Matthijs_ZH
Aangemaakte reacties
-
Berichten
-
Stemming tijdens vergadering: lacune in modelreglement?
In vervolg op mijn vorige post over de discussieruimte van een gemachtigde: wie mag er een volmacht ontvangen? Toevallig kreeg ik daar medio vorig jaar zelf mee te maken toen we in onze VvE een belangrijke stemming tegemoet gingen, waarbij volmachtstemmen de doorslag konden geven.
Er staan soms invulvelden in volmachtformulieren van VvE’s die daar absoluut niet in thuis horen. Eerder noemde ik al de (ongeldige) steminstructie. Maar ook deze komt voor:
* Naam gemachtigde: ………………………….. * Eigenaar van appartement nr. ………
Dit wekt op z’n minst de suggestie dat een gevolmachtigde zelf deel moet uitmaken van de verenigingsgemeenschap. Dit is echter niet zo. Een volmacht kan worden verstrekt aan de partner, aan een ander lid, of… ‘aan ieder ander’.
Oftewel: ook mensen van buiten de VvE kunnen bij volmacht de vergadering bijwonen en meediscussiëren en stemmen. Dit roept (althans bij mij) een nieuwe vraag op: wie mogen er eigenlijk allemaal een VvE-vergadering bijwonen?
De eerste ingeving is natuurlijk: zorg dat naam en adres worden ingevuld op het formulier, wellicht ook de geboortedatum. En vermeld als eis dat zo’n (externe) gemachtigde zich bij aanmelding moet kunnen identificeren. Maar dan nog…
Het kan zijn dat ik niet goed genoeg heb gezocht, maar ik kon in het reglement geen artikel vinden, waarin de toegang tot de vergadering wordt geregeld. Met andere woorden: waarin niet-leden of niet-gemachtigden worden buitengesloten. Stel dat (in geval van een conflict) een journalist op zoek naar een sappig verhaal er bij wil zijn? Of misschien de eigenaar van een ander beheerkantoor die nieuwe leads wil acquireren?
In de praktijk zal het niet vaak zover komen (omdat de uitnodiging en stukken alleen naar de leden worden gestuurd), maar het blijft opmerkelijk dat dit in de reglementen niet geregeld lijkt te zijn.
Het is duidelijk dat zo’n onuitgenodigde bezoeker geen stemrecht heeft en ook geen deel uitmaakt van de beraadslaging. Maar mag hij of zij wel vragen stellen? Heeft die persoon recht op koffie? We weten het niet.
Die tip van Marlon, is die echt zo ‘nieuw’?
Onze VvE stuurt al sinds haar ontstaan (1974) bij de ALV-vergaderstukken altijd een volmacht mee, in te vullen door de eigenaar die zelf niet kan (of wil) bijwonen.
Nu had ons nieuwe beheerkantoor t.b.v. onze vergadering van afgelopen maandag z’n ‘eigen’ volmachtformulier naar de leden gestuurd (dat men eerder kennelijk voor andere VvE’s gebruikte). Daarop moest het lid zelf invullen: ‘Aantal stemmen’ en: ‘Stemopdracht: …’
Wij hebben als bestuur hier een ledenbriefje achteraan gestuurd, met de mededeling dat de leden beide velden als niet van toepassing moesten beschouwen. Immers in onze VvE heeft volgens de akte elk lid één stem. Het te gebruiken aantal stemmen wordt vastgesteld door de ‘intake commissie’ bij het tekenen van de presentielijst en wordt vermeld op de uit te reiken stemkaarten/-briefjes (dus: eigen stem en/of volmacht/volmachten).
Een stemadvies of stemopdracht hoort volgens mij niet thuis op een volmachtformulier, alleen al omdat wij die formulieren bij binnenkomst innemen (zij worden bewaard en vormen, samen met de getekende presentielijst, het bewijs voor de aanwezige stemmen). De gevolmachtigde kan die aanwijzing dus niet meer lezen tijdens de vergadering. Misschien nog belangrijker: een gevolmachtigde treedt op zonder last of ruggespraak, en kiest dus zijn eigen woorden resp. bepaalt zelf zijn stem. En is geen verantwoording schuldig aan de volmachtverstrekker.
Wat een grappige discussie… voor fijnslijpers, dat wel.
Mag ik ook nog een duit in het zakje doen?
Bij de Belastingdienst geldt, dat de vermogensopgave wordt bepaald op 1 januari van het jaar van aangifte. Net zoals bijvoorbeeld bij de gemeentebelastingen de situatie telt zoals die is op 1 januari van het belastingjaar. Als iemand gedurende het jaar verhuist, maakt dat geen verschil (je krijgt bijvoorbeeld geen geld terug).
Wat bij mij de vraag oproept: geldt zoiets ook voor het quorum in de VvE-vergadering?
Gaat het om voldoende rechtsgeldige stemmen bij de opening, of dient het quorum er gedurende alle stemmingen te zijn?
Stel: er komt na de pauze een belangrijk besluit in stemming en…
* drie leden met in totaal 11 rechtsgeldige stemmen staan nog buiten te roken;
* een lid met aanvechting van diarree, maar met vier machtigingen, zit op de wc;
* twee leden met samen 6 machtigingen zijn in de pauze naar huis gegaan.
In alle drie gevallen is er geen quorum meer tijdens het stemmen. Wat dan?
Of telt alleen het quorum aan het begin van de zitting?
Bob, Rob en Carla, zeer bedankt voor jullie antwoorden.
De ALV van afgelopen maandag verliep in goede harmonie. We komen er wel uit, via de begroting en de reservering voor ‘dagelijks onderhoud’. Ook hebben we een agendapunt ‘terugkerende besluiten’ waarin opgenomen de incassoregeling en (zoals Rob hierboven noemde) een jaarlijkse machtiging voor de administrateur. Ook al is die niet helemáál conform de akte.
Echter, mijn interesse gaat iets verder dan alleen onze eigen VvE. Dus ook de juridische en rechtstatelijke kant boeit mij.
Een splitsingsakte met (model)reglement is feitelijk het ‘wetboek’ van de vereniging. Vergelijkbaar met een ‘wet’ zoals vastgesteld door de Staten-Generaal. Echter als de nationale wetgeving anders blijkt uit te pakken dan bedoeld was, of de omstandigheden gewijzigd zijn, is er de mogelijkheid van een wetswijziging of een AMVB. Vreemd dat dat bij een ‘VvE-wet’ (met een veel beperktere impact) niet mogelijk is. Dan moet je een geheel nieuwe ‘wet’ componeren. Dus een nieuwe akte, en opnieuw naar de notaris…
Ai!
Kom ik nu toch ineens op een ietsjes ondeugende gedachte ; -)
Waarom zou de voormalige ‘Broederschap’, de branchevereniging van notarissen die het ‘Modelreglement’ bedacht heeft, in al die decennia van opeenvolgende nieuwe modelreglementen, nog nooit op het idee zijn gekomen om de daarin op te nemen mandaatbedragen ‘tijdbestendig’ te maken? Door deze te koppelen aan de prijsontwikkeling, zoals dat overal elders in de economische ruimte de standaard is?
Juist in de tijd dat het Modelreglement werd gelanceerd (jaren ’70) steeg de inflatie naar ongekende hoogten (hypotheekrentes van 8 tot 14 %) en was er dus alle aanleiding om zulke bedragen niet als absoluut en voor de eeuwigheid op te nemen, maar een voorziening te treffen voor noodzakelijke aanpassing.
Mogelijk ben ik wat (te) achterdochtig hoor, maar zou het kunnen zijn dat die doorgaans als nogal saai bestempelde beroepsgroep van notarissen destijds een exceptioneel creatieve brainwave heeft gehad? Om namelijk een ‘Modelreglement’ te concipiëren dat weliswaar op allerlei punten bij de tijd zou blijven in nieuwe updates, maar daarvan één onderdeel uit te zonderen: de mandaten voor de uitgaven door administrateur, commissarissen en ledenvergadering.
Zodat VvE’s, min of meer als vanzelf, regelmatig weer gezellig op de koffie zouden komen bij de notarissen?
Bob en Carla, dank voor jullie reacties!
Ik begin maar met de eerste van Bob.
Nee, het gaat in ons reglement om art. 39, lid 2 en 5. Mogelijk is het toch een modelreglement van een jaar eerder of later? De akte is ondertekend op 27 september 1974.
Wedervraag. Zijn er in de akte geen bedragen (2) vastgelegd betreffende artikel 40 lid 5? Wanneer zaken niet echt spoedeisend zijn is er mogelijk niet echt een probleem binnen de VvE, doch slechts een verlangen.
Jawel, bij ons is dat art. 42 lid 5. Kort gezegd: spoedeisende maatregelen > Nfl. 500 met machtiging van de voorzitter en > Nfl. 2000 een machtiging van de commissarissen benodigd.
Carla schreef: Zelf vraag ik mij af of dat echt nodig is. Vooral wanneer je kijkt naar art. 37, lid 6. Namelijk dat wat in lid 5 staat niet geldt voor uitgaven met betrekking tot posten die door de vergadering op de jaarlijkse begroting zijn geplaatst, voor zever deze posten met niet meer dan 10% worden overschreden, of voor uitgaven waarvoor een speciale reserve is gevormd.
Tja, die had ik inmiddels ook gezien in ons reglement, al staat het bij ons onder art. 39, lid 6. Zo gaan we het dus doen (vanavond, 25 april, dan is onze jaarvergadering). Er staat inderdaad voldoende gereserveerd in de begroting.
Bob (3e reactie) schreef ook: Ik kan me heel goed voorstellen dat “men” graag een hoger bedrag wenst te hanteren, maar zelf omrekenen naar heden kan niet. Realiseer je wel dat met het op de begroting plaatsen van een forser bedrag (the sky is the limit, het kan ook om €100.000,00 gaan) jouw/het probleem is oplost, maar je kunt je ook afvragen of dat (naar redelijkheid en billijkheid), en eventueel beslist door “maar” 14 stemmen, in lijn is met de intentie van het bedrag betreffende artikel 37 lid 5. Ergo, de mogelijkheid is zonder enige twijfel en/of reserve aanwezig, maar de vraag is of je dit echt wilt (of dit de bedoeling is)
Nee, dit is uiteraard niet de bedoeling. Net zomin als een extreme uitgave van € 100.000 mogelijk maken!
En het ‘probleem’ is dus al op te lossen binnen ons reglement uit 1974. Maar de onregelmatigheid, resp. dislogica blijft mij toch verbazen.
Immers, het gaat hier niet om het (al dan niet onrechtmatig) ‘verhogen’ van de per mandaat toegestane bedragen. Als je de bedragen uit 1973 nominaal (dus absoluut) blijft aanhouden, betekent het de facto dat die bedragen – naar mijn inschatting – met een factor 4 zijn verminderd! En dan is dat dus na ruim 40 jaar al lang niet meer in overeenstemming met de ‘intentie’ of de ‘geest’ van het oorspronkelijke reglement. Anders gezegd: dat reglement blijkt dus totaal tijdgebonden en niet ‘waardevast’, ofwel ‘inflatiebestendig’. Mag ik dat – in hindsight – een enorme blunder van de toenmalige opstellers noemen? De volgende vragen komen nu op:
* Zijn jullie dit met mij eens?
* Kleeft ditzelfde gebrek ook aan de daarop volgende modelreglementen uit latere jaren?
* Heeft de wetgever tot op heden nooit geprobeerd om deze lacune te repareren? En is er echt ook nooit geprocedeerd over dit punt, waardoor er jurisprudentie kon ontstaan? Ik kan mij nauwelijks voorstellen dat dit nog nooit is opgepakt.
* Als jullie het antwoord hierop niet weten, no problem, vertel mij dat dan gewoon. Dan ga ik verder zoeken, desnoods ook via een wob-verzoek.
* Net als onze VvE moeten er minstens tienduizenden (oudere?) VvE’s met dit euvel te maken hebben. Het lijkt er vooralsnog op dat in veel gevallen er nauwelijks kritisch wordt beschouwd, geanaliseerd en geoordeeld, wat ook niet te verwijten is aan de vele amateurs/eigenaren die zich met goede bedoelingen maar zonder voldoende kennis en inzicht als vrijwilligers inzetten voor hun VvE. Terwijl het gaat om reservefondsen van soms enkele tonnen. Kortom: een ware snoeppot voor potentiële fraudeurs…
