[admiraal]

Ik ben voorzitter van een nieuwe VvE geworden, maar heb hier geen ervaring mee. De VvE heeft maar twee leden en het pand is voor aankoop helemaal gerenoveerd. We verwachten dus geen groot onderhoud op korte termijn.

Ik heb de VvE ingeschreven bij de KvK en ik wil een bankrekening gaan openen voor de servicekosten. Dan zal ik ook een begroting gaan opstellen en de jaarrekening. Omdat ik geen ervaring heb met het beheren van een VvE vraag ik me af of ik een model begroting kan ontvangen, en evt een model jaarrekening. Om ons op weg te helpen. Of bestaat er software om de begroting en jaarrekening digitaal bij te houden?

Omdat onze VvE maar twee leden heeft, lijkt het ons overdreven het beheer uit te besteden.

Ik heb veel info en voorbeeld documenten gevonden op nederlandvve.nl maar een model begroting kan ik nergens vinden. Heeft iemand hier ervaring mee?

[William]

Hoi Admiraal,
Er bestaat software om begrotingen en jaarrekeningen digitaal te maken, echter zou ik het voor slechts 2 appartementsrechten gewoon in Excel doen. Dat bespaart je die kosten in ieder geval, en Excel is gewoon een goed rekenprogramma.
Voor de begroting zet je gewoon de kosten op een rijtje die je VvE verwacht te maken. Voor een kleine VvE valt dat hard mee, omdat je weinig dure installaties etc zult hebben. Even uit mijn hoofd:

• Opstal- en aansprakelijkheidsverzekering
• Elektra/gas/water kosten algemene voorzieningen
• Elektra/gas/water privé, als dit via de VvE loopt (Bv: collectieve verwarming)
• Incidenteel/onvoorzien onderhoud, een kleine post per jaar voor begroten
• Als ze er zijn, kosten van lopende onderhoudscontracten (Bv: onderhoud voor lift/hydrofoor/intercom/dak/schoonmaak)
• Bankkosten

Er zullen nog wat dingen ontbreken, maar die kun je zelf wel bedenken 🙂 . Je kunt hiervoor prima naar de jaarrekeningen van voorgaande jaren kijken.
Ten slotte voeg je hier het bedrag aan toe wat er volgens een onderhoudsplanning per jaar begroot is.
Voor zowel de begroting, als voor de jaarrekening kun je ook prima modellen van ‘normale bedrijven’ gebruiken hoor. De bewoording is hier en daar anders, en de opbrengsten in beide zijn niets anders dan de VvE-bijdragen van de eigenaren, maar het principe is hetzelfde.
 
 

[admiraal]

Hi William,
Dankjewel voor je verhelderende reactie. Ik ga ermee aan de slag.
Wij zijn de eerste VvE dus helaas zijn er geen jaarrekeningen van voorgaande jaren. Wat betreft die jaarrekening, is dat iets dat moet voldoen aan bepaalde boekhoudregels? Of kan dit gewoon een excell overzicht zijn waar je het over hebt? Moet er een jaarlijkse aangifte gedaan worden hij de belastingdienst oid?
Groet

[William]

Hoi,
Dan gewoon opsommen wat je denkt uit te geven. Als je bang bent dat je iets vergeet, begroot je voor het eerste boekjaar een post ‘onvoorzien’. Als dit aan het einde van het jaar overblijft, stort je het in het reservefonds van je VvE. Dit volgens de breukdelen verdelen, dan heb je de jaarlijkse VvE-bijdrage per eigenaar.
Voor de jaarrekening van een VVE zijn volgens mij geen aparte boekhoudregels. Als je dezelfde benamingen gebruikt voor de jaarrekening als in de opgestelde begroting, en vervolgens de daadwerkelijke uitgegeven bedragen, naast de begrote bedragen zet, heb je gelijk een mooi overzicht. Dus ja, kan gewoon in Excel. Als ik het goed begrijp is de VvE vrij jong, dus zal de eerste complete jaarrekening pas in 2017 worden opgesteld (de jaarrekening van 2016). Voor november/december dit jaar zou je eventueel eenmalig een korte resultatenrekening van op kunnen stellen.
De jaarrekening wordt normaliter door een kascommissie gecontroleerd, en door de vergadering goedgekeurd in het daaropvolgende boekjaar. Dus de jaarrekening van het boekjaar 2016, stel je bijvoorbeeld in januari of februari 2017 op, de kascommissie controleert deze en in de daaropvolgende vergadering keuren jullie hem goed. Bij een VvE met twee leden zou ik één bestuurder/voorzitter benoemen en het andere lid aanstellen als kascommissielid.
Er hoeft geen aangifte worden gedaan bij de belastingdienst inzake BTW, deze kun je als VvE niet terugvragen (tenzij het een VvE met commerciële activiteiten betreft).
 

[Auteur]

Berichten