[Koos Wiedeman]

In onze splitsingsakte uit 2003 is een prijsindexatie opgenomen op basis van CBS CPI werknemers laag (oktober-oktober). Het CBS liet deze in 2003 overgaan in de Consumentenprijsindex (CPI) en de splitsingsakte voorziet hierin. Tot zover alles goed, er is een beheersovereenkomst met de huidige beheerder. In december 2022 wordt eenzijdig een nieuwe beheersovereenkomst ingaand 1-1-2023 aangekondigd op basis CPI oktober-oktober (+14.3%) in de vorm van een blok tekst in een nieuwsbrief. Deze overeenkomst wordt niet in stemming gebracht in de ALV 2023, ook niet ondertekend door een gemachtigde. In januari 2024 komt een email van de beheerder met eenzijdige aankondiging van een overstap van CPI naar loonindex (CAO lonen, contractuele loonkosten etc).De CPI was -0.4%, de Loonindex +9%… . In de ALV 2024 wordt deze wijziging niet genoemd en dus ook niet opgenomen in besluitenlijst en ook niet ondertekend.
De kascommissies hebben dit al deze tijd niet opgemerkt, pas in 2026 begrijpen wij de ware toedracht na dat we proberen te begrijpen waarom de beheerkosten zo uit de hand lopen. De beheerder weet inmiddels dat we een groot probleem hiermee hebben en dat de VVE van mening is dat de beheerovereenkomst 2023 nietig zou moeten zijn. (We weten ook dat hetzelfde speelt bij tientallen andere VVE’s binnen de portfolio van deze beheerder (Die aangesloten is bij de BvvB) Wat kan de VVE het beste doen?

[VvE-stem]

Wat kan de VVE het beste doen?

Een nieuwe beheerder zoeken.

[Rob]

Als ik dit zo lees, zou ik eerst eens willen zien waar en wanneer de ALV precies heeft ingestemd met deze wijzigingen.
Een nieuwsbrief waarin een nieuwe beheerovereenkomst wordt aangekondigd is nog geen ALV-besluit, en hetzelfde geldt voor een e-mail waarin ineens wordt meegedeeld dat de CPI wordt vervangen door een loonindex.

De kernvraag lijkt mij niet eens of de verhogingen hoog of laag waren, maar of de beheerder bevoegd was om het indexeringsmechanisme te wijzigen.
Als de beheerovereenkomst uitgaat van CPI en er nergens een rechtsgeldig ALV-besluit te vinden is waarin wordt ingestemd met een overstap naar een loonindex, dan heeft de beheerder volgens mij wel iets uit te leggen.

Ik zou daarom eerst alle stukken naast elkaar leggen: de oorspronkelijke beheerovereenkomst, de nieuwsbrieven, de e-mails en de notulen van de ALV’s.
Als daaruit blijkt dat de wijziging nooit is geagendeerd, besproken of vastgesteld, dan lijkt het mij verstandig om daar als VvE formeel een standpunt over in te nemen en juridisch advies in te winnen van iemand die verstand heeft van appartementsrecht.

Denk dat het belangrijk is om antwoord op de vraag te krijgen of er de afgelopen jaren bedragen zijn betaald op basis van een indexeringsmethode die nooit rechtsgeldig is vastgesteld.

[Koos Wiedeman]

Dank Rob, we hebben alle relevante documenten doorgenomen die je noemt en meer (Alle email correspondentie, modelreglement 1992, splitsingsakte, beheerovereenkomsten, levervoorwaarden beheerder, BvvB gedragscode(!), ALV notulen 2010-2026 en besluitenlijsten, alle jaarrekeningen en CBS indexatiereeksen). De wijzigingen zijn nooit geaccepteerd in een ALV, en niet ondertekend.

Dus we gaan juridisch advies inwinnen (hebben jullie tips?) en waarschijnlijk ook de raad van “VVE-stem” uitvoeren. (En wellicht de ca 100 andere VVE’s aanschrijven omdat de beheerder deze aanpak kamerbreed heeft toegepast.)

Dank voor de reakties!

[VvE-stem]

Dank Rob, we hebben alle relevante documenten doorgenomen die je noemt en meer (Alle email correspondentie, modelreglement 1992, splitsingsakte, beheerovereenkomsten, levervoorwaarden beheerder, BvvB gedragscode(!), ALV notulen 2010-2026 en besluitenlijsten, alle jaarrekeningen en CBS indexatiereeksen). De wijzigingen zijn nooit geaccepteerd in een ALV, en niet ondertekend.

Dus we gaan juridisch advies inwinnen (hebben jullie tips?) en waarschijnlijk ook de raad van “VVE-stem” uitvoeren. (En wellicht de ca 100 andere VVE’s aanschrijven omdat de beheerder deze aanpak kamerbreed heeft toegepast.)

Dank voor de reakties!

Zijn alle jaarrekeningen goedgekeurd?
Dan wordt dat de verdediging van de beheerder dat de ALV uiteindelijk de verhoging heeft goedgekeurd.
Welke rechter gaat daar intrappen? Misschien jullie rechter.

Heeft het bestuur in Twinq intern akkoord gegeven op de facturen?
Dan sta je als VvE helemaal nergens.
Hoe kom je daarachter? Door in Twinq te kijken en naar de historie te kijken door wie de factuur is ingeboekt en wie het vervolgens allemaal heeft geaccordeerd. Heeft het bestuur daar geen enkel akkoord op gegeven, dan sta je weer sterker, maar tegelijkertijd staat het bestuur dan weer minder sterk.

Gaat het om alle facturen van 2023 tot op heden?
Tel alle bedragen bij elkaar op.
Vervolgens zullen jullie zelf moeten berekenen wat de VvE wel aan de beheerder had moeten betalen.
Dan komen jullie erachter wat het verschil is en dus om welk bedrag het gaat waarover het geschil gaat.
Dan zal de voorzitter van het bestuur eerst naar de beheerder moeten stappen en aangeven wat de eisen zijn.
Hoeveel wenst de VvE te ontvangen en wel of niet bij de beheerder te blijven. Als men weet dat jullie willen overstappen dan gaan ze het natuurlijk harder spelen. Is het verschil kleiner dan bijvoorbeeld 10.000 euro? Dan gaat het geschil eigenlijk om de helft want beide partijen ‘moeten iets verliezen’. Gaat de VvE om 5000 euro een rechtszaak beginnen? Zoja, succes!

[VvE-stem]

Misschien handig om nu alle betalingen van de VvE naar de beheerder stop te zetten.
Moet het bestuur wel per direct een ingebrekestellingsbrief naar de beheerder schrijven. Ik dacht dat je dan gebruik maakt van het Opschortingsrecht, maar als jullie overstappen is dit in feite niets meer dan nog iets van de VvE-gelden terugkrijgen. Weet wel dat je op deze manier al de toon zet. Maar alsof je nog bij zo’n beheerder zou willen blijven.

[Koos Wiedeman]

De beheerder heeft in Twinq zelf alle facturen geaccordeerd als zijnde bestuurder, want beheerder is volgens KvK uittreksel bestuurder.

Het feit dat de jaarrekeningen reeds zijn goedgekeurd door de ALV en dat er decharge is verleend aan de beheerder, betekent niet dat de VvE geen zaak meer heeft. Integendeel, de juridische positie van de VvE blijft sterk op basis van de hiërarchie van reglementen en de eigen contractvoorwaarden van Beheerder.
Hieronder volgt de analyse van de “zaak voor de VvE” bij goedgekeurde jaarcijfers:

1. Decharge is beperkt tot “bekende” feiten
De decharge die de ALV verleent aan een beheerder/bestuurder ontslaat hen van aansprakelijkheid voor het gevoerde beleid, maar uitsluitend voor zover dat beleid uit de gepresenteerde stukken (balans, exploitatieoverzicht en toelichting) kenbaar was voor de leden.
• Indien Beheerder de overstap naar de loonindex heeft gepresenteerd als een “voldongen feit” of een “noodzakelijke aanpassing” zonder expliciet te melden dat dit in strijd is met de Splitsingsakte, kunnen de leden aanvoeren dat zij niet volledig geïnformeerd waren.
• Een decharge dekt geen zaken die in strijd zijn met de wet of de statuten (splitsingsakte), tenzij de ALV daar expliciet en met de juiste meerderheid over heeft besloten.

2. De Splitsingsakte is leidend en dwingend
In de juridische hiërarchie staat de Splitsingsakte boven een ALV-besluit.
• Artikel 45 van de akte schrijft dwingend de CPI voor [Splitsingsakte].
• Een ALV-besluit om een jaarrekening goed te keuren waarin een loonindex is toegepast, is nietig (ongeldig) voor zover dat besluit in strijd is met de akte.
• De VvE kan daarom stellen dat de beheerder onrechtmatig heeft gehandeld door een indexatiemethode toe te passen die de akte niet toestaat, ongeacht de jaarlijkse decharge.

3. Nacalculatie op basis van Artikel 2.11
Beheerder voert het beheer momenteel feitelijk uit op basis van de beloningsstructuur in de Beheerovereenkomst 2023 (voorschotten en uurtarieven). In deze overeenkomst staat in Artikel 2.11:
“Eens per half jaar wordt er afgerekend op basis van het uurtarief.”
Zelfs als de jaarrekeningen (waarin de voorschotten zijn verwerkt) zijn goedgekeurd, heeft de nacalculatie — het definitief vaststellen van de kosten tegen de juiste tarieven — nog niet correct plaatsgevonden. De VvE kan eisen dat deze nacalculatie alsnog gebeurt over 2023-2025, waarbij de uurtarieven worden gecorrigeerd naar het CPI-niveau (conform de akte) in plaats van de loonindex.

4. Geen rechtsgeldig contract 2023
Zoals eerder vastgesteld, ontbreekt in de notulen van 2023 een formeel besluit tot het aangaan van de nieuwe overeenkomst.
• Beheerder stelt in zijn eigen voorwaarden dat een contract pas tot stand komt na een ALV-besluit én ondertekening.
• Het goedkeuren van een jaarrekening is niet hetzelfde als het goedkeuren van een nieuw beheercontract voor de toekomst. De VvE kan dus aanvoeren dat er voor de jaren 2023-2025 geen contractuele basis was voor de gehanteerde loonindex en de nacalculatie van uren.

tot zover..

[Rob]

Misschien handig om nu alle betalingen van de VvE naar de beheerder stop te zetten.

Het lijkt mij niet echt verstandig om zonder juridisch advies de betalingen zomaar op te schorten.
Ik zou in ieder geval dan eerst even contact opnemen met een gespecialiseerde VvE-rechtadvocaat.

[VvE-stem]

De beheerder heeft in Twinq zelf alle facturen geaccordeerd als zijnde bestuurder, want beheerder is volgens KvK uittreksel bestuurder.

Dat maakt de situatie nog lastiger.
Beheerders behoren namelijk gevolmachtigden of gemachtigden te zijn.
Is de beheerder ook gekozen als bestuur?

Het feit dat de jaarrekeningen reeds zijn goedgekeurd door de ALV en dat er decharge is verleend aan de beheerder, betekent niet dat de VvE geen zaak meer heeft. Integendeel, de juridische positie van de VvE blijft sterk op basis van de hiërarchie van reglementen en de eigen contractvoorwaarden van Beheerder.
Hieronder volgt de analyse van de “zaak voor de VvE” bij goedgekeurde jaarcijfers:

Klopt dat de VvE nog wel een zaak heeft, maar hoe meer argumenten de tegenpartij kan opvoeren, des te lastiger het wordt.

2. De Splitsingsakte is leidend en dwingend
In de juridische hiërarchie staat de Splitsingsakte boven een ALV-besluit.
• Artikel 45 van de akte schrijft dwingend de CPI voor [Splitsingsakte].
• Een ALV-besluit om een jaarrekening goed te keuren waarin een loonindex is toegepast, is nietig (ongeldig) voor zover dat besluit in strijd is met de akte.
• De VvE kan daarom stellen dat de beheerder onrechtmatig heeft gehandeld door een indexatiemethode toe te passen die de akte niet toestaat, ongeacht de jaarlijkse decharge.

Op basis van welk MR is jullie AvS?
Ik dacht dat dit niet ging over contracten met derden. Het lijkt mij onwaarschijnlijk dat in een AvS staat vermeld dat leveranciers niet naar eigen inzicht hun vergoedingen mogen indexeren, want daar hebben VvE niks over te zeggen.

4. Geen rechtsgeldig contract 2023
Zoals eerder vastgesteld, ontbreekt in de notulen van 2023 een formeel besluit tot het aangaan van de nieuwe overeenkomst.

Het contract is dus stilzwijgend verlengd. Daarmee staat de beheerder sterk, vooral als daarover iets in jullie contract staat.

• Beheerder stelt in zijn eigen voorwaarden dat een contract pas tot stand komt na een ALV-besluit én ondertekening.
• Het goedkeuren van een jaarrekening is niet hetzelfde als het goedkeuren van een nieuw beheercontract voor de toekomst. De VvE kan dus aanvoeren dat er voor de jaren 2023-2025 geen contractuele basis was voor de gehanteerde loonindex en de nacalculatie van uren.

Sorry, je hebt mij niet overtuigd. De rechter zal zeggen dat het contract stilzwijgend is verlengd en dat voor de beheerdersdiensten nu eenmaal betaald moet worden voor de geleverde prestaties.
2023-2025 zijn 3 boekjaren, dus 3 prijsverhoging waar jullie het niet mee eens zijn.
De rechter zal o.a. zeggen waarom de VvE niks aan de prijsverhoging heeft gedaan in voorgaande jaren.

Stel de beheerder kost 10.000 euro per jaar
Indexering van gemiddeld 5% is
2022 10.000
2023 10.500
2024 11.025
2025 11.576
2026 12.155

Indexering van gemiddeld 15% is
2022 10.000
2023 11.500
2024 13.225
2025 15.209
2026 17.490

Verschil is
2022 0
2023 1.000
2024 2.200
2025 3.633
2026 5.335

Totaal is
12.168 euro

Achteraf zo’n bedrag terugvorderen terwijl de beheerder juist jullie beheerder is gebleven vanwege het stilzwijgend verlengen van de jaarlijkse prijsverhogingen?
Ik hoop dat jullie het lukt, maar ik schat de kans niet veel hoger in dan 50%, afgaande op jouw reacties.
Ik vraag mij af wat jullie rechtsbijstand daarover zegt. Zonder bestuur ga je overigens geen rechtsbijstand kunnen inschakelen.

[Koos Wiedeman]

Een document dat niet rechtsgeldig tot stand is gekomen kan niet stilzwijgend worden verlengd.

[Rob]

Een document dat niet rechtsgeldig tot stand is gekomen kan niet stilzwijgend worden verlengd.

Voor zover ik uit de berichten kan opmaken, ben ik het met je eens dat er serieuze vraagtekens zijn te plaatsen bij de gehanteerde indexering.

Wat ik mij wel afvraag, is of de bestuurder (die in jullie situatie kennelijk ook de beheerder is) destijds zelf heeft ingestemd met, of uitvoering heeft gegeven aan de gewijzigde overeenkomst.
Dat maakt de situatie mogelijk complexer, ook als later zou blijken dat die wijziging niet rechtsgeldig tot stand is gekomen.

Tegelijkertijd lees ik niet dat de oorspronkelijke, rechtsgeldig tot stand gekomen beheerovereenkomst nooit door één van beide partijen is opgezegd.
Voor zover ik het kan beoordelen, lijkt er daarom gewoon sprake te zijn van een stilzwijgend verlengde overeenkomst.

Juist daarom lijkt mij de belangrijkste vraag of de beheerder bevoegd was om de overeengekomen indexering eenzijdig te wijzigen.
Als de overeenkomst uitgaat van CPI-indexering, dan zie ik niet direct hoe een overstap naar een loonindex zonder instemming van de VvE stand zou kunnen houden.

In dat opzicht lijkt het mij dat de oude overeenkomst gewoon is blijven bestaan, maar dat discussie mogelijk is over de wijze waarop de beheerder de indexering heeft toegepast.
Daar zullen jullie waarschijnlijk eerst met de beheerder uit moeten komen.
Mocht dat niet lukken, dan lijkt juridisch advies mij de aangewezen weg.

[VvE-stem]

Een document dat niet rechtsgeldig tot stand is gekomen kan niet stilzwijgend worden verlengd.

Maar dat is niet gebeurd in jullie VvE.
Er was immers al een beheerdersovereenkomst voor 2023. Jullie VvE heeft ooit de beheerder aangesteld op basis van een ALV toch? En die overeenkomst is destijds getekend door bestuursleden toch?

[Koos Wiedeman]

Jullie VvE heeft ooit de beheerder aangesteld op basis van een ALV toch? En die overeenkomst is destijds getekend door bestuursleden toch?

Dat moet ik nog achterhalen, ik heb papieren uit de eerste “levensjaren” van deze VVE niet beschikbaar, we zijn nu bij andere leden in de oude archiefmappen aan het duiken…

[Koos Wiedeman]

Ik heb nu alle notulen ingelezen in mijn systeem tot en met de oprichtingsvergadering. De beheerder is aangesteld in 2003 als bestuurder op basis van een alv besluit, maar er is toen niets ondertekend.

[VvE-stem]

Ik heb nu alle notulen ingelezen in mijn systeem tot en met de oprichtingsvergadering. De beheerder is aangesteld in 2003 als bestuurder op basis van een alv besluit, maar er is toen niets ondertekend.

Dus staat jullie beheerder nog sterker.
En jullie beheerder is voor 2003 ook aangesteld als beheerder, of alleen als bestuurder en was de beheerder daarvoor ook al jullie beheerder?
Om nu na meer dan 23 jaar te beweren dat het contract tussen beheerder en de VvE niet rechtsgeldig tot stand is gekomen en daardoor niet stilzwijgend kan worden verlengd, komt op mij echt niet sterk over. Na 23 jaar de vaste beheerder en bestuurder te zijn, is het duidelijk dat er sprake is van stilzwijgend verlengen. Ik ga het knap vinden als je de recht iets anders kan laten denken.
Ook om nu 3 jaar later terug te komen op een verhoging van de beheerderskosten, is ook al niet erg sterk.
Als ik eerlijk ben is het eerder de VvE en de ALV aan te merken dat jullie al zo lang hebben liggen slapen.
Als ik dat al heb, dan denk ik dat een rechter dat helemaal heeft. Want ik ben in beginsel nog partijdig, want ik ben voor de VvE. De rechter is echt neutraal.

Ruim 14% indexering is pittig en zou een reden kunnen zijn om over te stappen en het dus te laten klappen door de betalingen aan de beheerder te stoppen. De vraag is alleen of je dat gaat winnen. Een beheerder gaat om een paar duizendjes niet procederen, maar beëindigt wel het contract.

De vraag die jullie je eerder moeten stellen is of jullie tevreden zijn over de diensten van de beheerder. Zijn ze het die extra centen waard of niet. Goed dat jullie nu wakker worden, maar als er al geen eigenaar een bestuurder is naast de beheerder, dan wordt het erg lastig om een overstap naar een nieuwe beheerder te regelen. Wie vraagt de offertes aan, wie gaat in gesprek met minstens 2 of 3 beheerders?
Verwacht niet dat jullie huidige beheerder energie gaat steken in de overdracht, zodat de nieuwe beheerder goed wordt ingewerkt.

[Auteur]

Berichten