Niemand op de VvE vergadering? 11 tips!

Een greep uit tweets van de afgelopen 24 uur: “Vanavond weer een VvE vergadering, blegh!”, “Waarom duurt een VvE vergadering altijd zo lang?”, “Vergadering VvE, BORING!!”, “VvE vergadering, #zucht”… Een positief bericht over VvE vergaderingen konden wij niet vinden. Veel VvE leden zien de vergadering als een straf, als iets saais; een noodzakelijk kwaad. Niet zo vreemd ook: op VvE vergaderingen worden heel specifieke en technische onderwerpen behandeld zoals de financiën en technische staat van het pand. Daarnaast gaat het over de portemonnee van de aanwezigen en tenslotte hebben veel van de aanwezigen hun zegje klaar, de sfeer kan dus ook nog eens gespannen zijn. Reden waarom veel mensen de vergadering aan zich voorbij laten gaan is dus dat het saai, langdradig, vervelend en te technisch is…

Lage opkomst heeft nadelige gevolgen

Onder modelreglementen 1972 tot en met 1992 moet in elke vergadering minimaal de helft van de leden (van de ‘stemmen‘) aanwezig zijn. Is minder dan de helft van de stemmen aanwezig, dan kan er niet vergaderd worden en moet een tweede vergadering uitgeschreven worden. In die vergadering kunnen besluiten worden genomen, ongeacht het aantal aanwezige leden. Klik hier voor meer informatie over de tweede vergadering.

Onder modelreglement 2006 geldt dit quorumvereiste niet, voorwaarde is wel dat de vergadering op de juiste manier uitgeschreven wordt.

Conclusie is dus dat bij een te lage opkomst onder de oude modelreglementen niet meteen vergaderd kan worden en dat dit bij het nieuwste reglement wel het geval is. Gevolg is evenwel dat in geval van een lage opkomst er besluiten genomen kunnen worden tegen de zin van de niet-aanwezigen. “Eigen schuld, dikke bult…” natuurlijk, maar ga dat als bestuurder maar eens uitleggen na afloop van de vergadering waarin rechtsgeldig is besloten het dak te vervangen en dat alle leden bij moeten storten.

Er zijn genoeg redenen om ervoor te zorgen dat de opkomst in de vergadering zo groot mogelijk is. Naast het feit dat problemen voorkomen kunnen worden, geldt uiteraard ook altijd dat hoe groter het draagvlak voor besluiten is, hoe prettiger en soepeler de uitvoering verloopt. Daarnaast verspilt u een hoop tijd als er tweemaal vergaderd moet worden en alle voorbereidingshandelingen dus ook twee keer verricht moeten worden.

Hoe zorg ik voor een grote opkomst?

Door het gebruiken van onderstaande stappenplannen, kunt u ervoor zorgen dat u de opkomst naar de vergaderingen vergroot. We onderscheiden twee stappenplannen: de eerste is ter voorbereiding van de vergadering, de tweede voor tijdens de vergadering. Tijdens de vergadering kunt u er namelijk voor zorgen dat u de genodigden niet afschrikt en men dus de volgende keer ook gewoon aanwezig zal zijn.

Wat u voorafgaand aan de vergadering kunt doen

1. Gebruik de handleiding vergadering organiseren om ervoor te zorgen dat het uitschrijven aan alle formaliteiten voldoet.
2. Maak een duidelijke agenda en verstuur deze op tijd (zie handleiding voor oproeptermijn), echter niet te lang van tevoren omdat dan de aandacht kan verslappen.
3. Voeg alle relevante documenten (jaarstukken, offerte’s, etcetera) toe en verzoek de genodigden deze documenten voorafgaand aan de vergadering te bestuderen. Dit zorg ervoor dat u tijdens de vergadering de zaken efficiënter kunt behandelen. Het toevoegen van de offerte’s zorgt er daarnaast voor dat men op de hoogte is van de gevolgen van besluiten.
4. Licht de agenda toe waar nodig. Van belang is dat de genodigden begrijpen wat de gevolgen zijn van de te nemen besluiten (zie ook het punt hiervo0r). Hoe groter het gevolg / belang, hoe groter de kans dat men zal verschijnen.
5. Noem in de agenda naast een starttijd ook een eindtijd (bij gewone jaarvergaderingen zonder verstrekkende besluiten en een ervaren voorzitter zou 1,5 uur ruim voldoende moeten zijn). Zorg ervoor dat u zich ook aan de eindtijd houdt!
6. Vraag de genodigden om een derde te machtigen indien zij niet aanwezig kunnen zijn.
7. Verzamel vragen die voorafgaand aan de vergadering bij het bestuur binnen komen; schrijf de vragen en de antwoorden uit en behandel deze (d.m.v. voorlezen) onder ingekomen stukken tijdens de vergadering. Zo bespaart u op de vergadering een hoop tijd omdat veel vragen snel beantwoord kunnen worden.

Wat u tijdens de vergadering kunt doen

1. Houdt u aan de eindtijd die u in de agenda genoemd heeft.
2. Houdt zoveel mogelijk orde in de vergadering, maar zorg wel dat mensen het woord krijgen. Indien men lang het woord heeft of neemt, parafraseer dan (parafraseren is het kort en samenvattend herhalen wat iemand gezegd heeft).
3. Indien er veel discussie is over een agendapunt, houdt dan goed in de gaten of iedereen het woord heeft gehad en of niet alle argumenten al genoemd zijn. Indien men in de herhaling valt is het tijd om te parafraseren en / of de discussie samen te vatten. Stuur vervolgens aan op een stemronde.
4. Indien met na het stemmen alsnog met argumenten komt, geef dan aan dat er een besluit is genomen, maar dat u het commentaar in de notulen zult opnemen. Dit (aangeven dat u e.e.a. in de notulen zult opnemen) geldt ook voor punten die ter sprake worden gebracht maar niet ter zake doen of waarover geen besluit genomen kan worden. Tenslotte geldt dit ook wanneer men in de herhaling valt.

Wat u vooral niet moet doen…

We hebben vaak gehoord dat bestuurders (en zelfs beheerders) erop aansturen dat in de eerste vergadering niemand komt opdagen zodat in een tweede vergadering, ongeacht de opkomst, besluiten genomen kunnen worden. In de uitnodiging van de eerste vergadering staat dan bijvoorbeeld al de datum, plaats en tijd voor de tweede genoemd en wordt men opgeroepen niet op de eerste te verschijnen. Deze gang van zaken is zeer discutabel: wij raden u aan deze werkwijze niet te hanteren. De kans is erg groot dat besluiten genomen in de tweede vergadering vernietigd worden door de kantonrechter omdat het bestuur en / of het beheer hebben aangestuurd op besluitvorming met een beperkt aantal leden. De uitweg van de tweede vergadering mag alleen gebruikt worden als men de kans heeft gekregen om in de eerste vergadering op de gewone manier te besluiten.

Iets anders dat we u kunnen afraden is het informeren bij de leden of zij aanwezig zullen zijn of niet. Beter is het om aan te geven wat het belang is van hun aanwezigheid. Het verschil tussen de twee is genuanceerd: in het tweede geval roept u op wel aanwezig te zijn en geeft u aan waarom, in het eerste geval opent u min of meer de mogelijkheid om afwezig te zijn.

Documenten

– Model uitnodiging vergadering, zie handleiding.
– Model agenda vergadering, zie handleiding.
– Model machtigingsformulier, zie handleiding.

Gerelateerd

– Bestuur ronselt stemmen (vraagbaak)
– De dictatuur van het bestuur (artikel / opinie)
– Handleiding vergadering organiseren (handleiding)
– Tweede vergadering: de vereisten (handleiding)
– Stemverhoudingen in de VvE (informatie)