Uitnodiging VvE vergadering mag via e-mail

In het meest recente modelreglement voor Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) – dat is modelreglement 2017 – staat de bepaling dat de uitnodigingen voor de VvE vergadering ook via e-mail mogen worden gestuurd. In de oudere modelreglementen staat die bepaling voor de uitnodiging vve vergadering niet. Daar staat alleen de tekst dat uitnodigingen voor de VvE vergadering moeten worden gestuurd naar de werkelijke woonplaats of naar een gekozen woonplaats van het betreffende VvE-lid. De Hoge Raad heeft eind vorig jaar echter bepaald dat dit er toch niet aan in de weg staat dat de uitnodiging via e-mail wordt gestuurd. Advocaat VvE-recht Robert van Ewijk legt uit hoe dat zit.

Modelreglement over uitnodiging VvE vergadering

In de zaak die aan de orde was, had de VvE de uitnodiging voor de VvE-vergadering via e-mail gestuurd. Na afloop van de vergadering zijn ook de notulen via e-mail verzonden. Eén van de leden van de VvE was het niet eens met de op de vergadering genomen besluiten, en vroeg de kantonrechter daarom om vernietiging van het VvE-besluit. De kantonrechter wees het verzoek af. In hoger beroep werd het opnieuw afgewezen. Er werd geoordeeld dat het verzoek om vernietiging te laat was ingediend. De betreffende eigenaar was het daar niet mee eens, en ging in cassatie. Daar werd aangevoerd dat het modelreglement niet vermeldt dat de oproeping voor de VvE vergadering ook digitaal mag. En als het niet expliciet vermeld is, dan mag het niet, aldus de betreffende eigenaar.

Hoge Raad: uitnodiging VvE vergadering mag digitaal

Bij de Hoge Raad werd de betreffende eigenaar opnieuw in het ongelijk gesteld. Voor ‘gewone’ verenigingen staat in de wet (art. 2:41 lid 5 BW) dat als een lid ermee instemt, dat de bijeenroeping voor de vergadering via e-mail kan, tenzij de statuten anders bepalen. Dat wetsartikel is echter niet van toepassing op VvE’s. De betreffende eigenaar vond daarom dat de uitnodiging niet via e-mail mocht worden verzonden. De Hoge Raad is het daar niet mee eens. De wetgever heeft in 2007 bij de parlementaire behandeling van enkele wetswijzigingen voor die gelden voor VvE’s, te kennen gegeven dat artikel 2:41 lid 5 BW niet expliciet van toepassing hoeft te worden verklaard op VvE’s, omdat de elektronische oproeping al mogelijk zou zijn en daarom niet wettelijk hoeft te worden geregeld.

Voorwaarden voor uitnodiging via e-mail

Wel moet aan enkele voorwaarden worden voldaan om de uitnodiging voor de VvE vergadering digitaal te verzenden. Ten eerste moet het betreffende lid instemmen met de oproeping via e-mail. De tweede voorwaarde is dat de eigenaar voor dat doel een e-mailadres bekend maakt aan de VvE. Tot slot mag de digitale oproeping niet in de splitsingsakte verboden zijn. Mij zijn echter geen splitsingsaktes bekend die digitale oproeping verbieden. Daarom ga ik er van uit dat de digitale oproeping in verreweg de meeste, zo niet alle, VvE’s is toegestaan.