[lilian]

Ik zit in een groot complex met veel eigenaren (ca 120).

Inmiddels is het traditie dat de 1e ALV wel plaatsvindt maar door niet halen van het quorum niet rechtsgeldig kan worden verklaard. Elk jaar gaan we de deuren af om eigenaar over de ALV te informeren of om hen te wijzen voor afgeven van een volmacht.

Op de agenda staan zeker punten die iedereen aangaan, als ook punten die ieders portemonnee raken, dan nog hebben we nooit meer dan 30% van de stemmen op de ALV. En dus zoals elk jaar kunnen we pas besluiten nemen in de 2e ALV…

Heeft iemand ervaring met het triggeren/verkrijgen van meer stemmen?
En zou het toegestaan zijn om de 1e ALV op een onmogelijke datum/tijd/locatie te geven, zodat we vrijwel direct door kunnen naar de 2e ALV?

[William]

Hoi Lilian,
Ik heb hier wel ervaring mee. Je kunt als best per jaar direct twee verschillende datums prikken, die uiteraard voldoen aan de termijnen in de splitsingsakte. De eerste ALV wordt bijvoorbeeld gepland op 1 maart, en de 2e (onder voorbehoud) op 1 april.
Het motiveren van leden is zeer, zeer lastig. Mijn ervaring is dat als men jaren lang niet komt, er weinig aan te doen is. De leden begrijpen of niet dat men invloed heeft op de gang van zaken, of ze begrijpen het wel maar het interesseert ze te weinig. Wat natuurlijk ieders goed recht is, maar wel jammer.

[Rob]

Je kunt hierover ook wat lezen op de site van NederlandVVE  !

[Post]

@Rob, het artikel op NederlandVVE is netjes maar impliceert dat de opkomst vanzelf op niveau komt als je alles netjes regelt en uitgebreid informeert. Feitelijke tips voor een hogere opkomst vind ik ze niet echt.
Wij hebben ook structureel last hier van en hebben de nodige dingen geprobeerd die in wisselende mate effect hebben. Uiteraard moet elke VvE zelf kijken naar haar eigen situatie en leden. Niet alles werkt per definitie in alle gevallen.
– uitgebreide informatie sturen bij de agenda met het doel te laten zien waar het gesprek over zal gaan. Te weinig informatie werk averechts, te veel informatie (dus ook offertes) maakt het een papieren tijger. De meesten willen het dan ook niet lezen.
– machtigingen voor zo ver mogelijk invullen (voorzien van naam en huisnummer)
– machtigingen voorzien van duidelijke opties voor een steminstructie van de belangrijkste onderwerpen (of alles, maar dan wordt het soms een enorm lang ding).
– de tweede ALV plannen op een doordeweekse dag om 9:00 in de hal van het complex en dit vooraf aankondigen. Wij doen dit onder de noemer, als de leden ‘s avonds geen tijd hebben, dan moet het blijkbaar overdag. Meestal komen er in dat geval op de 2e vergadering niet meer dan 3 leden van de +100.
– een week voor de vergadering een herinnering sturen per email ook met het verzoek de volmacht in te dienen bij afwezigheid >> meest effectieve!!
– artikel toevoegen aan het Huishoudelijk Reglement met als doel het mogelijk te maken de kosten voor een eventueel benodigde tweede ALV als gevolg van het niet behalen van het quorum door te belasten aan die eigenaren welke niet aanwezig waren en geen volmacht hebben afgegeven.
Die laatste moet zeker niet gezien worden als een boete en wordt ook niet per definitie toegepast. In ons geval is er een vaste club die per definitie niet op komt dagen en per definitie geen volmacht af geeft.
Met de bovenstaande punten hebben we de afgelopen 3 vergaderingen direct besluiten kunnen nemen. Met uitzondering van de meerderheidsbesluiten. Maar een stuk beter dan daarvoor.

[Bob]

Hi Lilian,
Misschien helpt Dit Artikel je op pad.
Met vriendelijke groet, Bob

[Bob]

Hi Lilian,
Een opmerking/caveat bij jouw suggesties/oplossingen.
Quote
– artikel toevoegen aan het Huishoudelijk Reglement met als doel het mogelijk te maken de kosten voor een eventueel benodigde tweede ALV als gevolg van het niet behalen van het quorum door te belasten aan die eigenaren welke niet aanwezig waren en geen volmacht hebben afgegeven.
Unquote
Een dergelijke bepaling in het HHR is nietig, vanwege strijd met de in de AvS vastgelegde kostenverdeling naar breukdeel. Dit gaat bij leden die weigeren hun niet-boete te voldoen gegarandeerd problemen geven, en het bedrag zal oninbaar blijken.
Mrt vriendelijke groet, Bob.

[Rob]

Haha, Bob was me voor met betrekking tot de nietige bepaling in het HHR.
Het is ook geen verplichting om op de vergaderingen aanwezig te zijn, dus een ‘boete’ in welke vorm dan ook is ook niet mogelijk.
Is er al eens onderzocht WAAROM eigenaren niet naar de vergadering (willen) komen?
– Is het echte desinteresse?
– Zijn het eigenaren die wellicht de taal niet goed spreken?
– Worden de eigenaren ECHT betrokken bij de besluitvorming of mogen ze alleen even ‘voor’ stemmen?
– Is er wellicht een bestuur die feitelijk bepaalt hoe en wat er gaat gebeuren en mogen de eigenaren dat ‘alleen aanhoren’ ?
Enz……

[Post]

Bij ons is er een diversiteit aan eigenaren. Maar veel full-time werkenden. Het zijn met name de pensionado’s, part-timers en mensen zonder werk die wel betrokken zijn. Dat is inherent aan de locatie (centrum van de grote stad). Met name afweging van tijd, zin en of men het belangrijk vind. Alles wat moet gebeuren dat gebeurd immers als het bestuur en beheerder zijn werk goed doet. Een enkel lid is het ergens soms niet mee eens, maar met ruim 100 eigenaren is het onmogelijk alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Kijk maar naar de Tweede Kamer verkiezingen. Onze leden hebben op meerdere momenten ook buiten de ALV om alle ruimte om input te leveren en hun (ongezouten) mening te geven. Graag zelfs.
Ik begrijp dat het artikel in het HHR een omstreden artikel is. En we zijn ons er ook zeker van bewust dat mocht het er op aan komen hier zonder twijfel een rechter over zou moeten beslissen. In ieder geval in onze situatie ben ik er van overtuigd dat een rechtbank dit niet zomaar een uitgemaakte zaak zal vinden. Uiteraard mag iedereen zijn mening hebben hier over.
Om voor de interessante discussie nog wat details mee te geven:
– dit artikel is gebaseerd op enkele (zeer) oude akten van splitsing van andere VvE’s waarin dit dus op akte niveau al specifiek werd afgedwongen. Het is niet onwettig. Het is alleen de vraag of er in de Akte van Splitsing iets gedefineerd staat waarin specifiek staat dat het niet mag. Als dat het geval is, dan zou een artikel in het HHR inderdaad nietig zijn.
– het toevoegen van dit artikel aan het HHR is als meerderheidsbesluit behandeld. Meer dan 2/3 van de leden is hier mee akkoord gegaan.
– eigenaren krijgen voldoende tijd (+1mnd) om een machtiging af te geven of afmelding te doen voor de ALV en worden tussentijds nog twee maal herinnert wordt en er daarnaast worden nog via berichtenborden de nodige herinneringen gepubliceerd
– In de herinnering wordt nogmaals aangegeven dat de kosten voor een tweede vergadering verhaald kunnen worden (niet “zullen”, maar “kunnen”)
– kosten die niet in het belang zijn van de gezamenlijke eigenaren kunnen doorbelast worden op individuele eigenaren.
– de feitelijke kosten van het organiseren van een tweede vergadering, met name overdag in het portiek zijn verdeeld over de beperkte groep thuisblijvers ook te overzien. In het ergste geval een tientje of twee. Als deze kosten per lid werkelijk echt hoog zijn, zou dit betekenen dat het aantal thuisblijvers zeer klein is. De financiële impact van de regel is zeer klein, het gaat daarom ook meer om de mentale invloed die er van uit gaat. Het lid wat hier vol tegen in gaat zal niet het lid zijn wat zich niet afmeld of geen machtiging afgeeft of er was sprake van een bijzondere situatie waarbij het de vraag is of een individuele doorbelasting dan nog doorgezet moet worden.
– regels zijn er om alles in goede banen te leiden, niet om geld binnen te halen op basis van boetes en doorbelastingen. Het feit dat het kan wil niet zeggen dat het moet. Voor meerderheidsbesluiten komen we nog altijd stemmen te kort, maar daar gaan we niet deze regel op handhaven. We kijken en handhaven in alle redelijkheid.
Met alle moeite, regels en herinneringen is het wat ons betreft de vraag of het redelijk en billijk is dat alle eigenaren moeten betalen voor iets wat een kleine groep veroorzaakt. En met name, wij zijn van mening dat de Akte van Splitsing niet specifiek genoeg is op deze situatie en ruimte bied voor regulering in een HHR. Daarbij genomen is het niet onwettig, dus is het artikel in het HHR niet per definitie nietig.
Maar inderdaad, het blijft een interessante om eens in jurisprudentie voorbij te zien komen. Bij ons is de kans denk ik zeer klein omdat dit artikel in combinatie met de andere maatregelen inmiddels voldoende zijn voor de meeste besluiten.

[Rob]

Hoi Post,
“… dit artikel is gebaseerd op enkele (zeer) oude akten van splitsing van andere VvE’s waarin dit dus op akte niveau al specifiek werd afgedwongen. Het is niet onwettig.”
Ik kan me haast niet voorstellen dat e.e.a. daadwerkelijk op deze wijze in een oudere akte is neergelegd en zou dan ook eigenlijk graag de exacte tekst uit die akte wel eens willen zien.
“… Het is alleen de vraag of er in de Akte van Splitsing iets gedefineerd staat waarin specifiek staat dat het niet mag. Als dat het geval is, dan zou een artikel in het HHR inderdaad nietig zijn.”
In de akte is vastgelegd volgens welke verdeelsleutel de eigenaren moeten bijdragen in de kosten en schulden van de vereniging.
Daar vallen de kosten voor een tweede vergadering ook onder.
Zoals Bob ook al terecht opmerkte is iedere afwijking van die kostenverdeling in strijd met de akte en dus nietig.
“… het toevoegen van dit artikel aan het HHR is als meerderheidsbesluit behandeld. Meer dan 2/3 van de leden is hier mee akkoord gegaan.”
Een nietig besluit is ongeldig, met welke meerderheid ook genomen !
“… eigenaren krijgen voldoende tijd (+1mnd) om een machtiging af te geven of afmelding te doen voor de ALV en worden tussentijds nog twee maal herinnert wordt en er daarnaast worden nog via berichtenborden de nodige herinneringen gepubliceerd”
Zoals gezegd, er is geen enkele verplichting om de ledenvergaderingen bij te wonen, geen verplichting om je aan- of af te melden en er is eveneens geen verplichting om een volmacht af te geven.
Uiteraard zou het natuurlijk wel zeer verstandig zijn en in eigenbelang om de vergaderingen wél bij te wonen, maar uiteindelijk is dat een persoonlijke keuze.
“… In de herinnering wordt nogmaals aangegeven dat de kosten voor een tweede vergadering verhaald kunnen worden (niet “zullen”, maar “kunnen”)”
Ik persoonlijk zou daar als eigenaar niet warm of koud van worden 😉
“… kosten die niet in het belang zijn van de gezamenlijke eigenaren kunnen doorbelast worden op individuele eigenaren.”
Huh, dat zou je toch echt niet willen mag ik hopen !
“… De financiële impact van de regel is zeer klein, het gaat daarom ook meer om de mentale invloed die er van uit gaat.”
Die mentale invloed is alleen voor de ‘domme’ eigenaren die niet weten wat een VvE is en wat hun rechten en plichten zijn 😉
“… Het lid wat hier vol tegen in gaat zal niet het lid zijn wat zich niet afmeld of geen machtiging afgeeft”
Geloof me, ik ben een trouwe bezoeker van alle vergaderingen maar zal zeker aan de bel trekken wanneer een dergelijk besluit op tafel zou komen of wanneer men op deze wijze kosten zou doorberekenen aan eigenaren.
En… mocht ik een vergadering niet kunnen bezoeken zal ik ook niet snel een volmacht afgeven, zeker niet aan het bestuur en hooguit met strikte steminstructie !
Kortom, ik ben het in zijn geheel niet eens met jullie handelen in deze kwestie 😉

[Roel]

Ik ben het volledig eens met de reacties van zowel @ Rob als @ Bob.
Beste @ Post, houdt je , als bestuurder, aan de regels. En wring je niet in bochten die je niet kan verantwoorden. Een ongeïnteresseerde eigenaar ….tot daar aan toe, maar een bestuur dat haar boekje te buiten gaat, daarmee raak je nog verder van huis.

Ik weet niet alles, maar daar weet ik dan wel alles van...

[Auteur]

Berichten