Bestuur en beheer gescheiden?
- Dit onderwerp bevat 23 reacties, 7 deelnemers, en is laatst geüpdatet op april 23, 20177:09 pm door .
-
Berichten
-
Even een korte introductie voordat ik de vraag stel: er wordt gezegd dat onze VvE een van de grotere in ons land is. Er zijn net even iets meer dan 10.000 stemmen verdeeld over drie ‘plukken’ aandelen in de gemeenschap. Er is een balans van 1,2 MIO en een MJOP met een begroting van 2 MIO. De ALV heeft een groepje uit haar midden benoemd dat op dit moment onze VvE met al zijn beheer- en bestuursaangelegenheden, besluitvorming, rollen en taken tegen het licht houdt. Dat lijkt ons periodiek sowieso goed. De noodzaak is nu vooral ingegeven door enerzijds een fors groot-onderhoudsproject en de totstandkoming van de besluitvorming daarover en anderzijds de overdracht van beheer-/bestuur van de ene eigenaar naar een nieuwe eigenaar van dezelfde beheermaatschappij.
Wij twijfelen of het nog wel ‘handig’ is bestuur en beheer in één (externe) hand te houden voor een vereniging van onze omvang.
Ik heb in deze rubriek gezocht naar een antwoord. Ik heb dat (nog) niet gevonden.
Wat zijn uw ervaringen met intern bestuur in een grotere VvE en een extern beheerder?
Wat zijn uw ervaringen met een extern bestuur in een grotere VvE met een andere extern beheerder?Je kunt je ook nog een variant voorstellen met een intern bestuur aangevuld met de extern beheerder.
Ik ben benieuwd naar uw reactie.
Met goede groet.Hoi Johan,
persoonlijk ben ik een voorstander van een scheiding van bestuur (intern, dus leden) en beheer (extern), waarbij de beheerder een uitvoerende taak heeft en het bestuur een controlerende taak.Een scheiding tussen de functies van bestuur en beheer is inderdaad ten zeerste aan te bevelen. Ik ben erg verbaasd, eigenlijk verontrust, dat dit in jullie VvE tot nu toe niet het geval is. Op basis van het genoemde balanstotaal denk ik dat we praten over een VvE met minstens 200 à 250 appartementseigenaren. Dan zou je toch denken dat de vijver groot genoeg is om daaruit een competent bestuur samen te stellen.
Er gaat in jullie VvE zeer veel geld om. Dan is het bittere noodzaak om als een bok op de haverkist te zitten. Een beheerder die ook als bestuurder fungeert heeft een dubbele pet op, waardoor er een risico op belangenverstrengeling bestaat dat niet genegeerd mag worden.
Daarmee bedoel ik dat de bestuurder de neiging kan hebben om de VvE altijd in die richting te sturen waar hij als beheerder het meeste profijt van heeft. Dan wil ik nog niet in de eerste plaats denken aan het gunnen van opdrachten aan “bevriende relaties” tegen heimelijke provisies, maar in het algemeen aan een zodanige werkwijze dat beheertaken met de geringst mogelijk inspanning worden uitgevoerd zonder onderscheidende meerwaarde voor de VvE. Er is immers toch geen intern bestuur dat toezicht houdt en hem zo nodig achter de vodden zit.
Ook al hebben jullie geen bestuur, ik mag toch wel hopen dat er een kascommissie is?
Hi Johan,
Het maakt wat mij betreft niet echt uit hoe groot de VvE is, of hoeveel geld er in de VvE omgaat. In iedere VvE, groot en klein, moeten de taken en verantwoordelijkheden, bevoegdheden en rechten en plichten helder vastliggen.
Iedere VvE kent 4 organen, waaronder een bestuur, maar “beheer(der)” is géén orgaan van een VvE. Beheer is een taak van de VvE, en een beheerder voert taken van en/of voor een VvE/bestuur uit, meestal op basis van een overeenkomst.
Wat bedoel je in jouw verhaal met beheer(der)? Is dat een professionele verhuurder, al dan niet met een meerderheid aan stemmen, die ook nog als administratief, technisch en financieel beheerder optreedt?
Hebben we in jouw geval te maken met één hoofdsplitsing en een slordige 5 ondersplitsingen, die op zich ook weer ondergespltst zijn?
En praten we hier over meerdere ondersplitsingen met elk een eigen professionele eigenaar/verhuurder?
Welk modelreglement (if any) is voor jouw splitsing van kracht?
Naar mijn idee moet er wat meer helderheid komen over de exacte vraag waar je mee zit, anders wordt het een oeverloos verhaal met wat er allemaal aan de hand zou kunnen zijn.
Vriendelijke groet, Bob.interessant artikel wat Colin aanhaald. met name wanneer een bestuurder ook het beheer doet en er dus mogelijk belangenverstrengeling kan optreden bij het o.a. het verstrekken van opdrachten voor het jaarlijkse onderhoud aan o.a. technische installaties. Niet voor niets “hameren” kwalitatieve adviesbureaus op onafhankelijk opgestelde MJOP’s voor een VvE. De kosten voor het opstellen van een MJOP en de uiteindelijke controle van de goede uitvoering ervan, verdienen zich in veelvoud terug op de te investeren kosten. Helaas wordt nog steeds veel geld uit het reserveringsfonds onnodig verknoeit aan MJOP’s die totaal onafhankelijk zijn opgesteld.
Heren,
Dank voor jullie (snelle!) reactie.
Om Colin gerust te stellen: Ja, er is een kascommissie. Of deze echter direct bij de bestuurder/beheerder aansluiting vindt, is een punt dat wij nu juist onderzoeken.
Dito voor het MJOP. Fijn dat jullie dit oppikten. Informatief is ook dat er bij jullie tegenstrijdigheden LIJKEN in (‘onafhankelijke’) beoordelaars van een MJOP.
Overall: we gaan de ALV (goed geschat qua omvang…) voorstellen om bestuur (vooral) intern en beheer (juist) extern op te tuigen. Zoals een van jullie adviseert: binnenshuis is voldoende kennis om dat bestuur op te tuigen. Het MJOP zou toch een dingetje mogen zijn van de TC? Die mag je dan ook vragen om het plan door onafhankelijken te toetsen?
Wettelijk gezien is er in VvE-land nooit gesproken over een groen-commissie of een communicatie-commissie. Zijn jullie het erover eens dat de eerste – die iets wil over groen rondom de gronden van de VvE – als werkgroep valt onder de TC. En dat de tweede die krantjes, communicatie en reuring stimuleert, als werkgroep zou kunnen vallen onder het bestuur?@ Johan, het is echt handiger om eerst even te laten weten welk Modelreglement bij jullie van kracht is. Dan zijn de reacties ook meteen daarop toegesneden.
Ter info:
Wij werken zelf met een bestuur , bestaande uit leden en benoemd door de leden in een A.L.V. Technisch én administratief beheer wordt verzorgd door een externe partij. Het alles loopt gesmeerd en in een prettige en open sfeer.
Wat bedoel je met het onderzoeken of de kascontrole cie. aansluiting vindt bij het bestuur en of de beheerder?
Met vriendelijke groet,
Carla.Hi Johan,
Als ik je goed begrijp heeft jullie VvE een bestuur benoemd, en dat bestuur wenst een deel van haar taken te delegeren aan een extern beheerder. Zo zou de verantwoordelijkheid voor het beheer deels bij het bestuur intern liggen, en deels bij een beheerder extern. Is dat het geval? Of begrijp ik jouw verhaal niet goed?
Ben ook heel benieuwd naar het antwoord op mijn andere vragen.
Vriendelijke groet, Bob.Opnieuw dank voor jullie reacties.
@ Bob:
V.: Wat bedoel je in jouw verhaal met beheer(der)?
A: Er is sprake van een beheerder. Dat is in ons geval een externe partij die als administratief, technisch en financieel beheerder optreedt. Deze beheerder treedt op dit moment ook op als bestuurder.
V: Hebben we in jouw geval te maken met één hoofdsplitsing en een slordige 5 ondersplitsingen, die op zich ook weer ondergespltst zijn?
A.: Er is één vereniging die drie gebouwencomplexen omvat. Elk gebouwencomplex heeft zijn eigen splitsing.
V: En praten we hier over meerdere ondersplitsingen met elk een eigen professionele eigenaar/verhuurder?
A: Ik denk dat het antwoord hierop hierboven al gegeven is? M.a.w.: er is geen sprake van elk een eigen professionele eigenaar/verhuurder. Er zitten in die ene vereniging wel – wat wij noemen- een aantal groot-eigenaren. Zij verhuren appartementen. Deze groot-eigenaren zijn inmiddels in de minderheid t.o.v. de groep individuele eigenaars.
V: Welk modelreglement (if any) is voor jouw splitsing van kracht?
A; MR 1992</p>
En dan nog even terug naar mijn inleiding waarin ik o.a. zeg: “…de overdracht van beheer-/bestuur van de ene eigenaar naar een nieuwe eigenaar van dezelfde beheermaatschappij….”
Ik krijg de indruk dat deze zin niet helemaal goed is overgekomen. Daarom: onze externe bestuurder/beheerder is een bedrijf. Dat bedrijf is recentelijk van eigenaar veranderd.
Je laatste aanname is niet juist. Ik raad je aan mijn eerste bijdrage nog een keer door te nemen.
@ Carla
Het antwoord op je vraag over het MR vind je hierboven: MR1992
V: Wat bedoel je met het onderzoeken of de kascontrole cie. aansluiting vindt bij het bestuur en of de beheerder?
A: In mijn inleiding geef ik aan dat een groep eigenaars na goedkeuring van de ALV de gang van zaken binnen de VvE tegen het licht houdt. In dit onderzoek is de combinatie van bestuur/beheer in één hand bij een externe partij aan bod gekomen. Zo ook allerlei andere processen in onze VvE-organisatie. Daar hoort uiteraard ook bij of de kascommissie zijn onafhankelijke toetsing bij de beheerder volledig kan uitoefenen. Dat bedoel ik met ‘aansluiting’.
@ Rob
Het was niet de bedoeling om rillingen te veroorzaken. Ik had misschien een andere woordkeuze kunnen hanteren. Maar de uitleg is: in onze VvE met ruim 250 woningen gebeurt van alles. Zeker als er grote projecten in het onderhoud lopen. Regelmatige updates geven en/of voortgang delen kan bij ons beter. Het geven van informatie leidt ook tot nieuwe vragen. Bewoners/eigenaars moeten ook hun betrokkenheid kwijt.Dank @ Johan voor je antwoorden. Tussen de regels door begint het mij te dagen.;-) Als ik je goed begrijp hebben jullie nu GEEN bestuur maar WEL een beheerder ( tech./adm/finc.) die tevens als bestuur optreedt.
Wanneer je dan toch de boel aan het doorlichten bent, stuur dan aan op het benoemen van een bestuur en als het ff kan uit de gelederen van de eigenaars. ( geen huurders en ook niet de beheerder ).
Maak met de beheerder een stuk op waaruit blijkt waar hij/zij zich verantwoordelijk voor dient te houden en leg dat voor aan de leden ter goedkeuring. Neem daar ook in op dat er een aantal ( wij hebben er b.v. 4 ) vergaderingen per jaar zijn van het bestuur samen met de beheerder(s).
Handig ( zo doen wij het ) is het om de voorzitter van het bestuur ( die kiezen de bestuursleden zelf ) door de leden te laten benoemen als voorzitter van de vergadering. ( wij hebben twee maal per jaar een ALV )
Je hebt het ook over commissies ( groen b.v. en andere zaken ). Commissies kunnen benoemd worden door de leden. Maar vallen allen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur en niet van weer een andere commissie, zoals je b.v. noemt de T.C.
Probeer een tuincommissie te organiseren en maak daar goede afspraken mee. Deel dit met de leden. Is overigens niet anders dan normaal want zij zullen vast af en toe met plannen komen die geld kosten.;-)
Een commissie voor wat betreft up-dates en voortgang van o.a. goedgekeurde plannen ( onderhoud e.d. ) daar ben ik geen voorstander van. Je hebt helemaal gelijk…..het geven van informatie toept alsmaar weer vragen op. En dat kan knap lastig zijn. Volg gewoon de koninklijke weg. Kijk wat er op de rol staat ( MJOP) en ga aan de slag na goedkeuring van de leden. ( uiteraard ) De VvE mag ook wel een beetje vertrouwen hebben in haar bestuur, nietwaar.
Mocht info nodig zijn ( zoals bij ons onlangs het feit dat de hele garage leeg moest ) communiceer dan vanuit het bestuur.
Een kascontrolecommissie dient zonder ook maar een enkele voorwaarde toegang te krijgen, ( bij ons gaan ze naar het kantoor van de beheerder ) tot alles wat nodig is om de jaarlijkse controle uit te voeren. ( en zelfs zo vaak als ze willen, hihi, wel redelijk blijven natuurlijk ) Het bestuur heeft daar niets mee van doen. De kascontrolecie. brengt haar eigen verslag uit op de ledenvergadering.
Een MJOP kan worden gemaakt door het technisch beheer ( neem ik aan ). Deze bespreekt e.e.a. met het bestuur en vervolgens gaat het naar de leden. Het gaat m.i. niet zozeer over de onafhankelijkheid maar van het hebben van de juiste kennis. ( technisch beheer ) Overigens kan hier elk jaar aan worden gesleuteld c.q. wijzigingen in worden vastgesteld.
Nu het beheerkantoor van eigenaar is veranderd is het wellicht het goede moment om nieuwe en heldere afspraken te gaan maken. ( wel volgens het boekje natuurlijk )
Kijk maar of je er iets uit kan halen waar je verder mee komt.
Succes en een vriendelijke groet,
Carla.Hi Johan,
Dank voor jouw antwoorden. Deze geven meer duidelijkheid.
Je geeft ook aan dat mijn aanname niet juist is, en raadt me aan om jouw eerste bijdrage nog maar eens door te nemen.
Daarover het volgende. Het feit dat ik een aanname ventileerde komt niet voort uit onduidelijkheid van/in jouw eerste bijdrage, maar uit jouw tweede bijdrage waarin je plots allerhande commissies en werkgroepen onder bestuur en TC presenteerde (groen onder TC en communicatie onder bestuur), terwijl ik naar mijn idee (nog) geen antwoord op de door mij gestelde vragen had gekregen. Daarmee (2e post) werd in elk geval voor mij de feitelijke organisatie in jouw VvE “vertroebeld”.
Uit jouw eerste post meen ik te mogen opmaken dat het bestuur momenteel bij de externe beheerder is belegd. In feite is de beheerder tevens het bestuur. Is dat correct?
Zo dat correct zou zijn hierbij meteen een nieuwe vraag. Is de beheerder op de juiste wijze tot bestuur benoemd?
Merk op dat het bestuur door de vergadering moet worden benoemd (MR1992 art. 41 lid 1), en dat daarvoor dus een vergaderbesluit nodig is. Weet de beheerder überhaupt dat hij als formeel en benoemd bestuur wordt gezien?
Merk hier op dat het zijn van benoemd bestuur (juridisch) heel wat anders is dan het zijn van een beheerder die bestuurstaken op basis van een beheersovereenkomst uitvoert. Als dit niet goed is geregeld kan dit heel erg nare en grote (juridische) consequenties hebben. Vandaar dat ik even informeer.
In jouw antwoorden geef je onder andere aan dat er 3 gebouwencomplexen zijn met elk een eigen splitsing. In de praktijk is er vaak één hoofdsplitsing en daarbinnen bestaan meerdere ondersplitsingen. In jouw geval kan het heel eenvoudig zo zijn dat elke (onder)splitsing zijn eigen bestuur/vergadering heeft. Daarmee zouden er eenvoudig 4 besturen kunnen betaan in jouw complex.
Is bestuurlijk gezien jouw VvE ingericht conform de Akte van Splitsing (AvS)? Hoe worden de ondersplitsingen bestuurd, en hoe wordt besloten binnen de hoofdsplitsing?
Heeft jouw VvE een benoemde Voorzitter van de Vergadering (VvdV) (ex artikel 33 lid 5 MR1992)?
In afwachting van jouw antwoorden, en met vriendelijke groet, Bob.
P.S. Johan gaf al aan dat hij deelneemt in een van de grootste VvE’s in Nederland. Bij mijn weten is Groenhoven de grootste, men moet in dit geval naar mijn idee denken aan een VvE als IJburg Blok 5 (Amsterdam).Dank je Carla!
Ik loop even met je door je tekst:
Als ik je goed begrijp hebben jullie nu GEEN bestuur maar WEL een beheerder ( tech./adm/finc.) die tevens als bestuur optreedt.
A.: Klopt
Wanneer je dan toch de boel aan het doorlichten bent, stuur dan aan op het benoemen van een bestuur en als het ff kan uit de gelederen van de eigenaars. ( geen huurders en ook niet de beheerder ).
A; Dat gaan we de ALV voorstellen.
Maak met de beheerder een stuk op waaruit blijkt waar hij/zij zich verantwoordelijk voor dient te houden en leg dat voor aan de leden ter goedkeuring. Neem daar ook in op dat er een aantal ( wij hebben er b.v. 4 ) vergaderingen per jaar zijn van het bestuur samen met de beheerder(s).
A: Waardevolle tips!
Handig ( zo doen wij het ) is het om de voorzitter van het bestuur ( die kiezen de bestuursleden zelf ) door de leden te laten benoemen als voorzitter van de vergadering. ( wij hebben twee maal per jaar een ALV )
A: Daar gaan we nog een nachtje over slapen. De huidige Vz van de ALV bemoeit zich nogal met het huidige bestuur.
Je hebt het ook over commissies ( groen b.v. en andere zaken ). Commissies kunnen benoemd worden door de leden. Maar vallen allen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur en niet van weer een andere commissie, zoals je b.v. noemt de T.C.
A: Goed dat je die rolverdeling helder schetst. Op dit moment trekken de TC en de GroenC bij ons nogal eens gezamenlijk op. Soms met brokken tot gevolg.
Probeer een tuincommissie te organiseren en maak daar goede afspraken mee. Deel dit met de leden. Is overigens niet anders dan normaal want zij zullen vast af en toe met plannen komen die geld kosten.;-)
A: Eens
Een commissie voor wat betreft updates en voortgang van o.a. goedgekeurde plannen (onderhoud e.d.) daar ben ik geen voorstander van. Je hebt gelijk…..het geven van informatie roept vragen op. En dat kan knap lastig zijn. Volg gewoon de koninklijke weg. Kijk wat er op de rol staat ( MJOP) en ga aan de slag na goedkeuring van de leden. ( uiteraard ) De VvE mag ook wel een beetje vertrouwen hebben in haar bestuur, nietwaar. Mocht info nodig zijn (zoals bij ons onlangs het feit dat de hele garage leeg moest) communiceer dan vanuit het bestuur.
A: Dank voor je reflectie.
Een kascontrolecommissie dient zonder ook maar een enkele voorwaarde toegang te krijgen, ( bij ons gaan ze naar het kantoor van de beheerder ) tot alles wat nodig is om de jaarlijkse controle uit te voeren. ( en zelfs zo vaak als ze willen, hihi, wel redelijk blijven natuurlijk ) Het bestuur heeft daar niets mee van doen. De kascontrolecie. brengt haar eigen verslag uit op de ledenvergadering.
A: Eens. Dat is ook onze insteek en uitleg. We hebben nu nog te maken met een beheerder die gelijk bestuurder is. We gaan dit uiteraard optuigen langs de goede route.
Een MJOP kan worden gemaakt door het technisch beheer ( neem ik aan ). Deze bespreekt e.e.a. met het bestuur en vervolgens gaat het naar de leden. Het gaat m.i. niet zozeer over de onafhankelijkheid maar van het hebben van de juiste kennis. ( technisch beheer ) Overigens kan hier elk jaar aan worden gesleuteld c.q. wijzigingen in worden vastgesteld.
A: Als je zegt ‘technisch beheer’ dan zie ik daar de beheerder ‘in the lead’. Zou het ook een samenspel met de TC – die op dit moment bulkt van de kennis – moeten zijn? Ik ben zeker geen TC-er maar sleutelen aan een MJOP klinkt als vloeken in… Je hebt het (groot) onderhoud niet voor niets op termijn ingepland. </p>
Nu het beheerkantoor van eigenaar is veranderd is het wellicht het goede moment om nieuwe en heldere afspraken te gaan maken. ( wel volgens het boekje natuurlijk )
A: Zeker! Het contract moet worden herzien.
Dank voor je bijdrage, Carla. Hier kunnen we mee verder!
Met goede groet,
Johan@Carla: “…en MJOP kan worden gemaakt door het technisch beheer ( neem ik aan ). Deze bespreekt e.e.a. met het bestuur en vervolgens gaat het naar de leden. Het gaat m.i. niet zozeer over de onafhankelijkheid maar van het hebben van de juiste kennis. ( technisch beheer ) Overigens kan hier elk jaar aan worden gesleuteld c.q. wijzigingen in worden vastgesteld”.
Een zorgvuldig MJOP is van groot belang voor een VvE. Onafhankelijk MJOP is m.i. wel degelijk van belang. Zeker omdat ik al aangaf dat een MJOP dient te geschieden door een kwalitatief onafhankelijk adviesbureau. Het zomaar sleutelen aan een MJOP geeft eigenlijk al aan dat er maar wat “gegist” wordt in de toekomstige uitgaven, wat zeer onwenselijk is. Elke MJOP dient vanuit een nulmeting plaats te vinden om een zo duidelijk en helder beeld te krijgen van de te verwachten investeringen in de technische installaties. Bovendien dient men zich als VvE te realiseren wat de MJOP inhoud als reservering. Gaat de VvE renoveren of moderniseren in de technische installaties. Menig beheerder zal het verschil niet weten tussen beide zonder specifieke vakkennis. Zoals ik al aangaf in mijn eerdere post, een adviseur kan aanzienlijke kosten besparen voor een VvE als 100% duidelijk is hoe de MJOP er uit moet zien en moet worden uitgevoerd.
- Je moet ingelogd zijn om een antwoord op dit onderwerp te kunnen geven.