Waar moet de VvE jaarrekening aan voldoen?
Binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur van de VvE de balans en de exploitatierekening (VvE jaarrekening) opstellen. Indien de VvE een beheerder heeft, zal deze de jaarstukken vaak namens het bestuur opstellen. Desalniettemin blijft het bestuur verantwoordelijk voor het in acht nemen van de termijnen en vereisten.
Deze stukken moeten, voorzien van een toelichting, binnen dezelfde termijn van 6 maanden aan de ledenvergadering over gelegd worden. Eerst zal de kascommissie de jaarstukken moeten controleren, zodat zij de vergadering kan adviseren om de jaarstukken wel of niet goed te keuren. Let op: een kascommissie is verplicht voor iedere VvE (klik hier voor meer informatie over de kascommissie). Na controle van de kascommissie kan de vergadering uitgeschreven worden. Aangezien er een oproeptermijn geldt voor de vergadering en de stukken met de uitnodiging meegestuurd moeten worden (zie handleiding) doet het bestuur er verstandig aan tijdig de stukken op te maken.
Elke bestuurder van de VvE moet de jaarstukken ondertekenen. De reden hiervoor is dat niet alleen de penningmeester verantwoordelijk is voor de het gevoerde financiële beleid, echter het bestuur als geheel.
De jaarstukken moeten, net als alle administratie van de VvE, zeven jaar bewaard worden.
Kortom:
- Binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarrekening (definitie) opmaken. Deze bestaan uit een balans, de exploitatierekening (winst- en verliesrekening) voorzien van een toelichting.
- Binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarstukken aan de vergadering over leggen.
- De kascommissie moet de jaarstukken controleren en adviseert de vergadering omtrent het al dan niet goedkeuren ervan.
- Elke bestuurder moet de jaarstukken ondertekenen, niet slechts de penningmeester.
- Op het te laat overleggen van de stukken aan de vergadering staat geen sanctie zoals nietigheid of vernietigbaarheid, maar het is wel een indicatie dat zaken niet geheel op orde zijn.
Het Boekjaar
Het boekjaar van de VvE loopt meestal gelijk aan het kalenderjaar en eindigt dus op 31 december. Dat betekent dus dat de jaarrekening vóór 1 juli van elk jaar aan de vergadering over gelegd moet worden. Aangezien de stukken opgemaakt moeten worden, het tijd kan kosten de stukken te laten controleren door de kascommissie en omdat er een oproeptermijn is voor de vergadering, is het van belang dat het bestuur tijdig begint met het opmaken van de stukken.
De balans van de VvE
De balans is een overzicht van de bezittingen, vorderingen, vermogen en schulden van de VvE. Aan de linkerkant of bovenkant van de balans staan de bezittingen en vorderingen zoals het banksaldo, het spaarsaldo, vooruitbetaalde bedragen en eventuele nog te ontvangen bedragen zoals achterstallige ledenbijdragen of nog te ontvangen rente op de spaarrekening. Aan de rechterkant of onderkant van de balans staat het vermogen en de schulden. Daaronder vallen bijvoorbeeld het reservefonds, eventuele achterstallige betalingen aan leveranciers.
Voor meer informatie over de balansposten van de VvE, klikt u hier.
De exploitatierekening van de VvE
Op de exploitatierekening van de VvE (ook wel ‘winst- en verliesrekening’ of ‘staat van baten en lasten’ genoemd) staat wat er in het afgelopen jaar is binnengekomen en wat er is uitgegeven. Aan de inkomstenkant staan dus de ledenbijdragen, de rente op de spaarrekening en eventuele boetes die aan leden zijn opgelegd. Aan de uitgavenkant staan alle kosten die de VvE heeft gemaakt. Deze moeten uitgesplitst worden door het bestuur. Aan de uitgavenkant van de exploitatierekening staan bijvoorbeeld kosten zoals verzekeringspremies, klein onderhoud en reserveringen voor het reservefonds.
Voor meer informatie en uitleg over de posten op de exploitatierekening, klikt u hier.
De Toelichting op de jaarstukken
Om te beginnen moet in de toelichting staan waar de verschillende posten in de jaarrekening uit bestaan. Als er bijvoorbeeld in de balans staat dat er bedrag Z in de reserve zit, zal de toelichting moeten vermelden dat het boekjaar begon met een reserve van X, dat er gedurende het jaar Y is gereserveerd en dat als je deze bedragen bij elkaar optelt Z de uitkomst is.
Daarnaast zullen in de toelichting uitleg opgenomen moeten worden die niet in de balans of in de exploitatierekening gezet kan worden. Het kan gaan over een kort stukje tekst dat verklaard waarom de post ‘klein onderhoud’ zo groot is.
Voor meer informatie over de toelichting op de jaarstukken, klikt u hier.
De Kascommissie
Elke VvE moet verplicht een kascommissie hebben, tenzij er een Raad van Commissarissen is aangesteld (komt bijna nooit voor) of een accountant de jaarstukken controleert. De kascommissie controleert of de jaarstukken aan de vereisten voldoen en of ze kloppen. De kascommissie is er dus verantwoordelijk voor om vast te stellen dat de posten in de jaarstukken alles bevatten wat daar moet staan en of de hoogte ervan de juiste is.
De kascommissie moet uit minimaal twee leden van de VvE bestaan die geen bestuurder zijn. Voor meer informatie over de kascommissie, klikt u hier.
Decharge
Na de vergadering en na het goedkeuren van de jaarstukken, kan decharge verleend worden aan het bestuur. Voor meer informatie over wat decharge is, klikt u hier.
Trivia
– Jaarstukken zijn: balans + exploitatierekening
– Jaarrekening is: jaarstukken + toelichting (balans + exploitatierekening + toelichting)
Gerelateerd
– Handleiding begroting maken
– Handleiding vastellen reservefonds (en hoogte reservering)
– Handleiding vergadering organiseren
– Organen van de VvE, functies en bevoegdheden