Offertes vergelijken als VvE: zo maakt u een eerlijke en verstandige keuze

Offertes vergelijken als VvE betekent dat het bestuur meerdere prijsopgaven beoordeelt op inhoud, risico, kwaliteit en prijs om een goed onderbouwde keuze te maken voor onderhoud of verduurzaming.

Veel VvE besturen vragen meerdere offertes aan, maar lopen vervolgens vast bij het vergelijken ervan. De ene aannemer is duizenden euro’s goedkoper dan de andere. Specificaties verschillen. Posten zijn niet duidelijk uitgesplitst. Wat lijkt op een groot prijsverschil, blijkt vaak een verschil in uitgangspunten.

In dit artikel lees je hoe een VvE offertes zorgvuldig aanvraagt, beoordeelt en vergelijkt. Inclusief praktische aandachtspunten, veelgemaakte fouten en een overzichtelijke checklist voor bestuurders.

Waarom meerdere offertes belangrijk zijn voor een VvE

Het aanvragen van meerdere offertes is geen wettelijke verplichting, maar het past wel bij zorgvuldig bestuur. Een VvE beheert gezamenlijk vermogen. Dat vraagt om transparantie richting appartementseigenaars.

Meerdere offertes zorgen voor:

• Inzicht in marktconforme prijzen
• Betere onderhandelingspositie
• Minder discussie in de ALV
• Duidelijke onderbouwing van besluiten
• Minder risico op verwijten achteraf

Wanneer wel en wanneer geen meerdere offertes?

Zeker bij planmatig onderhoud of overzichtelijke werkzaamheden is het verstandig minimaal twee tot drie partijen te benaderen. Denk aan schilderwerk, dakherstel of gevelonderhoud waarbij de scope duidelijk is en het werk technisch goed te omschrijven valt. In die situaties zorgt concurrentie voor een marktconforme prijs en een transparante keuze richting de ALV.

Bij zeer grote en complexe verduurzamings- of renovatietrajecten ligt dat anders. Wanneer er nog ontwerpkeuzes moeten worden gemaakt, constructieve ingrepen spelen, subsidies een rol hebben of grote technische risico’s aanwezig zijn, kan een bouwteamconstructie passender zijn. Daarbij werken VvE, adviseur en uitvoerende partij vanaf het begin samen aan ontwerp, begroting en planning. De prijs ontstaat dan stapsgewijs op basis van open begrotingen in plaats van een scherpe eindinschrijving. Om ook dan marktconformiteit te borgen kan de VvE de uitgewerkte begroting laten toetsen door een onafhankelijke kostendeskundige. Een second opinion op hoeveelheden, eenheidsprijzen en uitgangspunten geeft zekerheid over de redelijkheid van de prijs en biedt het bestuur een stevige onderbouwing richting de ALV.

Hoe vraagt een VvE offertes correct aan

Een goede vergelijking begint bij een goede uitvraag. Wie verschillende aannemers verschillende informatie geeft, krijgt onvergelijkbare offertes terug.

1. Werk met een duidelijke opdrachtomschrijving

Beschrijf concreet:

• Wat moet er gebeuren
• Om welke hoeveelheden het gaat
• Welke kwaliteit wordt verwacht
• Welke planning gewenst is
• Of prijzen inclusief of exclusief btw moeten worden opgegeven
• Welke garantietermijnen gelden

Hoe specifieker de uitvraag, hoe beter de vergelijkbaarheid.

2. Verstrek dezelfde informatie aan alle aanbieders

Denk aan:

• Het (D)MJOP
• Inspectierapporten
• Tekeningen
• Foto’s van de situatie
• Eventuele eerdere herstelrapporten

Gelijke informatie voorkomt dat je zaken met elkaar vergelijkt die feitelijk niet vergelijkbaar zijn, oftewel dat u appels met peren vergelijkt.

3. Vraag om een gespecificeerde begroting

Een totaalbedrag zegt weinig. Vraag altijd om uitsplitsing in arbeid, materiaal, stelposten en eventuele risicoreserveringen. Zo wordt zichtbaar waar verschillen ontstaan.

Offertes vergelijken: waar moet een VvE op letten

Bij het vergelijken van offertes kijkt een VvE niet alleen naar de totaalprijs. De inhoud is minstens zo belangrijk.

Gebruik bij voorkeur een vergelijkingsmatrix waarin je per aanbieder de belangrijkste punten naast elkaar zet. Maak bijvoorbeeld een eenvoudige tabel in Excel. Zet bovenaan de namen van de aanbieders en links de punten waarop je wilt vergelijken. Vul per punt de informatie in en voeg eventueel een extra kolom toe voor opmerkingen of risico’s. Zo zie je in één oogopslag wat de verschillen zijn:

Zet in de vergelijkingsmatrix per aanbieder de volgende punten naast elkaar:

1. Totale aanneemsom
2. Specificatiegraad van de begroting
3. Gehanteerde uitgangspunten
4. Planning en uitvoeringsduur
5. Garantietermijnen
6. Ervaring met VvE projecten
7. Communicatie en begeleiding
8. Verdeling van risico’s

Let vooral op stelposten. Een stelpost is een voorlopig bedrag voor werkzaamheden waarvan de exacte omvang nog niet vaststaat. Hoe meer stelposten in een offerte staan, hoe groter de kans op meerwerk en extra kosten tijdens de uitvoering.

Waarom verschillen offertes soms duizenden euro’s

Grote prijsverschillen tussen offertes hebben meestal een verklaarbare oorzaak. Veelvoorkomende redenen zijn:

• Verschillende hoeveelheden
• Andere kwaliteitsniveaus
• Wel of niet iets opgenomen. Een goed voorbeeld is steigerwerk
• Verschillende aannames over de omvang van de werkzaamheden
• Strategische inschrijving met een lage prijs om zo het werk in ieder geval binnen te halen en daarna met meerwerk te komen.

Een lagere prijs kan aantrekkelijk lijken, maar kan ook betekenen dat werkzaamheden niet volledig zijn meegenomen.

Wanneer is de laagste prijs niet de beste keuze

De goedkoopste offerte is niet automatisch de beste keuze voor een VvE. Tijdens uitvoering kunnen extra kosten ontstaan door onduidelijkheden of ontbrekende posten.

Risico’s van een te lage inschrijving zijn bijvoorbeeld:

• Veel meerwerk
• Discussies tijdens uitvoering
• Kwaliteitsverschillen
• Overschrijding van planning
• Juridische conflicten

Een iets hogere maar duidelijk gespecificeerde offerte kan uiteindelijk goedkoper uitvallen.

Veelgemaakte fouten bij het vergelijken van offertes

Besturen maken regelmatig dezelfde fouten bij het beoordelen van offertes:

• Alleen naar de totaalprijs kijken
• Geen schriftelijke uitvraag vastleggen
• Mondelinge toezeggingen accepteren
• Geen verslaglegging richting ALV
• Geen onafhankelijke controle overwegen bij grotere projecten

Goede documentatie is belangrijk voor transparante besluitvorming en het onderbouwen van de gemaakte keuzes.

Checklist offertes vergelijken voor VvE’s

Gebruik onderstaande checklist bij iedere offerteprocedure:

1. Is de opdrachtomschrijving vooraf schriftelijk vastgelegd
2. Hebben alle aanbieders dezelfde informatie ontvangen
3. Zijn de offertes voldoende gespecificeerd
4. Zijn stelposten duidelijk benoemd
5. Zijn planning en garanties opgenomen
6. Is ervaring met VvE’s aantoonbaar
7. Zijn risico’s inzichtelijk gemaakt
8. Is de keuze goed gemotiveerd voor de ALV

Met deze aanpak voorkomt u onduidelijkheid achteraf.

Veelgestelde vragen over offertes bij VvE’s

Is een VvE verplicht meerdere offertes aan te vragen

Nee, er bestaat geen wettelijke verplichting. Wel past het bij zorgvuldig bestuur om bij grotere bedragen meerdere partijen te benaderen.

Hoeveel offertes moet een VvE minimaal aanvragen

In de praktijk wordt vaak gewerkt met twee tot drie offertes. Bij zeer grote projecten kan begeleiding door een adviseur wenselijk zijn.

Mag het bestuur zelf een aannemer kiezen

Dat hangt af van het splitsingsreglement en besluiten van de ALV. Vaak moet de vergadering instemmen bij grotere uitgaven.

Wat als offertes sterk uiteenlopen

Laat dan de uitgangspunten analyseren. Vaak blijken hoeveelheden of kwaliteitsniveaus te verschillen.

 

---