De rol van de tussenpersoon bij VvE-verzekeringen: waar gaat het soms mis?
Op Nederlandvve.nl schrijven we het liefst over VvE-zaken die goed lopen. Vernieuwende initiatieven, duidelijke wetgeving of praktijkvoorbeelden waar andere VvE’s echt iets aan hebben. Toch ontkomen we er niet aan om af en toe stil te staan bij situaties waarin het misgaat. Niet om met de vinger te wijzen, maar om ervan te leren. Want juist dit soort verhalen laten zien hoe belangrijk het is dat VvE’s weten waar ze aan toe zijn.
In dit artikel kijken we naar de rol van de tussenpersoon bij VvE-verzekeringen. Wat is normaal, wat mag je verwachten en waar moet je als VvE alert op zijn? Dat doen we aan de hand van een praktijkcasus die helaas nog steeds herkenbaar is.
Wat is normaal bij het opzeggen van een verzekering?
Laten we beginnen bij de basis. In veel situaties is het vrij duidelijk wanneer een verzekering wel of niet kan worden opgezegd. Neem een autoverzekering. Die sluit je meestal af voor een jaar. Tijdens dat jaar kun je de polis niet zomaar beëindigen. Verkoop je de auto, dan verandert dat. Je verzekert immers geen bezit meer en de verzekering eindigt logisch gezien.
Bij een opstalverzekering voor een eengezinswoning geldt iets vergelijkbaars. Ook daar zijn vaak langere termijnen van toepassing, maar verkoop je de woning, dan kun je de verzekering opzeggen. De verzekerde situatie bestaat simpelweg niet meer.
Een ander voorbeeld is de zorgverzekering. Overlijdt de verzekeringnemer, dan eindigt de polis. Hoe wrang ook, de verzekerde behoefte is er niet meer.
Dit soort voorbeelden maken duidelijk hoe verzekeringen in de kern werken. Ze volgen de werkelijkheid. En precies dat uitgangspunt is belangrijk als we kijken naar VvE’s.
Van één eigenaar naar een VvE
Stel, je bent eigenaar van een volledig pand. Dat pand is verzekerd met een opstalverzekering op jouw naam. Vervolgens besluit je het pand te splitsen in appartementsrechten. Vanaf dat moment is er sprake van een Vereniging van Eigenaars. Jij bent niet langer eigenaar van het hele pand, maar van één of meerdere appartementsrechten.
De juridische eigenaar van de opstallen is vanaf dat moment de gezamenlijke VvE. En juist die opstallen moeten verzekerd zijn. De bevoegdheid om over de verzekering te beslissen ligt niet meer bij één persoon, maar bij de vergadering van eigenaars.
Het ligt dan ook voor de hand dat de bestaande verzekering wordt beëindigd en dat de VvE een nieuwe verzekering afsluit. In de praktijk verloopt dit meestal soepel. De tussenpersoon of verzekeraar ontvangt een bewijs van splitsing en de polis wordt beëindigd.
Maar helaas gaat dat niet altijd zo.
De casus: toezeggingen en toch vasthouden
In de casus die wij onder ogen kregen, leek alles aanvankelijk correct te verlopen. De VvE-beheerder had contact opgenomen met de tussenpersoon van de bestaande verzekering. Zowel telefonisch als per e-mail werd bevestigd dat de polis opgezegd kon worden zodra kon worden aangetoond dat er sprake was van een VvE.
De tussenpersoon bracht zelfs een tegenofferte uit, die netjes werd meegenomen in de vergadering van eigenaars. Tijdens die vergadering werd unaniem gekozen voor een andere verzekeraar. Een helder besluit, precies zoals het hoort.
De beheerder informeerde de tussenpersoon direct na de vergadering. De tussenpersoon bevestigde per e-mail dat de polis na ontvangst van de akte van splitsing zou worden beëindigd. Professioneel, zou je zeggen.
Totdat maanden later alsnog problemen ontstonden.
Van begrip naar incasso
Enkele maanden na de opzegging stelde de tussenpersoon zich ineens op het standpunt dat de polis pas aan het einde van de contracttermijn mocht worden beëindigd. Ondanks eerdere toezeggingen werd nu gesteld dat opzegging alleen schriftelijk per brief zou zijn toegestaan en dat een e-mail niet voldoende was.
Dat wringt. Zeker omdat de opzegging per e-mail was ontvangen en bevestigd. Bovendien is e-mail in het dagelijks verkeer al lang een geaccepteerde vorm van communicatie, ook in zakelijke en juridische context.
Het vermoeden ontstond dat het vasthouden aan de polis vooral financieel was ingegeven. Door de verzekering nog een jaar door te laten lopen, bleef de commissie voor de tussenpersoon intact. Hard bewijs daarvoor is er niet, maar de indruk laat zich moeilijk wegnemen.
Toen uiteindelijk zelfs een incassobureau werd ingeschakeld, was het vertrouwen volledig verdwenen.
Wat kun je hier als VvE van leren?
Deze casus laat zien hoe belangrijk het is om afspraken met een tussenpersoon goed vast te leggen. Bevestigingen per e-mail zijn essentieel, net als het bewaren van stukken zoals de akte van splitsing en notulen van de vergadering.
Daarnaast onderstreept dit verhaal dat een tussenpersoon een adviserende en ondersteunende rol hoort te hebben. Niet een rol waarin het eigen belang voorop staat. Transparantie en professionaliteit zijn cruciaal, zeker bij iets fundamenteels als de verzekering van het gebouw.
Kom je er niet uit, dan kan juridisch advies of bemiddeling uitkomst bieden. Uiteindelijk gaat het om de bescherming van de gezamenlijke eigenaren.
Tot slot
Niet elke tussenpersoon handelt zo. Sterker nog, in de meeste gevallen gaat het gewoon goed. Toch is het belangrijk om dit soort situaties te delen. Zodat VvE’s weten waar ze op moeten letten en beter beslagen ten ijs komen.
Heb jij ervaringen met een tussenpersoon die je wilt delen, positief of negatief? Laat het ons weten. Door kennis te delen, maken we het VvE-landschap samen een stuk transparanter.
Beste Robert,
Hierbij reageer ik inhoudelijk op jouw artikel geplaatst op 17 januari op jouw blog, inzake een tussenpersoon die de opstalverzekering niet wil opzeggen voor een vereniging van eigenaren.
—(…. tekst ingekort door de redactie, feedback verwerkt in blog)—-
Dit ter info…
Om terug te komen op de inhoud van het artikel het volgende:
Om een verzekering op te zeggen, zijn de polisvoorwaarden opgesteld door de maatschappij leidend. Als hierin staat, dat een verzekering alleen opgezegd kan worden door middel van een ondertekend schriftelijk verzoek van de verzekeringnemer, dan zal hieraan voldaan moeten worden. Hier wordt echter (anno 2012) door steeds meer maatschappijen van afgeweken: opzegging per e-mail wordt door steeds meer verzekeringsmaatschappijen geaccepteerd. Wat uit het artikel niet naar voren komt, is of dit bij de betreffende verzekeringsmaatschappij ook het geval is. Mocht het in dit geval zo zijn geweest dat de betreffende maatschappij een opzegging alleen schriftelijk zou accepteren, dan had de tussenpersoon hier tijdig zorg voor kunnen zorgen.
In deze casus is bij de vereniging van eigenaren de indruk gewekt, dat een opzegging per e-mail voldoende zou zijn. Wellicht is de tussenpersoon hiervan uitgegaan en naderhand geconfronteerd met een andere werkwijze van de verzekeringsmaatschappij. Om vervolgens deze misstap zelf met de maatschappij af te handelen en/of de vereniging van eigenaren tegemoet te komen, is niet gebeurd.
(Opmerking redactie: De verzekeraar in kwestie heeft geen schriftelijke opzegging nodig, zie update d.d. 30-01-2012)
Een tweede optie zou kunnen zijn dat de tussenpersoon in kwestie inderdaad moeite heeft met het loslaten van de opstalverzekering. Dit zou naar mijn mening een zeer onprofessionele houding zijn ten aanzien van de afwikkeling van een zakelijke relatie. Dat de tussenpersoon zich na de voorgeschiedenis beroept op het feit dat ze nooit een schriftelijke opzegging hebben ontvangen, onderstreept het vermoeden dat in het artikel gewekt wordt.
Als het goed is, hanteert deze tussenpersoon een klachtenprocedure, gesteld door het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid). Formeel dient de vereniging van eigenaren deze procedure te volgen. De tussenpersoon een kwestie is wettelijk verplicht hieraan mee te werken. De klachtenprocedure is te vinden in de dienstenwijzer van de tussenpersoon.
Dit alles neemt niet weg dat, zolang de opstalverzekering nog loopt, er verplichting tot betaling van de premie bestaat. Vandaar de herinneringen van een incassobureau. De tussenpersoon is verplicht deze door sturen. Wel vervelend.
Aangezien ik niet weet welke procedure de verzekeringsmaatschappij in kwestie hanteert ten aanzien van opzeggingen, kan ik in dit specifieke geval niet beoordelen of de tussenpersoon foutief gehandeld heeft. Wel vind ik de verwachting die hij gewekt heeft bij de vereniging van eigenaren, zoals gesteld in het artikel, niet netjes. Wat hem zo sieren, is om zich aan de eerst gemaakte afspraken te houden, een klein verlies te nemen en ervoor te zorgen dat een dergelijk misverstand geen tweede keer voorkomt. Tenminste, dat is wat ik in deze situatie zou doen.
Zakelijk gezien, ben ik van mening, dat je zo goed bent als de laatste fout die je hersteld hebt. Ik hoop dat mijn toelichting van toegevoegde waarde is.
Ik wens de vereniging van eigenaren veel succes met de verdere afwikkeling!
Hartelijke groet,
Ludzer Scheepstra
Als ook zelf intermediair snap ik eigenlijk niet hoe dit zo kan lopen, een uitzondering (zie verderop) daargelaten.
De functie van de intermediair is o.a. adviseren, begeleiden, onderhouden, vragen beantwoorden, zorgen voor een correcte vaststelling van de aangeboden risico’s (desnoods via taxatie.. op kosten van de relatie doorgaans), het vergelijken van voorwaarden, premies, clausules, etc. en (uiteindelijk niet onbelangrijk) het begeleiden van de relatie bij schade.
Er zijn nog veel andere zaken die op het pad van de intermediair (verzekeringsadviseur) komen, maar hij/zij is geen contractant. Er wordt dus door een intermediair niet definitief bepaald of een contract, zoals in dit geval, tussentijds, om al dan niet geldige reden, beëindigd kan worden. We adviseren daar in voorkomende gevallen natuurlijk wel in, het vormen van een actieve VVE, waardoor er een collectieve polis gesloten zal worden is bijvoorbeeld nooit een probleem, maar zal overlegd en begeleid moeten worden.
Wellicht gaat het hier om een gevolmachtigd agent (vaak wel werkzaam onder dezelfde naam als de “adviestak” van deze entiteit, dus verwarrend)? Dat levert een aanzienlijk verschil op. Technisch gezien treedt deze “persoon” op als een verzekeraar en kan zelf een beslissing nemen over dit soort zaken. Maar ja, als je dan niet aan de gemaakte afspraken houdt en dat nog afgezien van de daadwerkelijke overgang in eigendom van het pand (naar de VVE) hetgeen vervolgens in appartementsrechten opgesplitst is?
Kifid is natuurlijk een mogelijkheid, amar dan ben je de vervaldatum al voorbij voordat er een uitspraak komt, daar schiet je dus niets mee op.
Misschien mag ik nog opmerken dat er nu (tot aan de royementsdatum)wel goed gekeken moet worden naar de verzekeringsnemer, dat kan natuurlijk niet meer de oude zijn, maar moet de nieuwe (VVE) zijn. Dat alleen al levert een nieuwe verzekeringsaanvraag op door de nieuwe “rechtspersoon” die de belangen van de VVE vertegenwoordigd, die vertegenwoordigd wordt door de bestuurders hiervan. Een naamswijziging is hier onvoldoende, schat ik zo in en je kunt nu eenmaal lastig zaken verzekeren die niet van jou zijn. Misschien mag je de premie nog wel betalen (vindt geen verzekeraar erg ;-), maar aan wie moet er dan betaald worden na een schade?
Ik ga maar voorbij aan alle hier al terecht opgemerkte zaken rond de incasso. En dan die 2,10 0/00, dat moet wel een heel bijzonder gebouw zijn.