[jimpie]

Wij hadden een vraag over regels/afspraken die in het verleden zijn gemaakt.

In verleden zijn er afspraken gemaakt over schoonmaak, schilderwerk en dingen die zelf door de flat worden gedaan zoals onderhoud.

Sommige dingen staan op papier en sommige niet, maar zijn altijd gedaan omdat de oudste bewoners het zeiden, maar nu er veel weg zijn heb ik me vragen bij sommige dingen.

Gelden de afspraken als ze niet op papier staan?

Zoja, kan er opnieuw over gestemd worden?

Alvast bedankt

[William]

Ik zou niet weten waarom niet.
 

[pakkans23]

>een mondelinge overeenkomst / afspraak is even sterk en geldig als een schriftelijke. bij de laatste is de bewijsvoering ‘wat’ eenvoudiger.
>zolang het afspraken zijn die niet strijdig zijn met splitsingsakte etc. kunnen die steeds in de ALV opnieuw worden gemaakt.
 

[Rob]

WAAROM staan die afspraken niet op papier?
Ik mag er vanuit gaan dat dergelijke kwesties op een ALV besproken en besloten worden.
En van die besluiten worden notulen gemaakt.
Afspraken buiten de ALV om hebben naar mijn idee niet zoveel waarde.
 

[Jan Berents]

 
Geacht Forum
En de notulen wanneer die zijn gemaakt en zijn goedgekeurd wat is de waarde daarvan.
Gr Jan Berents

[Rob]

Jan Berents wrote:

Geacht Forum En de notulen wanneer die zijn gemaakt en zijn goedgekeurd wat is de waarde daarvan. Gr Jan Berents

Aangezien in de notulen alle afspraken en besluiten worden opgenonen zijn de notulen dus van veel waarde !
 
 

[pakkans23]

in beginsel hebben de goedgekeurde notulen rechtskracht.

[Gerard]

Dit roept bij mij de vraag op hoe lang notulen bewaard moeten worden. Archief moet bewaard over 7 jaar. Is het dan van belang dat de notulen met belangrijke besluiten eventueel langer bewaard worden? Of op een andere wijze vastgelegd?

[pakkans23]

als de afspraak verplichtingen oplegt aan medebewoners of anderszins gevolgen heeft dan moeten de notulen waarin die afspraak is goedgekeurd worden bewaard als bewijsstuk zolang de afspraak loopt.
het is handig om een afsprakenregister bij te houden waarin dergelijke (langlopende) afspraken worden opgenomen.
ook een contracten- en relatieregister is erg handig. vooral bij overname van archief

[RonaldL]

Gerard schrijft “moet” en “7 jaar” .
Welke wet zegt dat?
Is het minimaal 7 jaar of maximaal 7 jaar?
En gaat die 7 jaar in nadat de notulen gemaakt zijn of na het opheffen van de VvE?
Gaat het dan alleen over persoonsgegevens of ook over info over genomen besluiten?

[Rob]

RonaldL wrote:

… Welke wet zegt dat?

BW 2:10

[RonaldL]

Precies, bw 2:10. Maar dat artikel zegt alleen maar dat er een minimum bewaartermijn is van 7 kalenderjaren van de administratie. Dat artikel zegt niet dat je de gegevens moet vernietigen daarna. En dat is maar goed ook. Want notulen en besluitenlijsten kunnen maar beter heel lang bewaard blijven. De geldigheid van besluiten is namelijk niet beperkt tot die 7 jaar. Er is sinds enige tijd andere wetten, betreffende persoonsgegevens, die een maximale bewaartermijn aangeven. Soms is er een termijn genoemd, soms is de termijn door de organisatie zelf te bepalen en te verantwoorden. Er ontstaat zo een spanningsveld tussen het lang willen (moeten) bewaren van besluitenlijsten, maar het moeten wissen van persoonsgegevens. Daar is op zich niks mis mee, maar in de praktijk best lastig. Het is dus van belang de notulen in de toekomst persoons-wis-bestendig te maken. Als een eigenaar het appartementsrecht heeft vervreemd, komt er onherroepelijk een moment dat zijn gegevens gewist moeten worden. Besluiten waar deze eigenaar aan meegewerkt heeft (gestemd heeft) blijven ook daarna rechtsgeldig.

[William]

Goedemorgen Ronald,
ik ben heel erg benieuwd waar je de maximale bewaartermijn op baseert. Ik zie ook niet in waarom je notulen bijvoorbeeld na 7 jaar zou moeten vernietigen, of waarom deze niet meer bewaard zouden kunnen worden. Van het door jou genoemde spanningsveld is mijns inziens absoluut geen sprake.

[pakkans23]

de bewaartermijn(en) geven een minimumverplichting; als in enig verslag de naam van een lid wordt genoemd zal dat toch geen aanleiding kunnen zijn omdat verslag te vernietigen? zo ook de presentielijst die een essentieel onderdeel van de notulen is; de naam verwijderen kan immers ook niet omdat het verslag is vastgesteld; wijzigingen achteraf van een verslag hebben karakter van fraude;
notulen waarin verplichtende beslissingen/besluiten zijn opgenomen moeten bewaard blijven zolang deze aan de orde kunnen komen.

[Rob]

William wrote:

Goedemorgen Ronald, ik ben heel erg benieuwd waar je de maximale bewaartermijn op baseert. Ik zie ook niet in waarom je notulen bijvoorbeeld na 7 jaar zou moeten vernietigen, of waarom deze niet meer bewaard zouden kunnen worden. Van het door jou genoemde spanningsveld is mijns inziens absoluut geen sprake.

Ik ben het geheel met William eens.
Ook het recht op vergetelheid kent beperkingen !

[Auteur]

Berichten