Sterker nog, we hebben gezien het schadebedrag niet eens een advocaat (procureur) nodig, het kan gewoon bij de kantonrechter. En de kosten vallen mee als ik naar andere zaken kijk, zelfs als je verliest (meestal in de range tussen pakweg 800 en 2.000 euro).
Dan schreef Bob over ons nogal obese reservefonds:
Welke norm bedoel je hier? Naar mijn overtuiging bestaat er geen norm voor het gespaarde bedrag. Verklaar je nader.
Je hebt gelijk: er is nog geen wettelijke norm. Beste maatstaf is een (goed uitgewerkt) MJOP, maar veelal wordt een norm gehanteerd van 0,5% tot 2% van de gecumuleerde WOZ-waarden of de herbouwwaarde van het complex. De politiek is echter bezig met verdere professionalisering van VvE’s, waarbij die normen worden aangescherpt (zie ook https://www.nederlandvve.nl/vve-nieuws/vaststellen-hoogte-reservefonds-een-controverse/). Hoe dan ook, ons fonds is 2 tot ruim 3 maal hoger dan de normen die tot nu toe, of in de nieuwe wet, worden gehanteerd.
Bob schreef ook:
Voorts weer even een puntje op de i met de juiste interpretatie van het artikel betreffende het door de leden (niet het bestuur) organiseren van een vergadering.
Ik neem hier alleen het slot over van je (interessante) verhaal:
Op DIE datum (X) is de wachttijd dus al voorbij. Ergo, de wachttijd bedraagt niet een maand, maar een maand minus de vereiste termijn (en 2 dagen). Direct de dag na datum X is duidelijk dat het bestuur de vergadering niet (op tijd) gaat/zal oproepen. Het bestuur gaat daarmee “voor de volle weigering”, en het pad voor de verzoekende leden is dan vrij, NIET eerder.
Ik twijfelde eerst even – ook door de eerdere opmerking van Rob – of wij het wel goed hadden gedaan; het is allemaal meer dan een jaar geleden dat dit plaatsvond. Maar nu ik dit zo teruglees, herinner ik het me weer. We hebben dit heel secuur gedaan.
We volgden precies het voorschrift in het reglement, inclusief de acht dagen +2 dagen. Zoals Bob het hier beschrijft, is het ook gegaan. Het kiezen van de vergaderdatum van 6 juli was nog de enige mogelijkheid om de bijzondere ledenvergadering binnen een maand te organiseren, zoals voorgeschreven.
Rob schreef nog, over onze door leden uitgeroepen vergadering:
In de passage van jouw brief aan de bestuurder waarin het verzoek aan de bestuurder behandeld wordt lees ik afsluitend
“Met vriendelijke groet,
mede namens [naam] en [naam],
[mijn naam]”
Waarmee ik wil zeggen, slechts 3 eigenaren hebben het daadwerkelijke verzoek gedaan in tegenstelling tot de benodigde 14.
Wat grappig dat jij dit opmerkt!
Mevrouw de administrateur kwam, de dag voor de vergadering, met een brief aan de leden waarin hetzelfde bezwaar werd geuit.
(Ik moet overigens zeggen dat ik eerder sprak – uit mijn hoofd – over ik meen 26 verklaringen of zo. Ik heb het even gecheckt, het waren er 19 terwijl er 14 vereist waren.)
Mijns inziens faalt dit bezwaar. Mijn brief aan de beheerder was weliswaar ondertekend door drie leden van het ‘actiecomité’, maar in de bijlage zaten dus alle 19 ondertekende verklaringen.
Die zagen er zo uit:
Verklaring
Inzake: het verzoek tot het houden van een extra, bijzondere, ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren XXX-straat 1 t/m XXX.
Ik, ondergetekende en lid van de vereniging, heb kennis genomen van het verzoek van heden aan de administrateur om namens een groep leden van de VvE een extra ledenvergadering uit te roepen met betrekking tot het herstel van democratische verhoudingen binnen onze vereniging.
Ik schaar mij daarom onder de aanvragers/verzoekers voor een nieuwe ledenvergadering om daarmee de mogelijkheid te steunen de onrechtmatig verstrekte opdracht t.a.v. de verlichting in de gemeenschappelijke kelderruimten, de trapportalen en portiekentrees – welke ten koste gaat van de VvE en dus van alle leden – terug te draaien.
Ik hoop op deze vergadering aanwezig te kunnen zijn. Indien ik verhinderd ben, is het mijn intentie mijn stem via een volmacht over te dragen aan een mede-lid dat mijn vertrouwen geniet.
Naam: ………………………………………………………….
Eigenaar van XXX-straat nr. …………………………..
Datum: …………………..
Handtekening:
—
Volgens mij is er niets mis mee om het op deze manier te doen. Het is onrealistisch om van gewone leden te verwachten dat zij – ieder individueel, zonder hulp – in staat en bereid zouden zijn om ieder voor zich een persoonlijk geformuleerde verklaring in te sturen. Ik zie ook nergens dat het reglement of de wet zo’n absurd hoge drempel vereist.
Rob:
Naar mijn idee mocht op grond daarvan de bestuurder het verzoek gewoon naast zich neerleggen en mochten de leden dus ook niet op eigen initiatief de vergadering op dat moment organiseren.
Naar mijn mening zijn dus ook alle besluiten op de “illegale” vergadering nietig (dan wel vernietigbaar , dat weet ik zelf nu even niet meer ? maar ik denk nietig ! ) met alle mogelijke risico’s van dien !!
Ook met betrekking tot het vervolgtraject.
Hier denk ik dus ietwat anders over.
Goed dat je ‘het vervolgtraject’ noemt (de eventuele rechtszaak).
Alle bemerkingen die jullie naar voren brachten over onze aanpak of strategie – die op sommige punten misschien best wel beter had gekund – nemen toch niet weg dat onze ALV als beslissende instantie hieraan goedkeuring heeft gegeven, waarbij alles binnen het kader van de wet en het reglement bleef?
En of daarbij fouten/foutjes zijn gemaakt, telt nu toch niet meer? We hadden te maken met een zeer ‘taaie’ tegenstander, die zelf voortdurend in overtreding was en er juridisch een potje van maakte. Nu wij – via de ALV als hoogste besluitvormende instantie binnen de VvE – deze strijd hebben gewonnen, zou het toch wel vreemd zijn om dat hele besluitvormingsproces nog eens over te doen?
Rob:
Daarvoor citeerde je art.5:130BW.
Daarin staat letterlijk “… dat het verzoek tot vernietiging binnen een maand na de dag waarop verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis nemen moet worden gedaan.
Als jij de vergadering bijgewoond hebt, heb je op dat moment dus al kennis van het besluit genomen ongeacht of de notulen een dag, een week of maanden later verschijnen.
Goed punt! Echter, de vergadering verliep onder het voorzitterschap van een incompetente en partijdige bestuurder (de beheerder) zodanig chaotisch, dat na afloop voor de leden niet duidelijk was wat er nu daadwerkelijk was besloten. Om dit te kunnen vaststellen was dus de ontvangst van de notulen essentieel.
Over die notulen schreef Rob verder nog:
En deze “… Onze eigen bijzondere ledenvergadering heeft de notulen van de beheerder niet goedgekeurd en deze – met algemene stemmen – vervangen door de door ons ‘gecorrigeerde’ notulen.” lijkt me helemaal uit den boze !
De notulen moeten een weergave zijn van hetgeen in de betreffende vergadering besproken is, ook al zou die vol nietige/vernietigbare besluiten staan.
Hoezo ‘uit den boze’?
De beheerder die naast voorzitter tevens de rol van ‘notuliste’ vervulde (maar niets notuleerde en wel pas na een maand met ‘notulen’ kwam waar van alles aan mankeerde) heeft ook op dit punt wanprestatie geleverd. Wij hebben daarom in de bijzondere ledenvergadering een aangepaste tekst voor de notulen voorgelegd die volgens ons een juiste weergave was van hetgeen in de betreffende vergadering was besproken. De eigenares van het beheerkantoor en haar werkneemster die als voorzitter en notuliste had gefungeerd, waren op onze bijzondere vergadering aanwezig. Van de mogelijkheid tot een weerwoord, waartoe wij hen hadden uitgenodigd, hebben zij geen gebruik gemaakt. Waarna de vergadering de aangepaste notulen goedkeurde. Tja, het houdt een keer op.
Dank ook Bob, voor je advies m.b.t. een eventuele rechtsprocedure. Is inderdaad iets om goed over na te denken. En dank ook voor je aanmoediging.
Overigens heb ik nog wel een kaart(je) in de mouw 😉
Bij het opstellen van de vordering hebben we er namelijk (bewust) voor gekozen om alles, maar dan ook echt álles, wat aantoonbaar was als schade op te nemen. Zoals ook alle kosten (extra vergadering, portokosten etc.) die samenhingen met het wegsturen van beheerkantoor en bouwadviseur. Het expertiserapport van de aansprakelijkheidsverzekeraar van de beheerder bestrijdt echter punt voor punt, onderwerp voor onderwerp, de juistheid van onze claims.
De vraag is of ik hierop zou moeten antwoorden. Ik denk van niet, want die verzekeraar is natuurlijk geen relatie van ons maar van onze opponent. En dus feitelijk geen partij in het conflict. Toch zit ik eraan te denken om dat misschien juist wél te doen. Om op die manier wellicht tot een schikking te komen, waarbij bijvoorbeeld 9.000 i.p.v. 15.000 euro aan onze VvE wordt uitgekeerd. Het zou voor de tegenpartij weleens heel gunstig kunnen zijn om via een minnelijke schikking een procedure te vermijden. Want ze hebben het natuurlijk wel heel bont gemaakt met zo’n (bewuste!) overtreding van het reglement.
Tot slot nog even een soort… ‘epiloog’. Wat is nu de moraal van dit verhaal?
Ik zeg: als wij (enkele buren en ik) hier niet hadden ingegrepen, was er – ogenschijnlijk, voor de buitenwereld – niets aan de hand geweest. Er zou per eigenaar € 217 zijn verspild, maar niemand zou dat hebben gemerkt als wij hier geen stampij over hadden gemaakt.
Aan Carla zou ik willen vragen: hoe groot of klein is jouw VvE, en dus hoe overzichtelijk, waardoor je kon zeggen dat dit soort zaken bij jou gelukkig niet aan de orde zijn?
Ik heb eerlijk gezegd zo’n vermoeden dat er ten lande heel wat VvE’s zijn waar van alles aan de hand is dat het daglicht niet kan verdragen, maar wat grotendeels onopgemerkt blijft.
@ William en Rob: jullie vroegen of ik een jurist had geraadpleegd. Dat is het geval.
Ik kreeg een (gratis) oriënterend onderhoud van anderhalf uur op een chic advocatenkantoor in een kapitaal pand aan een historische, deftige laan ; -)
Met de advocate met wie ik had afgesproken kreeg ik een interessante maar pittige discussie (een beetje zoals dat hier op het forum toegaat). Ik had mijn vragen uiteraard voorbereid en zij moest improviseren. Maar nadat ik e.e.a. goed had uitgelegd, zei ze: ‘Ik ga hierin met u mee’.
Ze begon al te noteren op haar blocnote, wat ik iets te voorbarig vond. Ze zag natuurlijk al een vette zaak aankomen. Maar ik heb dat dus even getemperd, want ik kon op dat moment uiteraard geen toezeggingen doen namens de VvE (ik was toen nog geen bestuurslid, commissaris of voorzitter, – alleen maar ‘rebel’) en ook het uurtarief van € 420 excl. kantoorkosten en btw vond ik redelijk indrukwekkend. Uiteindelijk ging ik naar huis met de geruststelling dat de strategie die wij wilden toepassen juridisch door de beugel kon.
Rob schreef:
Als er al sprake zou zijn van een totstandkomingsgebrek is het naar mijn idee geen fundamenteel totstandkomingsgebrek en zouden de besluiten in dat geval niet nietig maar vernietigbaar zijn. Het is namelijk helemaal niet wettelijk vastgelegd op welke wijze de stemmen uitgebracht moeten worden. (lees dit artikel op vverecht.nl)
Ik heb het artikel gelezen. De keuze hoe de stemmen worden uitgebracht is inderdaad aan de vergadering, maar die vorm heeft nooit betrekking op het ‘meenemen’ van de volmachtstemmen; dit is altijd absoluut verplicht. En juist dat werd verzuimd.
Mr. Richard de Laat schreef een artikel gepubliceerd op 1 oktober 2012 met de titel ‘Nietig of vernietigbaar? Voorbeeld: besluit in strijd met quorumeis’.
Daaruit het volgende:
De rechtbank overweegt dat ingevolge LJN: BX8761, Rechtbank Amsterdam 8 augustus 2012 artikel 2:14 BW een besluit van de vergadering van eigenaars nietig is als het in strijd is met de wet of de statuten. Artikel 5:129 BW bepaalt dat voor de toepassing van artikel 2:14 BW de akte van splitsing gelijk wordt gesteld met de statuten. Op grond van artikel 5:111 onder d BW maakt het splitsingsreglement deel uit van de akte van splitsing. Een besluit van de vergadering van eigenaars dat in strijd is met het splitsingsreglement is dus nietig (zie ook 5:129 lid 2 BW).
Indien de totstandkoming van het besluit in strijd is met het splitsingsreglement, is het besluit vernietigbaar op grond van artikel 2:15 lid 1 aanhef en sub a BW. Onder artikel 2:15 lid 1 sub aanhef en sub a BW vallen in ieder geval de bepalingen betreffende de oproeping tot vergaderingen, agendering, toezending en terinzagelegging van stukken en wijze van stemming. Een fundamenteel totstandkomingsgebrek, zoals het niet voldoen aan de quorumeis, leidt wel tot nietigheid van het besluit, zo is algemeen aanvaard.
Ik voeg daaraan toe: het buiten de telling houden van (volmacht)stemmen is minstens zo ernstig, zo niet nóg erger, dan het niet voldoen aan de quorumeis.
Rob vroeg zich af (en Bob sloot zich hierbij aan):
Mag/kan een ALV eerder genomen besluiten nietig/ongeldig verklaren?
Ik heb daar eerlijk gezegd hele grote twijfels over.
Naar mijn idee kan/mag alleen een rechter een besluit daadwerkelijk nietig verklaren.
Ten eerste: een besluit dat nietig is, wordt geacht niet te bestaan. Nietigheid hoef je dus niet in te roepen, die is er van rechtswege. Het is de andere partij die – wanneer zij het hier niet mee eens is – naar de rechter moet om de nietigheid te betwisten.
Vervolgens (zeer pikant): de beheerder/bestuurder probeerde juist zelf om de (verloren) stemming in een nieuwe vergadering nog eens opnieuw te doen, en daarmee dus feitelijk het eerdere besluit te vernietigen.
Let wel: toen ik bij die advocate zat, was ik er nog niet uit of we met nietige dan wel vernietigbare besluiten zaten. Mocht het om vernietigbare i.p.v. nietige besluiten gaan, dan kregen we dus met het volgende te maken (ook uit het stuk van De Laat):
Artikel 5:130 BW bepaalt dat in afwijking van artikel 2:15 lid 3 BW de vernietiging van een besluit van een orgaan van de vereniging van eigenaars geschiedt door een uitspraak van de kantonrechter en dat het verzoek tot vernietiging binnen een maand na de dag waarop verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis nemen moet worden gedaan.
Onze verzoeken om de notulen van de aprilvergadering tijdig aan de leden te sturen, werden gedwarsboomd. Hoewel de notulen (ik heb dat toen nagegaan) de afgelopen jaren steeds binnen een week werden gepubliceerd (soms zelfs binnen 3 dagen), duurde het nu een maand voordat ze werden verstuurd. Met één overduidelijke bedoeling: dat wij niet meer naar de kantonrechter konden om vernietiging in te roepen.
Naarmate die notulen steeds verder werden uitgesteld, kregen we dit trucje door en besloten we het over een andere boeg te gooien. Onze eigen bijzondere ledenvergadering heeft de notulen van de beheerder niet goedgekeurd en deze – met algemene stemmen – vervangen door de door ons ‘gecorrigeerde’ notulen. Notulen worden namelijk definitief vastgesteld in de volgende ledenvergadering, en dat was deze.
Bob schreef nog:
Wanneer […] de wachttermijn voor een vergadering (te organiseren door het bestuur op verzoek van voldoende leden/stemmen) niet in acht wordt genomen is er sprake van eigenmachtig optreden in strijd met de akte van splitsing.
Die is interessant. Is er een maand wachttermijn voordat een door de leden zelf uitgeroepen vergadering mag plaatsvinden? In ons reglement niet (art. 34.3 en 34.4).
De verantwoordelijkheid om een door de leden aangevraagde vergadering binnen een maand te organiseren, ligt bij de beheerder/bestuurder.
Zie deze passage uit mijn brief aan haar:
—
Organisatie van de buitengewone extra ledenvergadering
Met het bovenstaande heb ik u een uitvoerige en nauwkeurige beschrijving gegeven van de door onze leden/verzoekers gewenste te behandelen onderwerpen, zoals door art. 34 vereist. Graag nodig ik u uit om met ons in overleg te treden over de keuze van datum en locatie van de aangevraagde vergadering.
Aangezien de bijzondere vergadering conform het reglement door de leden wordt geïnitieerd, komt aan deze leden het initiatief toe om de agenda samen te stellen. Niettemin willen wij u de gelegenheid bieden ook eigen agendapunten voor te stellen. Of en hoe wij daaraan eventueel tegemoet komen zullen wij zorgvuldig afwegen. In elk geval zal de door u geopperde wens om een herstemming te organiseren over uw voorstel de gewraakte werkzaamheden betreffende de verlichting van kelders, trapportalen en entrees voort te zetten en te voltooien, niet worden vervuld.
Het nieuw aan te stellen bestuur zal als eerste taak op zich nemen om deze kwestie op een goede manier op te lossen, waarbij het belang van de VvE en haar leden voorop zal staan.
Ik vertrouw erop dat u spoedig contact met mij opneemt om tot een goed overleg te komen inzake de organisatie van de bedoelde vergadering. Immers, naast persoonlijke of sociale omstandigheden (vakanties) zijn ook materiële factoren van belang (zoals de beschikbaarheid van een vergaderlocatie). De verantwoordelijkheid hiervoor ligt vooralsnog bij u, om de gevraagde vergadering te laten plaatsvinden binnen een maand na ons verzoek van heden.
Ik ga er daarbij van uit dat wij op de gebruikelijke vergaderdag (een maandag) bijeen zullen komen. Daarmee komen 29 juni alsmede 6 juli in aanmerking als meest geëigende data.
Weest u zich er wel van bewust dat de door u steevast toegepaste ‘uitsteltactiek’ hier niet langer werkzaam is, immers:
Artikel 34, lid 4 bepaalt: “Indien een door de eigenaars verlangde vergadering niet door de administrateur wordt bijeengeroepen op een zodanige termijn, dat de verlangde vergadering binnen één maand na binnenkomen van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van dit reglement.”
Wij zullen dit voorschrift zodanig interpreteren dat ieder gebrek uwerzijds aan een tijdige, loyale en onvoorwaardelijke medewerking tot het organiseren van de verlangde ledenvergadering, aanleiding kan zijn om overtreding van art. 34, lid 4 in te roepen, waarna wij ons vrij achten om – zonder nadere ingebrekestelling – zelf een vergadering bijeen te roepen (en u daarvan uiteraard in kennis te stellen).
Hopelijk hoeft het niet zo ver te komen. Daarom verzoek ik u om binnen de termijn van één week na heden met mij in contact te treden en mij te melden dat u inmiddels beide, of een van beide, hiervoor genoemde vergaderdata heeft kunnen reserveren in de gebruikelijke, dan wel een alternatieve locatie.
Met vriendelijke groet,
mede namens [naam] en [naam],
[mijn naam]
—
Die medewerking kwam er niet, dus hebben wij zelf gezorgd dat er binnen een maand vergaderd kon worden, namelijk op 6 juli. Uiteindelijk heeft ook de beheerder daarmee ingestemd. (Mevrouw was te gast, samen met haar assistente, en had 7 volmachten verzameld die ze ten faveure van zichzelf in de stemming gooide, vergeefs. Toen we later onderzoek deden, bleek dat ze de dag na de vergadering € 370 had gefactureerd en ook meteen aan zichzelf had betaald wegens ‘een extra vergadering’ die nota bene volledig door onszelf was georganiseerd. Uiteraard hebben wij dit bedrag opgenomen in onze vordering).
Ik ben wel blij met jullie kritische opmerkingen, want mogelijk hebben wij – als goedwillende amateurs – hier en daar toch wat schoonheidsfoutjes gemaakt. Deze vallen echter in het niet bij alle juridische missers van onze opponente. Grappig genoeg heeft ze niet eens meer gevraagd om de tabel te laten zien waarin ik onweerlegbaar had aangetoond dat zij de stemming over het verlichtingsproject verloren had.
Hoe dan ook, zo is het gegaan. De algemene vergadering heeft beslist en mevrouw XXX van kantoor YYY te ZZZ heeft deze besluiten niet betwist. Alle termijnen om dat alsnog te doen zijn allang verstreken.
Ik zie daarom niet in hoe onze vordering op de administrateur nog kan worden gehinderd door eventuele ‘vormfouten’ tijdens de afzettingsprocedure. Die staat namelijk niet meer ter discussie.
Het enige feit dat vaststaat is dat er door de beheerder onrechtmatige daad is gepleegd door buiten het mandaat van de ALV installaties weg te breken en te vervangen, boven het toegestane bedrag en geheel buiten het normale onderhoud.
Verzwarende omstandigheden: door ons vooraf gewaarschuwd, bij aanvang nogmaals gewaarschuwd en aangemaand, bij persisteren in gebreke gesteld, en ook nog in alle fasen de kans geboden om zonder noemenswaardig gezichts- of financieel verlies op de schreden terug te keren.
Met dat reservefonds van ons durf ik zo’n (ook leerzaam) rechtzaakje wel aan 😉
@ William: bedankt voor je compliment. Zelf heb ik het gevoel dat ik nog heel veel moet leren. En dankzij jullie lukt dat aardig ; -)
@ Carla: bedankt voor je bemoedigende woorden. Door mijn verhaal lijkt het misschien of wij in een krakkemikkige VvE leven, maar niets is minder waar. Ons complex staat er tip-top bij. Balkons zijn de afgelopen 25 jaar 2x gerenoveerd volgens de nieuwste technieken, het dak is vernieuwd, schilderwerk gebeurt volgens planning en momenteel vervangen we, portiek voor portiek, de oude verzakte gresbuizen door pvc-riolering. Alles keurig in lijn met een gedegen MJOP.
Maar het mooiste is nog wel dat we een uitbundig reservefonds hebben opgebouwd, veel hoger dan de norm. Per eigenaar is er een bedrag van ca. € 4.000 gespaard (bij een herbouwwaarde van € 160.000 per appartement) en dat met een ledenbijdrage van nog geen € 100 per maand.
Tegelijk ligt hier ook een gevaar. Een goed gevuld reservefonds heeft vaak een tantaliserende aantrekkingskracht op sommige leveranciers en dienstverleners en ja, soms ook op eigenaren in de VvE zelf. Het is een grote snoeppot waaruit sommigen wat extra graantjes proberen mee te pikken, veelal onder het mom van: “Ach, er is zoveel geld, dan maakt dat beetje toch niet uit? Dat merkt men toch niet?”
De geslaagde coup die ik vorig jaar met een aantal medeleden heb gepleegd, was juist hierdoor gemotiveerd: dat wij zagen hoe er een collusie c.q. vriendjespolitiek gaande was tussen enkele eigenaren, de bouwadviseur en de beheerder. Die laatste had dit moeten stoppen, maar ging er in mee. En dan zijn het inderdaad wijze woorden in de sign van Bob: meteen blussen dat brandje. Prachtige metafoor.
Ook Rob en Bob bedankt voor jullie reacties.
Ik zal daar in een volgende posting op reageren, maar wilde eerst het bovenstaande even kwijt.
Rob, je citeert onjuist:
Naar mijn beste weten heeft geen enkele reageerder in dit topic (inclusief mijzelf ) aangegeven dat een extern administratiekantoor (beheerder) nimmer administrateur (beheerder) KAN zijn.
Ik schreef niet ‘administrateur (beheerder)’ maar ‘bestuurder of administrateur’!
Voor de volledigheid herhaal ik wat er o.a. stond in het artikel van NederlandVvE waar naar werd gelinkt:
Decharge geldt alleen voor het VvE bestuur en kan niet worden verleend aan partijen met wie een contractuele relatie bestaat, zoals bijvoorbeeld een VvE-beheerder.
So far, so good. Een extern bureau kan dus wél een bestuur zijn; in z’n eentje dan wel samen met een of enkele leden van de VvE.
Nu ga ik de praktijk-casus beschrijven. Tot zo.@ Rob: waar jij mij citeert (eervorige post) ging het om een wat ouder citaat, waar ik nog over ‘bestuur’ spreek waar de akte het heeft over raad van commissarissen.
Zeer bedankt voor je link naar het artikel van Richard de Laat. Merk op hoe dit in strijd is met het (anonieme) artikel op de website van NederlandVvE.
Heette het tot vanmiddag nog dat een externe leverancier/beheerder nimmer bestuurder of administrateur kan zijn…
In dit laatste stuk wordt duidelijk dat zo’n kantoor zowel contractueel beheerder als statutair bestuurder kan zijn (en hij beschrijft ook de problemen die daarmee gepaard kunnen gaan).
Grappig: wij hebben vorig jaar onze beheerder/bestuurder weggestuurd, eigenlijk op de manier zoals De Laat die beschrijft. Kennelijk hebben we dat toen (op gevoel) op de goede manier gedaan. Daar zit nog een spannend verhaal achter. Later vanavond zal ik dit aan jullie vertellen (nu even Nieuwsuur kijken ; -)
Beste Rob,
Interessant artikel waar je naar verwijst; jammer dat er geen auteur wordt genoemd.
Het wordt er niet eenvoudiger op. In de 2e alinea van het stuk staat een linkje naar ‘Het VvE-bestuur’:
Benoeming en ontslag van VvE bestuur
Het VvE bestuur wordt door de vergadering benoemd uit diegenen die zich voor de functie verkiesbaar stellen. In principe geldt dat degene die zich verkiesbaar stelt en de meeste stemmen op zich weet te vestigen, bestuurder wordt. De VvE bestuurders hoeven niet per se ook lid van de VvE te zijn. Er kan ook een extern VvE bestuur genoemd worden. [Bedoeld is denk ik ‘benoemd’ – M.]
Bestuurders worden benoemd voor onbepaalde tijd en kunnen te allen tijd door de vergadering worden ontslagen, een vrijwillige bestuurder kan ook altijd ontslag nemen.
Wat is nu het geval?
Het bovenstaande geldt nu juist voor ons beheerkantoor. En een ‘extern VvE-bestuur’ bestaat uiteraard nooit uit vrijwilligers, en wordt dus voor die diensten betaald. Dit is daarom strijdig met de bewering dat:
Decharge geldt alleen voor het VvE bestuur en kan niet worden verleend aan partijen met wie een contractuele relatie bestaat, zoals bijvoorbeeld een VvE-beheerder.
Bovendien zijn de in het artikel genoemde ‘Taken van het bestuur’ ook precies de taken die ons beheerkantoor uitvoert. Wat bij ons ‘het bestuur’ wordt genoemd (maar dus feitelijk de RvC is) houdt toezicht en geeft akkoord voor uitgaven boven een bepaald bedrag. Het is bovendien al tientallen jaren zo, dat de decharge jaarlijks wordt verleend aan het beheerkantoor.
Nogmaals, ons art. 42 zegt: (1) ‘Het bestuur van de vereniging berust bij de administrateur, die benoemd wordt door de vergadering’ en (2) ‘De administrateur en de plaatsvervangende administrateur worden benoemd voor onbepaalde tijd en kunnen te allen tijde worden ontslagen‘ (dit is dus precies wat geldt voor het administratiekantoor).
Echter voor onze raad van commissarissen geldt art. 45 (1): ‘Het toezicht op het bestuur berust bij 3 of 5 commissarissen’ en ‘de voorzitter van de vergadering is ambtshalve lid en voorzitter van het college van commissarissen’ en in (2) staat dat de commissarissen volgens rooster aftreden maar terstond herkiesbaar zijn. Ook nog (4): de RvC is altijd bevoegd de administrateur te schorsen.
Nota bene: verder worden geen andere taken genoemd, anders dan ‘toezicht op het bestuur/de administrateur’.
Overigens wordt bij ons wel door elke jaarvergadering een kascommissie benoemd.
Waar ik moeite mee blijf houden (in de door jou/jullie aangegeven opzet) is dat er als het ware een extra orgaan of ‘echelon’ lijkt te ontstaan: in plaats van de administrateur (die de bestuurlijke taken uitvoert) en wordt gecontroleerd door de raad van commissarissen, die beide functioneren onder bewind van de ALV, ontstaat er in Bobs, Williams en jouw ‘doctrine’ een vierslag:
1) het beheerkantoor: voert de bestuurstaken uit (‘namens het bestuur’);
2) het bestuur: controleert het beheerkantoor, maar is wel verantwoordelijk voor al die bestuurstaken die grotendeels op een extern kantoor gebeuren en waar het geen volledig zicht op heeft;
3 de commissarissen: houden (conform het reglement) toezicht op het bestuur;
4 de algemene vergadering: verleent in dit model decharge aan het bestuur (en daarmee impliciet ook goedkeuring aan het beheerkantoor). Maar hoe zit het dan met de commissarissen?
Het is duidelijk dat het bestuur op de jaarvergadering verantwoording aflegt aan de ALV. Maar wat betreft de commissarissen is er niets geregeld: niets over de taken, niets over verantwoording afleggen.
Je krijgt dan dus de volgende figuur: (1) doet de taken van het bestuur en staat onder toezicht van (2) die de bestuurstaken niet zelf verricht, maar er wel verantwoordelijk voor is. En (3) houdt weer toezicht op (2). Ten slotte is (4) de ‘eindbaas’, aan wie alleen (2) [het bestuur] verantwoording moet afleggen.
Wat mij betreft een onmogelijke configuratie, een knoop van Ariadne. En sorry mensen, indachtig ook jullie regelmatige en terechte oproep om ons vooral aan de splitsingsakte te houden: ik kan niet zomaar de artikelen 42 t/m 45 van het reglement afknippen ; -)
