[Matthijs_ZH]

 Het beste is, het raadsel te vergroten…

…schreef ooit Harry Mulisch. Maar dat ging om literatuur. En om mystiek.
Hier gaat het echter om een discours tussen Rob en Bob waar beiden het uiteindelijk hartstochtelijk eens worden, maar waar ik met zorg naar kijk. Want het gaat hier om serieuze zaken met juridische consequenties en dan is zulke verwarring fnuikend.
Naar mijn idee zijn de verschillende rollen bij het besturen van een VvE niet goed, niet eenduidig en ook niet duidelijk beschreven in de modelreglementen en het BW. Ook de definities van die onderscheiden rollen zijn volgens mij te vaag geformuleerd.
Wanneer er een extern beheerkantoor actief is – zoals meestal bij grotere VvE’s – is het formeel zo dat deze beheerder reglementair de ‘bestuurder’ is van de VvE (al dan niet met tevens een rol als ALV-voorzitter en/of notulist van de vergadering).
Daarnaast schrijft het modelreglement voor dat er een ‘college van commissarissen’ is, bestaande uit 3 of 5 leden van de VvE. Zij moeten de beheerder/bestuurder kritisch volgen resp. controleren.
Echter, in de praktijk – zeg maar in het spraakgebruik – wordt dit laatste orgaan meestal gezien en benoemd als ‘het bestuur’ (waarbij de beheerder ofwel het administratiekantoor wordt gezien als financieel-administratieve en/of technische dienstverlener, die een aantal taken uitvoert namens (het bestuur van) de VvE).
Ook in onze VvE hebben we deze praktische oplossing gevonden.
Zelf ben ik voorzitter van de ALV van een complex met enige tientallen appartementen en daarmee tevens voorzitter van het ‘bestuur’. Je moet er toch niet aan denken (alsof het nog niet ingewikkeld genoeg is) dat we zouden moeten werken met twee voorzitters: eentje van de ALV en een van het bestuur. En daarnaast dan ook nog het administratiekantoor, ofwel de beheerder ofwel (formeel) de ‘bestuurder’.
In incidentele gevallen kan het wel degelijk nuttig zijn om met een tijdelijke voorzitter te werken. Zo hadden wij tot vorig jaar een administratiekantoor dat tevens het voorzitterschap en het notuleren van de ledenvergadering verzorgde. Met daarnaast een ‘bestuur’ (raad van commissarissen) dat zich naïef liet betuttelen. E.e.a. leidde tot collusie en vriendjespolitiek, waardoor onze VvE financiële schade begon te lijden.
Ik heb toen met een aantal medestanders op basis van het reglement een bijzondere ledenvergadering uitgeschreven om de bestuurder (en de corrupte bouwadviseur) te ontslaan. Uit tactische overwegingen hadden we besloten om – juist voor die éne, cruciale vergadering – een professionele externe voorzitter én een externe onafhankelijke notulist in te huren. Geheel op de bonnefooi, want hier was nog helemaal geen overeenstemming over en de spanningen waren al danig opgelopen.
We namen dus een behoorlijk risico door deze voorzitter en notuliste alvast achter de tafel op het toneel te laten plaatsnemen. Mijn inleidende praatje was dus essentieel, want ik moest de vergadering vragen om toestemming voor deze ongebruikelijke ‘move’.
Niet zo verwonderlijk waren de eerste twee vragen vanuit de vergadering:
* Wie mag dat dan wel zijn?
* Wat gaat die grap ons kosten?
Gelukkig kon ik beide vragen bevredigend beantwoorden, en ook met enige humor want doordat ik de beoogd voorzitter en de notuliste de ruimte gaf zichzelf voor te stellen, werd het ijs gebroken en raakte de vergadering nieuwsgierig naar het verdere verloop.
Ook was de administrateur – de kwade genius – in tweevoud aanwezig, nadat ik die als gast had uitgenodigd om de vergadering bij te wonen (zulks in het kader van de door ons bepleite integriteit en openheid). Mevrouw had zelfs 7 volmachten van leden bij zich, die ze bij de stemmingen heeft ingezet (dat mag dus!). Die hebben haar niet kunnen redden; haar kantoor én de bouwadviseur werden weggestuurd.
Alle overige besluiten konden vervolgens zonder stemming worden goedgekeurd (unaniem dus). Zoals de aanstelling van een nieuw bestuur en tevens verkregen we toestemming van de vergadering om een schadeclaim van ruim € 15.000 in te dienen bij de voormalig bestuurder (en in afwachting daarvan de decharge over de boekjaren 2014 en 2015 vooralsnog niet te verlenen).
Waarom vertel ik dit allemaal?
Ik denk dat uit deze casus blijkt hoe belangrijk een leden-bestuur kan zijn. In plaats van (of naast) een ‘professionele bestuurder’, zijnde een commercieel bedrijf.
Wee de VvE die alles aan zo’n ‘professionele’ bestuurder overlaat en puur formeel één, drie of vijf ‘commissarissen’ als toezichthouders aanstelt, vaak tegen heug en meug. Dat is bijna vragen om ellende.
Vooralsnog hebben wij het binnen onze VvE soepel opgelost. Onze (nieuwe) beheerder zorgt voor de administratie, de betalingen en de aansturing van dienstverleners en leveranciers. Wij als bestuur (3 leden) bewaken de besluiten van de ALV en handelen verder naar bevind van zaken. Ik ben benoemd als voorzitter van de vergadering en tevens als voorzitter van het bestuur. Er is dus gewoon een gezonde balans. Ik moet er niet aan denken dat je die twee laatstgenoemde functies uit elkaar gaat trekken, tenzij daar een gegronde reden voor is.
Blijft dus toch nog die ene vraag staan, die mij al jaren bezig houdt: wat zijn nou de precieze definities van/begrenzingen tussen deze rollen:
* administrateur
* beheerder/bestuurder
* (raad van) commissarissen
* ‘het bestuur’
* ‘de voorzitter’ (van de VvE, van de ALV, van het bestuur?)
Wie het weet mag het zeggen…