VvE-beheerder ligt dwars bij overdracht administratie, wat nu?

Stel je voor. Je Vereniging van Eigenaren (VvE) is gewisseld van VvE-beheerder, maar de oude beheerder ligt dwars bij de overdracht van de administratie naar de nieuwe beheerder. Die oude beheerder kan daar allerlei redenen voor hebben. Wellicht een onbetaalde factuur of ‘gewoon’ een gekrenkt ego, maar vooral voor de VvE is deze opstelling erg vervelend. De administratie komt namelijk aan de VvE toe. Echter heeft de softwareleverancier vaak een contract met de beheerder. Die kan dus niet zoveel doen in geval van een conflict. Of wel? Nederlandvve.nl zocht het uit en sprak erover met Vincent van Someren (directeur bij Twinq VvE Software) en Robert van Ewijk (advocaat bij Lexys Advocaten).

Wiens administratie: beheerder, softwareleverancier of de VvE?

Een VvE beheerder is een dienstverlener voor de VvE. Op grond van de beheerovereenkomst, verricht de beheerder werkzaamheden. Meestal valt het bijhouden van de administratie daaronder. De beheerder doet dat echter voor of namens de VvE. Het is dus niet zijn eigen administratie: de administratie komt aan de VvE toe. In tegenstelling tot wat beheerders soms stellen, rust daar geen auteursrecht op. Voor auteursrecht is namelijk vereist dat het werk een ‘schepping’ betreft met een ‘eigen oorspronkelijk karakter, dat het stempel van de maker draagt’. Dat is bij een bijgehouden financiële administratie niet het geval. En zou dat wel zo zijn, dan is de VvE de auteursrechthebbende, omdat het ‘werk’ dan in opdracht van de VvE is gemaakt. Wel kan er auteursrecht rusten op (bijvoorbeeld) de lay-out van een jaarrekening, maar daarvan rust het auteursrecht dan eerder bij de softwareleverancier. Kortom: de administratie is van de VvE, niet van de beheerder.

Toch werkt de beheerder niet mee aan overdracht, kan de softwareleverancier wat doen?

Vincent van Someren van Twinq VvE Software geeft aan dat Twinq het promoot dat beheerders meewerken aan overdracht van de administratie als een VvE van beheerder wisselt. De VvE heeft tenslotte het grootste belang bij een volledige en actuele administratie, inclusief de historie. Van Someren:

“Voor het overzetten van administraties tussen beheerders die beide met Twinq werken, hanteren wij een overnameformulier waarop door de oud beheerder (idealiter in samenspraak met de nieuwe beheerder) aangegeven wordt of er sprake is van een overname van de basisgegevens (de gegevens van de VvE en de appartementen, de verdeelsleutels, de relatiegegevens van de huidige eigenaren en het eigenaarsregister zoals dit op datum van overdracht is ingevuld) of van de gehele VvE administratie.”

Als daarbij de keuze wordt gemaakt om alles over te zetten, verdwijnt de gehele administratie op het moment van overname uit de portefeuille van de oude beheerder. Die doet daar op dat moment dus afstand van. Als die beheerder echter niet meewerkt, wordt het lastiger. Daarover geeft Twinq aan:

“Twinq beheert de data in opdracht van haar klanten, dat zijn de VvE beheerders die daarvoor een contract hebben met Twinq. Wij mogen daarom geen aanpassingen doen in de gegevens die door onze klanten in Twinq zijn gezet. Dat betekent dus ook dat wij de data die klanten in onze software zetten, in beginsel dus ook beschikbaar moeten houden voor die klant, en niet mogen delen met anderen. Ook niet als die andere ook klant is bij Twinq. Het is aan te raden om in de beheerovereenkomst vast te leggen wie de ‘eigenaar’ is van de VvE administratie en wat daarmee wordt gedaan als de overeenkomst wordt beëindigd.”

Kan de beheerder gedwongen worden om de administratie over te zetten?

De softwareleverancier bevindt zich in dit soort gevallen dus tussen twee vuren. Uiteraard wil die het liefste ook dat de VvE (via de beheerder) klant blijft, maar de leverancier is naar de beheerder verplicht om de administratie in stand te houden. Wel geldt dat de beheerder jegens de VvE simpelweg gehouden is om mee te werken aan overdracht van de administratie. Advocaat VvE-recht Robert van Ewijk geeft aan wat je kunt doen als de beheerder weigerachtig blijft:

“Het begint met praten. Wellicht is de beheerder op inhoud te overtuigen. Lukt dat niet, dan kun je naar de geschillencommissie stappen als de beheerder daarbij is aangesloten. En als dat geen optie is of als je dat liever niet wil, dan kan ervoor gekozen worden om de beheerder te dagvaarden. De VvE vordert dan de veroordeling om de administratie aan de VvE af te dragen, aan de nieuwe beheerder over te dragen of om mee te werken aan overdracht van de digitale administratie zoals die bij Twinq staat. Deze vorderingen kunnen ook gecombineerd worden. En als je ze koppelt aan een dwangsom, kan dit heel effectief zijn.”

Kortom, als je overstapt van de ene naar de andere beheerder, bespreek dan op tijd of de beheerder vrijwillig mee gaat werken aan overdracht van de administratie. Als hij dat doet, dan kan dit digitaal snel geregeld worden bij de leverancier van de software. En als de beheerder dwars gaat liggen, dan zijn er genoeg middelen om de beheerder te prikkelen om alsnog mee te werken.

Heb je goede of slechte ervaringen met de overdracht van de administratie van de ene naar de andere beheerder? Deel ze dan hieronder.