[DikOz]

Ik kreeg net de nieuwsbrief van Rijssenbeek. Deze keer over “De VvE en bezwaren tegen de notulen”. Een onderwerp dat mij erg interesseert. Wat mij opvalt, is dat zowel de nieuwsbrief als de bijbel van Rijssenbeek stelling nemen zonder enige verwijzing.

Heeft iemand verwijzingen naar documenten/reglementen waarin dit onderwerp wordt beschreven?

Mijn stellingname is dat de Voorzitter van de Vergadering (VvdV) verantwoordelijk is voor een rechtsgeldig verloop van de vergadering. Formeel heeft die Vz het recht om de uitslag te bepalen bijvoorbeeld. Er is geen rol voor het bestuur. Dan moet ook de VvdV verantwoordelijk zijn en gehouden worden voor de notulen.

Zeer onpraktisch zou zijn als elk lid voorstellen voor formele wijzigingen van de notulen kan indienen. De enige manier om die behandelen is per voorstel stemmen op de ALV! Tot nu toe zijn wijzigingen bij ons een bijlage bij de notulen, zonder formele betekenis.

Hoe gaat dat bij jullie?

[RonaldL]

Citaat uit internet en wel precies:

Besluitvorming en wijze van stemmen in de ALV

Quote
Uitslag betwisten

Op grond van artikel 5:124 lid 2 jo 2:13 lid 3 BW spreekt de voorzitter in de ALV een beslissend oordeel uit over de uitkomst van een stemming. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid der ALV of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming, zie artikel 2:13 lid 4 BW.

Hoewel de wet dat niet expliciet vermeldt, moet het er op grond van deze wettelijke bepalingen voor worden gehouden, dat het niet mogelijk is om de uitslag van de stemming pas na de ALV in de notulen bekend te maken. Immers, dan is een onmiddellijke betwisting niet meer mogelijk.
Unquote

Met andere woorden: alhoewel de notulen een belangrijk communicatie middel zijn, is er geen juridische waarde aan te hangen.
In de eerstvolgende vergadering ofwel dezelfde vergadering (snelle notulist gezocht!) keurt de vergadering de notulen goed. Niet dus de VvdV, ook niet het bestuur, ook niet de beheerder. Verzet tegen notulen kan niet bij de rechter.

Als je het niet eens bent met passages in de notulen, kan je dat in de eerstvolgende vergadering of tijdens de vergadering melden, hetgeen dan in de volgende of huidige notulen verwoord kan worden (inderdaad bijvoorbeeld als bijlage). De notulen laten dan slechts de verschillende zienswijzen zien.

Waar het om gaat zijn de besluiten die zijn genomen. Denk je grond te hebben tegen een besluit in beroep te moeten, hetzij eerst bij de VvE zelf hetzij bij de rechter, dan kan dat onafhankelijk van wat er in de notulen staat. Dit laat onverlet dat de notulen in de aanhangige zaak een bewijsrol kunnen spelen.

[RonaldL]

Je schreef:
Quote
Mijn stellingname is dat de Voorzitter van de Vergadering (VvdV) verantwoordelijk is voor een rechtsgeldig verloop van de vergadering. Formeel heeft die Vz het recht om de uitslag te bepalen bijvoorbeeld. Er is geen rol voor het bestuur. Dan moet ook de VvdV verantwoordelijk zijn en gehouden worden voor de notulen.
Unquote

De VvdV heeft het voortouw tijdens de vergadering, maar heeft geen macht. Formeel bekrachtigt de vergadering zelf de uitslag van de stemming door in te stemmen met het “voorstel” van de VvdV. Anders had de vergadering of bijvoorbeeld een stemgerechtigd lid, moeten ageren tijdens de vergadering.
Op voorstel van de VvdV wordt tijdens de vergadering de notulist aangewezen. Ook hier is het de vergadering zelf die dat bepaalt.

Dat in de praktijk de zaken “gewoontegetrouw” uitgevoerd worden (bv de secretaris notuleert) verandert niks aan de formele positie.

[Bob]

Nieuwsbrief Rijssenbeek:

Nadat de vergadering van eigenaars heeft plaatsgevonden volgen de notulen van de vergadering. De notulen zijn een zakelijke weergave van hetgeen is besproken op de vergadering. De notulen hoeven dus geen woordelijke weergave te zijn van de vergadering van eigenaars. Het kan zijn dat een eigenaar het niet eens is met de inhoud van de notulen en daartegen bezwaren indient. Wat dient de VvE met deze bezwaren te doen?

Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van het moment van indienen van de bezwaren.

Voor vaststellen notulen
Als een eigenaar bezwaren indient voordat de notulen zijn vastgesteld, kan de vergadering van eigenaars bij het vaststellen van de notulen besluiten om de bezwaren al dan niet te verwerken in de notulen of aan te hechten aan de notulen. Op dit moment kunnen de bezwaren dus nog meegenomen worden en expliciet worden verwerkt in de notulen. De vergadering van eigenaars is het orgaan dat hier een beslissing over neemt.

Het al dan niet verwerken van de bezwaren van een eigenaar doet echter niets af aan de reeds genomen besluiten. De op de vergadering genomen besluiten blijven van kracht.

Na vaststellen notulen
Als de notulen daarentegen wel al zijn vastgesteld staat de inhoud van de notulen vast. Bezwaren van een eigenaar hoeven dan niet (meer) behandeld te worden door de vergadering van eigenaars. Deze bezwaren hoeven dus ook niet verwerkt te worden in de notulen.

Vragen over dit onderwerp? Neem contact op met Carmen Pool.

[DikOz]

Dank je Bob, ik dorst publicatie niet aan vanwege mogelijke rechten op de nieuwsbrief. Maar publicatie maakt wel zo duidelijk waar het over gaat.

@RonaldL
Dank voor de verwijzing naar VvERecht, had ik zelf moeten vinden.

Toch nog een paar puntjes op de i’s.

Eens, de vergadering (leden) bepaalt wat er gestemd wordt. Maar, iemand is verantwoordelijk voor de telling en voor de publicatie van de uitslag. En dat is de VvdV. En na ca. 15 min is dat de niet meer te betwisten uitslag.
Ik weet dat hier en daar de macht van de VvdV in twijfel wordt getrokken. Maar als je MR 1992 en BW 2/5 erop naslaat, is dat een machtige figuur met eigen taken en eigen bevoegdheden. De Vz van het bestuur daarentegen, wordt gewoon (bijna) niet genoemd.
Heel simpel, die organiseert en zit bestuursvergaderingen voor. En hij is zeker geen voorzitter van de VvE.

Het maakt inderdaad niet uit wie notuleert: de secretaris, een externe inhuur, de beheerder etc. Maar dat vind ik los staan van de inhoudelijke verantwoordelijkheid. Ik vind dat de VvdV verantwoordelijk is/moet zijn. Bijvoorbeeld ook omdat bij verzekeringszaken de VvdV de notulen moet moet paraferen.
Maar ik schaats op dun eis. In de bijbel van Rijssenbeek worden vergader/notulen zaken opgesomd die plotseling zonder enige verwijzing bij het bestuur worden gelegd. Het bestuur is erg belangrijk, maar heeft tijdens de ALV een pet op van gewoon lid met stemrecht (indien ook eigenaar) en een hele belangrijke pet op van de vergadering informerend tijden de ALV.

(De behandeling van de financiële stukken en van bestuursvoorstellen vertroebelen dat iets. En ja, als de voorzitter bestuur ook VvdV is, ligt het iets anders, maar het is tijdens de ALV goed om die petten te scheiden.)

[VvE-stem]

Hoewel het zeer onpraktisch is dat elk lid formele wijzigingen van de notulen kan indienen, is dat toch hoe het werkt. Alleen genomen besluiten kunnen niet meer worden teruggedraaid.
Iedere ALV moet namelijk goedkeuring vragen voor de Notulen van de voorgaande ALV. Op dat moment kan een ieder lid aangeven dat er bijvoorbeeld op pagina x iets verkeerds staat omschreven, of een taalfout, of dat een eigenaar datgene zoals genotuleerd niet heeft gezegd. Dan kan dat de ALV instemmen of niet instemmen dat met die gewenste wijziging van 1 lid de notulen worden goedgekeurd.

Kunst is gewoon dat de notulen door het bestuur in 1x goed worden gemaakt (dus niet beheerder), zodat je die discussie niet hebt.

[DikOz]

Daar valt toch wel iets op af te dingen volgens mij.
– Waar staat dat het zo is als je beschrijft? En stem je dan over iedere wijziging?
– En waar staat dat het bestuur de notulen maakt? Het bestuur heeft toch geen functie bij een ALV? Behalve achtergrond informatie geven en misschien dat ik nog iets vergeet rond de begrotingen …

[Auteur]

Berichten