Inzage VvE-administratie: heb je recht op kopieën of niet?

In diverse rechterlijke uitspraken is bepaald dat het recht op inzage in de administratie van de VvE niet per se een recht op afgifte van kopieën betekent. Dit betekent echter niet automatisch dat het recht op afgifte van kopieën sowieso niet bestaat. De rechterlijke uitspraken waarin dit is geoordeeld zijn weliswaar juist, maar daarin is geen algemene rechtsregel geformuleerd. Dat betekent dat die uitspraken niet zonder meer kunnen worden toegepast in alle zaken waarin een eigenaar inzage in de VvE administratie wil hebben. Advocaat Robert van Ewijk legt uit waarom het recht op afgifte van kopieën of scans volgens hem wel degelijk bestaat.

Rechtspraak over inzage VvE administratie

Rechtspraak is casuïstisch. Dat betekent dat een vonnis tot stand is gekomen op basis van de specifieke feiten in een zaak. De feiten liggen in elke zaak weer anders. Dit gegeven betekent dat een rechterlijke uitspraak in de ene zaak, niet altijd één op één kan worden toegepast in een andere zaak. Weliswaar formuleert de Hoge Raad vaak wel algemene rechtsregels, maar dat betekent niet dat een rechterlijk oordeel altijd een rechtsregel inhoudt. Sterker nog, meestal is dat juist niet het geval. Toch wordt er in de praktijk vaak van uitgegaan dat in de rechtspraak in zijn algemeenheid zou zijn bepaald dat het inzagerecht geen recht op afschriften inhoudt. Naar mijn mening is dat veel te kort door de bocht.

Wat is er bepaald in uitspraken over inzagerecht VvE?

Over het inzagerecht is namelijk helemaal niet uitgemaakt dat géén recht op afschriften van de administratie zou bestaan. In de zaak die diende voor het Gerechtshof Amsterdam (ECLI:NL:GHAMS:2014:1485) en die bij inzagediscussies vaak wordt aangehaald, was de bijzonderheid dat kopieën werden gevorderd, terwijl al inzage was aangeboden. Dát was de beslissende omstandigheid waaronder de vordering tot afgifte door het Gerechtshof werd afgewezen:

“3.4.4. Gesteld noch gebleken is dat het bestuur van de VVE niet bereid is tot het aan [appellante] verstrekken van inlichtingen over en inzage in de eindofferte van Gasservice en de geactualiseerde ledenlijst met de namen en adressen van de overige appartementseigenaren in de zin van artikel 41 lid 6 Modelreglement 1983 (zoals hiervoor uitgelegd). Uit de weigering van het bestuur van de VVE om [appellante] een kopie van die stukken te geven kan dat niet worden afgeleid. Onweersproken is dat het bestuur van VVE [appellante] de gelegenheid heeft geboden de stukken in te zien, maar dat zij van die gelegenheid om haar moverende redenen geen gebruik wenst te maken.”

Als die situatie zich niet voordoet, bestaat de kans dat de parallel mank gaat.

Bestuur VvE kan op verschillende manieren inzage geven

Het geven van inzage door een afspraak te maken ten kantore van de VvE is namelijk een van de manieren waarop het bestuur van de VvE aan haar verplichting kan voldoen om inzage te verlenen. Omdat in de Amsterdamse zaak al aan die verplichting was voldaan, werd de vordering tot afgifte van kopieën afgewezen. Dat wil echter niet zeggen dat er nooit recht bestaat op afgifte van kopieën of scans.

Tot op heden oordeelde geen enkele rechter dat er nooit recht op afgifte bestaat

Mij zijn ook geen uitspraken bekend waarin is geoordeeld dat het geven van inzage op het kantoor van de VvE, het enige is dat van het bestuur kan worden verlangd. Het tegendeel is eerder waar. De rechtbank Noord-Holland oordeelde bijvoorbeeld dat de inzage ook kan worden verstrekt, door de stukken van de administratie digitaal ter beschikking te stellen (ECLI:NL:RBNHO:2017:3136). En rechtbank Gelderland oordeelde dat het bestuur van de VvE onder omstandigheden in strijd met de redelijkheid en billijkheid handelt als (afschriften van) bepaalde bescheiden waar het inzagerecht betrekking op heeft, niet worden afgegeven aan het VvE lid dat daarom verzoekt (ECLI:NL:RBGEL:2017:3530). Zo ook het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch (ECLI:NL:GHSHE:2018:2005).

Er zijn diverse manieren om aan het inzagerecht te voldoen

Het bestuur van de VvE kan op verschillende manieren aan het inzagerecht voldoen. Wat een eigenaar precies mag verlangen van het bestuur, hangt af van de omstandigheden van het geval. Als er sprake is van vele dikke ordners vol met stukken die niet tevens digitaal zijn, dan lijkt het me redelijk als de inzage alleen fysiek wordt aangeboden. Echter, als de eigenaar om een klein aantal heel specifieke stukken vraagt, dan kan het al redelijker zijn om te verlangen dat daarvan een scan of kopie wordt gemaakt. Er hoeft dan geen fysiek bezoek te worden gemaakt. En als het bestuur of de beheerder de administratie sowieso al digitaal voert, dan kan het zelfs al gauw onredelijk zijn om te verlangen dat een eigenaar naar het kantoor van de VvE (beheerder) komt om van zijn inzagerecht gebruik te maken.

VvE Advocaat: soms afgifte stukken uit administratie van de VvE

Kortom: wat je onder de gegeven omstandigheden van de VvE mag verlangen, en waartoe je als VvE gehouden bent, hangt af van alle omstandigheden van het geval. Zowel de eigenaar als de VvE zullen zich daarbij redelijk naar elkaar op moeten stellen. Wil je advies over hoe ver je als VvE (bestuurder of beheerder) moet gaan in het kader van het inzagerecht? Of wil je als eigenaar weten of de VvE haar verplichtingen in het specifieke geval wel naar behoren nakomt? Neem dan contact op met de VvE advocaat van Lexys.