[Manuel]

Goedendag,

Omdat er het nodige te verbeteren valt in onze VvE (mn op het gebied van besluitvorming), is tijdens de ALV 2024 een commissie in het leven geroepen die zich hierop richt. Ik maak deel uit van deze commissie. Onze hoofdtaken:
1. Belangrijkste zaken uit de splitsingsakte in begrijpelijke taal op een rijtje zetten voor de leden (men kan geen touw vastknopen aan de juridische taal)
Deze zaken besproken tijdens de ALV 2025, ter info, geen stemming.
2. Concrete verbetervoorstellen doen.
Hierover wordt gestemd tijdens de ALV 2025.

Beide punten hebben we ingediend als agendapunt bij de administrateur (bestuur is vorig jaar afgetreden; er zijn momentaal kandidaatsbestuursleden die wrs benoemd gaan worden tijdens de komende ALV).

De uitgewerkte verbetervoorstellen hebben we meegestuurd, zodat deze samen met de agenda kunnen worden verspreid onder de bewoners en men zich kan voorbereiden.

Wat betreft de hoofdzaken uit de splitsingsakte: We hebben aangegeven dat we 1½ week voor de ALV een uitgewerkt document kunnen aanleveren ter verspreiding onder de bewoners. De administrateur geeft echter aan dat dit te laat is. De agenda + onderliggende stukken gaan 2½ week voor de ALV de deur uit. Als we het document dan niet hebben aangeleverd, wordt het agendapunt niet opgenomen.

Handelt de administrateur correct? Is het verplicht om volledig uitgewerkte documenten mee te sturen als je een punt op de agenda wilt hebben? En mag daaraan een deadline worden verbonden van 2½ week voor de ALV?
We hebben het de afgelopen 18 jaar vaak meegemaakt dat we vooraf niks op papier kregen en dat alles mondeling ging tijdens de ALV. Dit was zeker in de beginjaren van onze VvE het geval. Niet ideaal, omdat mensen geen voorbereidingstijd hadden. De laatste jaren is dit verbeterd. Soms krijgen we vooraf volledig uitgewerkte stukken, maar vaak beperkt het zich tot een beknopte schriftelijke toelichting op de agendapunten en krijgen we tijdens de ALV het hele verhaal mondeling te horen. Het liefst willen wij het ook op deze manier doen. De korte schriftelijke toelichting kunnen we dan vóór de gestelde deadline opsturen. En na de uitgebreide mondelinge presentatie tijdens de ALV krijgen bewoners het besprokene alsnog op papier, als naslag.

Modelreglement 1992 is van toepassing. Hierin staat niks over agendastukken.
Het huishoudelijk reglement bepaalt alleen dat agendapunten tot 4 weken voor de ALV kunnen worden ingediend.

[Rob]

In het reglement is bepaald dat de oproeping voor de vergadering een termijn geldt van tenminste vijftien dagen en dat deze oproeping de opgave van de agendapunten bevat.
De administrateur kan naar mijn idee dus niet op basis van een formele regel eisen dat jullie het volledige document al 2,5 week voor de ALV aanleveren.

Het is naar mijn mening wel verstandig om ook inhoudelijke stukken toe te voegen maar jullie alternatief (korte schriftelijke toelichting vooraf en uitgebreide mondelinge presentatie tijdens de ALV) lijkt mij in dit geval ook een redelijke oplossing.

Waarom zou hij daar niet aan mee willen werken?
Zie niet zo in welk belang hij daarmee zou hebben.

[Manuel]

Dankjewel voor je reactie. De oproepingstermijn is inderdaad 15 dagen. Daarin zijn de dag van verzending en de dag van de ALV niet meegerekend. Tel je die wel mee, dan kom je op 17 dagen. De beheerder wil de agenda 18 dagen van tevoren versturen. Dat is de 2,5 week die ik noemde. Dat is op zich prima.

Is jouw punt dat de beheerder (ondanks de correcte termijn) niet kan eisen dat we een volledig uitgewerkt document aanleveren? Volgens mij kan dat inderdaad niet verplicht worden, omdat de splitsingsakte het alleen heeft over ‘opgave van de agendapunten’.

Reden dat de beheerder niet wil meewerken:
Hij leeft regels lang niet altijd na (deels uit onwetendheid, deels om dingen naar zijn hand/die van het bestuur te zetten) en ik ben degene die hem steeds op de vingers tikt. Daar is hij niet van gediend. Zijn reacties op mij zijn: negeren, overrulen met drogredenen, belangrijke opmerkingen niet notuleren enz. Na de afgelopen ALV heeft bij mijn deel vh verslag vd kascontrole zelfs weggelaten uit de notulen, omdat ik (terechte) kritiek had op de financiële administratie. Volgens mij heeft het het ook ‘voor straf’ gedaan, omdat ik weigerde voorafgaand aan de ALV verslag uit te brengen via TWINQ. Ik wil het zuiver houden: de kascommissie brengt verslag uit aan de ALV. Als ik vooraf zaken in TWINQ zet, gaat de beheerder me bellen en krijg je belangenverstrengeling.
Op zijn strepen gaan staan wb het aanleveren vd stukken voor de ALV hoort bij het machtsspel. En hij zit er natuurlijk ook niet op te wachten dat de commissie verbeterpunten gaan benoemen tijdens de ALV en andere eigenaars wijzer gaat maken dan ze momenteel zijn.

[Rob]

Manuel wrote:

Is jouw punt dat de beheerder (ondanks de correcte termijn) niet kan eisen dat we een volledig uitgewerkt document aanleveren? Volgens mij kan dat inderdaad niet verplicht worden, omdat de splitsingsakte het alleen heeft over ‘opgave van de agendapunten’.

Dat is inderdaad mijn punt 😉
In die zin ben ik het dus met je eens.

Uit de slotalinea maak ik op dat het niet helemaal lekker loopt in jullie VvE.
Zou toch proberen om te kijken hoe jullie dit op mekaar af kunnen stemmen, of wellicht op zoek gaan naar een VvE beheerder waar wel vertrouwen in is.
Omdat we hier het verhaal natuurlijk maar van één kant horen kan ik daar verder niet zoveel over zeggen.

[Auteur]

Berichten