Fraudezaak bij VvE-beheerder krijgt vervolg: geld zou zijn gebruikt voor luxe spullen en vakanties

De fraudezaak bij een VvE-beheerder waar Nederlandvve.nl eerder als eerste over berichtte, heeft een opvallend vervolg gekregen. Volgens het AD wordt een voormalig medewerker ervan verdacht dat zij negen jaar lang geld heeft weggesluisd naar haar eigen bankrekening. Het zou gaan om tonnen. Het geld zou onder meer zijn gebruikt voor luxe spullen, designerkleding en vakanties met haar gezin.

Nederlandvve.nl bracht de zaak in maart als eerste naar buiten. Toen ging het vooral om de manier waarop de fraude aan het licht kwam: via zogenoemde voorstanden in de administratie van VvE’s. Dat zijn bedragen die tijdelijk op de VvE-rekening staan en later aan een appartementseigenaar moeten worden terugbetaald.

Lees hier ons eerdere artikel: Fraude met voorstanden bij VvE-beheerder ontdekt.

AD: geld ging naar luxe spullen, designerkleding en vakanties

Volgens het AD kwam begin dit jaar aan het licht dat een medewerker van een VvE-beheerder jarenlang geld zou hebben overgemaakt naar haar eigen bankrekening. De krant schrijft dat de vrouw het geld uitgaf aan luxe spullen, designerkleding en vele vakanties met haar gezin.

Daarmee krijgt de zaak een veel concreter gezicht. Waar eerder vooral duidelijk was dát er geld was verdwenen via administratieve processen, schetst het AD nu ook waarvoor het geld volgens het onderzoek zou zijn gebruikt.

Het blijft daarbij belangrijk om juridisch precies te blijven: de vrouw is verdachte. Of en in hoeverre zij strafrechtelijk schuldig wordt bevonden, moet uiteindelijk blijken uit het vervolg van de zaak.

Lees het artikel van het AD hier: Jarenlang sluisde vrouw stiekem tonnen van werkgever naar privérekeningen.

Hoe de fraude eerder aan het licht kwam

Nederlandvve.nl schreef eerder dat de fraude intern werd ontdekt nadat het beheerkantoor een nieuwe VvE in beheer had gekregen. Bij controle van de overgenomen administratie bleken nog voorstanden open te staan die volgens de administratie aan verschillende appartementseigenaren moesten worden terugbetaald.

Toen later bleek dat die appartementseigenaren helemaal niets hadden ontvangen, begon de zaak te rollen. Uit de interne controle kwam naar voren dat rekeningnummers in de administratie zouden zijn aangepast. Daardoor gingen terugbetalingen niet naar de juiste appartementseigenaren, maar naar een andere rekening.

Juist dat maakte de fraude lastig zichtbaar. Het ging niet om één grote betaling die direct opviel, maar om veel afzonderlijke bedragen die in de administratie als terugbetaling konden lijken te kloppen.

Beheerder greep direct in

Opvallend aan deze zaak is dat de beheerder zelf de onregelmatigheden ontdekte en daarna direct heeft gehandeld. In reactie op vragen van Nederlandvve.nl liet de beheerder eerder weten dat onderzochte en onjuiste boekingen direct zijn gecorrigeerd. Betrokken VvE’s en appartementseigenaren zijn daarbij schadeloos gesteld.

Ook is gestart met het verhalen van de schade op de betreffende medewerker, namens de benadeelden. Daarmee heeft de beheerder niet alleen de fraude blootgelegd, maar ook verantwoordelijkheid genomen voor herstel richting de betrokken VvE’s en eigenaren.

Dat onderscheid is belangrijk. Deze zaak gaat niet over een beheerder die geld van VvE’s zou hebben verduisterd, maar over een medewerker binnen een beheerkantoor die volgens het onderzoek misbruik heeft gemaakt van administratieve processen.

Van administratieve controle naar strafrechtelijk vervolg

Het nieuwe AD-artikel maakt duidelijk dat de zaak inmiddels niet meer alleen een intern administratief onderzoek is. De verdenking is ernstig: jarenlang geld wegsluizen, verspreid over een lange periode, met volgens het AD uitgaven aan luxe goederen en vakanties.

Voor VvE’s is vooral de combinatie relevant. Aan de ene kant laat de zaak zien hoe geraffineerd fraude via kleine administratieve mutaties kan zijn. Aan de andere kant laat deze zaak ook zien dat scherpe interne controle wél verschil maakt. Zonder controle op afwijkende voorstanden en terugbetalingen was de fraude mogelijk nog langer onder de radar gebleven.

Les voor VvE’s en beheerders: controleer ook de kleine geldstromen

Veel VvE’s letten bij financiële controle vooral op grote facturen, onderhoudsuitgaven en het reservefonds. Deze zaak laat zien dat juist kleinere terugbetalingen, correcties en rekeningnummerwijzigingen extra aandacht verdienen.

Voor bestuur en kascommissie zijn vooral deze controlepunten relevant:

• worden terugbetalingen aan appartementseigenaren zichtbaar verantwoord;
• is duidelijk wie rekeningnummers mag wijzigen;
• wordt een gewijzigd rekeningnummer apart gecontroleerd;
• zijn betaling en autorisatie gescheiden;
• kan de kascommissie steekproefsgewijs controleren of terugbetalingen bij de juiste eigenaar terechtkomen?

De beheerder gaf eerder aan dat er al controlemechanismen waren, waaronder functiescheiding, het acht-ogen-principe en dubbele autorisatie bij betalingen. Toch bleek het mogelijk om die controles te omzeilen. Daarom is ook gekeken naar de rol van software, banken en verdere procesverbetering.

Vertrouwen vraagt om transparantie

Fraudezaken raken het vertrouwen in VvE-beheer. Tegelijk laat deze zaak zien dat de manier waarop een beheerder reageert minstens zo belangrijk is als de fraude zelf. In dit geval zijn de onregelmatigheden intern ontdekt, zijn betrokkenen schadeloos gesteld en is onderzocht hoe de controles verder kunnen worden aangescherpt.

Voor de sector is dat de bredere les. Fraude helemaal uitsluiten is moeilijk, maar snelle ontdekking, openheid, schadeherstel en verbetering van controles maken het verschil.

Nederlandvve.nl blijft deze zaak volgen. Zodra er meer bekend is over het strafrechtelijke vervolg of over de gevolgen voor betrokken VvE’s, berichten wij daar opnieuw over.