[Carla]

Dank @ Johan voor je antwoorden. Tussen de regels door begint het mij te dagen.;-)  Als ik je goed begrijp hebben jullie nu GEEN bestuur maar WEL een beheerder ( tech./adm/finc.) die tevens als bestuur optreedt.
Wanneer je dan toch de boel aan het doorlichten bent, stuur dan aan op het benoemen van een bestuur en als het ff kan uit de gelederen van de eigenaars. ( geen huurders en ook niet de beheerder ).
Maak met de beheerder een stuk op waaruit blijkt waar hij/zij zich verantwoordelijk voor dient te houden en leg dat voor aan de leden ter goedkeuring. Neem daar ook in op dat er een aantal ( wij hebben er b.v. 4 ) vergaderingen per jaar zijn van het bestuur samen met de beheerder(s).
Handig ( zo doen wij het ) is het om de voorzitter van het bestuur ( die kiezen de bestuursleden zelf ) door de leden te laten benoemen als voorzitter van de vergadering. ( wij hebben twee maal per jaar een ALV )
Je hebt het ook over commissies ( groen b.v. en andere zaken ). Commissies kunnen benoemd worden door de leden. Maar vallen allen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur en niet van weer een andere commissie, zoals je b.v. noemt de T.C.
Probeer een tuincommissie te organiseren en maak daar goede afspraken mee. Deel dit met de leden. Is overigens niet anders dan normaal want zij zullen vast af en toe met plannen komen die geld kosten.;-)
Een commissie voor wat betreft up-dates en voortgang van o.a. goedgekeurde plannen ( onderhoud e.d. ) daar ben ik geen voorstander van. Je hebt helemaal gelijk…..het geven van informatie toept alsmaar weer vragen op. En dat kan knap lastig zijn. Volg gewoon de koninklijke weg. Kijk wat er op de rol staat ( MJOP) en ga aan de slag na goedkeuring van de leden. ( uiteraard ) De VvE mag ook wel een beetje vertrouwen hebben in haar bestuur, nietwaar.
Mocht info nodig zijn ( zoals bij ons onlangs het feit dat de hele garage leeg moest ) communiceer dan vanuit het bestuur.
Een kascontrolecommissie dient zonder ook maar een enkele voorwaarde toegang te krijgen, ( bij ons gaan ze naar het kantoor van de beheerder ) tot alles wat nodig is om de jaarlijkse controle uit te voeren. ( en zelfs zo vaak als ze willen, hihi, wel redelijk blijven natuurlijk ) Het bestuur heeft daar niets mee van doen. De kascontrolecie. brengt haar eigen verslag uit op de ledenvergadering.
Een MJOP kan worden gemaakt door het technisch beheer ( neem ik aan ). Deze bespreekt e.e.a. met het bestuur en vervolgens gaat het naar de leden. Het gaat m.i. niet zozeer over de onafhankelijkheid maar van het hebben van de juiste kennis. ( technisch beheer ) Overigens kan hier elk jaar aan worden gesleuteld c.q. wijzigingen in worden vastgesteld.
Nu het beheerkantoor van eigenaar is veranderd is het wellicht het goede moment om nieuwe en heldere afspraken te gaan maken. ( wel volgens het boekje natuurlijk )
Kijk maar of je er iets uit kan halen waar je verder mee komt.
Succes en een vriendelijke groet,
Carla.