Communicatie uitsluitend via VvE-software, mag dat?

Veel beheerders van verenigingen van eigenaars (VvE) vinden het handig om uitsluitend via de VvE software met de eigenaren te communiceren. Zo worden in het portaal uitnodigingen voor de VvE vergadering (ALV) gedeeld en vergaderstukken geüpload. Daarnaast ontvangen de eigenaren via het portaal betalingsherinneringen en mededelingen over de hoogte van de servicekosten. Maar, mag het wel op die manier? Moet er formeel niet via ouderwetse briefpost gecommuniceerd worden? En als dat zo is, wat gebeurt er dan als het bestuur of de beheerder zich daar niet aan houdt? Nederlandvve.nl legt uit hoe het zit.

VvE-software geeft waarschuwing via e-mail

Bij het schrijven van dit artikel zijn we ervan uit gegaan dat als er berichten klaarstaan in de VvE-software, dat de leden die dit aangaat daarvan een mededeling of waarschuwing krijgen via e-mail. Als dat niet het geval is, dan geldt naar onze mening dat van de berichten die op het portaal worden geplaatst, niet geconcludeerd mag worden dat die de geadresseerden hebben bereikt. Als je als eigenaar geen meldingen krijgt van berichten in de VvE-software, dan is het verstandig om daarover even contact op te nemen met het bestuur of met de beheerder, mogelijk staat er iets in de instellingen niet goed.

Oproepingen en mededelingen: woonplaats van de eigenaars

Het uitgangspunt in de oudere modelreglementen, is dat de oproeping voor de vergadering wordt verzonden naar de woonplaats van de eigenaars. Dat kan de eigen woonplaats zijn, maar ook een gekozen woonplaats. In de wet (artikel 1:10 BW) staat dat de woonplaats de plek is waar de eigenaar daadwerkelijk woont (zijn woonstede) of de plek van zijn werkelijk verblijf. Dat betekent dus dat oproepingen voor de vergadering in beginsel via post moeten worden verzonden. In Modelreglement 2017 staat dat de uitnodiging voor de VvE vergadering ook via e-mail kan worden verzonden.

Hoge Raad heeft bepaald dat uitnodiging ook via e-mail mag

De Hoge Raad heeft echter bepaald dat zelfs in het geval het reglement dit niet expliciet toestaat, de uitnodiging voor de VvE-vergadering via e-mail mag worden verzonden. Vereist is dan wel dat het VvE lid daarmee instemt en voor dat doel een e-mailadres met de VvE deelt.

Betalingsherinnering en aanmaning moet de ontvanger bereiken

Voor betalingsherinneringen een aanmaningen is geen verzendwijze voorgeschreven in de modelreglementen. Daarom moet gekeken worden naar de wet. In de wet staat dat een rechtshandeling (zoals een aanmaning, dat is een mededeling met het verzoek om te betalen) om zijn werking te hebben de ontvanger moet hebben bereikt. Het ligt daarom op de weg van de VvE om aan te tonen dat dit het geval is. Daar moet de VvE de verzendwijze op afstemmen. De VvE kan er dan bijvoorbeeld voor kiezen de aanmaning aangetekend te verzenden. Als het via mail wordt verzonden en de ontvanger betwist de ontvangst, dan kan het lastig zijn te bewijzen dat de betreffende eigenaar het stuk wel degelijk heeft ontvangen.

Conclusie over digitale berichten van VvE

Het is dus per type bericht, per VvE en zelfs per lid verschillend of het is toegestaan berichten uitsluitend digitaal (via e-mail en/of via de VvE-software) te verzenden. Voor uitnodigingen van de vergadering geldt dat digitale verzending is toegestaan, mits het VvE-lid ermee heeft ingestemd. Voor aanmaningen en herinneringen geldt dat de VvE zal moeten aantonen dat die de ontvanger hebben bereikt. Bij twijfel of berichten digitaal mogen worden verzonden en bij twijfel of dat verstandig is, kan het goed zijn om het bericht zowel digitaal als per (aangetekende) post te verzenden.