Banken lijken steeds meer waarde te hechten aan gecertificeerd VvE-beheer

Banken lijken VvE-beheer steeds nadrukkelijker te gaan beoordelen op professionaliteit, certificering en controleerbaarheid. Aanleiding is een aangepast toetsingskader van ABN AMRO voor VvE-beheerders, waarover branchevereniging BVVB haar leden recent heeft geïnformeerd. Volgens BVVB laat die ontwikkeling zien dat professionalisering van VvE-beheer steeds minder vrijblijvend wordt.

De bank heeft VvE-beheerklanten inmiddels geïnformeerd over nieuwe voorwaarden, aangepaste tarifering en een verdere overstap naar digitale processen. Daarbij spelen zaken als klantonderzoek, procuratie en controle op bevoegdheden een grotere rol.

Waarom banken scherper controleren

Volgens ABN AMRO is het toetsingskader voor VvE-beheerders de afgelopen jaren flink uitgebreid. Waar banken vroeger vooral keken naar het openen van een bankrekening, draait het nu ook om voortdurende controles op bevoegdheden, klantonderzoeken en de manier waarop beheerders toegang hebben tot VvE-rekeningen.

Dat past binnen een bredere ontwikkeling in de financiële sector. Banken moeten steeds strenger controleren wie toegang heeft tot gelden, wie bevoegd is om namens organisaties op te treden en hoe risico’s rond fraude, witwassen en misbruik worden beperkt.

Bij VvE’s leidt dat in de praktijk regelmatig tot extra controles en vertragingen. Zeker omdat bestuurssamenstellingen wisselen, bevoegdheden niet altijd actueel zijn vastgelegd en beheerders namens meerdere VvE’s bankzaken regelen.

Certificering en brancheaansluiting krijgen meer gewicht

Opvallend is dat certificering en brancheaansluiting nadrukkelijker onderdeel lijken te worden van de manier waarop banken naar VvE-beheer kijken. Volgens BVVB verschillen de nieuwe tarieven afhankelijk van brancheaansluiting en toetsing.

Daarmee gaat de discussie inmiddels over meer dan alleen bankkosten. De ontwikkeling laat zien dat banken indirect ook onderscheid maken tussen verschillende vormen van VvE-beheer en de mate waarin processen controleerbaar zijn ingericht.

Volgens BVVB is dat tegelijkertijd ook een signaal dat kwaliteit, transparantie en professionalisering binnen de sector belangrijker worden. De branchevereniging ziet de stap van ABN AMRO als “een eerste zichtbare stap uit de markt” richting verdere professionalisering van VvE-beheer.

Tegelijkertijd benadrukt BVVB dat de nadruk op certificering niet moet worden uitgelegd alsof de sector als geheel tekortschiet. De markt voor VvE-beheer groeit al jaren en veel beheerorganisaties investeren juist steeds meer in opleiding, kwaliteitscontrole, digitalisering en transparantie richting VvE’s.

Ook klinkt binnen de branche kritiek op de manier waarop banken strengere controles doorvertalen naar extra kosten voor beheerders. Volgens BVVB is het logisch dat banken scherper toezien op bevoegdheden, klantonderzoek en fraudegevoelige processen, maar daar zou volgens de branchevereniging ook betere dienstverlening tegenover moeten staan.

Beheerders wijzen erop dat VvE’s vaak grote reserves en onderhoudsbudgetten bij banken onderbrengen, terwijl extra kosten uiteindelijk regelmatig worden doorbelast aan de VvE zelf. Daardoor kunnen prijsverschillen tussen banken voor VvE’s steeds zwaarder gaan meewegen bij de keuze voor een bank.

BVVB verwacht daarnaast dat hogere kosten en strengere eisen vanuit banken ook leiden tot betere dienstverlening richting beheerders. Volgens de branchevereniging moeten extra controles en administratieve verplichtingen wel werkbaar blijven, zodat beheerders hun werkzaamheden efficiënt kunnen blijven uitvoeren.

Discussie over kwaliteit en professionalisering speelt al langer

Dat raakt ook een bredere discussie binnen de branche. De afgelopen jaren kwamen regelmatig problemen rond VvE-beheer in het nieuws, variërend van gebrekkige administratie en slecht financieel beheer tot fraudegevallen en faillissementen van beheerders. Tegelijkertijd neemt de druk op beheerders toe door strengere regelgeving, verduurzamingsopgaven en extra controle-eisen vanuit banken.

Volgens brancheorganisaties maakt dat het verschil tussen professioneel georganiseerde beheerders en minder goed georganiseerde partijen steeds zichtbaarder. Certificering en brancheaansluiting worden daardoor voor veel VvE’s ook een manier om beter te kunnen beoordelen hoe beheerprocessen zijn ingericht.

Ontstaat er meer onderscheid tussen beheerders?

De ontwikkeling kan uiteindelijk ook gevolgen hebben voor de markt zelf. Wanneer banken zwaarder gaan leunen op certificering, audits en branchetoetsing, kan dat het verschil tussen professionele en minder professioneel georganiseerde beheerders zichtbaarder maken.

Voor grotere beheerorganisaties met gecertificeerde processen zijn extra controles vaak eenvoudiger op te vangen dan voor kleinere partijen. Tegelijkertijd betekent certificering niet automatisch dat beheer overal probleemloos verloopt. Voor VvE’s blijft het daarom belangrijk om ook zelf kritisch te kijken naar transparantie, bereikbaarheid, financiële controle en de kwaliteit van het beheer.

Wat betekent dit voor VvE’s?

Voor veel VvE’s verandert er op korte termijn waarschijnlijk weinig zichtbaar. Toch kunnen de gevolgen indirect merkbaar worden.

Beheerders krijgen mogelijk te maken met hogere kosten, extra administratieve verplichtingen en strengere controles vanuit banken. Daarnaast kan brancheaansluiting of certificering een grotere rol gaan spelen bij de keuze voor een beheerder.

Ook is het niet ondenkbaar dat andere banken vergelijkbare systemen gaan invoeren. BVVB verwacht dat deze ontwikkeling breder zichtbaar zal worden in de markt.

Voor VvE-besturen betekent dit vooral dat actuele bestuursgegevens, duidelijke bevoegdheden en goede vastlegging van besluiten steeds belangrijker worden. Juist bij bankzaken blijken onduidelijkheden in de praktijk regelmatig voor vertraging of extra controles te zorgen.

De ontwikkeling laat vooral zien dat VvE-beheer steeds nadrukkelijker wordt gezien als een professionele sector waar banken hogere eisen aan stellen. Tegelijkertijd groeit binnen de branche de discussie dat strengere controles en hogere kosten alleen houdbaar zijn als daar ook efficiëntere processen en betere dienstverlening vanuit banken tegenover staan.