[Helene]

Hoi William,

Zoals ik begrijp zijn jullie ook SKW gecertificeerd. Ik reageer even op jouw onderstaande opmerkingen:

Bij ons is er standaard een presentielijst (dus ledenlijst). Een debiteurenlijst is er niet standaard bij, dit is geconsolideerd in de jaarrekening. Ik kan me ook niet herinneren dat er ooit om is gevraagd eerlijk gezegd, leden hebben immers inzage in Twinq.

Ik zie de jaarrekening ongeveer als een samenvatting van de kasmap, die naar wens de VvE verschillend vorm kan worden gegeven. Ik heb zoals gezegd nog nooit meegemaakt dat er naar een debiteurenlijst gevraagd werd. Verder is en blijft het zo dat een ieder (lid) op elk gewenst moment de actuele situatie kan raadplegen, ook buiten de vergadering om.

Ook onze VvE heeft een SKW gecertificeerde beheerder en deze maakt gebruik van Twinq. De leden hadden inzage in de gehele financiële administratie, ook de debiteuren.

Na aantreden van een nieuw bestuur is deze inzage echter beperkt. Op de vraag aan de beheerder waarom deze inzage is beperkt werd eerst als reden opgegeven dat het een softwareprobleem was en dat dit hersteld zou worden. De beheerder gaf aan dat hij bekend was met het recht op inzage en dat ieder lid hier recht op had.

Het “software probleem” is nooit opgelost. De reden waarom leden geen recht meer hebben op inzage is een bestuursbesluit. Oplossing van de beheerder in overleg met het bestuur:

Als leden iets willen inzien moet er een verzoek worden ingediend bij het bestuur met opgave van reden waaróm je iets in wilt zien. Als het bestuur toestemming geeft dan wordt dit doorgegeven aan de beheerder en pas dan krijg je inzage.

Tsja… je begrijpt dat er nooit toestemming gegeven wordt door het bestuur.

Ondanks dat er in de beheerovereenkomst staat dat de gehele financiële administratie is in te zien in Twinq. En deze beheerovereenkomst is toch afgesloten met de leden van de VvE en niet met het bestuur!

 

 

[William]

Goodmorning,
je hebt het antwoord zelf al gegeven 🙂 . Het verhaal van een softwareprobleem is onzin.

[Helene]

William wrote:

Goodmorning, je hebt het antwoord zelf al gegeven. 😉
Het verhaal van een softwareprobleem is onzin.

Hallo William,
Binnen onze VvE is er vanaf juli geen inzage meer  mogelijk in de financiele adminstratie. Volgens onze SKW gecertificeerde beheerder is er navraag gedaan bij Twinq en deze geeft aan dat er een complicatie is. Het duurt wel erg lang eer deze complicatie is opgelost. Aangezien jullie ook gebruik maken van Twinq wil ik graag weten of hiervan bij jou iets bekend is.
Of is het mogelijk dat deze complicatie in de software alleen bij onze VvE is of dat er voor individuele leden een ” complicatie” kan worden ingebouwd.
De jaarrekening van 2017( ja, dat is binnen onze VvE mogelijk) moet nog ter vaststelling aan de vergadering worden voorgelegd en ik wil deze ook kunnen controleren.
Alvast bedankt voor je reactie.
Helene

[William]

Goedemorgen,
Ik zou niet weten welke complicatie dat moet zijn dan :). Welke delen kun je nu niet inzien?
Overigens is het nog moeten vaststellen van de jaarrekening 2017 niet vreemd, er zijn VvE’s die alleen in het najaar vergaderen (in tegenstelling tot hetgeen de akte voorschrijft).

[Helene]

Hoi William,
Ik kan niets inzien. Als ik op de hyperlink klik word ik teruggeleid naar de homepage.
Als wij maar 1 vergadering in het najaar zouden  hebben is het logisch dat de jaarrekening dan aan de vergadering wordt voorgelegd.
Maar wij hebben in het voorjaar al 2 vergaderingen gehad, waarbij men niet verder is gekomen dan het vaststellen van de aanwezigen, mededeling van het  bestuur, vaststellen van de notulen en de agenda. Hier en daar een nietig en vernietigbaar besluit met de mededeling dat als men het er niet mee eens is, hiervoor naar de kantonrechter kan gaan.
En de beheerder heeft in overleg met het bestuur besloten de jaarrekening door te schuiven naar de najaarsvergadering omdat een aantal posten nog niet correct waren en men hiervoor zelfs naar het jaar 2016 is terug gegaan. Het streven was om de jaarrrekening voor 1 juli aan de leden te doen toekomen. Helaas…..
Verder nog een oproep van de voorzitter van het  bestuur aan de aanwezigen om eens na te denken wat te doen aan het kleine aantal leden wat op de regels wijst.
Zo verlopen bij ons de vergaderingen

[William]

Hoi Helene,
Voor zover ik weet werkt Twinq momenteel gewoon zoals het zou moeten werken, dus als er bij jullie een probleem is, ligt dat niet aan Twinq.

[Rob]

William wrote:

……. Overigens is het nog moeten vaststellen van de jaarrekening 2017 niet vreemd, er zijn VvE’s die alleen in het najaar vergaderen (in tegenstelling tot hetgeen de akte voorschrijft).

Hoezo is dat niet vreemd dan ??
Het is niet alleen in tegenstelling tot hetgeen de akte voorschrijft, het is ook in strijd met de wet !
BW2:48 lid 1 ;
“Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een bestuursverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders en commissarissen; ontbreekt de ondertekening van een of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichtingen nakomen.”

Helene wrote:

En de beheerder heeft in overleg met het bestuur besloten de jaarrekening door te schuiven naar de najaarsvergadering omdat een aantal posten nog niet correct waren en men hiervoor zelfs naar het jaar 2016 is terug gegaan. Het streven was om de jaarrrekening voor 1 juli aan de leden te doen toekomen. Helaas…..

Hoezo, in overleg met het bestuur?
In de dikgedrukte wettekst hierboven zie ik toch echt staan “…behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering“.
Ik mag toch aannemen dat deze SKW gecertificeerd beheerder 😉 weet dat het bestuur niet hetzelfde is als de algemene vergadering !

[William]

Excuus Rob, ik bedoel vreemd als in niet zeldzaam.

[Helene]

Hoi William,
Inmiddels heb ik contact gehad met de beheerder over de inzage en de complicatie in Twinq. Volgens hem is hij hier al dagen mee bezig en heeft hierover contact op directieniveau binnen Twinq. Deze geven aan dat de inzage is beperkt en niet alles meer is in te zien voor de leden in verband met de AVG, waar zij zich aan te houden hebben.
Ik kom nu niet verder dan het tabblad “werkelijk t.o.v. de begroting” en als ik dan op de hyperlink klik wordt ik teruggeleid naar de hoofdpagina.
Ik heb gewezen op het contract waarin staat dat er volledige inzage is in de financiële administratie via Twinq. Hij leek oprecht bezorgd en vindt het ook vervelend dat hij dit nu niet na kan komen. Zelfs de kascommissie liep tegen deze beperkingen op.
Ik heb ook aangegeven dat ik van een andere SKW gecertificeerde beheerder (jij dus),  die gebruik maakt van Twinq, heb begrepen dat dit probleem bij hen niet speelt. Hij zou graag in contact komen met deze beheerder.
Er is nu afgesproken dat hij er alles aan zal doen dat ik uiterlijk vrijdag inzage heb en anders de facturen waar ik om gevraagd heb met toestemming van het bestuur naar mij te sturen. Op  mijn opmerking dat hij hiervoor geen toestemming hoeft te vragen aan het bestuur, nuanceerde hij dit dat hij het bestuur dit ging mededelen.
Uit eerdere berichtgeving van jou begreep ik dat leden via Twinq volledige inzage hebben, ook de debiteurenlijst. Is dat nog steeds of is dit beperkt in verband met de AVG? Wat is er nog meer in de inzage veranderd/beperkt in verband met de AVG?
Alvast hartelijk dank voor je reactie,

[Bob]

Hi Helene,
Zelf heb ik nog volledige inzage binnen Twinq v.w.b. mijn eigen VvE.
Geen enkel probleem en geen enkele restrictie, en geen geneuzel over de AVG.
Naar mijn idee word je in de maling genomen.
Met vriendelijke groet, Bob

[Bob]

Hi Helene,
Je zou, naast de eventuele bevestiging door William, ook even kunnen crosschecken bij Twinq zelf.
servicedesk:
mail servicedesk@twinq.nl
telefoon (0162) 470 555
Met vriendelijke groet, Bob

[Helene]

Bedankt Bob,
Ik krijg ook steeds meer het idee dat ik in de maling wordt genomen. Soms ben ik waarschijnlijk te naïef. Bovendien verwacht je niet in de maling genomen te worden.
Ik ga dit zeker even checken. Maar dan nog, als dit mijn gelijk bevestigd ben ik er nog steeds niet.
Weet je toevallig ook of de beheerder zelf de autorisatie verzorgd? Volgens de beheerder ligt de autorisatie bij Twinq. Maar dat kan ik mij nauwelijks voorstellen. Dan moet bij iedere mutatie Twinq ingeschakeld worden?

[Bob]

Hi Helene,
Het komt me voor dat Twinq, als faciliterend bedrijf, slechts één belang heeft, zijnde om binnen de wettelijke grenzen maximaal mogelijkheden te leveren. Twinq zou zichzelf direct uit de markt prijzen wanneer men onnodig beperkingen zou opleggen aan de klanten (beheerders, en via hen VvE’s).
De VvE heeft een overeenkomst met de beheerder en de VvE is als klant koning. De VvE (en namens haar het bestuur) bepaalt in het gemeen wat zichtbaar is of niet, en voor wie. Niet de beheerder en ook Twinq zelf niet.
Wie er daadwerkelijk aan de (digitale) knoppen en instellingen zit, en feitelijk instelt (of kan instellen) weet ik niet. Dat is louter uitvoeringstechniek (en wat mij betreft minder interessant/relevant).
Voor het juiste antwoord laat ik de vloer graag aan William. 😉
Met vriendelijke groet, Bob

[Auteur]

Berichten