inzage financiële administratie VvE, kascontrole en AVG
- Dit onderwerp bevat 30 reacties, 4 deelnemers, en is laatst geüpdatet op 6 dagen, 17 uren geleden door .
-
Berichten
-
Ik heb samen met een andere eigenaar 4 jaar in de kascommissie gezeten. Vorig jaar zijn wij eruit gestapt omdat we maanden bezig zijn geweest om de bankafschriften te zien. Hier kwamen we niet uit met het bestuur. Daarna hebben ze zelf een externe kascommissie aangesteld, die hebben dus niet de fouten of onregelmatigheden niet gezien die wij wel hadden gevonden. Het toenmalige bestuur heeft 2x een rechtszaak aangespannen tegen 2 leden maar geen toestemming gevraagd aan de ALV. Ook hebben we gezien dat er €10.000 van de spaar naar de betaalrekening was gegaan maar dat konden we niet terug vinden. Het is niet onze bedoeling om het bestuur te controleren, eerder om de externe kascommissie te controleren.
Hebben jullie na al die jaren inmiddels geen medestanders gekregen?
Ik zou denken dat andere VvE leden toch aan jullie kant gaan staan. Zeker na die laatste nep-ALV.Een bestuurder die blijft ontkennen dat er een inzagerecht is voor iedere eigenaar, terwijl de tekst in de reglementen en de jurisprudentie overduidelijk zijn, is voor mij ook een reden om die bestuurder niet echt te vertrouwen.
Deze stelling kan ik volledig omdraaien. Iedere bestuurder die van mening is dat iedere eigenaar ongelimiteerd recht heeft op inzage op de inhoudelijk financiële administratie van de VvE, en dat ook zonder besluit van de ALV geeft aan iedere eigenaar die daar maar naar vraagt, is voor mij een reden om die bestuurder niet te vertrouwen en/of van mening te zijn dat die bestuurder niet volledig geschikt is als bestuurder van mijn VvE. Het bestuur van de VvE dient in de eerste plaats het belang van de VvE en de ALV te dienen en niet van individuele eigenaren.
Hartelijk dank Rob voor de voorzet, anders had ik er nooit zo specifiek over nagedacht.
Ik heb samen met een andere eigenaar 4 jaar in de kascommissie gezeten. Vorig jaar zijn wij eruit gestapt omdat we maanden bezig zijn geweest om de bankafschriften te zien. Hier kwamen we niet uit met het bestuur.
4 jaar?
En wat hebben jullie als kascommissie al die jaren geadviseerd aan de ALV? Om wel of niet de jaarrekening goed te keuren?
Lijkt mij dat als het bestuur geen openheid geeft, dat jullie als kascommissie onvoldoende kunnen controleren en dus de ALV 4 jaar lang hebben moeten adviseren om de jaarrekening niet goed te keuren, totdat het bestuur openheid van zaken geeft.
En wat heeft de ALV vervolgens met dat advies gedaan?Of hebben jullie dat nooit geadviseerd aan de ALV en zijn 4 jaarrekeningen gewoon zonder slag of stoot door de ALV’s goedgekeurd? Zoja, dan kan je het echt vergeten als lid om het bestuur en een gekozen kascommissie te controleren.
Wij gaan zeker niet weg wonen hier al 26 jaar.
We hebben een eigen bestuur en een extern Vve kantoor.
In de ALV is echter niet gevraagd om een akkoord voor het inschakelen van een externe kascommissie dat heeft het bestuur zelf gedaan, en die hebben het boekjaar 2025 goed gekeurd.
Het Vve kantoor maakt gebruik van een digitaal boekhoudingssysteem, maar laat ons weten dat er geen mogelijkheid is voor de leden om de financiën in te zien, dit kan alleen de kascommissie en het bestuur.Een extern VvE kantoor? Een beheerder dus?
Die zou toch iets moeten doen en niet geheel passief blijven toekijken.
En als er een digitaal boekhoudingssysteem is, dan zou je als kascommissie al erg ver moeten kunnen komen.En wie heeft boekjaar 2025 goedgekeurd? De ALV neem ik aan. Zoals je het schrijft lijkt het alsof het bestuur of de externe kascommissie het heeft goedgekeurd. Op zich allemaal niet relevant want met een ongekozen kascommissie is de goedkeuring toch ongeldig.
Op zich allemaal niet relevant want met een ongekozen kascommissie is de goedkeuring toch ongeldig.
Dat is goed om te weten, bedankt!Het bestuur gaat niet uit zichzelf een nieuwe jaarrekening opstellen omdat iemand beweert dat het besluit nietig is.
Dan zal je toch echt naar de rechter moeten stappen om een verklaring voor recht te krijgen dat het besluit tot goedkeuring van de jaarrekening nietig is.Deze stelling kan ik volledig omdraaien. Iedere bestuurder die van mening is dat iedere eigenaar ongelimiteerd recht heeft op inzage op de inhoudelijk financiële administratie van de VvE, en dat ook zonder besluit van de ALV geeft aan iedere eigenaar die daar maar naar vraagt, is voor mij een reden om die bestuurder niet te vertrouwen en/of van mening te zijn dat die bestuurder niet volledig geschikt is als bestuurder van mijn VvE. Het bestuur van de VvE dient in de eerste plaats het belang van de VvE en de ALV te dienen en niet van individuele eigenaren.
Hartelijk dank Rob voor de voorzet, anders had ik er nooit zo specifiek over nagedacht.
Van mij mag je alles omdraaien, maar zorg dan dat je dat aan kan tonen met bepalingen uit de modelreglementen en/of jurisprudentie.
De ALV heeft helemaal niets te maken met het verstrekken van inzage in de administratie, dat is een recht dat voortvloeit uit het reglement, dus ik zou niet weten wat een besluit van de vve daar mee te maken heeft.
En ja, het inzagerecht is niet alomvattend, echter…“Tot op heden oordeelde geen enkele rechter dat er nooit recht op afgifte bestaat”
We hebben 3 jaar lang de jaarrekening goedgekeurd. Alleen 2025 kreeg een nieuw bestuur en een nieuwe Vve beheerder en daar ging het mis.
Niet handig wanneer het bestuur geen openheid van zaken heeft gegeven.
Maar met het nieuwe bestuur en beheerder is het dus nog slechter geworden. Dan blijf ik bij mijn eerder advies, namelijk aanmelden voor bestuur of kascommissie of anders vertrekken. Laatste optie is uiteraard je erbij neerleggen en accepteren dat je er niks tegen gaat doen. Alleen als bestuur heb je volledige slagkracht en als kascommissie wat minder, maar heb je wel volledige vrijheid in controle, tenzij het bestuur en/of beheerder dat onterecht beperkt. Die kans schat ik ook hoog in. Geen normale beheerder zal zo’n nep-ALV te accepteren.
Mocht je kiezen voor kascommissie, wees dan niet bang om het advies te geven aan de ALV om de jaarrekening niet goed te keuren (alleen als je dat dan voldoende kan beargumenteren).
Het huidige bestuur gaat je als lid echt geen inzage geven en bovendien hebben andere eigenaren in veel gevallen geen interesse in meningen van individuele leden zonder functie van bestuur of kascommissie.Dat is goed om te weten, bedankt!
Zoals Rob al aangeeft, zal je dan wel het proces moeten doorlopen van het besluit nietig verklaren door de kantonrechter. Tot die tijd is de goedkeuring op papier geldig.
Van mij mag je alles omdraaien, maar zorg dan dat je dat aan kan tonen met bepalingen uit de modelreglementen en/of jurisprudentie.
Mocht het zover komen, dan zal ik dat zeker doen. Ik schat alleen in dat ik dat nooit zal meemaken. Maar mocht het gebeuren zal ik laten weten of ik wel of niet gewonnen heb.
De ALV heeft helemaal niets te maken met het verstrekken van inzage in de administratie, dat is een recht dat voortvloeit uit het reglement, dus ik zou niet weten wat een besluit van de vve daar mee te maken heeft.
En ja, het inzagerecht is niet alomvattend, echter…ALV is toch het hoogste orgaan?
Als een eigenaar allerlei verzoeken zou indienen om inzage te krijgen, dan zou ik dat behandelen als een ingekomen stuk op de eerstvolgende ALV indien ik niet met het verzoek akkoord kan gaan. Eigenaren kunnen eisen dat ze de ledenlijst in willen zien met of zonder contactgegevens, maar eigenaren vertrouwen er ook op dat hun gegevens niet zomaar gedeeld worden aan iedereen. Dat vertrouwen ga ik echt niet zomaar beschamen buiten de ALV om, omdat iemand een bepaald artikel uit een AvS op een bepaalde manier interpreteert en met allerlei andere beweegredenen geen rekening houdt.Het is mij overigens niet duidelijk welke documenten vve leden willen inzien en zich beroepen op inzagerecht.
Zijn het alleen ledenlijsten, bankafschriften en offertes? Of is er nog meer?
Ledenlijsten zijn een punt van discussie want welke leden zitten te wachten op een individuele eigenaar die de ledenlijst ontvangt?
Bankafschriften zijn allemaal digitaal in Twinq of ander boekhoudkundig systeem, dus daar mag je als lid van de kascommissie wel in kijken. Een gewoon lid laat ik daar echt niet in kijken, want de digitale bankafschriften bevatten allerlei privé-informatie. Geen enkel lid van een vve heeft het recht om de bankrekeningnummers te zien van andere vve leden.
Niemand heeft bij mij overigens ooit gevraagd om inzage bankafschriften.
En offertes worden altijd gedeeld ruim voor de ALV en kan iedereen inzien, zoals het hoort.Het bestuur gaat niet uit zichzelf een nieuwe jaarrekening opstellen omdat iemand beweert dat het besluit nietig is.
Dan zal je toch echt naar de rechter moeten stappen om een verklaring voor recht te krijgen dat het besluit tot goedkeuring van de jaarrekening nietig is.Maar het besluit om de jaarrekening 2025 is toch ongeldig en wordt geacht niet te bestaan?
Wanneer iemand dit bij de aankomende ALV aangeeft, dan is het bestuur op de hoogte gebracht en zou het pro-actief moeten handelen want anders laat het bestuur bewust een nietig besluit in stand.Juist een van de taken van de kascontrole is om de financiële administratie te controleren en na te gaan of de afspraken en besluiten die tijdens een ALV zijn gemaakt correct zijn verwerkt.
Alleen het eerste deel is correct, het controleren van de financiële administratie.
Het is niet de taak van de kascommissie om na te gaan of afspraken en besluiten die tijdens een ALV zijn gemaakt correct zijn verwerkt.Het bestuur kan wel een overzicht van het grootboek bij de beheerder opvragen. De beheerder brengt hiervoor kosten in rekening. Deze kosten mogen niet zonder meer worden doorberekend aan degene die het verzoek doet en komen daardoor voor rekening van de VvE. Uiteindelijk betalen alle leden hier dus aan mee.
Persoonlijk ben ik van mening dat een VvE beheerder hier geen kosten voor in rekening mag brengen.
Ik zou eens gaan bekijken wat er in de beheerovereenkomst staat vermeld m.b.t. dergelijke kosten.
Het inzagerecht is vastgelegd in jullie reglement en ik zou het vreemd vinden wanneer de beheerder een bedrag in rekening mag brengen omdat jij van dat recht gebruikmaakt.
Zeker niet als het gaat om een normale inzage in de administratie die de VvE sowieso moet voeren.Het bestuur stelt daarom voor om jouw voorstel op de agenda van de volgende ALV te plaatsen. Je kunt dan aan de leden het voorstel voorleggen om dergelijke gegevens op verzoek beschikbaar te stellen, rekening houdend met de kosten die hiermee gemoeid zijn. Alle leden betalen hier immers aan mee en kunnen hierover gezamenlijk een besluit nemen.
Omdat het inzagerecht is vastgelegd in het reglement zou ik absoluut niet weten welk besluit de ALV daarover zou kunnen en/of mogen nemen. De ALV mag jouw recht op inzage simpelweg niet beperken.
Ieder besluit van de ALV dat in strijd is met MR1992 artikel 41 lid 6 is nietig!Het bestuur geeft aan dat de kascontrole in opdracht van de leden is uitgevoerd en jullie zijn van mening dat de controle door de externe kascommissie onjuist is.
Er is dus een juridisch conflict waarin naar mijn mening alleen een rechter uitkomst kan bieden.Persoonlijk ben ik van mening dat een VvE beheerder hier geen kosten voor in rekening mag brengen.
voor niets gaat de zon op
De software van de beheerder heeft geen mogelijkheid digitaal inzage te geven in de administratie.
Twinq geeft dat wel. Welke software gebruikt jullie beheerder?
Het bestuur kan wel een overzicht van het grootboek bij de beheerder opvragen. De beheerder brengt hiervoor kosten in rekening.
Logisch dat er bewust wordt gemaakt van kosten, al is een overzicht van 1 grootboekrekening natuurlijk 5 seconden werk. In Twinq dan.
Deze kosten mogen niet zonder meer worden doorberekend aan degene die het verzoek doet en komen daardoor voor rekening van de VvE. Uiteindelijk betalen alle leden hier dus aan mee. Het bestuur stelt daarom voor om jouw voorstel op de agenda van de volgende ALV te plaatsen.
Goed verzonnen. Ik gaf dan ook niet voor niets de tip om aan te melden voor kascommissie of bestuur.
Dus we moeten wachten op de volgende ALV!
Zet het maar op de agenda, want dan begint de discussie pas echt. Misschien krijgen meer leden twijfels om dan de jaarrekening goed te keuren.
voor niets gaat de zon op
Klopt, maar de beheerder ontvangt dan ook een vastgestelde vergoeding voor zijn werkzaamheden voor de VvE.
Op de site van de betreffende beheerder (als ik de naam in het eerste bericht goed gelezen heb, voordat hij verdween 😉 ) is te lezen;
“Onze tarieven zijn gebaseerd op het administratieve, financiële en technische beheer. De tarieven zijn inclusief BTW 21%.
Geen extra kosten voor herinneringen, tweede vergaderingen, extra notulen enz. 1 prijs voor complete dienstverlening.”Dus…, geen extra kosten voor herinneringen, voor tweede vergaderingen, voor extra notulen enz., maar wel een vergoeding vragen als eigenaren inzage in de administratie verlangen.
Beetje vreemd toch!
Of het bestuur lult uit zijn nek, kan natuurlijk ook nog.Zet het maar op de agenda, want dan begint de discussie pas echt.
Wat zou OB dan op de agenda moeten zetten?
Of de ALV bereid is om eigenaren de gegevens te laten inzien waar zij op grond van het splitsingsreglement al recht op hebben?Dat is toch ongeveer hetzelfde als in een gemeenteraadsvergadering aan de gemeenteraad vragen of de inwoners van de wijk voortaan het rode stoplicht mogen negeren?
Het gaat hier niet om het creëren van een nieuw recht.
Het gaat om het uitoefenen van een bestaand recht uit het reglement.
De discussie zou dus wat mij betreft niet moeten zijn óf eigenaren inzage mogen krijgen, maar hoe die inzage praktisch wordt geregeld.
- Je moet ingelogd zijn om een antwoord op dit onderwerp te kunnen geven.