[William]

Hoi Matthijs,
Bij jou is kennelijk sprake van een afwijkende splitsingsakte ten opzichte van het modelreglement.
Ik heb het idee dat het onderscheid tussen bestuur en beheerder nog niet helemaal duidelijk is, of we hebben een miscommunicatie. Een beheerder is inderdaad een leverancier, van diensten in dit geval. Het is hierbij volkomen afhankelijk van de voorwaarden in de beheerovereenkomst welke taken de externe beheerder wel of niet uitvoert, veelal zijn dit de taken die normaliter zijn toegewezen aan het bestuur. Het varieert per VvE wat men wel of niet uit wil besteden in deze.
De taak om het bestuur (of dus externe beheerder) te controleren rust doorgaans bij de kascommissie, die vervolgens een advies uitbrengt aan de vergadering van eigenaars. Overigens hebben de meeste professionele, externe beheerders naar mijn mening de voorkeur om NIET als bestuurder ingeschreven te staan.
Mijn eerste alinea ging over het feit dat GJ in het andere topic aangaf dat hij aantoonbare bewijzen had voor niet toegestane verhuur, terwijl we eerder al hadden geconcludeerd dat er geen verbod op verhuur is.

[Rob]

Hoi Matthijs,
Je schreef:
“… Maar ik houd staande (en het blijkt ook uit diverse discussies hier) dat de begrippen administrateur, bestuur, administratiekantoor, bestuurder, bestuurs-leden voortdurend door elkaar heen worden gebruikt. Commissarissen worden meestal niet genoemd, of verward met leden van een ‘technische’, ‘financiële’, ‘bouwkundige’ commissie.
Vier mensen op dit forum mogen dan van mening zijn dat zij het wél snappen, maar niemand heeft ons tot nu toe kunnen uitleggen welke twee instanties in de (modernere) MR’s en/of het BW nu eigenlijk de dualiteit waarborgen, d.w.z. de uitvoerende tegenover de controlerende instantie.”
Die dualiteit wordt gewaarborgd door aan de ene kant de administrateur (bestuur) en aan de ander kant de kascontrolecommissie, of in jouw geval de raad van Commissarissen.
In je laatste bericht schreef je:
“… Het behoeft geen betoog waarom er een instantie moet zijn die toezicht houdt op een externe bestuurder die ‘slechts een leverancier van diensten’ is.
In zo’n verenigingsjaar kan er heel wat mis gaan en kan heel veel geld uit de verenigingskas verdwijnen, gezien of ongezien.”
In die zin zit al een wezenlijke fout.
Wanneer het administratiekantoor ‘slechts een leverancier van diensten’ is, dan is het geen externe bestuurder en dus is dat administratiekantoor (beheerder) NIET “de administrateur (het bestuur)”.
Wanneer het administratiekantoor (beheerder) niet “de administrateur (het bestuur)” is, zal er dus door de VvE een “administateur (bestuur)” benoemt moeten worden.
Je schreef eerder :
“… Waarom vertel ik dit allemaal?
Ik denk dat uit deze casus blijkt hoe belangrijk een leden-bestuur kan zijn. In plaats van (of naast) een ‘professionele bestuurder’, zijnde een commercieel bedrijf.
Wee de VvE die alles aan zo’n ‘professionele’ bestuurder overlaat en puur formeel één, drie of vijf ‘commissarissen’ als toezichthouders aanstelt, vaak tegen heug en meug.
Dat is bijna vragen om ellende.”
Daarna schreef je in een reaktie :
“… Het blijft hoe dan ook een hybride toestand. We hebben namelijk een contract met het ondersteunend kantoor, waarin staat opgesomd wat het kantoor voor onze VvE doet.
Daarnaast staat echter in de akte vermeld wat de ‘administrateur’ (ofwel de bestuurder) allemaal geacht wordt te doen, en dat is geen pretje (een ‘bestuur’ van vrijwilligers zou hier bijna een dagtaak aan hebben).
Zouden wij ons dus als (fictieve) ‘administrateur’ laten benoemen, dan zouden we een last op onze rug nemen die je echt niet van leden/eigenaren mag eisen (nog afgezien van de daarmee gepaard gaande verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid).”
Ten eerste is het woordje (fictieve) daar niet op zijn plaats, fictieve bestuurders bestaan niet.
Ten tweede …. je zegt dat een leden-bestuur heel belangrijk is, maar je vindt óók dat je van dat leden-bestuur niet mag eisen dat zij de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid dragen voor alle werkzaamheden die bij het bestuur horen.
Het zal je misschien verrassen, maar dat is toch echt de praktijk in het overgrote deel van alle VvE’s, leden binnen de VvE die het bestuur van de VvE vormen en derhalve bestuursverantwoordelijkheid en aansprakelijkheid dragen.
Wanneer de ALV besluit om de administratie uit te besteden aan een administratiekantoor (beheerder) is het bestuur daarvoor eindverantwoordelijke
Da’s ook de reden waarom decharge aan het bestuur verleend dient te worden en niet aan het administratiekantoor (beheerder).

[Matthijs_ZH]

Beste Rob,
Ik zet uit jouw bovenstaande posting even twee uitspraken onder elkaar:
1) Je eerste zin:
Die dualiteit wordt gewaarborgd door aan de ene kant de administrateur (bestuur) en aan de ander kant de kascontrolecommissie, of in jouw geval de raad van Commissarissen.
2) Je laatste alinea/laatste twee zinnen:
Wanneer de ALV besluit om de administratie uit te besteden aan een administratiekantoor (beheerder) is het bestuur daarvoor eindverantwoordelijke.
Da’s ook de reden waarom decharge aan het bestuur verleend dient te worden en niet aan het administratiekantoor (beheerder).
Duidelijker dan hier kan de begripsverwarring (zelfs binnen één persoon) niet worden weergegeven!
Op alle tussenliggende teksten ga ik niet meer in; vrijwel alles was al eerder te berde gebracht en we gaan nu in kringetjes ronddraaien. Ik stel voor dat we vaststellen dat wij ‘agree to disagree’. Misschien heb ik het ook niet altijd bij het goede eind. Wel wil ik je nog een kleine anekdote vertellen.
Gistermiddag zag ik op straat weer mijn overbuurman. Hij is gepensioneerd en vindt het leuk om veel tijd te investeren in zijn VvE: de ‘spiegelflat’ van ons eigen complex, vrijwel identiek en ook rond 1950 gebouwd. Zoals wel vaker knoopten wij een gesprekje aan.
Indachtig de discussie in dit forum, vroeg ik Lieuwe hoe de boel in zijn VvE geregeld was, qua reglement in de akte. Ook de overkant heeft, net als wij, een reglement dat gebaseerd is op het MR 1973. En net als bij ons, werkt ook hun VvE met een extern beheerkantoor.
Nu was ik benieuwd hoe zij de onderlinge taakverdeling resp. verantwoordelijkheden geregeld hebben. Lieuwe is – als meest betrokken en zeer actieve eigenaar – zo’n beetje het gezicht van de ‘overkant-VvE’. Voortdurend in touw voor zijn vereniging en aanspreekpunt voor alle leden/eigenaren. Ik vroeg hem hoe bij hen de besluitstructuur geregeld was.
“Lieuwe, jij bent de voorzitter? Ja toch?” Lieuwe: “Nee, ik ben de contactpersoon. Wij hebben geen voorzitter.”
Ik: “Maar hebben jullie dan wel een bestuur?”
Lieuwe: “Jawel, van vier leden. En die staan allemaal keurig ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Maar behalve ik zijn die andere drie niet actief.”
Vervolgens wees ik hem erop dat in ons beider reglementen dat wat wij voor het gemak ‘bestuur’ noemen, feitelijk ‘de commissarissen’ zijn. Ja, dat wist hij ook wel vaag, maar dat ‘deed er niet zo toe’. Dus vroeg ik hem hoe hij dan vier bestuursleden commissarissen bij de KvK had kunnen inschrijven, aangezien het reglement bepaalt dat er ‘drie of vijf commissarissen zijn’. Dit had hij zich nooit afgevraagd, en kon hem ook niet echt boeien. “Het gaat toch gewoon goed zo, zoals het nu gaat?”
Daarna vertelde ik hem dat het er in een conflictsituatie wel degelijk toe kan doen dat je de zaken goed geregeld hebt, want rechters kunnen nogal eens als mieren tekeer gaan.
Waarom vertel ik je deze anekdote Rob?
Het schokkende antwoord is, dat wij (Bob, Carla, William, jij, ik en misschien nog enkele anderen) als bovengemiddeld ontwikkelde burgers en zeer betrokken VvE-deelnemers nu al wekenlang bakkeleien over de tekortschietende definities betreffende de VvE-besturende organen en personen. En dat massa’s administratiekantoren hier totaal geen benul van hebben. Sterker nog: op onze zoektocht naar een nieuw beheerkantoor (nadat we het vorige hadden opgezegd) merkten we dat 2 van de 3 kantoren zich geen raad wisten met onze vraag hoe ze nou de stemmingen organiseerden (“Gewoon, met handopsteken…”). Geen enkel besef dat daarmee geen recht werd gedaan aan de volmachten. En pas wanneer wij daarop wezen, volgde er iets van een ‘Oh ja’-beleving.
En dan als klap op de vuurpijl dus ook nog een KvK die (na opgave door Lieuwe) zomaar vier bestuursleden/commissarissen registreert, in strijd met het reglement in de akte. Dus zonder ook maar iets te controleren.
Als je dit alles bij elkaar optelt, qua falende deskundigheid, hoe kun je dan nog van ‘gewone leden’ verwachten dat zij het allemaal wél ten volle doorzien? Of dat zij -onbezoldigd, dat ook nog – zitting (durven) nemen in een z.g. ‘bestuur’ dat nota bene de eindverantwoordelijkheid zou moeten dragen i.p.v. de (betaalde) ‘professionele beheerder’.
Ik vind dat we langzamerhand wel tot een conclusie kunnen (of moeten) komen.
Die is niet zo vrolijk.
Het is een zooitje in VvE-land.
Bepalingen en definities in diverse (al dan niet aangepaste) MR’s en BW-artikelen fietsen vrolijk kaleidoscopisch door elkaar heen. Met een parafrase op de titel van een vermakelijk boek van Harry Mulisch: ‘Voer voor juristen’.
En dan hebben we het dus over bijna 150.000 VvE’s in ons land. Met ruim 2 miljoen onvrijwillige – want wettelijk aangewezen – leden, aan wie zonder enige opleiding, ervaring of expertise wordt toevertrouwd om het vakkundig beheer van hun appartementen te begeleiden. Ik vind dat absurd.
Of, met een modern hypewoord: bizar.
 

[William]

Beste Matthijs,
het spijt me je te vertellen dat Rob volkomen gelijk heeft, en veel duidelijker kan het niet worden weergegeven. Ik heb het idee dat je je eigen VvE gelijk trekt aan alle andere VvE’s in Nederland, wat logisch is, maar dan schets je een volkomen niet bestaande situatie.
Verder ben ik zo vrij om op een aantal onwaarheden/foute aannames (volgens mij) te reageren:
‘dat 2 van de 3 kantoren zich geen raad wisten met onze vraag hoe ze nou de stemmingen organiseerden (“Gewoon, met handopsteken…”). Geen enkel besef dat daarmee geen recht werd gedaan aan de volmachten.’
In mijn ervaring (ruim 150 VvE’s) gebeuren stemmingen 95% van de tijd door middel van hand opsteken. Hierbij wordt wel degelijk rekening gehouden met volmachten, en met afwijkende stemverhoudingen. Vandaar dat een verdeelde stemming ook nog wel eens wat rekenwerk en tijdsverlies op kan leveren.
‘En dan als klap op de vuurpijl dus ook nog een KvK die (na opgave door Lieuwe) zomaar vier bestuursleden/commissarissen registreert, in strijd met het reglement in de akte. Dus zonder ook maar iets te controleren.’
De KvK heeft geen manier om per VvE de akte te controleren en dit doen ze ook absoluut niet. Je kunt zelfs VvE’s zonder bestuur inschrijven, de KvK heeft geen gronden om hier iets aan te doen, behalve aan te geven dat dit niet gebruikelijk is.
Als je dit alles bij elkaar optelt, qua falende deskundigheid, hoe kun je dan nog van ‘gewone leden’ verwachten dat zij het allemaal wél ten volle doorzien? Of dat zij -onbezoldigd, dat ook nog – zitting (durven) nemen in een z.g. ‘bestuur’ dat nota bene de eindverantwoordelijkheid zou moeten dragen i.p.v. de (betaalde) ‘professionele beheerder’.
Het bestuur draagt nu eenmaal de eindverantwoordelijkheid, en in tegenstelling tot hetgeen jij denkt, zijn heel veel bestuursleden zich hier ten volle van bewust. Bovendien zijn er honderden, zo niet duizenden vrijwillige VvE-bestuursleden in Nederland die zonder externe professional de taken van een VvE-bestuur waarnemen.
En dan hebben we het dus over bijna 150.000 VvE’s in ons land. Met ruim 2 miljoen onvrijwillige – want wettelijk aangewezen – leden, aan wie zonder enige opleiding, ervaring of expertise wordt toevertrouwd om het vakkundig beheer van hun appartementen te begeleiden. Ik vind dat absurd
Slechts deels mee eens. Het is makkelijk gezegd, maar zo werkt het nou eenmaal. Daarom moet men zich goed inlezen alvorens men een appartement koopt, en beseffen wat een VvE en het appartementsrecht inhoudt.

[Rob]

Hoi Matthijs,
Helaas is naar mijn idee de enige die zorgt voor de nodige begripsverwarring jijzelf.
Dat komt nog eens duidelijk naar voren in het gesprek met je buurman.
“…Vervolgens wees ik hem erop dat in ons beider reglementen dat wat wij voor het gemak ‘bestuur’ noemen, feitelijk ‘de commissarissen’ zijn.”
De commissarissen zijn GEEN bestuurders.
Dat zijn én blijven twee separate organen binnen de VvE.
Ik wil dan ook niet de conclusie delen dat het een zooitje is in VvE-land.
Het kan wel een zooitje worden als VvE’s hun eigen draai en invulling geven aan de verschillende functies en organen binnen de VvE.
En ook daar is een voorbeeld van te lezen.
“… Daarnaast hebben wij besloten om de KCC en de TC afzonderlijk te benoemen, en dus geen deel uit te laten maken van het bestuur (formeel de RvC). ”
Nogmaals: het bestuur is GEEN RvC (niet formeel en ook niet informeel)
Ook een eventueel benoemde KCC maakt nooit deel uit van het bestuur.
In BW2:48 lid 2 is te lezen:
“Ontbreekt een raad van commissarissen en wordt omtrent de getrouwheid van de stukken aan de algemene vergadering niet overgelegd een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 393 lid 1, dan benoemt de algemene vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken.”
In jouw VvE moet op grond van art. 46 een raad van commissarissen benoemd zijn.
Deze ontbreekt dus niet, en de RVC doet de controle op het bestuur en de kascontrole’.
Er hoeft in dat geval dus geen extra kascommissie benoemd te worden.
In jouw VvE zijn er naar mijn idee 2 opties om alles goed te regelen.
Optie 1 ( De optie die Bob hier eerder heeft omschreven):
Bob schreef: “… De Vergadering benoemt jou en de 2 andere leden tot administrateur, dan zijn jullie het “ledenbestuur”.
De vergadering besluit om ter ondersteuning van het bestuur een beheerskantoor te contracteren. De beheersovereenkomst beschrijft wat de beheerder, onder verantwoordelijkheid van het bestuur, voor de VvE moet doen.
De Vergadering benoemt het in de AvS verplicht gestelde aantal commissarissen, en als ik de door jou geciteerde AvS goed heb gevat heb je met 1 van de 3 commissarissen ook meteen een VvdV, en de KCC is ook direct gevormd (onder voorbehoud van inhoud van de artikelen betreffende de RvC).”
Optie 2:
De vergadering benoemt het externe administratiekantoor tot administrateur (bestuur).
De vergadering benoemt de 2 andere leden als lid van de raad van commissarissen, waar jij als benoemd VvdV ambtshalve ook lid van bent.

[Matthijs_ZH]

Beste William,
Bedankt voor je uitvoerige uitleg.
Onze splitsingsakte wijkt op dit punt van ‘besturen’ inderdaad af van het modelreglement. We moeten het echter wel daarmee doen.
Eerder schreef je:
De taak om het bestuur (of dus externe beheerder) te controleren rust doorgaans bij de kascommissie, die vervolgens een advies uitbrengt aan de vergadering van eigenaars. Overigens hebben de meeste professionele, externe beheerders naar mijn mening de voorkeur om NIET als bestuurder ingeschreven te staan.
Misschien begrijp ik je verkeerd, maar heeft zo’n externe bestuurder wel die keuze? Ik dacht toch dat het reglement in de splitsingsakte leidend is? En geen van de beheerkantoren die offerte uitbrachten hebben gevraagd naar ons reglement, en hebben dat dus ook niet gelezen.
Het blijft voor mijn gevoel tamelijk onverdraaglijk wanneer een extern beheerder zo’n beetje alle bestuurstaken uitvoert en dat voor de daarbij gemaakte fouten het ledenbestuur (van goedwillende amateurs) de verantwoordelijkheid draagt.
Dat jij ervaring hebt met ruim 150 VvE’s maakt mij nieuwsgierig naar jouw beroep. Maar dan durf ik jou nu wel een gewetensvraag te stellen: vind jij dat een professioneel beheerkantoor het ledenbestuur enigszins zou moeten begeleiden c.q. ‘opvoeden’? In ons geval was het eerder andersom, helaas.
Een aansprakelijkheidsverzekering lijkt me sowieso een must voor zo’n ledenbestuur (als een verzekeringsmaatschappij zo’n risico aandurft…).
 
 

[William]

Hoi Mathhijs,
Misschien begrijp ik je verkeerd, maar heeft zo’n externe bestuurder wel die keuze? Ik dacht toch dat het reglement in de splitsingsakte leidend is? En geen van de beheerkantoren die offerte uitbrachten hebben gevraagd naar ons reglement, en hebben dat dus ook niet gelezen.
We begrijpen elkaar verkeerd :). Een externe beheerder is per definitie geen bestuurder. Een bestuurder staat ingeschreven bij de KvK. Een externe beheerder is een (rechts)persoon die een overeenkomst heeft met de VvE om bepaalde taken uit te voeren, veelal zijn dit de taken die normaliter aan het bestuur zijn toegeschreven. Zo zijn er VvE’s die alleen het financiële reilen en zeilen van de VvE (incasseren, wanbetalers aanmanen, betalingen doen, rapportages opstellen etc) door een beheerder laten doen, en er zijn beheerders die het volledige beheer op zich nemen. De externe beheerder wordt doorgaans bij de KvK ingeschreven als gevolmachtigde (=geen bestuurder!!) namens de VvE. Het is de taak van het bestuur om de beheerder te blijven controleren, immers zij dragen de eindverantwoordelijkheid.
Een bestuursaansprakelijkheidsverzekering is helemaal niet zeldzaam, in mijn ervaring eerder regel dan uitzondering.
Mijn beroep is geen geheim ;). Ik ben werkzaam voor een professioneel beheerkantoor, zoals hierboven beschreven :). Mijn mening is dat een professioneel beheerder de morele plicht heeft om een bestuur (en/of overige leden) enigszins op te voeden. Als de situatie andersom is, heb je de verkeerde beheerder aangesteld.
Tot slot wil ik graag aangeven dat de meeste VvE’s die ik mijn werkveld tegen kom, niet kiezen voor een beheerder vanwege eigen onkunde, maar eerder omdat ze zelf de tijd en wil niet hebben om het beheer (=bestuurstaken) uit te voeren. Daarnaast speelt de continuïteit en professionaliteit een rol.

[Matthijs_ZH]

Rob, dank weer voor het meedenken.
Je schreef:
Nogmaals: het bestuur is GEEN RvC (niet formeel en ook niet informeel)
Ook een eventueel benoemde KCC maakt nooit deel uit van het bestuur.
Dit was nu juist de verwarring die de grondslag was voor  mijn initiële vraag. Dat hetgeen reglementair een raad van commissarissen is, in het spraakgebruik hardnekkig ‘het bestuur’ wordt genoemd (niet alleen door de leden, óók door buitenstaanders zoals administratiekantoren).
De oplossing die Bob had bedacht (optie 1) speelt al een tijdje door mijn gedachten. Ik vind die slim bedacht, maar vraag me af of ze werkbaar is, zeker gezien de bestaande spraakverwarring (niet alleen in onze VvE, zie mijn overbuurman ‘contactpersoon’ Lieuwe). Ik vrees dat die verwarring optreedt in vele VvE’s met die aanvullende artikelen over een RvC in hun splitsingsakten.
Optie 2 heeft de schoonheid van de eenvoud. Ik ga daar op kauwen!
 

[Rob]

Hoi Matthijs,
Je schreef “… De oplossing die Bob had bedacht (optie 1) speelt al een tijdje door mijn gedachten. Ik vind die slim bedacht, maar vraag me af of ze werkbaar is, zeker gezien de bestaande spraakverwarring”
Ik kan alleen maar zeggen, probeer de aanwezige spraakverwarring los te laten en noem de poppetjes bij hun juiste (functionele) naam.
Het komt dan echt wel goed en zal je zien dat het MR daar best duidelijk over is.
Dan is ook optie 1 gewoon goed werkbaar.
Misschien ook nog wel leuk om te weten, het is natuurlijk niet zo dat een externe beheerder geen enkele eigen aansprakelijkheid draagt voor zijn handelen.
Lees daarover bijvoorbeeld onder het kopje “decharge alleen voor bestuurders” in dit artikel van NederlandVvE
Brengt mij direct bij een opmerking van William
“… Mijn mening is dat een professioneel beheerder de morele plicht heeft om een bestuur (en/of overige leden) enigszins op te voeden. Als de situatie andersom is, heb je de verkeerde beheerder aangesteld.”
Als ik zie hoeveel professionele vvebeheerders (ook de onze ) er nog zijn die de vergadering verzoeken om naast het bestuur ook henzelf decharge te verlenen, dan moet er nog heel wat opgevoed worden aan die kant 😉

[Matthijs_ZH]

Beste Rob,
Interessant artikel waar je naar verwijst; jammer dat er geen auteur wordt genoemd.
Het wordt er niet eenvoudiger op. In de 2e alinea van het stuk staat een linkje naar ‘Het VvE-bestuur’:
Benoeming en ontslag van VvE bestuur
Het VvE bestuur wordt door de vergadering benoemd uit diegenen die zich voor de functie verkiesbaar stellen. In principe geldt dat degene die zich verkiesbaar stelt en de meeste stemmen op zich weet te vestigen, bestuurder wordt. De VvE bestuurders hoeven niet per se ook lid van de VvE te zijn. Er kan ook een extern VvE bestuur genoemd worden. [Bedoeld is denk ik ‘benoemd’ – M.]
Bestuurders worden benoemd voor onbepaalde tijd en kunnen te allen tijd door de vergadering worden ontslagen, een vrijwillige bestuurder kan ook altijd ontslag nemen.
Wat is nu het geval?
Het bovenstaande geldt nu juist voor ons beheerkantoor. En een ‘extern VvE-bestuur’ bestaat uiteraard nooit uit vrijwilligers, en wordt dus voor die diensten betaald. Dit is daarom strijdig met de bewering dat:
Decharge geldt alleen voor het VvE bestuur en kan niet worden verleend aan partijen met wie een contractuele relatie bestaat, zoals bijvoorbeeld een VvE-beheerder.
Bovendien zijn de in het artikel genoemde ‘Taken van het bestuur’ ook precies de taken die ons beheerkantoor uitvoert. Wat bij ons ‘het bestuur’ wordt genoemd (maar dus feitelijk de RvC is) houdt toezicht en geeft akkoord voor uitgaven boven een bepaald bedrag. Het is bovendien al tientallen jaren zo, dat de decharge jaarlijks wordt verleend aan het beheerkantoor.
Nogmaals, ons art. 42 zegt: (1) ‘Het bestuur van de vereniging berust bij de administrateur, die benoemd wordt door de vergadering’ en (2) ‘De administrateur en de plaatsvervangende administrateur worden benoemd voor onbepaalde tijd en kunnen te allen tijde worden ontslagen‘ (dit is dus precies wat geldt voor het  administratiekantoor).
Echter voor onze raad van commissarissen geldt art. 45 (1): ‘Het toezicht op het bestuur berust bij 3 of 5 commissarissen’ en ‘de voorzitter van de vergadering is ambtshalve lid en voorzitter van het college van commissarissen’ en in (2) staat dat de commissarissen volgens rooster aftreden maar terstond herkiesbaar zijn. Ook nog (4): de RvC is altijd bevoegd de administrateur te schorsen.
Nota bene: verder worden geen andere taken genoemd, anders dan ‘toezicht op het bestuur/de administrateur’.
Overigens wordt bij ons wel door elke jaarvergadering een kascommissie benoemd.
Waar ik moeite mee blijf houden (in de door jou/jullie aangegeven opzet) is dat er als het ware een extra orgaan of ‘echelon’ lijkt te ontstaan: in plaats van de administrateur (die de bestuurlijke taken uitvoert) en wordt gecontroleerd door de raad van commissarissen, die beide functioneren onder bewind van de ALV, ontstaat er in Bobs, Williams en jouw ‘doctrine’ een vierslag:
1) het beheerkantoor: voert de bestuurstaken uit (‘namens het bestuur’);
2) het bestuur: controleert het beheerkantoor, maar is wel verantwoordelijk voor al die bestuurstaken die grotendeels op een extern kantoor gebeuren en waar het geen volledig zicht op heeft;
3 de commissarissen: houden (conform het reglement) toezicht op het bestuur;
4 de algemene vergadering: verleent in dit model decharge aan het bestuur (en daarmee impliciet ook goedkeuring aan het beheerkantoor). Maar hoe zit het dan met de commissarissen?
Het is duidelijk dat het bestuur op de jaarvergadering verantwoording aflegt aan de ALV. Maar wat betreft de commissarissen is er niets geregeld: niets over de taken, niets over verantwoording afleggen.
Je krijgt dan dus de volgende figuur: (1) doet de taken van het bestuur en staat onder toezicht van (2) die de bestuurstaken niet zelf verricht, maar er wel verantwoordelijk voor is. En (3) houdt weer toezicht op (2). Ten slotte is (4) de ‘eindbaas’, aan wie alleen (2) [het bestuur] verantwoording moet afleggen.
Wat mij betreft een onmogelijke configuratie, een knoop van Ariadne. En sorry mensen, indachtig ook jullie regelmatige en terechte oproep om ons vooral aan de splitsingsakte te houden: ik kan niet zomaar de artikelen 42 t/m 45 van het reglement afknippen ; -)
 

[William]

Hoi Matthijs,
Nu snap ik waar de verwarring vandaan komt. Even snel een korte reactie in een poging de verwarring weg te nemen, ik kom later op het geheel terug:
In jouw geval heeft de betreffende beheerder twee petten op. Hij/zij/hen zijn contractueel aangesteld als beheerder. Hier kun je inderdaad niet zomaar onder uit, dat ligt aan het contract.
De betreffende beheerder is bij jullie kennelijk ook benoemd als bestuurder, de volgens jullie splitsingsakte genoemde verantwoordelijkheid. Een bestuurder kan ten alle tijde door de vergadering worden ontslagen, dus ook in dit geval kan jullie beheerder worden ontslagen uit de bestuursfunctie door middel van een vergaderbesluit.
Mocht dat gebeuren blijft uiteraard het contract met de beheerder bestaan, waarin een aantal verplichtingen/uit te voeren diensten staan, die daarna nog steeds door de beheerder gedaan worden. Als er in dit contract staat dat de beheerder ook de bestuursrol vervult, is dit een nietige bepaling aangezien deze in strijd is met de splitsingsakte, die boven welk contract dan ook staat.
 

[William]

Waarmee ik zeggen wil:
De beheerder kan ik jouw geval wel decharge verleend krijgen in zijn bestuursrol, maar niet in zijn rol als beheerder.
4 de algemene vergadering: verleent in dit model decharge aan het bestuur (en daarmee impliciet ook goedkeuring aan het beheerkantoor). Maar hoe zit het dan met de commissarissen?
De commissarissen (doorgaans de kascommissie als ik het goed begrijp), controleren de boekstukken, facturen en dergelijk van het voorgaande boekjaar, en brengt vervolgens een advies uit aan de vergadering, waarop de vergadering kan besluiten decharge te verlenen aan het bestuur.

[Rob]

Hoi Matthijs,
Inderdaad wil ik ook wel even duidelijkheid hebben over jullie administratiekantoor (beheerder).
Is het administratiekantoor(beheerder) door de vergadering benoemd als administrateur (bestuurder) ?
Dit zou namelijk strijdig zijn met een eerdere reactie waarin je schrijft:
“Vooralsnog hebben wij het binnen onze VvE soepel opgelost. Onze (nieuwe) beheerder zorgt voor de administratie, de betalingen en de aansturing van dienstverleners en leveranciers. Wij als bestuur (3 leden) bewaken de besluiten van de ALV en handelen verder naar bevind van zaken. Ik ben benoemd als voorzitter van de vergadering en tevens als voorzitter van het bestuur.”
Naast het feit dat vele beheerders zoals William al eerder aangaf niet staan te springen om ingeschreven te staan als bestuurder kan je je ook nog afvragen of dat wenselijk zou zijn binnen de VvE.
Een interessant artikel daarover is te lezen op VVErecht.nl
In dat licht gezien zou mijn voorkeur gaan naar optie 1 😉
 
 

[Rob]

Matthijs, waar jij zegt moeite mee te hebben, die vierslag, die onmogelijke configuratie, die knoop van ariadne, is nu precies de structuur die in een VvE van toepassing is of behoort te zijn 🙂
Volgens die structuur kan de VvE prima bestuurd worden en is het totaal onnodig (misschien zelfs onhandig 😉 ) om de artikelen 42 t/m 45 van het reglement af te knippen 🙂

[Matthijs_ZH]

@ Rob: waar jij mij citeert (eervorige post) ging het om een wat ouder citaat, waar ik nog over ‘bestuur’ spreek waar de akte het heeft over raad van commissarissen.
Zeer bedankt voor je link naar het artikel van Richard de Laat. Merk op hoe dit in strijd is met het (anonieme) artikel op de website van NederlandVvE.
Heette het tot vanmiddag nog dat een externe leverancier/beheerder nimmer bestuurder of administrateur kan zijn…
In dit laatste stuk wordt duidelijk dat zo’n kantoor zowel contractueel beheerder als statutair bestuurder kan zijn (en hij beschrijft ook de problemen die daarmee gepaard kunnen gaan).
Grappig: wij hebben vorig jaar onze beheerder/bestuurder weggestuurd, eigenlijk op de manier zoals De Laat die beschrijft. Kennelijk hebben we dat toen (op gevoel) op de goede manier gedaan. Daar zit nog een spannend verhaal achter. Later vanavond zal ik dit aan jullie vertellen (nu even Nieuwsuur kijken ; -)
 

[Auteur]

Berichten