[Matthijs_ZH]

Beste mensen,

De reden dat ik de zaken duidelijk wil hebben (en hier dus goed advies probeer te halen) is dat wij in onze VvE sinds eind vorig jaar een kwestie hebben met zo’n ‘professionele beheerder/bestuurder’, waarvan het zich laat aanzien dat die strijd juridisch zal moeten worden uitgevochten. Een rechtszaak dus. En voordat we daaraan beginnen, wil ik graag de boel goed op orde hebben.

Dit is de casus.

In de jaarvergadering van april 2014 kwam de bouwadviseur die – achter de tafel tegenover de zaal – naast de mevrouw van het beheerkantoor zat, ineens met heel vreemde voorstellen. Zoals het vervangen van alle kozijnen in de voorgevel, ‘voor meer uniformiteit’. Op de vraag wat dit zou kosten kon hij nog geen antwoord geven (4 à 5 ton). Bovendien zijn de meeste kozijnen al vervangen – door de bewoners zelf – door nieuwe kozijnen met dubbelglas en kunststof profielen. Dit idiote voorstel werd dan ook door de vergadering stante pede naar de prullenbak verwezen.

Vervolgens had hij nog een voorstel: het aanpakken van de portiek- en kelderverlichting. We hadden tot nu toe buislampjes (spaarlampen met label B) en die voldeden prima. Maar ja, led-verlichting was toch de toekomst en sommige mensen vergaten het lichtknopje uit te doen als ze uit de gemeenschappelijke kelder kwamen. Energiebesparing dus. De vergadering ging er niet in mee om een voorziening te treffen tot vervanging van alle bestaande lampen, maar gaf wel akkoord om offerte te vragen voor eventuele bewegingssensoren in de kelderruimten.
Tot zover niets aan de hand. Maar een aantal leden (onder wie ik zelf) was hierdoor wel oplettend geworden. En verdomd: begin november 2014 kregen alle leden een ‘Nieuwsbrief’ van de beheerder waarin werd gerefereerd aan het besluit over de bewegingssensoren. Daarin stond ook dat het ‘uit prijstechnische overwegingen’ handiger was om tevens de oude lampen en armaturen te vervangen door led-verlichting.

Enkele buren en ik hebben toen meteen per e-mail het kantoor gewaarschuwd om hier niet aan te beginnen, aangezien zo’n opdracht (het ging om circa € 12.000) volstrekt buiten het besluit van de ALV viel: er was dus geen mandaat voor (zoals ook uit de notulen bleek).

Wat schetst onze verbazing dat op de dag voor oud & nieuw een elektrabedrijfje (naar later bleek buurman en vriendje van de bouwadviseur) in opdracht van het beheerkantoor in de kelders aan de gang was gegaan met het slopen van alle bestaande armaturen en deze te vervangen door led-lampen met ingebouwde sensor (die niet werkte, want verkeerd aangebracht, maar dit is feitelijk bijzaak). Toen wij dit merkten heb ik samen met enkele buren direct schriftelijk geprotesteerd, zonder resultaat. Terwijl wij de druk opvoerden (formele ingebrekestelling, aankondiging van een schadeclaim) ging men gewoon door. Inmiddels waren alle kelderarmaturen weggebroken en vervangen en ook in de helft van de trappenhuizen waren de armaturen al verwijderd en vervangen door led-lampen, voordat het werk eindelijk werd stilgelegd.

Dit wordt een veel te lang verhaal, zie ik al, dus ik zal het kort maken.

De volgende jaarvergadering (april 2015) werd door het beheerkantoor ingezet (vol zelfvertrouwen) om alsnog toestemming van de vergadering te verkrijgen, via een stemming over het besluit om ‘de nieuwe verlichting gewoon af te maken’. Volgens de dame van het beheerkantoor (die zowel de voorzittersrol deed als de notulen verzorgde) was de uitslag 19 stemmen voor en 17 tegen. Ze had echter gezien dat ik mee zat te turven en vroeg: wat had jij? Ik had 18 voor en 19 tegen.

Teleurgesteld fietsten we naar huis. Maar de volgende dag kwamen we met een viertal leden bij elkaar om e.e.a. nog eens na te bespreken. Hoe had dit nou fout kunnen gaan?

We gingen eens tellen en kwamen tot de conclusie dat alleen al ons blokje van drie portieken inclusief de volmachten al tien tegenstemmen opleverden. Toen hebben we op een A-viertje een plattegrond gemaakt van de tafeltjes in de vergaderzaal (die stonden bij die vergadering in een kring) met de namen van de leden voor zover wij die kenden. En we noteerden wie voor of tegen hadden gestemd. Hier kwam trouwens verrassend het fenomeen ‘wisdom of the crowd’ naar voren. Want wat geen van ons zelfstandig kon achterhalen, bleek met de gezamenlijke herinnering wél in kaart te brengen (ook door in twijfelgevallen leden op te sporen en hen te vragen wat zij hadden gestemd).

Ik heb vervolgens een tabel gemaakt waarin ik alle mogelijke stemuitkomsten op een rij had gezet. Daaruit bleek onomstotelijk dat wij de stemming niet hadden verloren, maar juist gewonnen. Daar kwam nog iets bij. Niet alleen was er geen mandaat van de ALV voor dit ‘verlichtingsproject’, ook was de uitgave van dien aard, dat daarover alleen met een gekwalificeerde meerderheid (2/3) mocht worden beslist.

Het beheerkantoor bleef de boot afhouden en suggereerde om dan maar een extra vergadering te houden om de stemming over te doen. Hier hebben wij – en petit comité – een drastisch besluit genomen: dit wachten wij niet af!

We hebben zelf een bijzondere ledenvergadering uitgeroepen op basis van art. 34.3, waarvoor 14 ledenverzoeken benodigd waren. Met mijn buurman ben ik de leden langs gegaan en we verzamelden geen 14 handtekeningen maar 26.

Begin juli 2015 was de extra ledenvergadering, waarvoor we uiteraard de directrice van het beheerkantoor had uitgenodigd (als gast, en om indien gewenst weerwoord te kunnen leveren; daarvan heeft ze geen gebruik gemaakt, Wel had ze een stuk of zeven volmachten weten te scoren).

Om emotionele taferelen zoals op de jaarvergadering te voorkomen, had ik gezorgd voor een professionele (objectieve) externe voorzitter en een professionele notuliste, op eigen risico, want ik moest nog maar zien of de vergadering dit zou accepteren.

Ik had beiden – voorzitter én notuliste – alvast achter de tafel laten plaatsnemen (verrassingseffect!) maar moest dus wel bij het begin van de vergadering nog even een praatje houden om te ‘verkopen’ dat dit nodig was. Vanuit de zaal werden naar verwachting de volgende vragen geroepen: “Wie zijn dat dan wel?” en “Wat mag dat dan wel kosten?” Gelukkig werd dit – met wat speelse humor – vlot door de vergadering geaccepteerd. Men leek ook wel nieuwsgierig naar wat deze onverwachte ‘move’ teweeg zou brengen.

We brachten een aantal brieven in, afkomstig van leden (met uiteraard forse kritiek op zowel de beheerder als de bouwadviseur). Uitmondend in een zestal moties.

Motie 1: Ontslag van de beheerder resp. opzegging van het contract.
Aangenomen met 3 stemmen verschil (dus toch nog kantje-boord).

Motie 2: Beëindiging van alle opdrachten aan de bouwadviseur (met overweldigende meerderheid aanvaard).

Alle overige besluiten – zoals het aanstellen van een nieuw interimbestuur tot aan de volgende jaarvergadering en het terugdraaien van alle ‘verlichtingswerkzaamheden’ werden met algemene stemmen goedgekeurd.

Wat had nou de doorslag gegeven?

Dat bleek een ‘brainwave’ die ik had (of misschien was het gewoon toeval?) twee dagen voor deze vergadering. Ik was op Google aan het speuren naar het precieze onderscheid tussen ‘nietige’ en ‘vernietigbare’ besluiten. Toen vond ik een rechterlijke uitspraak uit Amsterdam van 2012. Die heb ik ingebracht in de vergadering.

Het was mij namelijk opgevallen – en dit hinderde mij behoorlijk – dat in de jaarvergadering van april de voorzitster (assistente van de eigenaar-directrice) de stemming over de verlichting wél reglementair had verricht (d.w.z. per lid gevraagd om voor of tegen, met inachtneming van de meegebrachte volmachten), maar vervolgens alle overige besluiten liet nemen ‘met handopsteken’, waarbij de ingebrachte volmachten volstrekt werden genegeerd.

Dit levert dus, volgens de jurisprudentie uit 2012, een feilen op dat zich op de juridische catwalk presenteert als: ‘een fundamenteel tekortkomingsgebrek’.

Ik had de voorzitter dit op een papiertje voorgelegd en nadat hij dit had genoemd, kon ik aan de vergadering uitleggen wat dit inhield: dat alle overige besluiten van de jaarvergadering dus nietig waren. En dus besloot onze juli-vergadering dat ook de bestuursbenoeming én de reservering voor de bouwadviseur én de decharge nietige besluiten waren.

Daarna hebben we – als nieuw bestuur (of commissarissen ; -) – heel zorgvuldig en precies een berekening gemaakt van alle kosten die het gevolg zijn geweest van de onrechtmatige daad van het administratiekantoor/de bestuurder. Het gaat om ruim 15.000 euro.

Mevrouw de beheerder heeft haar aansprakelijkheidsverzekeraar ingeschakeld. Waarna wij een (extern) expertisebureau op bezoek kregen. We hebben alle gevraagde informatie verstrekt, en na zo’n drie maanden kwam dan het antwoord van de verzekeraar, met als aanhangsel het rapport van de expert. De claim wordt afgewezen.

Snap ik wel. Zou ik ook doen, als ik verzekeraar was.
Want hier was – op z’n minst – sprake van voorwaardelijke opzet. Zo niet grove opzet.

Maar nee, het expertiserapport lijkt welhaast geschreven te zijn door het beheerkantoor zelf. Zo wordt de schuld vooral gelegd bij de voormalige (onmachtige) bestuursleden ofwel commissarissen. Terwijl de hoofdzaak wordt weggemoffeld: dat het administratiekantoor opdrachten heeft verstrekt dan wel toegelaten buiten mandaat van de ledenvergadering.

Oftewel uit het rijtje van ‘niet nagekomen taken door de beheerder’ genoemd door mr. De Laat:

h) door namens de VvE verplichtingen jegens derden aan te gaan zonder voorafgaande goedkeuring van de ALV terwijl het daarmee gemoeide bedrag de statutaire drempelwaarde overschrijdt.

De vraag is nu wat wij hier mee aan moeten.

Reageren op die brief van de verzekeraar? In discussie gaan? Ik wil dat wel doen, maar verwacht hier weinig van. Immers, onze claim ziet op de ontslagen beheerder. Diens verzekeraar is voor ons toch geen partij? Evenmin als de falende bouwadviseur.

Ik denk dus dat ik de ledenvergadering om toestemming zal moeten vragen een gerechtelijke procedure in gang te zetten om onze claim te effectueren.

Het zou daarbij wel goed zijn als we in de dagvaarding en de daarop volgende conclusies een redelijk consistente weergave zouden kunnen presenteren van de organieke structuur van onze VvE. Dus zonder ons ter zitting belachelijk te maken met misvattingen of begripsverwarringen over interpretaties van (model)reglementen.

Kortom: voordat ik die juridische wedstrijd aanga, wil ik wel een beetje weten of we dat gaan doen op droog zand of op drijfzand.

[William]

Goedemorgen Matthijs,
Wat een verhaal joh! Wel alle respect voor de manier waarop je dit hebt aangepakt, ik ken letterlijk geen enkele (vrijwillige) bestuurder en/of lid van een VvE die zo op de hoogte is van het appartementsrecht als jij.
Helaas kan ik je geen fatsoenlijk advies geven in deze, godzijdank heb ik een dergelijke verregaande kwestie nog nooit meegemaakt. Hou er rekening mee dat dit een forum is, en je hier zeker geen 100% waarheden gaat vinden. Heb je al een bij een jurist geïnformeerd?
Daarnaast moet je jezelf altijd afvragen (=mijn mening) wat een eventuele toekomstige rechtsgang nog op kan leveren. Hou er altijd rekening mee dat dit een tijdrovende en dure kwestie wordt! Ook al wordt je uiteindelijk in het gelijk gesteld, de rekening van advocaten/juristen e.d. zullen altijd eerst door de VvE betaald moeten worden.

[Rob]

Het lijkt me inderdaad zeer verstandig de zaak eens voor te leggen aan een jurist !
Mijn persoonlijke mening m.b.t. de nietige besluiten:
Als er al sprake zou zijn van een totstandkomingsgebrek is het naar mijn idee geen fundamenteel totstandkomingsgebrek en zouden de besluiten in dat geval niet nietig maar vernietigbaar zijn.
Het is namelijk helemaal niet wettelijk vastgelegd op welke wijze de stemmen uitgebracht moeten worden. (lees dit artikel op vverecht.nl)

[Rob]

Een andere vraag die bij mij opkomt gaat over deze tekst:
“… Ik had de voorzitter dit op een papiertje voorgelegd en nadat hij dit had genoemd, kon ik aan de vergadering uitleggen wat dit inhield: dat alle overige besluiten van de jaarvergadering dus nietig waren. En dus besloot onze juli-vergadering dat ook de bestuursbenoeming én de reservering voor de bouwadviseur én de decharge nietige besluiten waren.”
Mag/kan een ALV eerder genomen besluiten nietig/ongeldig verklaren?
Ik heb daar eerlijk gezegd hele grote twijfels over.
Naar mijn idee kan/mag alleen een rechter een besluit daadwerkelijk nietig verklaren.
Tenslotte Matthijs, heeft de VvE ook alle punten in het reglement m.b.t. een extra vergadering door de eigen leden in acht genomen, zoals bijvoorbeeld de maand wachttijd na het verzoek aan de bestuurder een extra vergadering uit te schrijven?

[Bob]

Hi Rob,
Je schreef:
Mag/kan een ALV eerder genomen besluiten nietig/ongeldig verklaren?
Ik heb daar eerlijk gezegd hele grote twijfels over.
Naar mijn idee kan/mag alleen een rechter een besluit daadwerkelijk nietig verklaren.
Je hebt volkomen gelijk. Het vernietigen van een besluit kan alleen maar door de rechter, niemand anders, ook de vergadering kan dat niet.
Datzelfde geldt voor nietige besluiten. Om een besluit nietig te laten verklaren moet men zich tot een rechtbank wenden, om daar “een verklaring voor recht” te krijgen dat een besluit inderdaad nietig is.
Merk op dat er ook nog sprake kan zijn van “samenloop”.
De vergadering kan alleen maar besluiten nemen, maar ze NIET zelf vernietigen of nietig verklaren.
Wanneer, net als jij al aangeeft, de wachttermijn voor een vergadering (te organiseren door het bestuur op verzoek van voldoende leden/stemmen) niet in acht wordt genomen is er sprake van eigenmachtig optreden in strijd met de akte van splitsing.
Zo zijn er over en weer wel een paar zaken niet goed gegaan.
Genotuleerde rechtsgeldige besluiten die niet (tijdig) voor vernietiging zijn voorgedragen geven daarenboven na de fatale termijn geheel “automatisch” een “niet ontvankelijk” en blijven daarmee volledig “overeind”, ook na de gang naar de rechter.
Vriendelijke groet, Bob

[Carla]

@ Bob, jouw ‘handtekening’ is nog niet eerder zo aktueel geweest dan in dit topic.
” Beginnend brandje in de VvE? Wacht niet te lang met blussen! ” 😉
Sjongejonge……wanneer je hier, als geïnteresseerde lezer de laatste topics leest, zou de moed je in de schoenen zakken voor wat betreft het reilen en zeilen in bepaalde VvE’s.
Als tegenwicht……ik ga steeds vaker mijn handjes dicht knijpen met de gang van zaken in onze VvE. Heus, beste mensen…..een goed ( geen volmaakt ) georganiseerde VvE bestaat óók net zoals goede ( geen volmaakte ) besturen en goede ( geen volmaakte )beheer/administratiekantoren.
@ Matthijs, sterkte man. Je zal het nodig hebben!
Met vriendelijke groet,
Carla.

[Rob]

@Bob, Hartelijk dank voor de uitleg !
@Carla,
“… Sjongejonge……wanneer je hier, als geïnteresseerde lezer de laatste topics leest, zou de moed je in de schoenen zakken voor wat betreft het reilen en zeilen in bepaalde VvE’s.”
Ik denk dat dat inherent is aan forums al deze.
Veelal bezoekt men deze forums pas wanneer men tegen problemen is aangelopen in de VvE.  En…, waar doorgaans alleen problemen gepost worden komt er vaak ook een negatief beeld naar buiten. Maar gelukkig zijn er ook vele VvE’s waar het wel goed gaat, waaronder de jouwe 🙂

[Matthijs_ZH]

@ William: bedankt voor je compliment. Zelf heb ik het gevoel dat ik nog heel veel moet leren. En dankzij jullie lukt dat aardig ; -)
@ Carla: bedankt voor je bemoedigende woorden. Door mijn verhaal lijkt het misschien of wij in een krakkemikkige VvE leven, maar niets is minder waar. Ons complex staat er tip-top bij. Balkons zijn de afgelopen 25 jaar 2x gerenoveerd volgens de nieuwste technieken, het dak is vernieuwd, schilderwerk gebeurt volgens planning en momenteel vervangen we, portiek voor portiek, de oude verzakte gresbuizen door pvc-riolering. Alles keurig in lijn met een gedegen MJOP.
Maar het mooiste is nog wel dat we een uitbundig reservefonds hebben opgebouwd, veel hoger dan de norm. Per eigenaar is er een bedrag van ca. € 4.000 gespaard (bij een herbouwwaarde van € 160.000 per appartement) en dat met een ledenbijdrage van nog geen € 100 per maand.
Tegelijk ligt hier ook een gevaar. Een goed gevuld reservefonds heeft vaak een tantaliserende aantrekkingskracht op sommige leveranciers en dienstverleners en ja, soms ook op eigenaren in de VvE zelf. Het is een grote snoeppot waaruit sommigen wat extra graantjes proberen mee te pikken, veelal onder het mom van: “Ach, er is zoveel geld, dan maakt dat beetje toch niet uit? Dat merkt men toch niet?”
De geslaagde coup die ik vorig jaar met een aantal medeleden heb gepleegd, was juist hierdoor gemotiveerd: dat wij zagen hoe er een collusie c.q. vriendjespolitiek gaande was tussen enkele eigenaren, de bouwadviseur en de beheerder. Die laatste had dit moeten stoppen, maar ging er in mee. En dan zijn het inderdaad wijze woorden in de sign van Bob: meteen blussen dat brandje. Prachtige metafoor.
Ook Rob en Bob bedankt voor jullie reacties.
Ik zal daar in een volgende posting op reageren, maar wilde eerst het bovenstaande even kwijt.
 

[Matthijs_ZH]

@ William en Rob: jullie vroegen of ik een jurist had geraadpleegd. Dat is het geval.
Ik kreeg een (gratis) oriënterend onderhoud van anderhalf uur op een chic advocatenkantoor in een kapitaal pand aan een historische, deftige laan ; -)
Met de advocate met wie ik had afgesproken kreeg ik een interessante maar pittige discussie (een beetje zoals dat hier op het forum toegaat). Ik had mijn vragen uiteraard voorbereid en zij moest improviseren. Maar nadat ik e.e.a. goed had uitgelegd, zei ze: ‘Ik ga hierin met u mee’.
Ze begon al te noteren op haar blocnote, wat ik iets te voorbarig vond. Ze zag natuurlijk al een vette zaak aankomen. Maar ik heb dat dus even getemperd, want ik kon op dat moment uiteraard geen toezeggingen doen namens de VvE (ik was toen nog geen bestuurslid, commissaris of voorzitter, – alleen maar ‘rebel’) en ook het uurtarief van € 420 excl. kantoorkosten en btw vond ik redelijk indrukwekkend. Uiteindelijk ging ik naar huis met de geruststelling dat de strategie die wij wilden toepassen juridisch door de beugel kon.
Rob schreef:
Als er al sprake zou zijn van een totstandkomingsgebrek is het naar mijn idee geen fundamenteel totstandkomingsgebrek en zouden de besluiten in dat geval niet nietig maar vernietigbaar zijn. Het is namelijk helemaal niet wettelijk vastgelegd op welke wijze de stemmen uitgebracht moeten worden. (lees dit artikel op vverecht.nl) 
Ik heb het artikel gelezen. De keuze hoe de stemmen worden uitgebracht is inderdaad aan de vergadering, maar die vorm heeft nooit betrekking op het ‘meenemen’ van de volmachtstemmen; dit is altijd absoluut verplicht. En juist dat werd verzuimd.
Mr. Richard de Laat schreef een artikel gepubliceerd op 1 oktober 2012 met de titel ‘Nietig of vernietigbaar? Voorbeeld: besluit in strijd met quorumeis’.
Daaruit het volgende:
De rechtbank overweegt dat ingevolge LJN: BX8761, Rechtbank Amsterdam 8 augustus 2012 artikel 2:14 BW een besluit van de vergadering van eigenaars nietig is als het in strijd is met de wet of de statuten. Artikel 5:129 BW bepaalt dat voor de toepassing van artikel 2:14 BW de akte van splitsing gelijk wordt gesteld met de statuten. Op grond van artikel 5:111 onder d BW maakt het splitsingsreglement deel uit van de akte van splitsing. Een besluit van de vergadering van eigenaars dat in strijd is met het splitsingsreglement is dus nietig (zie ook 5:129 lid 2 BW).
Indien de totstandkoming van het besluit in strijd is met het splitsingsreglement, is het besluit vernietigbaar op grond van artikel 2:15 lid 1 aanhef en sub a BW. Onder artikel 2:15 lid 1 sub aanhef en sub a BW vallen in ieder geval de bepalingen betreffende de oproeping tot vergaderingen, agendering, toezending en terinzagelegging van stukken en wijze van stemming. Een fundamenteel totstandkomingsgebrek, zoals het niet voldoen aan de quorumeis, leidt wel tot nietigheid van het besluit, zo is algemeen aanvaard.
Ik voeg daaraan toe: het buiten de telling houden van (volmacht)stemmen is minstens zo ernstig, zo niet nóg erger, dan het niet voldoen aan de quorumeis.
Rob vroeg zich af (en Bob sloot zich hierbij aan):
Mag/kan een ALV eerder genomen besluiten nietig/ongeldig verklaren?
Ik heb daar eerlijk gezegd hele grote twijfels over.
Naar mijn idee kan/mag alleen een rechter een besluit daadwerkelijk nietig verklaren.
Ten eerste: een besluit dat nietig is, wordt geacht niet te bestaan. Nietigheid hoef je dus niet in te roepen, die is er van rechtswege. Het is de andere partij die – wanneer zij het hier niet mee eens is – naar de rechter moet om de nietigheid te betwisten.
Vervolgens (zeer pikant): de beheerder/bestuurder probeerde juist zelf om de (verloren) stemming in een nieuwe vergadering nog eens opnieuw te doen, en daarmee dus feitelijk het eerdere besluit te vernietigen.
Let wel: toen ik bij die advocate zat, was ik er nog niet uit of we met nietige dan wel vernietigbare besluiten zaten. Mocht het om vernietigbare i.p.v. nietige besluiten gaan, dan kregen we dus met het volgende te maken (ook uit het stuk van De Laat):
Artikel 5:130 BW bepaalt dat in afwijking van artikel 2:15 lid 3 BW de vernietiging van een besluit van een orgaan van de vereniging van eigenaars geschiedt door een uitspraak van de kantonrechter en dat het verzoek tot vernietiging binnen een maand na de dag waarop verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis nemen moet worden gedaan.
Onze verzoeken om de notulen van de aprilvergadering tijdig aan de leden te sturen, werden gedwarsboomd. Hoewel de notulen (ik heb dat toen nagegaan) de afgelopen jaren steeds binnen een week werden gepubliceerd (soms zelfs binnen 3 dagen), duurde het nu een maand voordat ze werden verstuurd. Met één overduidelijke bedoeling: dat wij niet meer naar de kantonrechter konden om vernietiging in te roepen.
Naarmate die notulen steeds verder werden uitgesteld, kregen we dit trucje door en besloten we het over een andere boeg te gooien. Onze eigen bijzondere ledenvergadering heeft de notulen van de beheerder niet goedgekeurd en deze – met algemene stemmen – vervangen door de door ons ‘gecorrigeerde’ notulen. Notulen worden namelijk definitief vastgesteld in de volgende ledenvergadering, en dat was deze.
Bob schreef nog:
Wanneer […] de wachttermijn voor een vergadering (te organiseren door het bestuur op verzoek van voldoende leden/stemmen) niet in acht wordt genomen is er sprake van eigenmachtig optreden in strijd met de akte van splitsing.
Die is interessant. Is er een maand wachttermijn voordat een door de leden zelf uitgeroepen vergadering mag plaatsvinden? In ons reglement niet (art. 34.3 en 34.4).
De verantwoordelijkheid om een door de leden aangevraagde vergadering binnen een maand te organiseren, ligt bij de beheerder/bestuurder.
Zie deze passage uit mijn brief aan haar:
—
Organisatie van de buitengewone extra ledenvergadering
Met het bovenstaande heb ik u een uitvoerige en nauwkeurige beschrijving gegeven van de door onze leden/verzoekers gewenste te behandelen onderwerpen, zoals door art. 34 vereist. Graag nodig ik u uit om met ons in overleg te treden over de keuze van datum en locatie van de aangevraagde vergadering.
Aangezien de bijzondere vergadering conform het reglement door de leden wordt geïnitieerd, komt aan deze leden het initiatief toe om de agenda samen te stellen. Niettemin willen wij u de gelegenheid bieden ook eigen agendapunten voor te stellen. Of en hoe wij daaraan eventueel tegemoet komen zullen wij zorgvuldig afwegen. In elk geval zal de door u geopperde wens om een herstemming te organiseren over uw voorstel de gewraakte werkzaamheden betreffende de verlichting van kelders, trapportalen en entrees voort te zetten en te voltooien, niet worden vervuld.
Het nieuw aan te stellen bestuur zal als eerste taak op zich nemen om deze kwestie op een goede manier op te lossen, waarbij het belang van de VvE en haar leden voorop zal staan.
Ik vertrouw erop dat u spoedig contact met mij opneemt om tot een goed overleg te komen inzake de organisatie van de bedoelde vergadering. Immers, naast persoonlijke of sociale omstandigheden (vakanties) zijn ook materiële factoren van belang (zoals de beschikbaarheid van een vergaderlocatie). De verantwoordelijkheid hiervoor ligt vooralsnog bij u, om de gevraagde vergadering te laten plaatsvinden binnen een maand na ons verzoek van heden.
Ik ga er daarbij van uit dat wij op de gebruikelijke vergaderdag (een maandag) bijeen zullen komen. Daarmee komen 29 juni alsmede 6 juli in aanmerking als meest geëigende data.
Weest u zich er wel van bewust dat de door u steevast toegepaste ‘uitsteltactiek’ hier niet langer werkzaam is, immers:
Artikel 34, lid 4 bepaalt: “Indien een door de eigenaars verlangde vergadering niet door de administrateur wordt bijeengeroepen op een zodanige termijn, dat de verlangde vergadering binnen één maand na binnenkomen van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van dit reglement.”
Wij zullen dit voorschrift zodanig interpreteren dat ieder gebrek uwerzijds aan een tijdige, loyale en onvoorwaardelijke medewerking tot het organiseren van de verlangde ledenvergadering, aanleiding kan zijn om overtreding van art. 34, lid 4 in te roepen, waarna wij ons vrij achten om – zonder nadere ingebrekestelling – zelf een vergadering bijeen te roepen (en u daarvan uiteraard in kennis te stellen).
Hopelijk hoeft het niet zo ver te komen. Daarom verzoek ik u om binnen de termijn van één week na heden met mij in contact te treden en mij te melden dat u inmiddels beide, of een van beide, hiervoor genoemde vergaderdata heeft kunnen reserveren in de gebruikelijke, dan wel een alternatieve locatie.
Met vriendelijke groet,
mede namens [naam] en [naam],
[mijn naam]
—
Die medewerking kwam er niet, dus hebben wij zelf gezorgd dat er binnen een maand vergaderd kon worden, namelijk op 6 juli. Uiteindelijk heeft ook de beheerder daarmee ingestemd. (Mevrouw was te gast, samen met haar assistente, en had 7 volmachten verzameld die ze ten faveure van zichzelf in de stemming gooide, vergeefs. Toen we later onderzoek deden, bleek dat ze de dag na de vergadering € 370 had gefactureerd en ook meteen aan zichzelf had betaald wegens ‘een extra vergadering’ die nota bene volledig door onszelf was georganiseerd. Uiteraard hebben wij dit bedrag opgenomen in onze vordering).
Ik ben wel blij met jullie kritische opmerkingen, want mogelijk hebben wij – als goedwillende amateurs – hier en daar toch wat schoonheidsfoutjes gemaakt. Deze vallen echter in het niet bij alle juridische missers van onze opponente. Grappig genoeg heeft ze niet eens meer gevraagd om de tabel te laten zien waarin ik onweerlegbaar had aangetoond dat zij de stemming over het verlichtingsproject verloren had.
Hoe dan ook, zo is het gegaan. De algemene vergadering heeft beslist en mevrouw XXX van kantoor YYY te ZZZ heeft deze besluiten niet betwist. Alle termijnen om dat alsnog te doen zijn allang verstreken.
Ik zie daarom niet in hoe onze vordering op de administrateur nog kan worden gehinderd door eventuele ‘vormfouten’ tijdens de afzettingsprocedure. Die staat namelijk niet meer ter discussie.
Het enige feit dat vaststaat is dat er door de beheerder onrechtmatige daad is gepleegd door buiten het mandaat van de ALV installaties weg te breken en te vervangen, boven het toegestane bedrag en geheel buiten het normale onderhoud.
Verzwarende omstandigheden: door ons vooraf gewaarschuwd, bij aanvang nogmaals gewaarschuwd en aangemaand, bij persisteren in gebreke gesteld, en ook nog in alle fasen de kans geboden om zonder noemenswaardig gezichts- of financieel verlies op de schreden terug te keren.
Met dat reservefonds van ons durf ik zo’n (ook leerzaam) rechtzaakje wel aan 😉
 
 

[Rob]

Hoi Matthijs,
“… Een fundamenteel totstandkomingsgebrek, zoals het niet voldoen aan de quorumeis, leidt wel tot nietigheid van het besluit, zo is algemeen aanvaard.
Ik voeg daaraan toe: het buiten de telling houden van (volmacht)stemmen is minstens zo ernstig, zo niet nóg erger, dan het niet voldoen aan de quorumeis.”
Uiteraard dient er rekening gehouden te worden met volmachtstemmen.
Toch heb ik grote twijfels bij  jouw toevoeging en wel hierom:
Een volmachtgever geeft de gevolmachtigde het recht om namens hem in de vergadering het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen.
Het is dan de gevolmachtigde die de belangen van de volmachtgever moet behartigen.
Wanneer deze gevolmachtigde niet duidelijk zijn stem als gevolmachtigde kenbaar maakt is dat aan henzelf te wijten.
“… en eerste: een besluit dat nietig is, wordt geacht niet te bestaan. Nietigheid hoef je dus niet in te roepen, die is er van rechtswege. Het is de andere partij die – wanneer zij het hier niet mee eens is – naar de rechter moet om de nietigheid te betwisten.”
Dat is onjuist !
In beginsel is voor het inroepen van de nietigheid van een besluit geen rechterlijk vonnis vereist. Het zal overduidelijk zijn dat de bestuurder de nietigheid betwist, maar ook kan er bijvoorbeeld al uitvoering gegeven worden aan een nietig besluit.
Het is dan jouw belang om bij de rechter de door Bob aangegeven “verklaring voor recht” te krijgen dat het besluit daadwerkelijk nietig is.
“… Die is interessant. Is er een maand wachttermijn voordat een door de leden zelf uitgeroepen vergadering mag plaatsvinden? In ons reglement niet (art. 34.3 en 34.4).”
Ja, die wachttermijn is er. Ook in jullie reglement (art. 34-4)
“… De verantwoordelijkheid om een door de leden aangevraagde vergadering binnen een maand te organiseren, ligt bij de beheerder/bestuurder.”
Dat is juist, maar daarna hanteer je een onjuiste interpretatie van art.34-4
Wanneer jullie bij de bestuurder het verzoek doen om een extra vergadering te organiseren op datum A (datum waarop het verzoek is ingediend) heeft de bestuurder tot een maand na datum A de tijd om aan dat verzoek te voldoen.Pas NA die maand mogen de leden, met inachtneming van het reglement, zelf een vergadering houden.
Rekening houdend met de oproeptermijn van 8 dagen (MR1973, maar kan je ook even opzoeken in jullie eigen akte) zou dus feitelijk 1 maand en 8 dagen na datum A deze door de leden belegde vergadering gehouden kunnen worden.
Uit jouw tekst begrijp ik dat jullie eigen vergadering daarmee te vroeg is geweest en er , met de woorden van Bob ;), dus sprake is van eigenmachtig optreden in strijd met de akte van splitsing.
“… Het enige feit dat vaststaat is dat er door de beheerder onrechtmatige daad is gepleegd door buiten het mandaat van de ALV installaties weg te breken en te vervangen, boven het toegestane bedrag en geheel buiten het normale onderhoud.”
Hiermee kan ik het dan wel weer eens zijn 😉
“… Met dat reservefonds van ons durf ik zo’n (ook leerzaam) rechtzaakje wel aan 😉”
Een beetje tegenstrijdig met hetgeen je in een reactie aan Carla schreef 😉 namelijk,
“Tegelijk ligt hier ook een gevaar. Een goed gevuld reservefonds heeft vaak een tantaliserende aantrekkingskracht op sommige leveranciers en dienstverleners en ja, soms ook op eigenaren in de VvE zelf. Het is een grote snoeppot waaruit sommigen wat extra graantjes proberen mee te pikken, veelal onder het mom van: “Ach, er is zoveel geld, dan maakt dat beetje toch niet uit? Dat merkt men toch niet?”
Persoonlijk geef ik het reservefonds liever uit aan “onnodige” extra’s dan aan rechtszaken waar bijna nooit iemand beter van wordt, behalve dan de juristen in een chic advocatenkantoor in een kapitaal pand aan een historische, deftige laan ; -)

[Bob]

Hi Matthijs,
Voor wat betreft nietigheid, vernietigbaarheid en eventuele samenloop is veel meer te schrijven (ga ik hier niet doen hoor). Zie in elk geval de terechte aanvulling in de reactie van Rob.
Verder maak je me nieuwsgierig. Je schreef:
Maar het mooiste is nog wel dat we een uitbundig reservefonds hebben opgebouwd, veel hoger dan de norm. Per eigenaar is er een bedrag van ca. € 4.000 gespaard (bij een herbouwwaarde van € 160.000 per appartement) en dat met een ledenbijdrage van nog geen € 100 per maand.
Welke norm bedoel je hier? Naar mijn overtuiging bestaat er geen norm voor het gespaarde bedrag. Verklaar je nader.
Voorts weer even een puntje op de i met de juiste interpretatie van het artikel betreffende het door de leden (niet het bestuur) organiseren van een vergadering.
Een voldoende aantal leden (stemmen) verzoekt het bestuur om een vergadering te organiseren. De datum waarop het verzoek bij het bestuur binnenkomt is de “startdatum”.
De vergadering moet binnen één maand na de startdatum worden gehouden. Hiermee is de uiterste datum dat de vergadering MOET plaatsvinden direct bekend.
En nu komt het…..
Het bestuur moet natuurlijk wel de juiste termijnen hanteren. Dat wil in jouw geval zeggen dat er tenminste 8 vrije dagen tussen de datum van oproep en de datum van de vergadering moeten zitten.
Nu de uiterste datum voor de vergadering bij het doen van het verzoek bekend is kun je vóór die datum 8 dagen zien die echt tussen oproep en vergadering moeten zitten. Vóór de eerste dag van die 8 dagen moet de oproep uiterlijk geschieden (datum X).
Op DIE datum (X) is de wachttijd dus al voorbij. Ergo, de wachttijd bedraagt niet een maand, maar een maand minus de vereiste termijn (en 2 dagen). Direct de dag na datum X is duidelijk dat het bestuur de vergadering niet (op tijd) gaat/zal oproepen. Het bestuur gaat daarmee “voor de volle weigering”, en het pad voor de verzoekende leden is dan vrij, NIET eerder.
Tot slot nog een advies.
Maak voor jezelf een goede kosten-baten-analyse voordat je naar de advocaat teruggaat. Een rechtszaak heeft zeker geen vooraf bekende uitspraak, en evenmin is de kostenveroordeling een vast gegeven. Zorg inderdaad dat je een goed vergaderbesluit hebt met de juiste machtiging om een tegenpartij in rechte te betrekken (VvE-leden hebben geen zelfstandig vorderingsrecht). Zorg dat alle leden goed doordrongen zijn van waar ze feitelijk toestemming/machtiging voor verlenen. Realiseer je dat iedere rechtszaak 2 partijen kent, en twee advocaten. Realiseer je ook goed dat er altijd één advocaat op de tweede plaats eindigt 😉 . Verder merk ik op dat dure advocaten niet per definitie de beste zijn. Zorg dat je een advocaat in de arm neemt die heel gedegen kennis en ervaring heeft in het VvE-recht (geeft overigens ook geen enkele garantie op winnen).
Met alles wat je ons hebt geschreven/verteld is voor mij in elk geval duidelijk dat dit een (zeer) kostbare en tijdrovende kwestie gaat worden. Waar je stelde dat voor jou deze zaak klip en klaar is, waag ik het om daar anders over te denken.
Neem me niet kwalijk wanneer ik naar jouw idee te veel open deuren intrap, maar ik voel me verplicht je nadrukkelijk te waarschuwen.
Vanzelfsprekend wens ik je heel veel succes!
Naar ik hoop kom je “ter leeringhe ende vermaeck” nog eens terug op het forum met een relaas over het vervolg en de afloop.
Good hunting!!! Bob.

[Rob]

Ik begrijp de insteek van Bob m.b.t. tot de wachttermijn en kan me daar goed in vinden.
Toch heb ik nog wel een andere, en naar mijn idee misschien geen onbelangrijke toevoeging over de extra ledenvergadering!
Het reglement zegt  “Vergaderingen worden voorts gehouden zo dikwijls de administrateur of de voorzitter zulks nodig achten, alsmede indien tenminste een nader in de akte te bepalen aantal eigenaars onder nauwkeurige schriftelijke opgave van de te behandelen punten zulks verzoeken aan de administrateur.”
Uit jouw eerste schrijven in deze topic lees ik:
“… We hebben zelf een bijzondere ledenvergadering uitgeroepen op basis van art. 34.3, waarvoor 14 ledenverzoeken benodigd waren. Met mijn buurman ben ik de leden langs gegaan en we verzamelden geen 14 handtekeningen maar 26.”
In de passage van jouw brief aan de bestuurder waarin het verzoek aan de bestuurder behandeld wordt lees ik afsluitend
“Met vriendelijke groet,
mede namens [naam] en [naam],
[mijn naam]”
Waarmee ik wil zeggen, slechts 3 eigenaren hebben het daadwerkelijke verzoek gedaan in tegenstelling tot de benodigde 14.
Naar mijn idee mocht op grond daarvan de bestuurder het verzoek gewoon naast zich neerleggen en mochten de leden dus ook niet op eigen iniatief de vergadering op dat moment organiseren.
Naar mijn mening zijn dus ook alle besluiten op de “illegale” vergadering nietig (dan wel vernietigbaar , dat weet ik zelf nu even niet meer 😉 maar ik denk nietig ! ) met alle mogelijke risico’s van dien !!
Ook met betrekking tot het vervolgtraject.
 
 
 

[Rob]

Hoi Matthijs, nog een laatste puntje en dan stop ik er echt even mee ! 😉
Je schreef “… Onze verzoeken om de notulen van de aprilvergadering tijdig aan de leden te sturen, werden gedwarsboomd. Hoewel de notulen (ik heb dat toen nagegaan) de afgelopen jaren steeds binnen een week werden gepubliceerd (soms zelfs binnen 3 dagen), duurde het nu een maand voordat ze werden verstuurd. Met één overduidelijke bedoeling: dat wij niet meer naar de kantonrechter konden om vernietiging in te roepen.”
Daarvoor citeerde je art.5:130BW.
Daarin staat letterlijk “… dat het verzoek tot vernietiging binnen een maand na de dag waarop verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis nemen moet worden gedaan.
Als jij de vergadering bijgewoond hebt, heb je op dat moment dus al kennis van het besluit genomen ongeacht of de notulen een dag, een week of maanden later verschijnen.
En deze “… Onze eigen bijzondere ledenvergadering heeft de notulen van de beheerder niet goedgekeurd en deze – met algemene stemmen – vervangen door de door ons ‘gecorrigeerde’ notulen.” lijkt me helemaal uit den boze !
De notulen moeten een weergave zijn van hetgeen in de betreffende vergadering besproken is, ook al zou die vol nietige/vernietigbare besluiten staan.
 

[Matthijs_ZH]

Bob & Rob: zeer bedankt weer voor jullie geweldige feedback!
Het blijft voor mij verrassend hoe de juridische werkelijkheid op zulke verschillende manieren te interpreteren valt.
Rob schreef:
Een volmachtgever geeft de gevolmachtigde het recht om namens hem in de vergadering het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen. Het is dan de gevolmachtigde die de belangen van de volmachtgever moet behartigen. Wanneer deze gevolmachtigde niet duidelijk zijn stem als gevolmachtigde kenbaar maakt is dat aan henzelf te wijten.
Dit gaat mijns inziens veel te ver, om van een gevolmachtigde te verlangen dat hij of zij de machinaties of manipulaties (of zelfs gewoon de slordigheid) van een bestuurder zou moeten blootleggen. Van de bestuurder (en/of voorzitter van de vergadering) mag worden verwacht dat deze ervoor zorgt dat tijdens elke stemming – hoe dan ook vormgegeven: op afroep, bij handopsteken, schriftelijk of op afstand – alle stemmen worden meegenomen. Het gewone lid is geen SBS- of Argos-journalist die dit soort afwijkingen moet opsporen en aan de kaak stellen.
Wat betreft de nietigheid van het besluit: het vragen van een verklaring voor recht lijkt mij niet nodig, nu de administrateur heeft verzuimd die door mij ingeroepen nietigheid te bestrijden. Kans voorbij, lijkt mij dan.
Ook schreef Rob:
Uit jouw tekst begrijp ik dat jullie eigen vergadering daarmee te vroeg is geweest en er , met de woorden van Bob ;), dus sprake is van eigenmachtig optreden in strijd met de akte van splitsing.
Ik denk van niet. Een wachttijd van een maand voordat je als leden zelf een extra vergadering mag uitroepen, is onverenigbaar met de eis van het reglement dat die vergadering binnen een maand na aanvraagdatum moet plaatsvinden. (Zie verder bij de opmerking van Bob.)
Rob ten slotte over het procederen:
Persoonlijk geef ik het reservefonds liever uit aan “onnodige” extra’s dan aan rechtszaken waar bijna nooit iemand beter van wordt, behalve dan de juristen in een chic advocatenkantoor in een kapitaal pand aan een historische, deftige laan ; -)
Tja Rob, ik bedoelde met ‘snoeppot’ uiteraard het risico dat mensen of bedrijven hier stiekem van willen snoepen (fraude dus). Een claim van ruim 15.000 euro lijkt mij zeer de moeite waard, nu ik vermoed dat wij redelijk sterk staan. Uiteraard gaan we niet met dat dure advocatenkantoor in zee. Sterker nog, we hebben gezien het schadebedrag niet eens een advocaat (procureur) nodig, het kan gewoon bij de kantonrechter. En de kosten vallen mee als ik naar andere zaken kijk, zelfs als je verliest (meestal in de range tussen pakweg 800 en 2.000 euro).
Dan schreef Bob over ons nogal obese reservefonds:
Welke norm bedoel je hier? Naar mijn overtuiging bestaat er geen norm voor het gespaarde bedrag. Verklaar je nader.
Je hebt gelijk: er is nog geen wettelijke norm. Beste maatstaf is een (goed uitgewerkt) MJOP, maar veelal wordt een norm gehanteerd van 0,5% tot 2% van de gecumuleerde WOZ-waarden of de herbouwwaarde van het complex. De politiek is echter bezig met verdere professionalisering van VvE’s, waarbij die normen worden aangescherpt (zie ook https://www.nederlandvve.nl/vve-nieuws/vaststellen-hoogte-reservefonds-een-controverse/). Hoe dan ook, ons fonds is 2 tot ruim 3 maal hoger dan de normen die tot nu toe, of in de nieuwe wet, worden gehanteerd.
Bob schreef ook:
Voorts weer even een puntje op de i met de juiste interpretatie van het artikel betreffende het door de leden (niet het bestuur) organiseren van een vergadering.
Ik neem hier alleen het slot over van je (interessante) verhaal:
Op DIE datum (X) is de wachttijd dus al voorbij. Ergo, de wachttijd bedraagt niet een maand, maar een maand minus de vereiste termijn (en 2 dagen). Direct de dag na datum X is duidelijk dat het bestuur de vergadering niet (op tijd) gaat/zal oproepen. Het bestuur gaat daarmee “voor de volle weigering”, en het pad voor de verzoekende leden is dan vrij, NIET eerder. 
Ik twijfelde eerst even – ook door de eerdere opmerking van Rob – of wij het wel goed hadden gedaan; het is allemaal meer dan een jaar geleden dat dit plaatsvond. Maar nu ik dit zo teruglees, herinner ik het me weer. We hebben dit heel secuur gedaan.
We volgden precies het voorschrift in het reglement, inclusief de acht dagen +2 dagen. Zoals Bob het hier beschrijft, is het ook gegaan. Het kiezen van de vergaderdatum van 6 juli was nog de enige mogelijkheid om de bijzondere ledenvergadering binnen een maand te organiseren, zoals voorgeschreven.
Rob schreef nog, over onze door leden uitgeroepen vergadering:
In de passage van jouw brief aan de bestuurder waarin het verzoek aan de bestuurder behandeld wordt lees ik afsluitend
“Met vriendelijke groet,
mede namens [naam] en [naam],
[mijn naam]”
Waarmee ik wil zeggen, slechts 3 eigenaren hebben het daadwerkelijke verzoek gedaan in tegenstelling tot de benodigde 14.
Wat grappig dat jij dit opmerkt!
Mevrouw de administrateur kwam, de dag voor de vergadering, met een brief aan de leden waarin hetzelfde bezwaar werd geuit.
(Ik moet overigens zeggen dat ik eerder sprak – uit mijn hoofd – over ik meen 26 verklaringen of zo. Ik heb het even gecheckt, het waren er 19 terwijl er 14 vereist waren.)
Mijns inziens faalt dit bezwaar. Mijn brief aan de beheerder was weliswaar ondertekend door drie leden van het ‘actiecomité’, maar in de bijlage zaten dus alle 19 ondertekende verklaringen.
Die zagen er zo uit:
Verklaring
Inzake: het verzoek tot het houden van een extra, bijzondere, ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren XXX-straat 1 t/m XXX.
Ik, ondergetekende en lid van de vereniging, heb kennis genomen van het verzoek van heden aan de administrateur om namens een groep leden van de VvE een extra ledenvergadering uit te roepen met betrekking tot het herstel van democratische verhoudingen binnen onze vereniging.
Ik schaar mij daarom onder de aanvragers/verzoekers voor een nieuwe ledenvergadering om daarmee de mogelijkheid te steunen de onrechtmatig verstrekte opdracht t.a.v. de verlichting in de gemeenschappelijke kelderruimten, de trapportalen en portiekentrees – welke ten koste gaat van de VvE en dus van alle leden – terug te draaien.
Ik hoop op deze vergadering aanwezig te kunnen zijn. Indien ik verhinderd ben, is het mijn intentie mijn stem via een volmacht over te dragen aan een mede-lid dat mijn vertrouwen geniet.
Naam: ………………………………………………………….
Eigenaar van XXX-straat nr. …………………………..
Datum: …………………..
Handtekening:
—
Volgens mij is er niets mis mee om het op deze manier te doen. Het is onrealistisch om van gewone leden te verwachten dat zij – ieder individueel, zonder hulp – in staat en bereid zouden zijn om ieder voor zich een persoonlijk geformuleerde verklaring in te sturen. Ik zie ook nergens dat het reglement of de wet zo’n absurd hoge drempel vereist.
Rob:
Naar mijn idee mocht op grond daarvan de bestuurder het verzoek gewoon naast zich neerleggen en mochten de leden dus ook niet op eigen initiatief de vergadering op dat moment organiseren.
Naar mijn mening zijn dus ook alle besluiten op de “illegale” vergadering nietig (dan wel vernietigbaar , dat weet ik zelf nu even niet meer ? maar ik denk nietig ! ) met alle mogelijke risico’s van dien !!
Ook met betrekking tot het vervolgtraject. 
Hier denk ik dus ietwat anders over.
Goed dat je ‘het vervolgtraject’ noemt (de eventuele rechtszaak).
Alle bemerkingen die jullie naar voren brachten over onze aanpak of strategie – die op sommige punten misschien best wel beter had gekund – nemen toch niet weg dat onze ALV als beslissende instantie hieraan goedkeuring heeft gegeven, waarbij alles binnen het kader van de wet en het reglement bleef?
En of daarbij fouten/foutjes zijn gemaakt, telt nu toch niet meer? We hadden te maken met een zeer ‘taaie’ tegenstander, die zelf voortdurend in overtreding was en er juridisch een potje van maakte. Nu wij – via de ALV als hoogste besluitvormende instantie binnen de VvE – deze strijd hebben gewonnen, zou het toch wel vreemd zijn om dat hele besluitvormingsproces nog eens over te doen?
Rob:
Daarvoor citeerde je art.5:130BW.
Daarin staat letterlijk “… dat het verzoek tot vernietiging binnen een maand na de dag waarop verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis nemen moet worden gedaan.
Als jij de vergadering bijgewoond hebt, heb je op dat moment dus al kennis van het besluit genomen ongeacht of de notulen een dag, een week of maanden later verschijnen.
Goed punt! Echter, de vergadering verliep onder het voorzitterschap van een incompetente en partijdige bestuurder (de beheerder) zodanig chaotisch, dat na afloop voor de leden niet duidelijk was wat er nu daadwerkelijk was besloten. Om dit te kunnen vaststellen was dus de ontvangst van de notulen essentieel.
Over die notulen schreef Rob verder nog:
En deze “… Onze eigen bijzondere ledenvergadering heeft de notulen van de beheerder niet goedgekeurd en deze – met algemene stemmen – vervangen door de door ons ‘gecorrigeerde’ notulen.” lijkt me helemaal uit den boze !
De notulen moeten een weergave zijn van hetgeen in de betreffende vergadering besproken is, ook al zou die vol nietige/vernietigbare besluiten staan.
Hoezo ‘uit den boze’?
De beheerder die naast voorzitter tevens de rol van ‘notuliste’ vervulde (maar niets notuleerde en wel pas na een maand met ‘notulen’ kwam waar van alles aan mankeerde) heeft ook op dit punt wanprestatie geleverd. Wij hebben daarom in de bijzondere ledenvergadering een aangepaste tekst voor de notulen voorgelegd die volgens ons een juiste weergave was van hetgeen in de betreffende vergadering was besproken. De eigenares van het beheerkantoor en haar werkneemster die als voorzitter en notuliste had gefungeerd, waren op onze bijzondere vergadering aanwezig. Van de mogelijkheid tot een weerwoord, waartoe wij hen hadden uitgenodigd, hebben zij geen gebruik gemaakt. Waarna de vergadering de aangepaste notulen goedkeurde. Tja, het houdt een keer op.
Dank ook Bob, voor je advies m.b.t. een eventuele rechtsprocedure. Is inderdaad iets om goed over na te denken. En dank ook voor je aanmoediging.
Overigens heb ik nog wel een kaart(je) in de mouw 😉
Bij het opstellen van de vordering hebben we er namelijk (bewust) voor gekozen om alles, maar dan ook echt álles, wat aantoonbaar was als schade op te nemen. Zoals ook alle kosten (extra vergadering, portokosten etc.) die samenhingen met het wegsturen van beheerkantoor en bouwadviseur. Het expertiserapport van de aansprakelijkheidsverzekeraar van de beheerder bestrijdt echter punt voor punt, onderwerp voor onderwerp, de juistheid van onze claims.
De vraag is of ik hierop zou moeten antwoorden. Ik denk van niet, want die verzekeraar is natuurlijk geen relatie van ons maar van onze opponent. En dus feitelijk geen partij in het conflict. Toch zit ik eraan te denken om dat misschien juist wél te doen. Om op die manier wellicht tot een schikking te komen, waarbij bijvoorbeeld 9.000 i.p.v. 15.000 euro aan onze VvE wordt uitgekeerd. Het zou voor de tegenpartij weleens heel gunstig kunnen zijn om via een minnelijke schikking een procedure te vermijden. Want ze hebben het natuurlijk wel heel bont gemaakt met zo’n (bewuste!) overtreding van het reglement.
Tot slot nog even een soort… ‘epiloog’. Wat is nu de moraal van dit verhaal?
Ik zeg: als wij (enkele buren en ik) hier niet hadden ingegrepen, was er – ogenschijnlijk, voor de buitenwereld – niets aan de hand geweest. Er zou per eigenaar € 217 zijn verspild, maar niemand zou dat hebben gemerkt als wij hier geen stampij over hadden gemaakt.
Aan Carla zou ik willen vragen: hoe groot of klein is jouw VvE, en dus hoe overzichtelijk, waardoor je kon zeggen dat dit soort zaken bij jou gelukkig niet aan de orde zijn?
Ik heb eerlijk gezegd zo’n vermoeden dat er ten lande heel wat VvE’s zijn waar van alles aan de hand is dat het daglicht niet kan verdragen, maar wat grotendeels onopgemerkt blijft.
 

[Bob]

Hi Matthijs,
Er bestaat simpelweg geen norm voor de vulling (hoogte gespaarde bedrag) van de reserve groot onderhoud. Er zijn wel “vuistregels”, maar die gaan over de hoogte van de jaarlijkse reservering voor bedoelde reserve.
Het wetsvoorstel “verbetering functioneren VvE’s” ligt thans voor behandeling in de Tweede Kamer. In die wet vind je de aanstaande wettelijke norm voor de hoogte van de jaarlijkse reservering.
Voor de fijnproevers; de wet is op 7 juli behandeld in de algemene commissie Wonen en Rijksdienst. Leest en huivert!
Vriendelijke groet, Bob

[Auteur]

Berichten