[Carla]

Beste mee-denkers,
Sorry voor mijn wat late reactie. Ik kon het item even niet meer vinden. 😉
Eens met de reactie van William voor wat betreft de uiterst genuanceerde reactie van @ Bob. Ook eens met de inhoud daarvan. Dank.
Overigens op de jongste ledenvergadering is het quorum ruimschoots gehaald.
Met vriendelijke groet,
Carla.

[Bob]

Hi Carla,
Dank je wel !! ;))
Vriendelijke groet, Bob

[Matthijs_ZH]

Als starter van deze draad wil ik het nog even netjes afronden.
Wij hebben op 25 mei alsnog onze 2e vergadering gehouden, in een andere kerk want onze vaste locatie was al bezet. Het is allemaal in goede harmonie verlopen, net als de eerste vergadering waarbij we twee stemmen tekort kwamen voor het quorum.
Overigens was het de eerste keer in de 43-jarige geschiedenis van onze VvE dat zo’n extra vergadering nodig bleek, nota bene bij het eerste optreden van ons nieuwe administratiekantoor. Dat – tegen de afspraak in – op eigen houtje had besloten om de agenda en overige stukken maar per e-mail te versturen (voor zover men over de mailadressen beschikte). Het is zelfs de vraag of alle eigenaren de stukken wel hadden ontvangen. Hier zullen we dus nog een hartig woordje over spreken bij de evaluatie, die na de vakantie zal plaatsvinden.

[Roel]

Dag Matthijs,
Netjes van je, het te willen afronden. Goed te horen dat e.e.a. in goede harmonie is verlopen.
Minder is te horen dat er toch nog wat werk een de winkel blijft. Erg lastig om een ander aan de gemaakte afspraken te houden, zo blijkt. Wens je goede moed.
Met vriendelijke groet,
Carla.

Ik weet niet alles, maar daar weet ik dan wel alles van...

[Matthijs_ZH]

Dank je Carla.
Het is soms nodig dat een bestuur zijn (nieuwe) administratiekantoor nog enigszins moet ‘opvoeden’, om diens kantoororganisatie op het gewenste serviceniveau te krijgen.
Maar het omgekeerde zal soms ook het geval zijn: dat een professioneel beheerder een VvE-bestuur de weg moet wijzen wat betreft de wettelijke regels.
Ik blijf het nogal verbijsterend vinden dat een sector waarin zó veel geld omgaat grosso modo wordt overgelaten aan grotendeels goedbedoelende amateurs/vrijwilligers.

[William]

Hoi Matthijs,
Ik vind ook dat je een beetje kort door de bocht gaat met je een na laatste bericht :). Natuurlijk probeert een beheerder in eerste instantie zoveel mogelijk per mail te versturen, dit scheelt tijd en kosten. En ik weet bijna wel zeker dat het meestal andersom is, een beheerder/administrateur voedt vaak het bestuur een beetje op, die er vaak problemen mee hebben alles toch uit handen te geven. Maakt niet uit, het afstemmen tussen VVE en beheerder kost altijd tijd.
Ik kan me dan ook niet voorstellen dat als leden de stukken op aanvraag op papier willen, ipv via de mail, dat een probleem op levert. Heeft het bestuur bijvoorbeeld vooraf aangegeven dat men altijd alle stukken op papier wil hebben? Of is dit niet besproken.
‘Ik blijf het nogal verbijsterend vinden dat een sector waarin zó veel geld omgaat grosso modo wordt overgelaten aan grotendeels goedbedoelende amateurs/vrijwilligers.’
Hier ben ik het mee eens. Met name als je ziet dat het onderhoud van echt grote gebouwen en flats, soms dus gecoördineerd wordt door deze ‘vrijwilligers’.

[Matthijs_ZH]

Hoi William,
Wat betreft ‘kort door de bocht’ ligt het ietwat genuanceerder.
Zo hadden we (tot 2x toe) duidelijk met de beheerder afgesproken dat ze de eerste keer (dus hun eerste ALV voor onze VvE) de stukken sowieso per post zouden verspreiden. Maar er ging meer mis, zo gebruikten zij hun gebruikelijke volmachtformulier dat ongeschikt is voor onze VvE. Over beide onderwerpen heb ik hier onlangs discussies gestart.
Heel vervelend, omdat slechte communicatie nu juist een van de redenen was om de relatie met ons vorige beheerkantoor op te zeggen. Inmiddels stelt men zich wel ‘leerbereid’ op, dus we zien het maar als een aanpassings- of gewenningsprobleem.
We zullen vanuit het bestuur binnenkort een enquête houden waarbij de leden kunnen aangeven wat ze zelf willen: 1) alle stukken op papier, 2) alles via e-mail, 3) op papier én via e-mail en 4) uitnodiging met agenda en volmacht in de brievenbus, de overige stukken (zoals offertes e.d.) per e-mail. Dat laatste heeft mijn voorkeur, o.a. omdat e-mails (te) makkelijk over het hoofd worden gezien of vergeten.

[Auteur]

Berichten