[Mica]

Beste forumleden:

Op een ALV is besloten om alle (kleine) klusjes in en om de flat, te laten doen door een klusjesteam. Hier hebben zich minstens 5 mensen vrijwillig voor aangemeld.

Een van de klusjes is het maaien en snoeien van het gezamenlijke parkeerterrein. Vroeger werd dit gedaan door een echtpaar en eigenaar van een appartement. Zij kregen hier steeds 60 euro per keer voor en deden dit 3 tot 4 keer per jaar.

Omdat de ALV besloten heeft alle klusjes, waaronder het maaien/snoeien door het klusjesteam te laten doen (gratis) heeft een van de leden van het klusjesteam dit ook gedaan. Het echtpaar had gezegd hem de eerste keer te helpen maar heeft dit nooit gedaan.

3 leden van het bestuur vonden echter dat het niet ‘goed’ genoeg gedaan was en zonder het klusjesteam of degene die het gemaaid had, of de ALV op de hoogte te brengen, besloten dat het echtpaar het weer mocht doen, ook weer met betaling van 60 euro per keer.

Niet alleen is dit niet goed voor de saamhorigheid van de leden van de VvE maar ook is het in strijd met de wet: De ALV heeft besloten dat deze klusjes (gratis en voor niets) gedaan worden door het klusjesteam maar het bestuur heeft zonder ook maar met iemand te overleggen, besloten dit besluit niet uit te voeren maar een ‘opdracht’ gegeven aan het echtpaar.

Ook toen er nog een lid van de VvE (mijn partner en ik) een keer gemaaid/gesnoeid hadden (gratis want ook wij zijn lid van het klusjesteam) hing er drie weken daarna weer een briefje van het echtpaar dat zij gingen maaien.

Op mijn mail aan hen en aan het bestuur dat dit niet hoefde omdat er onlangs nog gemaaid/gesnoeid was, werd gereageerd met: tja, wij gaan dat gewoon doen want wij hebben opdracht gekregen van het bestuur).

Ik heb toen een mail gestuurd naar het bestuur dat ze onwettig bezig zijn (ALV besluit, bestuur voert die besluiten uit) maar dat kan ze niet schelen, zij zijn 3 tegen 2 en vinden dat ze dit gewoon mogen doen.

Klopt dit? En als het niet klopt, wat kan ik hier dan aan doen?

Mvg, Mica

[mvanw]

Tja…
Ik denk dat de “experts” waarschijnlijk meer info willen hebben,  (welk MR enz.),
maar als ik simpel redeneer vanuit ‘onze’ situatie (MR1992), dan zou ik zeggen dan ondanks het ALV besluit, het besluit van het bestuur dit al dan wel of niet te laten doen door het ‘echtpaar’, valt onder het mandaat van het bestuur onder art 38. (Zo niet dan hoor ik het graag)
Maar zoals je al aangaf, sfeer word er niet beter op. Gelukkig hebben we hier een ‘groen commissie’ die de geadopteerde gemeente tuin vrijwillig en gratis bijhoud, en daar krijgen ze elk jaar een dikke cadeaubon voor
Mvg Marlon

[William]

Het bestuur mag besluiten over het onderhoud, zolang het binnen de vastgestelde begroting blijft. Ben je er zeker van dat er in de betreffende ALV echt een besluit is genomen? Als in; ‘De vergadering besluit om het tuinonderhoud, kosteloos, door vrijwilligers te laten doen’. Of is er tersluiks aangeboden dit door vrijwilligers te laten doen en is het daar bij gebleven.
Overigens, als dit de grootste problemen zijn in je VvE, mag je jezelf gelukkig prijzen. Ik vind het een beetje overbodig hier nou een groot probleem van te gaan maken 😉

[Mica]

Beste MvanW,
Wij hebben een MR van 1992.  Het vervelende van het ALV besluit dat wel door het bestuur erkend wordt omdat ze er zelf naar refereren in een mail, is dat het inderdaad niet goed genotuleerd is. Dat betekent niet dat het niet gebeurt is. Het was geen vrijblijvend aanbod, er is een team/commissie ingesteld en het is ook door iemand uit dat team gedaan ipv door het echtpaar dat het eerst deed.
Gaat het MR 38 boven het negeren van een ALV besluit?
Uit eerdere reacties op dit forum werd gesteld:
“Onze stelling zou zijn dat een ALV, alvorens over te gaan tot het toekennen van een vrijwilligersvergoeding, zich er van zal moeten vergewissen of er geen eigenaar bereid is zonder zo’n vergoeding de taak op zich te nemen. Vanwege het verplichte karakter van de bijdrage moet je alle uitgaven die een ALV wil doen en die niet direct in het belang zijn van het onderhoud, behoud of beheer restrictief uitleggen.”
Aangezien dit een soort ‘vrijwilligersvergoeding’ is, geldt dat hier dan ook niet voor?
Ik betaal nu verplicht voor iets dat anderen zonder vergoeding zouden willen doen.
Mvg Mica
 

[Mica]

Beste William,
Bedankt voor het antwoord. Het mag geen groot probleem lijken, het is een nawee van een aantal onprofessionele zaken die vorige besturen namen en die men blijkbaar heel gewoon vond. Vroeger werden er geen offertes aangevraagd, klusjes gingen naar vrienden van bestuursleden en de flat is jarenlang schoongemaakt door een (trouwens ontzettend aardige) illegale man die een bestuurslid persoonlijk kende. Dit gaf het risico van duizenden euro’s boete en zo zijn er nog een aantal zaken. Als bestuurslid heb ik zelf hard gewerkt om deze dingen recht te zetten en ervoor te zorgen dat alles volgens de wet, de splitsingsakte en het HR gebeurt.
Om nu te zien dat men toch weer terug grijpt op vriendjes politiek daarom onprettig. Want als je je bestuur niet kan vertrouwen, is dat een vervelende zaak.
Bovendien zijn er nog meer mensen die veel werk verrichten voor de VvE en zij krijgen hier niets voor betaald. Gelijke monnikken, gelijke kappen lijkt me toch?
Bovendien als je gaat kijken, gaat het wel om 240 euro per jaar, na 10 jaar toch bijna 2500 euro. Iets wat dus niet hoeft omdat er mensen zijn die het vrijwillig willen doen. En wat als iemand anders dat zakcentje wil hebben? Waarom heeft alleen het echtpaar het ‘recht’ om dit werk te doen en er geld voor te ontvangen?
Mag een bestuur dat ook op eigen houtje beslissen of moet ze hiervoor toch ook de ALV op de hoogte stellen. Ik moet nu verplicht betalen aan iets wat gratis gedaan kan worden. Lijkt me toch niet rechtvaardig?
Mvg, Mica
 
 

[Carla]

Beste Mica,
Ik lees je verhaal. En ondanks dat het misschien over peanuts gaat, alle begrip en waardering voor jou om  de zaken binnen een VvE te laten verlopen via de bekende regelgeving. Ik begrijp je heel goed dat wanneer er reeds een geschiedenis is van wantrouwen, deze door deze kwestie weer wordt aan gewakkerd. Heel vervelend.
Je vraagt of artikel 38, en ik neem aan dat je daarbij doelt op het lid 1 en 2 van het M.R. 1992 boven een afspraak genomen in de ALV gaat? Het antwoord hierop is JA.
Maar……art. 38 gaat m.i. over het onderhoud en NIET over het toekennen van een vrijwilligersvergoeding.
Ten alle tijden ligt het recht m.b.t. besluiten t.a.v. én het onderhoud én het toekennen van een vrijwilligersvergoeding bij de leden van de VvE.
Het is jammer dan er nu gebrekkige notulen zijn.
Wat jou te doen staat, m.i. dit onderwerp te laten plaatsen op de agenda van de eerstvolgende ledenvergadering. ( dit mag het bestuur niet weigeren ). Tevens een brief/mail sturen naar  het bestuur dat je bezwaar maakt tegen hun beslissing. ( zij hebben niet het recht zelfstandig te beslissen om een vrijwilligersvergoeding toe te kennen ). Vraag het woord op de komende vergadering en leg je grief op tafel. Zie toe dat de VvE zich uit kan spreken ( via stemmen ) wat zij wensen……het echtpaar of  een team van vrijwilligers ( die ten alle tijden verantwoording moeten afleggen naar het bestuur en de VvE m.b.t. b.v. het materiaal wat moet worden aangeschaft om het werk te kunnen doen)?  Laat vervolgens in stemming brengen of voor het werk een vrijwilligersvergoeding wordt onttrokken aan de algemene middelen, ook dit weer via stemming. Controleer daarna z.s.m. of de notulen weergeven wat er is besloten.
De hele kwestie kan dan nu wel klein lijken, maar voor nu zeker wel belangrijk om de onderlinge betrokkenheid hoog te houden en voor iedereen kenbaar te maken waar of de beslissingsbevoegdheden liggen, bij de leden dus! Hou de  zaken transparant . Vandaag gaat het over iets kleins en straks over iets groters. Hou de vinger maar aan de pols. Doe je goed.
Wens je succes samen met een vriendelijke groet.
Carla.

[Mica]

Beste Carla,
Dank voor je steun. Je legt precies de vinger op de zere plek.
Zelf weet ik ook niet zo goed wat de betaling nou precies inhoud.
Is het een ‘opdracht’ van het bestuur, dan gaat het m.i. om een werkgever-werknemer verhouding met alle bezwaren van dien. (wie betaalt er als er tijdens de werkzaamheden iets mis gaat en het echtpaar naar het ziekenhuis moet). Mag een bestuur dit in het kader van onderhoud (idd art. 38 lid 1 en 2) wel zelf besluiten ook al kan het gratis en besluiten zij tot uitgeven van geld?
Is het een vrijwilligersvergoeding, dan moet dus de ALV hierover beslissen?
Zoals gezegd, het is zeer ondoorzichtig dus ik weet het niet precies. Het gebeurde al jaren maar is dus een tijdje terug veranderd in gratis uitvoeren door vrijwilligers van het klusteam.
Dank voor je reactie en ik ga zeker de stappen volgen die je voorstelt.
Met vriendelijke groet, Mica

[Bob]

Hi Mica,
Naar aanleiding van jouw posts heb ik de volgende vragen:
1. Zijn betreffende notulen al vastgesteld door/in de vergadering, of zijn de notulen nog in concept?
2. Is de door jou genoemde vrijwilligersvergoeding voor het echtpaar gebaseerd op een in het verleden genomen vergaderbesluit, of heeft het bestuur eigenmachtig besloten tot een vergoeding en ook de hoogte van het bedrag? Kortom, is de vergoeding van €60,00 per keer gebaseerd op een formeel besluit of op een “gewoonte”?
3. Heeft het bestuur haar vrijwilligers (het klusjesteam) ooit laten weten wat er niet goed was aan hun werk? Kort; weet je wat je niet goed gedaan hebt, en ben je in de gelegenheid gesteld om het wel/alsnog goed te doen?
4. Wat vinden de andere vrijwilligers ervan? En de overige leden die nu weer moeten zien dat er iedere keer op hun kosten wordt betaald voor diensten die andere leden gratis leveren?
5. Kun je aangeven wat er volgens (het concept van) de notulen nu wel staat als besluit?
Wat mij betreft in elk geval uiterst merkwaardig dat het bestuur geheel naar eigen inzicht de vrijwilligers passeert die door de vergadering als klusjesteam zijn aangesteld.
Voor wat betreft hetgeen Carla stelt
quote
Je vraagt of artikel 38, en ik neem aan dat je daarbij doelt op het lid 1 en 2 van het M.R. 1992 boven een afspraak genomen in de ALV gaat? Het antwoord hierop is JA.
unquote
merk ik het volgende op.
Artikel 38 lid 2 geeft de standaard uitgangspositie. Het bestuur beslist over het onderhoud ………… (volgen de voorwaarden/grenzen).
Dat laat onverlet dat de Vergadering (ALV) het hoogste orgaan is van de VvE.
De Vergadering kan te allen tijde aan het bestuur aanwijzingen geven over de (wijze van) vervulling van haar (bestuurs)taken. Zo kan de Vergadering dus altijd extra eisen stellen/aanwijzingen geven aan haar bestuur. Zie in dit verband ook artikel 44 lid 1 onder d.
Het kan natuurlijk nimmer zo zijn dat een bestuur binnen haar mandaat geen enkele controle van de Vergadering hoeft te dulden, en geheel naar eigen inzicht en ondanks de uitdrukkelijk wil/wens van de Vergadering kan doen en laten wat zij wil. Zo werkt het niet.
Vriendelijke groet, Bob

[Mica]

Beste Bob,
Bedankt voor je reactie!
Wat betreft je vragen:
1. De notulen zijn van anderhalf jaar geleden en goedgekeurd. Er staat helaas niets over in maar een bestuurslid schrijft in een mail: In een bestuursvergadering heeft het bestuur gestemd en besloten om “het echtpaar” tegen geringe betaling de parkeerplaats te laten onderhouden. Dit hebben ze in het verleden altijd keurig gedaan tot ieders tevredenheid. Toen xxx deze taak overnam is dat niet adequaat gebeurd ondanks al zijn goede bedoelingen. Als bestuur is toen besloten om “het echtpaar” weer te vragen. 
Het bestuur geeft dus zelf aan dat iemand anders (van het klusteam) het heeft overgenomen. Dit is niet zomaar gebeurt maar na die ALV.
2. In het verleden heeft het echtpaar dit werk gedaan voor 60 euro per keer (240 euro per jaar) dit is waarschijnlijk ooit afgesproken in een ALV (de notulen hiervan heb ik niet, die zijn waarschijnlijk meer dan 10 jaar oud). Veel mensen die in de flat wonen, weten dit echter niet. Ik kwam er ook per toeval achter toen ik in het bestuur zat.
3. Het bestuur heeft zelfs nooit gepraat met de persoon die het maai/snoeiwerk een keer gedaan had. Ook toen mijn man en ik het gedaan hadden (wij zitten ook in het klusteam) is er niet met ons gesproken. Het echtpaar heeft op die ALV aangeboden te helpen bij de eerste keer maar dat is nooit gebeurd. Er is een kantjesmaaier en die heeft zeer veel kuren (want oud) en alleen het echtpaar heeft hier kennis van. De drie leden van het bestuur hebben nooit geprobeerd om te kijken of het klusjesteam (evt. onder begeleiding van het echtpaar) beter kon doen. (Zo slecht was het trouwens niet. Gras was korter, struiken waren gesnoeid, hoe ‘slecht’ kan dat zijn)
4. Niemand is geinformeerd over de verandering. Niemand weet dan ook dat ze nu weer wel moeten betalen. Na mijn brief was de enige reactie van het bestuur dat ik het maar op de volgende ALV moet aankaarten zonder inhoudelijk op mijn vragen en vraag om bestuursnotulen te mogen zien, in te gaan.
5. De notulen geven helaas geen uitsluitsel. Er staat niets over in. Wel in een eerdere dat er een klusjescommissie gevormd wordt en dat mensen zich daarvoor aanmelden. Nogmaals, het bestuur zegt wel in een email dat iemand het werk heeft overgenomen. Als er niets over was besloten op een ALV zouden ze dit niet hebben gezegd en zou ook het gras niet gemaaid zijn door een lid van het klusteam.
Tot nu toe heb ik al mijn bezwaren en mails alleen naar het bestuur gestuurd. Ik wil de toch al kwetsbare verhoudingen in de flat niet nog meer testen en ben ook bang dat mensen me dan zo’n zeur vinden. Mijn pogingen om de boel hier te professionaliseren zijn me ook niet in dank afgenomen door een deel van de bewoners die het niet meer ‘gezellig’ vonden in het bestuur. Ook vind ik het raar dat er niet meer transparantie is. Het bestuur had op zijn minst een mail kunnen sturen met de vraag wat bewoners vinden. Dat is helaas een gewoonte die ik nog niet heb kunnen ombuigen.
Mijn excuses als dit niet een grote misstand is maar ik heb zo hard mijn best gedaan om het belang van secuur en volgens de regels werken door te voeren (en ik doe ook nog steeds veel voor de flat) dat deze ongelijke betaling van personen (uit de algemene middelen), mij en degene die gemaaid heeft, erg dwars zitten. (Hij en zijn vriendin zijn dan ook uit het klusteam gestapt).
Met vriendelijke groet, Mica
 

[Carla]

Beste Mica,
Goed te horen dat je je gesteund weet. Dat geeft je vaak net even de power die je ook nodig hebt naast de gegeven regelgeving.
Zelf passen wij , als bestuur,  het artikel 38, lid 2 uiterst strikt toe. Juist om te voorkomen wat er bij jou in de VvE nu aan de hand is.
Lees even mee: ” Het bestuur kan echter geen onderhoudswerkzaamheden opdragen die een bedrag dat door de vergadering zal worden vastgesteld te boven gaat, tenzij het vooraf door de vergadering daartoe gemachtigd is. “
Duidelijke taal toch! 😉
Met die €60.00 zal je niet boven welk gesteld bedrag voor onderhoud dan ook uit komen. De crux zit ‘m dus in het zelfstandige besluit van het bestuur. Dat nu is onjuist handelen.
Met vriendelijke groet en nogmaals succes.
Carla.

[Bob]

Hi Mica,
Hartelijk dank voor jouw verhelderende antwoorden. De situatie is duidelijk, en ik kan me jouw frustratie en onbehagen, zeker gegeven het verleden, goed voorstellen. Excuses zijn al helemaal niet nodig; een misstand in een VvE is zo groot als die door enig lid wordt ervaren, en niet zo klein als een complete buitenstaander vindt/bepaalt.
Alles overziend kan ik niet anders dan tot de volgende conclusie komen.
Gegeven het (wat mij betreft merkwaardige en eigenmachtige) optreden van het bestuur, en de reactie van het bestuur op jouw acties en mails, lijkt het me glashelder dat je er op die manier met hen niet uit gaat komen.
Wat mij betreft sta je in het gelijk, maar dat brengt ook geen echte oplossing.
Zelf geef je echter aan dat je er eigenlijk weinig voor voelt om de zaak echt op de spits te drijven (“Ik wil de toch al kwetsbare verhoudingen in de flat niet nog meer testen”) en ook daarvoor alle begrip.
In mijn beleving kun je “slechts” kiezen uit 3 oplossingen:
1. Je laat de zaak voor wat het is en je prijst je gelukkig met wat je inmiddels al wel hebt bereikt,
2. Je stelt de zaak, en de handel en wandel van het bestuur in een volgende vergadering netjes aan de orde, en brengt de andere leden intussen op de hoogte van wat er (waarschijnlijk ook tegen hun zin) gebeurt, of
3. Je laat je kiezen in de kascontrolecommissie (bij voorkeur met een sterke medestander) en laat je als KCC negatief uit over deze manier van werken, en adviseert vanuit de KCC dat dit anders moet.
Helaas kan ik je niet helpen aan een “easy way out”.
Veel succes gewenst, vriendelijke groet, Bob

[Bob]

@Carla schreef
Quote
Lees even mee: ” Het bestuur kan echter geen onderhoudswerkzaamheden opdragen die een bedrag dat door de vergadering zal worden vastgesteld te boven gaat, tenzij het vooraf door de vergadering daartoe gemachtigd is. “
Duidelijke taal toch! ?
Unquote
Wat mij betreft inderdaad duidelijke taal, maar wat bedoel je nu precies te zeggen. Ik kan het verband met de verderop in jouw post vetgedrukte passage niet zien.
Vriendelijke groet, Bob

[Auteur]

Berichten