[Marloes]

Dit onderwerp sluit min of meer aan bij een andere discussie van Jet over het bestuur dat zonder mandaat beslissingen neemt. Bij onze VvE is dit volgens mij ook nog niet goed geregeld maar ik loop toch tegen vragen aan om wel tot een goed voorstel te komen.

Momenteel is de huidige situatie: bij reparatieverzoeken zoals verstopte afvoeren, verwarmingsproblemen (is gemeenschappelijk) etc., heeft beheerder een mandaat tot aan € 500,– om de reparaties uit te voeren. Boven dat bedrag dient de offerte aan de Technische Commissie voorgelegd te worden. Verder is er naar mijn weten niets geregeld, waardoor ik al twijfel of deze regeling correct is aangezien er verder geen mandaten voor een hoger bedrag afgegeven zijn. Wel is er in vergaderingen mondeling (niet terug te vinden in besluitenlijst) toestemming gegeven aan beheerder om zonder opdracht te handelen in geval van calamiteiten. Hierbij is nooit een bedrag genoemd, voor zover ik kan nagaan.

Verder heeft deze VvE te maken met Modelreglement 1992 waarin artikel 41, lid 5 het volgende staat: “Voor zover in verband met de omstandigheden het nemen van spoedeisende maatregelen welke uit een normaal beheer kunnen voortvloeien noodzakelijk is, is het bestuur zonder opdracht van de vergadering hiertoe bevoegd, met dien verstande dat voor het aangaan van verbintenissen een belang van een nader door de vergadering vast te stellen bedrag te boven gaande de machtiging nodig heeft van de voorzitter van de vergadering.”

Nu wil ik voor de volgende vergadering een correct voorstel indienen om tot om tot een mandaat te komen voor het bestuur/Technische Commissie voor reparaties tot aan € 5.000,00.

Maar stel, dat er dan iets gebeurt wat dit bedrag te boven zou gaan, wat moet de VvE dan doen aangezien er geen benoemde voorzitter van de vergadering is (nu wordt deze iedere vergadering opnieuw benoemd). Is het dan wijsheid om eveneens een voorstel in te dienen  voor het benoemen van een vaste voorzitter van de vergadering of is dit ook op een andere manier te regelen?

Groet,

Marloes

 

[Yarding]

Zoals wij dat geregeld hebben en het blijkbaar ook kan werken!
Het benoemde VvE bestuur beheert geld van de leden en heeft derhalve ten alle tijden toestemming nodig van de leden voor het doen van uitgaven. Het bestuur kan deze taak deels uitbesteden aan een beheerder maar blijft wel eindverantwoordelijk. Het moge duidelijk zijn dat het doen van uitgaven wel pragmatisch geregeld moet zijn. Voor calamiteiten (b.v. lekkages, storingen, etc.) waarvoor de kosten buiten de reguliere onderhoudscontracten vallen en acuut moeten worden verholpen, vragen wij jaarlijks de ALV een mandaat van euro 2500,-   Grotere bedragen voor het voorkomen van  herhaling en/of mogelijke vervolgschade worden vervolgens opgenomen in het jaarlijks goedgekeurde MJOP als z.g. ingevoegde activiteit .  Als dit op relatief korte termijn moet worden gerealiseerd, vragen wij (uiteraard met de vereiste offerteprocedure) schriftelijk MJOP goedkeuring en toestemming voor realisatie aan de leden. Vergelijk dit simpelweg met een fietsband plakken en/of de band vervangen.
Opmerkelijk om te lezen zijn voor mij wel de beschreven taken en verantwoordelijkheden van de beheerder, commissies en ALV-voorzitter!!!  Er is toch ook een bestuur?
Aan een beheerder (buitenstaander) of aan commissies worden geen mandaten verstrekt (dit zijn uitvoerende partijen).  Alleen aan het bestuur worden vanuit de ALV mandaten verleend en zij draagt daarmee ook de financiële eindverantwoordelijkheid.  De benodigde machtiging van de ALV voorzitter is bij mijn weten niet juist. Een bestuursvoorzitter kan ook ALV voorzitter zijn maar hoeft niet. Ook een buitenstaander kan ALV voorzitter zijn, mits de leden hiermee akkoord zijn.
 

[Marloes]

Bedankt Alfons voor je duidelijke reactie. Ik ga me nu maar richten op een voorstel tot een mandaat voor het bestuur ten behoeve van dagelijks onderhoud boven € 500,00. Schriftelijke toestemming achteraf van de leden voor een hoger bedrag gaat niet werken want we zijn best wel een grote VvE en voor zover ik weet moet dat dan een unaniem goedgekeurd besluit worden. Maar alsnog achteraf goedkeuring vragen voor ingevoegde activiteit MJOP in de vergadering kan dan wellicht ook.
Binnen onze VvE worden overigens regelmatig mandaten gegeven aan commissieleden. Is er dan ergens een regel dat dit niet zou mogen?
En als je geen mandaat geeft aan beheerder, dan moet deze toch voor ieder reparatieverzoek goedkeuring vragen aan het bestuur? Werkt dat echt goed dan?
Groet,
Marloes
 

[Rob]

Yarding wrote:

… De benodigde machtiging van de ALV voorzitter is bij mijn weten niet juist. Een bestuursvoorzitter kan ook ALV voorzitter zijn maar hoeft niet. Ook een buitenstaander kan ALV voorzitter zijn, mits de leden hiermee akkoord zijn.

Hoi Alfons, de benodigde machtiging van de ‘voorzitter van de vergadering’ is geregeld in het door Marloes aangehaalde artikel MR1992 art. 41 lid 5.
Het gaat daarbij om de benoemde ‘voorzitter van de vergadering’ (het orgaan)
Helaas echter ‘weigeren’ heel veel VvE’s om dat orgaan daadwerkelijk als zodanig te benoemen !

[Yarding]

Bedankt Rob voor de toelichting. Weer iets erbij geleerd (MR1992 art. 41 lid 5). Dit wetende kan het misschien van pas komen. Bij onze volgende ALV zullen wij als bestuur, onze leden hierop attent maken en dit ook expliciet gaan benoemen.
Voor spoedeisende maatregelen, hebben wij een bedrag (zoals eerder vermeld) beschikbaar van Euro 2500,-. Tot op heden hebben wij gelukkig voor acute zaken geen hogere kosten gehad, dan wel verschoven (met schriftelijke goedkeuring van de leden) naar het MJOP. Als voorbeeld kan ik hierbij noemen, kosten van schade t.g.v. een inbraak. We hebben voor deze calamiteit acuut reparaties uitgevoerd (kosten Euro 500,-) aan de beschadigde deuren. Vervolgens hebben we een inbraak preventieplan opgesteld (kosten Euro 3500,-) en dit plan als ingevoegde MJOP activiteit opgenomen en enkele maanden later (met goedkeuring leden) gerealiseerd.  Deze voor ons nieuwe activiteit wordt nu jaarlijks binnen het MJOP geëvalueerd en opgevolgd.
Marloes, ik vermoed dat je in jouw laatste reactie “spoedeisende maatregelen” bedoeld en niet “dagelijks onderhoud”.  Voor uitgaven dagelijks of regulier onderhoud en de MJOP uitgaven wordt de jaarbegroting opgesteld die aan de leden in de ALV wordt voorgelegd voor goedkeuring.  Met de aanwijzing van Rob, lees ik overigens in artikel 41 lid 5 laatste alinea. “Voor zover dit bedrag (voor spoedeisende maatregelen) niet is vastgesteld,  is dit bedrag gelijk aan 10% van de lopende jaarbegroting”.
M.b.t. taken en bevoegdheden beheerder! Voor ons is de beheerder niet anders dan b.v. een tuinbedrijf of schoonmaakbedrijf. De beheerder draagt (met een (jaar)contract) zorg voor het financiële beheer en eventueel ook het technisch beheer, dit alles in nauw overleg met het VvE bestuur en uiteraard binnen de kaders van het beheerder-takenpakket (zie contract beheerder).   Binnen de grenzen van het financiële ledenmandaat (jaarbegroting en/of aanvullend mandaat) geeft het bestuur opdrachten aan de beheerder om taken uit te voeren. Hiervoor is geen extra beheerder-mandaat nodig (het tuinbedrijf krijg toch ook geen mandaat). Het bestuur is (t.o.v. de leden) ten alle tijden eindverantwoordelijk, welke niet afgeschoven kan worden naar de beheerder.

[Marloes]

Hallo Alfons,
De laatste alinea die je noemt over artikel 41 staat er bij ons jammergenoeg niet in.
Voor de rest blijf ik dit voorlopig best ingewikkeld vinden en ga dit met je reacties maar eerst eens in de groep gooien hier binnen de VvE.
in ieder geval bedankt hiervoor!
groet,
Marloes

[pakkans23]

Marloes,
het lijkt me verstandig om de regeling van de mandaten (waarom meerdere?) op te nemen in het Huishoudelijk Reglement (zie art. 44 lid 1 let. e ). als je de wijziging van dit hhreglement doorgeeft aan de KvK, worden partijen geacht daarvan op de hoogte te zijn. in geval buiten het mandaat om wordt gehandeld is de VvE niet gebonden. je zou ook met de bank kunnen regelen dat uitgaven boven het mandaat slechts mogen worden gedaan als 2 bestuursleden akkoord gaan.
Safety first.
Artikel 44
1. De vergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen ter regeling van de volgende onderwerpen:
……………worden opgenomen en daarvan deel uitmaken;
e. al hetgeen overigens naar het oordeel van de vergadering regeling behoeft;
alles voor zover dit niet reeds in het reglement is geregeld.
 

[Carla]

* Het huishoudelijk reglement aanbieden aan de K.v.K.  is alleen mogelijk voor hen die vallen onder het Modelreglement 2006. * Bij Marloes is sprake van Modelreglement 1992.
Je kan het H.H.R. wel aanbieden bij het kadaster maar daarvoor moet je eerst naar de notaris. ( ook bij elke wijziging die je later aan wilt brengen in het H.H.R. )

[Auteur]

Berichten