Het gebeurt steeds vaker dat een bestuurder de vergaderstukken niet meer per brief verstuurt, maar per e-mail. Althans, voor zover men over de e-mailadressen van leden beschikt. De overigen krijgen de stukken dan nog wel op papier. Vaak wordt ook nog enige druk uitgeoefend om alsnog een persoonlijk e-mailadres te verstrekken.
Het argument is meestal dat dit goedkoper is, want minder kopieerkosten en dus ook ‘goed voor het milieu’. Maar klopt dit argument wel? Of gaat het eerder om gemakzucht van een beheerder die geen zin heeft om al die stukken te kopiëren, ordenen, stapeltjes te maken, nieten, vouwen en ter post bezorgen? En wat te denken van de aanbeveling aan de leden in de e-mail, dat “als u bepaalde stukken naar de vergadering wilt meenemen, u deze zelf kunt uitprinten”? Hoezo ‘besparing’? Want hier worden de papier- en printkosten verschoven naar de leden. Terwijl – in vrijwel alle contracten – de beheerder de taak heeft de stukken voor te bereiden en de papier- portokosten gewoon voor rekening van de VvE komen.
En dan nog: Is digitale, papierloze verzending wel toegestaan?
Ons eigen reglement is nog predigitaal, want stammend uit 1973. Daarin staat (art. 34, lid 6):
“De oproeping ter vergadering vindt plaats met een termijn van ten minste acht vrije dagen en wordt verzonden naar de werkelijke of […] gekozen woonplaats van de eigenaars, zij bevat de opgave van de punten der agenda alsmede de plaats van de vergadering.” (accentuering van mij, – M.)
Geldt dit ook voor verzending per e-mail?
Je zou haast denken van wel. Immers, digitale verzending is toch gewoon de moderne versie van de postduif? Blijft nog wel staan dat de oproeping (met agenda en overige stukken) naar de woonplaats moet, d.w.z. een fysiek (post)adres.
Zijn er nog andere voordelen of nadelen aan de toenemende papierloze communicatie met de leden?
Benieuwd naar jullie reacties.
Vriendelijke groet,
Matthijs