Onkostenvergoeding voor bestuur en commissies

Een vaak terugkerend punt op de agenda voor de VvE vergadering is de onkostenvergoeding voor het bestuur en eventueel voor de commissies zoals de technische commissie (definitie) of kascommissie (definitie). Hieronder treft u een overzicht van de soorten (onkosten-)vergoedingen en de maximale hoogte hiervan

Onkostenvergoeding (verplicht)

Bij vrijwillige bestuurders is de onkostenvergoeding het meest gebruikelijk. Op grond van de wet (art. 7:406 BW) is de VvE (opdrachtgever) verplicht aan de vrijwilligers, waaronder het bestuur (opdrachtnemer), de onkosten die deze maken in uitoefening van de functie te vergoeden (eenmalige en geringe onkosten komen niet voor vergoeding in aanmerking). Hier kan gedacht worden aan de kosten voor postzegels, pennen en papier, vervoerkosten, et cetera, zolang de kosten maar gemaakt in verband met de uitoefening van de functie. De VvE is alleen verplicht om de onkosten te vergoeden zolang deze vergoeding niet is opgenomen in de vrijwilligersvergoeding (zie hieronder). Zeer geringe onkosten hoeven niet vergoed te worden (7:400 lid 2 BW).

Etentjes met andere bestuursleden en dergelijke komen niet voor vergoeding in aanmerking, aangezien dit geen noodzakelijk kosten zijn voor uitvoering van de bestuurstaak.

Vrijwilligersvergoeding (te bepalen door vergadering)

Een vrijwillegersvergoeding is een vergoeding voor de inzet van het bestuur en kan een vast bedrag zijn of een bedrag per uur. Deze vergoeding moet door de vergadering van eigenaars vastgesteld worden: dit kan per jaar vooraf of achteraf en kan tussentijds door de vergadering gewijzigd worden.

De Belastingdienst heeft de volgende maxima vastgesteld:

• U hebt afgesproken dat u voor uw inzet per uur een vergoeding ontvangt. U bent 23 jaar of ouder. U krijgt een vergoeding van maximaal € 4,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding voor uw inzet.
• U hebt afgesproken dat u voor uw inzet per uur een vergoeding ontvangt. U bent jonger dan 23 jaar. U krijgt een vergoeding van maximaal € 2,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding voor uw inzet.
• U hebt niet afgesproken dat u voor uw inzet per uur een vergoeding ontvangt. U ontvangt een vergoeding die zo laag is dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. Dan mag de vergoeding maximaal € 150 per maand en € 1.500 per jaar zijn. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding voor uw inzet.
• Als u alleen deze vrijwilligersvergoedingen krijgt, dan zijn deze onbelast. De organisatie waarvoor u vrijwilligerswerk doet, hoeft deze vergoedingen niet aan ons door te geven.

Het is dus van groot belang voor de VvE om ervoor te zorgen dat de bedragen onder de maximumbedragen die de Belastingdienst heeft vastgesteld blijven. Gaan de vergoedingen hierover heen, dan moet de VvE dit aangeven bij de Belastingdienst. Indien de vergadering van eigenaars besluit dat de onkosten die de bestuurders maken niet zijn inbegrepen in de vrijwilligersvergoeding, moet de VvE ook de onkosten vergoeden.

Loon

De VvE is een rechtspersoon en kan personen tegen betaling in dienst nemen. Dit betekent wel dat de VvE verplicht is werkgeverslasten af te dragen, verzekeringen af te sluiten et cetera. Iemand in dienst nemen kan alleen met meerderheidsbesluit van de vergadering van eigenaars. Het minimum van het loon is gelijk aan het wettelijk minimumloon, daarnaast is er geen maximum salaris vastgesteld; de VvE kan dus vrij onderhandelen over de hoogte van het salaris.

Mocht de VvE een bestuurder in dienst willen nemen op grond van een arbeidsovereenkomst, raden wij u aan contact op te nemen met een fiscalist om de consequenties te bespreken. In de meeste gevallen is het echter af te raden om personeel in loondienst te nemen.

Professioneel beheerder: beheervergoeding

De vergadering van eigenaars kan een professioneel beheerder inschakelen; deze levert zijn diensten op grond van de beheerovereenkomst tegen de daarin vermelde vergoeding. In de beheerovereenkomst staat ook of bepaalde onkosten, zoals portokosten, inbegrepen zijn in dit honorarium. Er bestaat geen maximum beheer fee: de VvE en de beheerder kunnen vrij onderhandelen over de hoogte van de beheervergoeding. De beheerder mag echter niet meer in rekening brengen dan is afgesproken. Doet deze dat wel, dan kan de VvE het teveel betaalde terugvorderen. Let wel: vanaf 1 oktober 2012 geldt een nieuw BTW tarief van 21%, de verhoging mag de beheerder wel aan de VvE door belasten. Klik hier voor meer informatie over de nieuwe BTW tarieven.

Klik hier voor meer informatie over het afsluiten van een beheerovereenkomst (handleiding).

Gerelateerd

– Algemene informatie over de VvE (over functies en organen)
– Wie mag welke functies uitoefenen in de VvE (of juist niet)
– Aansprakelijkheid voor vrijwilligers, werknemers en bedrijven (informatie)