[Carla]

Mede naar aanleiding van:

Fraude in VvE’s; veel voorkomend maar wel te voorkomen

Alwaar ik ook al eens eerder reageerde, maar wellicht hier een breder bereik heb.

Er is een VvE met een 5 koppig bestuur. De VvE heeft veel van haar, en dus ook van het bestuur, taken ‘overgedragen’ aan een externe technisch en administratief/financieel beheerder.
Voordat de stukken naar de ledenvergadering gaan, worden ze besproken met het bestuur en gecontroleerd door een, uit twee leden bestaande, kascontrole commissie.
Alles keurig volgens de regelgeving.

Wanneer het bestuur haar taken zou volbrengen, volgens het boekje, dan zou de penningmeester de stukken ( o.a. rekening en verantwoording ) moeten overleggen en indien nodig toelichten.
Echter de rekening en verantwoording wordt opgemaakt door het externe bureau.
Zij lichten op de vergadering ook toe en kunnen vragen vanuit eigen professie prima en accuraat beantwoorden.

Gezien het feit dat er géén bestuursleden zitting mogen hebben in de kascontrolecommissie, begrijpelijk ( zij zouden immers het ‘eigen vlees’ dan moeten keuren,) gaat de kascontrolecommissie, bestaande uit twee leden gekozen en benoemd door de VvE, de ‘boeken’controleren op het kantoor van de beheerder.

Dit loopt al 10 jaar probleemloos, gelukkig.

Maar toch…..het bestuur, incl. de penningmeester die eigenlijk alleen op papier die functie heeft, het werk wordt n.l. niet door hem/haar gedaan maar door de beheerder…..bespreken wel keurig alles voordat het naar de vergadering gaat….maar moeten uiteindelijk toch ook maar aannemen dat het zó is. ( kennis en kunde is niet altijd voldoende aanwezig, vandaar het inhuren van …. )

Oké…..de kascontrole commissie gaat, zonder bestuurslid, naar het kantoor van de beheerder. Controleert e.e.a. in aanwezigheid van degene die de stukken heeft opgemaakt.
Ergens vind ik het, ondanks dat het allemaal op rolletjes loopt, een beetje krom.

Hoe bestuur, die hier niets aan doet en ook niet altijd de juiste mensen met voldoende kennis in huis heeft, verantwoordelijk zijn terwijl zij geen bestuurslid kunnen afvaardigen naar de controle.

Wie? ( eigenlijk te warm voor dit soort geteut ;-))

Met vriendelijke groet,
Carla

[Bob]

Hi Carla,
Long time no see!
ONAFHANKELIJKHEID is het toverwoord.
Voor kascontrole is niemand anders nodig dan de leden van de KCC.
De KCC adviseert de leden van de vergadering over het gevoerde (financiële) beleid. Overleg met het bestuur is “idioot” en strijdig met de onafhankelijkheid.
Het bestuur overlegd de KCC alle (getekende) stukken (het jaarverslag).
De KCC komt tot een conclusie en legt die aan de leden voor.
Wat de leden doen (besluiten) is niet aan de KCC noch aan het bestuur.
MHG,
Bob

[Bob]

By the way; externen nemen alleen maar betaald werkzaamheden over, maar nooit verantwoordelijkheden !!

[Bob]

Sorry Carla, zie nu dat ik je mogelijk niet helemaal heb begrepen.
Als ik jouw verhaal goed interpreteer zou het zo moeten zijn dat de beheerder EERST met het bestuur overlegd. Het bestuur keurt het werk al dan niet goed, en maakt de verantwoording uiteindelijk de hare door alle bestuursleden hun handtekening te laten zetten.
Die getekende verantwoording gaat DAARNA naar de KCC. Die doet haar werk en adviseert vervolgens de vergadering.
De vergadering beslist naar eigen goeddunken (en gehoord de KCC, maar niet per definitie conform de KCC).
Kun je hiermee uit de voeten?
Hartelijke groet,
Bob.

[Roel]

Hoi Bob,
Dank voor je reacties.
Ik ben op de hoogte van de regelgeving en de daarbij achterliggende gedachtes.
Daar gaat het mij nu even niet om.
*De beheerder zorgt voor de stukken.
*Bespreekt dit met het bestuur. ( het eind resultaat )
*Bestuur gaat akkoord.( voor zover het in haar vermogen ligt aan kennis en kunde, geen sprake van controle )
*KCC gaat naar beheerder voor controle.
*KCC verklaart op de vergadering alles in orde te hebben bevonden. ( controle )
*KCC vraagt de leden het bestuur decharge te verlenen.
*De leden verlenen decharge het bestuur decharge.
Waar gaat het in deze route nou om…..het bestuur, dat geen controle heeft kunnen uitoefenen ( nota’s, bankafschriften in zien ), behalve het eindresultaat ( de genoemde rubrieken en bekende kolommen ) wordt decharge verleent voor iets waar zij geen ‘uitvoerend orgaan’voor is. Eigenlijk part nog deel aan heeft of ….. zelfs helemaal geen kaas van hebben gegeten.;-)
Ga even uit van het laatste: ‘ Geen kaas hebben gegeten van….! ‘
Maar de beheerder, luisterend naar haar/zijn uitleg, wel kunnen volgen.
Dan gaat het bestuur uitsluitend op DIE grond akkoord.
Vervolgens vind de controle door de KCC plaats. enz.
En nu spreekt hier even de advocaat van de duivel: 😉
De KCC controleert nu, in aanwezigheid van degene die voor de uitvoering van de fin./boekhouding en stukken ‘ verantwoordelijk’ is en het bestuur wordt gedechargeerd voor iets waar ze ‘geen kaas van hebben gegeten’.
Het ging in de bijdrage, ( zie bijlage topic ) om fraude te kunnen voor komen.
De advocaat van de duivel speelt nog even mee. 😉
* de beheerder bespreekt de stukken met het bestuur.
* het bestuur gaat mee in de uitleg en toelichtingen.( geen controle )
* de KCC voert controle uit.
* de KCC, is voor een ‘andere, creatieve’ uitleg en toelichting op vragen, bevattelijk voor hetgeen de beheerder geeft aan antwoorden.
* de KCC snapt het allemaal ( mag ik hopen ) en vraagt de vergadering het bestuur te dechargeren.
Het KAN dus voorkomen dat bij gebrek aan deskundigheid, een beheerder KAN manipuleren.
Alle begrip wanneer een bestuur al haar bestuurstaken zelf uitvoert zij niet bij de controle van haar eigen werk betrokken kan worden. Maar in de genoemde situatie wordt het ‘uitvoerende’ orgaan wél gecontroleerd op haar eigen werk, zonder een ‘mogelijk diepgaandere ‘ controle door het bestuur, wat vervolgens al of niet gedechargeerd wordt.
Eigenlijk zou het bestuur gedechargeerd moeten worden voor haar beleid en het beheerkantoor voor de correcte boekhoudkundige/fin. afhandelingen.
Voor alle duidelijkheid, dit speelt NIET in onze VvE, maar wel in mijn hoofd., mede vanwege de gedachte dat vertrouwen goed is, maar controle beter.;-)
Met vriendelijke groet,
Carla.

Ik weet niet alles, maar daar weet ik dan wel alles van...

[Bob]

Oké Carla,
Naar mijn idee begrijp ik nu wat je bedoelt.
Voor mij ga je iets te makkelijk voorbij aan de verantwoordelijkheid van de bestuursleden. De beheerder doet het werk, maar het bestuur is en blijft verantwoordelijk. Het bestuur is een van de 4 organen van de VvE. Het kan niet zo zijn dat de verantwoordelijkheid van het bestuur wordt overgenomen door welke beheerder dan ook. Het bestuur moet meer doen aan controle vooraf. Wie stelt in jouw denkbeeldige VvE de facturen betaalbaar? Wie controleert welk werk wordt uitgevoerd? Dat enig bestuur weinig kan snappen van het samenstellen van balansen, winst- en verliesrekeningen en exploitatieoverzichten maakt nog niet dat het bestuur niet kan controleren.
Dat er een penningmeester is binnen het bestuur heeft verder weinig om het lijf. Hoe de taken binnen het bestuur verdeeld zijn doet er voor verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid niet toe. Het hele bestuur is verantwoordelijk voor haar doen en laten.
De KCC is “slechts” een dubbelcheck !
Vriendelijke groet,
Bob

[Bob]

😆

[William]

Hello,
in mijn weinige ervaring is het zo:
– Beheerder stelt jaarstukken op
– 3 à 4 weken voor de ALV gaan deze conceptstukken naar alle leden
– op hetzelfde moment wordt de KCC uitgenodigd voor de controle (al dan niet bij de beheerder)
– KCC doet kascontrole
– Op de ALV worden eventuele vragen van leden betreft jaarrekening/stukken beantwoord
– KCC geeft advies
– Jaarrekening akkoord en decharge bestuur (en bestemmen resultaat)
Toch? 🙂

[Roel]

Heren,
Veel dank voor het volgen en reageren van mijn gedachten kronkel.;-)
Want….het IS en blijft een gedachten kronkel, nietwaar! 😉
Dit duiveltje redeneert even verder:
Een VvE geeft het bestuur óók uit handen.
( wordt door de meeste deskundigen niet aanbevolen ) Maar wat te doen bij het niet willen en niet kunnen?
De beheerder, technisch en administratief, wordt tevens bestuurder. Kostenplaatje wordt tegelijk veel hoger…
Dan is de route van de KCC niet anders dan in het eerste geval, toch!
Gevolg, de KCC controleert de bestuurder én het uitvoerende ( verantwoordelijke) orgaan.
Adv. de leden enz….
Per saldo, vindt er dan een controle plaats bij één orgaan met twee petten op.;-)
Hoe transparant kan je zijn. 😉
Vanzelfsprekend kan een bestuur niet achter over gaan leunen, na het in de armen nemen van een beheerder. Echter…..en daar is die kronkel weer, haha, in de meeste gevallen wordt deze stap genomen vanwege het ontbreken van eigen kracht en kennis van……en de continuïteit.
Nóg een kronkel, stel dat er maar één bestuurder is, benoemd door de leden.( één of meer zegt M.R. 1992 b.v )
De voorzitter van de VvE vergadering ( niet dat ene bestuurslid) merkt op dat er naar aanleiding van de KCC cie., nog heel wat vragen zijn. Die worden beantwoord door de beheerder. En vervolgens wordt dat ene bestuurslid al of niet gedechargeerd.
Stel je de mate van verantwoordelijkheid nu eens voor, dat ene bestuurslid ( vaak een eigenaar die erg betrokken is ) dient eigenlijk van alle markten volledig thuis te zijn. Incl. alle controle op zowel het technische als administratieve deel.
( Als het te warm is om het hoofd hier verder over te breken, nogmaals ik ken de regels, dan laat het gerust even liggen en geniet van het mooie weer. Het is maar een kronkel!;-) Welke best wel aardig is om eens nader te bezien in verband met het voorkomen van fraude.
Met vriendelijke groet,
Carla

Ik weet niet alles, maar daar weet ik dan wel alles van...

[William]

Hoi Carla,
Wel zwaar onderwerp met deze temperaturen ;). Wat betreft:

Gevolg, de KCC controleert de bestuurder én het uitvoerende ( verantwoordelijke) orgaan. Adv. de leden enz….
Per saldo, vindt er dan een controle plaats bij één orgaan met twee petten op.;-)
Hoe transparant kan je zijn.

Als er in dit geval klachten zijn, zou ik de leden voorstellen om toch echt zelf het bestuur te gaan vormen :). Achteraf gedoe is mij dan te makkelijk. Bovendien is de KCC in theorie toch onafhankelijk van het bestuur.
Wat betreft het tweede gedeelte; Klopt 🙂

[Auteur]

Berichten