Bankzaken bij VvE’s: waarom het nu tijd is om het anders te doen

Door: Sjoerd Munnik

Als je al meer dan 25 jaar meedraait in het VvE‑beheer, kom je allerlei uitdagingen tegen. Toch is er één onderwerp dat telkens terugkomt en bijna nooit soepel loopt: de bankzaken van een VvE. In theorie zou het simpel moeten zijn, maar in de praktijk blijkt het verrassend ingewikkeld. Regels veranderen, banken werken allemaal anders en bestuurders willen vooral duidelijkheid, terwijl beheerders vooral efficiënt willen kunnen werken.

Omdat ik dit dagelijks meegemaakt heb bij de tientallen VvE’s die ik beheerde, ben ik gaan uitzoeken waar het nu precies misgaat. En vooral: waarom het ondanks alle digitalisering nog steeds zo complex blijft.

In dit artikel neem ik je mee langs drie invalshoeken die ik in de praktijk steeds weer tegenkom: die van de beheerder, de bestuurder en de bank. Daarna vertel ik waarom ik uiteindelijk zelf ben uitgekomen bij GoDutch, een oplossing die voor het eerst écht aansluit op de dagelijkse realiteit van VvE’s.

De beheerder: laveren tussen regels, banken en werkbare processen

Een beheerder werkt binnen een strak kader: de wet, de splitsingsakte en de afspraken binnen de VvE. In theorie helder. In de praktijk is geen enkele VvE hetzelfde. Besturen wisselen, bevoegdheden lopen uiteen en aktes zijn soms verouderd. Dat maakt elke VvE weer anders.

Daarbovenop komt dat banken allemaal hun eigen aanpak hebben. Een paar voorbeelden uit mijn dagelijkse praktijk:

• Bij de ene bank mag een beheerder bijna niets zonder uitgebreide volmacht
• Bij een andere bank mag juist veel, afhankelijk van de KvK‑inschrijving
• Weer een andere bank wil dat bestuurders voor álles tekenen, zelfs voor simpele wijzigingen

Het gevolg is een lappendeken aan procedures. Elke verandering zoals een nieuw bestuur, nieuwe pasjes en een wijziging in bevoegdheden, kan zomaar weken werk opleveren.

Digitalisering bestaande banken helpt, maar lost het probleem niet op

Veel beheerders koppelen hun administratiesysteem via PSD2 aan de bank. Dat betekent dat transacties automatisch worden ingelezen in hun software, zonder dat iemand ze handmatig hoeft over te typen. Dat werkt prima zolang de koppeling functioneert. Maar het blijft wel een systeem van de beheerder; de VvE blijft dus afhankelijk van één partij. Dat is niet ideaal.

En wat als bestuurders zelf een pasje of inlog willen?

Het is logisch dat bestuurders zelf toegang willen tot de rekening, zij dragen immers de financiële verantwoordelijkheid en willen direct inzicht kunnen hebben. Maar in de praktijk zorgt het voor nieuwe problemen:

• Wachttijden van weken tot soms maanden
• Alles opnieuw instellen bij bestuurswisselingen
• Maatwerk dat lastig door te belasten is
• Afhankelijkheid van banken die weinig haast maken

Daardoor is het voor beheerders bijna niet structureel efficiënt te organiseren.

De bestuurder: behoefte aan inzicht, beperkt door systemen

Bestuurders doen dit werk vaak vrijwillig. Tijd is schaars en daarom ligt het dagelijks bankbeheer meestal bij de beheerder. Dat werkt, maar roept wél vragen op bij leden. Tijdens ALV’s komen steeds vaker dezelfde punten terug:

• Wie heeft toegang tot de rekening?
• Wie mag betalingen autoriseren?
• Welke medewerkers van de beheerder kunnen transacties uitvoeren?

Die informatie is vaak niet eenvoudig realtime te tonen. Banken bieden dat inzicht niet en systemen van beheerders zijn er niet op gebouwd. Daardoor ontstaat geen direct risico, maar wel onzekerheid. En dat voelt nooit prettig binnen een VvE.

Een eigen pasje lijkt dan een oplossing. Maar door de ingewikkelde onboarding en trage procedures valt dit in de praktijk vaak tegen.

De traditionele bank: van open loketten naar gesloten deuren

Zo’n tien tot vijftien jaar geleden konden VvE’s terecht bij vrijwel elke bank. Triodos, ASN, SNS, Regiobank, Van Lanschot, Robeco, LeasePlanBank… het was heel normaal om vermogen te spreiden over meerdere banken.

Nu openen al deze partijen geen rekeningen meer voor VvE’s. Het landschap is drastisch veranderd.

Waarom banken afhaken

Een VvE is financieel overzichtelijk, maar administratief zwaar. Banken lopen aan tegen:

• Jaarlijks wisselende KvK‑inschrijvingen
• Regelmatige bestuurswisselingen
• Meerdere pasjes en machtigingen
• Strenge en steeds veranderende Wwft‑regels

De opbrengst voor de bank weegt simpelweg niet op tegen de administratieve druk. Daarom blijven VvE’s over met weinig keuze en lange doorlooptijden.

De nieuwe beweging: fintech vult het gat dat banken laten vallen

Doordat traditionele banken afhaken, ontstaat ruimte voor nieuwe partijen die wél willen investeren in sectoren die als ‘lastig’ worden gezien. Fintechbedrijven pakken dit anders aan: sneller onboarden, flexibele rollen en systemen die wél inspelen op wisselende bestuurders.

Voor VvE’s is dat vernieuwend. In die beweging is GoDutch een van de partijen die zich specifiek richt op het oplossen van precies die knelpunten waar traditionele banken afhaken. Daarmee sluit een bankoplossing eindelijk aan op hoe VvE’s écht functioneren.

Waarom ik kies voor GoDutch

In 25 jaar tijd heb ik maar weinig bankoplossingen gezien die écht zijn gemaakt voor de VvE‑praktijk. Vaak was het vooral hoop op verbetering, maar weinig echte verandering: trage onboarding, onduidelijke bevoegdheden en systemen die niet met ons meebewegen.

Tot ik met GoDutch in gesprek kwam.

Voor het eerst zag ik een oplossing die inspeelt op de vragen die ik dagelijks hoor van zowel bestuurders als beheerders:

• Hoe ondersteun je wisselende bestuurders zonder stapels papierwerk?
• Hoe geef je bestuurders én kascommissies inzicht, zonder risico’s?
• Hoe voorkom je rondzwervende pasjes of voorschietende leden?
• Hoe geef je beheerders ruimte om te werken, zonder dat transparantie verdwijnt?

Voor meerdere VvE’s heb ik inmiddels een rekening bij GoDutch geopend. Die processen verliepen snel, logisch en vooral zonder het gedoe dat we jarenlang als ‘normaal’ zijn gaan zien. Rollen voor bestuurders en kascommissies waren binnen minuten ingericht.

Juist daarom ben ik enthousiast over GoDutch. Niet omdat iemand mij vroeg promotie te maken, maar omdat ik na 25 jaar zie hoe groot dit probleem is en hoe zeldzaam het is dat een partij het écht structureel wil oplossen.

GoDutch biedt precies de balans die de sector nodig heeft: transparantie voor bestuurders, werkbaarheid voor beheerders en een model dat aansluit op de dagelijkse realiteit van een VvE.