Fraude met voorstanden bij VvE-beheerder ontdekt: medewerker heeft jarenlang geld weggesluisd

Bij een VvE-beheerder is intern ontdekt dat een medewerker gedurende lange tijd geld heeft verduisterd met behulp van administratieve processen rond zogenoemde voorstanden. Nederlandvve.nl kreeg deze informatie via meerdere bronnen en heeft het verhaal inmiddels ook voorgelegd aan de betreffende beheerder.

Uit dat gesprek blijkt dat het onderzoek nog volop loopt. Wel is inmiddels duidelijk dat het om een substantieel bedrag gaat dat over een lange periode is verdwenen. De exacte omvang van de schade wordt nog onderzocht en kan daarom op dit moment nog niet worden vastgesteld.

De zaak is opvallend omdat het dit keer niet gaat om een beheerder of directie die geld van VvE’s heeft verduisterd, maar om een medewerker binnen een beheerkantoor.

Hoe de fraude aan het licht kwam

De fraude kwam volgens betrokkenen aan het licht nadat het beheerkantoor een nieuwe VvE in beheer had gekregen waarvan de administratie was overgenomen van een ander kantoor. Bij het controleren van de administratie bleek dat er nog zogenoemde voorstanden openstonden die volgens de overgenomen administratie aan verschillende appartementseigenaren moesten worden teruggestort.

Voorstanden ontstaan bijvoorbeeld wanneer een eigenaar te veel heeft betaald aan VvE-bijdragen of wanneer bij een verkoop nog een verrekening moet plaatsvinden tussen de oude en nieuwe eigenaar. Het gaat dan om bedragen die tijdelijk op de VvE-rekening staan en uiteindelijk aan een eigenaar moeten worden uitgekeerd. Vaak gaat het om relatief kleinere bedragen per betaling. Juist doordat het om veel afzonderlijke bedragen kan gaan die aan verschillende eigenaren worden uitgekeerd, vallen afwijkingen in de praktijk minder snel op.

De nieuwe beheerder heeft deze bedragen vervolgens volgens de overgenomen administratie uitbetaald. Kort daarna wilde het bestuur de voorstanden gaan gebruiken om afrekeningen mee te verrekenen.

Appartementseigenaren bleken niets te hebben ontvangen

Toen de betreffende appartementseigenaren werden gevraagd om de bedragen terug te storten die volgens de administratie aan hen waren uitgekeerd, bleek dat zij helemaal niets hadden ontvangen. Het geld was dus nooit bij hen aangekomen.

Daarmee werd ook duidelijk dat veel van deze eigenaren blijkbaar niet wisten dat zij volgens de administratie geld zouden terugkrijgen, of niet hadden gecontroleerd of een betaling daadwerkelijk was ontvangen. Dat roept de vraag op in hoeverre dit soort terugbetalingen altijd actief worden gecommuniceerd of gecontroleerd.

Tegelijkertijd laat dit zien hoe geraffineerd deze werkwijze kan zijn geweest. Juist omdat het gaat om veel kleine en verspreide betalingen aan verschillende eigenaren, kon een dergelijke constructie blijkbaar lange tijd onopgemerkt blijven.

Dit vormde uiteindelijk het startpunt voor een interne zoektocht binnen het beheerkantoor.

Rekeningnummers aangepast in administratie

Uit die interne controle bleek uiteindelijk dat een medewerker gedurende jaren rekeningnummers had aangepast in de administratie. In plaats van het juiste rekeningnummer van de appartementseigenaar werd een ander rekeningnummer ingevoerd.

Op het moment dat een voorstand werd uitbetaald, werd het bedrag daardoor niet naar de eigenaar overgemaakt, maar naar een rekening die door de medewerker zelf werd beheerd.

Volgens de beheerder is inmiddels een lijst opgesteld met boekingen die als verdacht worden aangemerkt. Deze transacties worden momenteel verder onderzocht.

Directe actie en schadeloosstelling

De beheerder laat aan Nederlandvve.nl weten dat zodra de onregelmatigheden werden ontdekt, direct maatregelen zijn genomen. De boekingen die tot nu toe zijn onderzocht en als onjuist zijn vastgesteld, zijn direct gecorrigeerd. De betrokken VvE’s en eigenaren zijn daarbij schadeloos gesteld.

Daarnaast is gestart met het verhalen van de schade op de betreffende medewerker, namens de benadeelden.

Onderzoek naar hoe dit heeft kunnen gebeuren

Volgens de beheerder is er bewust voor gekozen om niet alleen te kijken naar de individuele fraude, maar ook naar de vraag hoe dit heeft kunnen gebeuren binnen bestaande controlesystemen.

Opvallend is dat er volgens de beheerder wel degelijk controlemechanismen aanwezig waren, waaronder functiescheiding, het zogenoemde acht-ogen-principe en dubbele autorisatie bij betalingen. Toch is het in deze situatie blijkbaar mogelijk geweest om deze controles te omzeilen.

Daarom is het kantoor inmiddels in gesprek met zowel de softwareleverancier als betrokken banken om te analyseren hoe dit precies heeft kunnen gebeuren en welke aanpassingen nodig zijn.

Het doel daarvan is niet alleen om de eigen processen verder te verbeteren, maar ook om lessen te trekken waar de hele branche baat bij kan hebben.

Impact op vertrouwen in de sector

De beheerder benadrukt dat de situatie een enorme impact heeft op de organisatie en op het vertrouwen dat VvE’s in hun beheerder stellen.

Tegelijkertijd geeft het kantoor aan vanaf het eerste moment vooral te kijken naar de vraag hoe dit heeft kunnen gebeuren en hoe systemen en controles verder verbeterd kunnen worden. Volgens de beheerder moet deze zaak dan ook een waarschuwing zijn voor de hele sector.

Veel kantoren gaan er vanuit dat hun controles voldoende zijn ingericht. Deze gebeurtenis laat zien dat zelfs met uitgebreide controlemechanismen situaties kunnen ontstaan waarin fraude toch mogelijk blijkt.

Juist daarom is het volgens betrokkenen belangrijk dat de sector gezamenlijk kijkt naar hoe processen, software en controles verder kunnen worden versterkt.

Nederlandvve.nl volgt de ontwikkelingen rond deze zaak. Zodra er meer duidelijkheid komt over de omvang van de schade of de uitkomsten van het onderzoek, zullen wij daarover berichten.

Heeft u informatie over deze zaak of over vergelijkbare situaties binnen VvE-beheer? Dan kunt u altijd contact met ons opnemen via het onderstaande contactformulier.

Schakel JavaScript in je browser in om dit formulier in te vullen.

Naam *

Voornaam

Achternaam

E-mail *

vragen E-mail Eventuele

Telefoonnummer

Eventuele opmerkingen of vragen

Verzend