[VvE-bestuurder]

Tijdens mijn jaren in de kascommissie heb ik diverse handleidingen op internet geraadpleegd. Daarin worden taken omschreven die uitgevoerd kunnen worden, maar vaak zijn het standaardprocedures (“apetrucjes”) die zonder verdere uitleg worden voorgesteld. Dit maakt het lastig om te begrijpen waarom bepaalde controles nodig zijn en hoe je ze goed uitvoert.

Daarom stel ik voor om eerst helder te krijgen:

– Welke taken een kascommissie moet uitvoeren
– Waarom deze taken belangrijk zijn
– Hoe deze taken stap voor stap uitgevoerd kunnen worden

Mijn idee is om dit te doen aan de hand van duidelijke afvinklijsten, zodat nieuwe leden eenvoudig kunnen instappen en weten wat er van hen verwacht wordt.

Daarnaast wil ik een globale planning opstellen, zodat kascommissieleden kunnen inschatten hoeveel tijd ze kwijt zijn en wanneer ze moeten starten. Het is daarbij essentieel dat ze tijdig weten:

– Welke stukken ze moeten ontvangen?
– Waar ze toegang toe moeten hebben?

Taken van de kascommissie (eerste opzet)

– Vaststellen dat de informatie in de jaarrekening juist is, door controle van:
> De balans
> De exploitatierekening
> De toelichting op beide onderdelen

– Controleren of afspraken uit:
> De wet
> De splitsingsakte
> Het modelreglement
> Het huishoudelijk reglement
zijn nageleefd

– Controleren van verzekeringen (dekking, looptijd, premie, risico’s)

– Signaleren en rapporteren van risico’s of onregelmatigheden in:
> De financiële administratie
> Het algemene beleid van de VvE

– Kennisnemen van het jaarverslag

– Rapporteren van bevindingen aan de vergadering van eigenaars, inclusief:
> Risico’s in de administratie
> Andere relevante aandachtspunten

– Ongevraagd advies geven over:
> Contracten met leveranciers
> Incassomaatregelen bij achterstallige betalingen
> Kostenverdeling onder leden
> Aanvulling van het reservefonds bij tekorten

– Vaststellen dat de administratie:
> Verzorgd en overzichtelijk is
> Op juiste wijze wordt gevoerd (controle van bonnetjes, declaraties, facturen, etc.)

Vervolgstappen:
Na het vaststellen van deze taken kunnen we ze omzetten in concrete actiepunten en afvinklijsten. Zo ontstaat hopelijk een praktisch draaiboek dat niet alleen taken benoemt, maar ook uitlegt hoe en wanneer ze uitgevoerd moeten worden.

Wat vind je van mijn eerste opzet? Ben benieuwd naar jouw reactie.
Uiteraard nodig ik ook andere geïnteresseerden uit mee te denken.

[VvE-bestuurder]

Hallo Edgar,

Allereerst mijn excuses voor de late reactie. De voorbereidingen voor onze ALV hebben de afgelopen tijd veel aandacht gevraagd. Ik ben blij dat je hebt gereageerd op mijn oproep je bereidheid bent mee te denken en je ervaring(en) te delen.

Je achtergrond als accountant lijkt me een waardevolle basis om samen een praktisch en bruikbaar draaiboek voor de kascommissie op te stellen. Leuk om te horen dat jij ook betrokken bent bij een kleine VvE en vergelijkbare ervaringen hebt met een externe beheerder.

In mijn volgende bericht zal ik wat materiaal plaatsen, zodat we kunnen bekijken of er bruikbare elementen tussen zitten om een goede start te maken met het draaiboek. Hopelijk hebben we een vergelijkbaar beeld van wat nodig is. Wellicht willen anderen ook nog aansluiten bij dit initiatief.

Vriendelijke groet,
Johan

• Deze reactie is gewijzigd 1 maand, 1 week geleden door .

[Auteur]

Berichten