[Yarding]

Voor het VvE boekjaar 2017 heeft onze kascommissie recentelijk weer haar controle werkzaamheden verricht. Het administratiekantoor dat voor ons de boekhouding verzorgt heeft dit jaar de jaarstukken ter controle digitaal aangeleverd. Betreft het financiële jaarverslag en de onderhavige bewijsstukken e.e.a. bedoeld om het jaarverslag te kunnen controleren of alle inkomsten en uitgaven correct zijn verwerkt.  Als bestuurder heb ik uiteraard ook kennis kunnen nemen van deze documenten, waarbij mij is opgevallen dat het jaarverslag (als bedoeld voor de leden), volledig automatisch (weliswaar goed leesbaar) wordt gegenereerd uit de volledig geautomatiseerde boekhoudroutines. De onderhavige stukken zoals de uitdraai van banktransacties, incasso’s, debiteuren/crediteuren beheer, worden middels SEPA/CAMT.053 routines ook volledig automatisch verwerkt in het professionele boekhoudprogramma. Ik heb onze kascommissie erop gewezen dat het voor de controle geen zin heeft om het jaarverslag te gaan toetsen aan de hand van deze CAMT routines, aangezien het betreffende computerprogramma zeer zeker wel de berekeningen foutloos uitvoert en er ook mooie lijstjes van maakt.  Maar wel dat een controle  a.d.h.v. de door de ALV goedgekeurde jaarbegroting (en MJOP offertes)  veel  belangrijker is.  Ik ben zeer nieuwsgierig hoe andere VvE’s hiermee omgaan?

 

 

[Rob]

Persoonlijk vind ik dat het bestuur zich eigenlijk in het geheel niet zou moeten bemoeien met de wijze waarop de kascommissie zijn taken uitvoert en welke zaken zij allemaal onderzoeken.
Daarnaast ben ik van mening dat de gehele online omgeving m.b.t. tot de administratie van de VvE open moet staan voor alle eigenaren van de VvE, en niet zoals helaas vaak het geval is uitsluitend voor bestuursleden en kascommissie.
Dat zou de transparantie en controle op de VvE ten goede komen !

[Yarding]

Hallo Rob, bedankt voor de reactie, maar daar wil ik nog wel het volgende aan toevoegen. Onze kascommissie is autonoom en ze laten zich door het bestuur niet instrueren (het zijn zelf slimme administrateurs). Ze kwamen na de ontvangst van de jaarstukken zelf met de opmerking om geen onzinnige dingen te gaan doen zoals het controleren van de functionaliteit van een professioneel boekhoudprogramma. Met het volste begrip voor dit kascommissie-standpunt werd er vanuit het bestuur de suggestie gedaan over het wat dan wel en hebben andere VvE’s inmiddels ook deze ervaring opgedaan! Ons administratiekantoor heeft een portaal ingericht waarop alle eigenaars kunnen inloggen. Op dit portaal zijn  alle financiële gegevens te vinden, ook de voor de leek vaak onleesbare SEPA en CAMT bankroutines.
 

[Yarding]

Key vraag vanuit onze kascommissie!
Als de traditionele controle, uitgevoerd door een VvE kascommissie, van  volledig geautomatiseerde, gecertificeerde en transparante boekhoudkundige handelingen (van input naar output) volledig overbodig en daarmee onzinnig is geworden, wat zijn dan nog de resterende zinnige taken voor een VvE kascommissie anders dan het adviseren van de ALV om de jaarstukken goed te keuren en het bestuur te dechargeren?
 

[Rob]

Hoi Alfons,
Hoe geautomatiseerd de systemen ook mogen zijn, er zal naar mijn idee altijd “iemand” moeten zijn die de systemen voorziet van informatie, lees facturen e.d.
En die “iemand” kan altijd fouten maken of erger, wellicht frauderen.
Het is taak van de kascommissie om ook te checken  of er geen onterechte facturen zijn betaald.
Daarnaast kan het ook voorkomen dat het bestuur vastgelegde mandaten heeft overschreden, ook daar zal naar mijn idee altijd controle noodzakelijk blijven.
Ik geloof niet dat er geautomatiseerde systemen zijn, of komen, die dergelijke fouten en/of handelingen 100% kunnen uitsluiten.

[Yarding]

Rob ben ik helemaal mee eens, is denk ik de essentie van dit discours!
Er blijkt (zo hoor ik vanuit ons administratiekantoor /heeft 300 VvE’s in beheer), een transitie gaande in de taken van de kascommissies, van financieel cijferbeheer/controle naar financieel risicobeheer/controle. Dit is  ook wat onze leden/eigenaars vragen, in zin van “luister bestuur wij vertrouwen jullie wel, maar laat voor alle zekerheid de kascommissie er toch ook nog even naar kijken”.  Zaken zoals, offertevergelijk, onderhoudscontracten, kloppen de facturen, voldoende assurantiedekking, voldoende/teveel of te weinig reserves, frauduleuze handelingen, mandatenbeheer, etc. Het platform VvE Wijzer  zou in haar brochure “Kascommissie Wijzer” hiervoor een checklist kunnen opnemen.
 
 

[Auteur]

Berichten