VvE Software: waar moet je op letten?

Het kan op de achterkant van een bierviltje, of wat moderner, in Excel: het bijhouden van de administratie van de Vereniging van Eigenaars (VvE). Veel professioneel VvE-beheerders gebruiken daarvoor zelfs speciaal ontwikkelde VvE software. Sommige softwarepakketten zijn ook voor individuele VvE ‘s beschikbaar en door het bestuur te gebruiken. Maar waar moet je op letten bij het kiezen van administratiesoftware voor de VvE? Nederlandvve.nl zocht het uit.

Welke functionaliteiten zoekt de VvE?

Allereerst is van belang welke functies de VvE nodig heeft. Op die manier kan bepaald worden welke oplossingen geschikt kunnen zijn, en welke meteen afvallen. Zo kan het zijn dat de VvE alleen een platform zoekt om documenten (notulen, splitsingsakte, et cetera) te delen, een oplossing aangevuld met een boekhoudfunctie, zo nodig met een functionaliteit om betalingsherinneringen en aanmaningen aan te maken. Daarnaast moet besloten worden of het gewenst is dat alle VvE-leden 24/7 toegang hebben, of dat alleen het bestuur toegang heeft. Ook de vraag of de software via een app voor iOS of Android te bereiken is, is een afweging die gemaakt kan worden.

Kennis van boekhoudsoftware

Bij het kiezen van een softwarepakket voor de VvE is vervolgens van belang om te kijken hoe makkelijk de gebruiker (vaak de penningmeester) het systeem kan gebruiken. Is bijvoorbeeld basiskennis vereist van boekhoudsoftware of is het pakket ook voor een leek meteen te gebruiken? Zo niet, dan zal uitgezocht moeten worden hoe makkelijk en snel de penningmeester kan leren om met de software om te gaan. Daarom – en ook om te kijken of het pakket op zichzelf geschikt is – kan aan de aanbieder gevraagd worden of de VvE het pakket tijdens een gratis proefperiode mag gebruiken (trial version) of dat er een demo is.

Welke paketten zijn er?

Er is een veelvoud aan administratieoplossingen beschikbaar. Zo zijn er diverse ‘algemene’ en niet specifiek op VvE’s gerichte oplossingen zoals de software van Exact of Davilex, en is er een veelvoud aan oplossingen voor VvE’s, elk met hun eigen specifieke kenmerken. Een greep daaruit: Twinq, VvE-site, VvE Future Solution, VvE Manager, Convect, enzovoorts. In het Stappenplan VvE Software kiezen staat een lijst met aanbieders.

VvE software kiezen: stappenplan en lijst van aanbieders

Wilt u hulp bij het kiezen van voor uw VvE geschikte administratiesoftware? Gebruik dan het stappenplan VvE Software kiezen (exclusief voor VvE-abonnees), met daarin een lijst van meer dan 20 aanbieders van speciaal voor VvE’s ontwikkelde software.