[Stef]

Geachte

Ik had een vraag over avg en een samenwerkingsovereenkomst. Online beheer zag ik dat er een samenwerkingsovereenkomst avg getekend was door bestuurslid. In dit geval is bestuur de persoon die tekent en dan aangemerkt word in verdere dokument als VVE.

Privacy is belangrijk. Maar toch hadden we graag op de hoogte gebracht dat er namens VVE een dokument getekent word. En dat bestuur nu eigenlijk een VVE geworden is. Dus hele dokument staat VVE maar eigenlijk bedoelt men dan bestuur.

Is dit normale gang van zaken?

moeten we niet op de hoogte zijn en zelf tekenen?

Met vriendelijke Groet Stef

[Carla]

@ Stef, ik ben van mening dat de samenwerkingsovereenkomst eerst moet worden voorgelegd aan de leden van de VvE. Wanneer de leden akkoord gaan met de inhoud, dan pas kan het bestuur, namens de VvE, tekenen voor akkoord.
Met vriendelijke groet,
Carla.

[Stef]

Hoi Carla,
dank voor je reactie. Ik vind dit ook een beetje apart en weet niet zo goed wat ik er van moet vinden. Vooral dat er staat bestuur word verder aangemerkt als VVE. Maar wij zijn toch VVE, de leden?
Is VVE dan gewoon bestuur en is het hun contract of is ons contract omdat er vve staat. 6 weken geleden is dit getekent en wij komen er nu pas achter omdat we online gaan bij beheer. Moeten we inderdaad zoiets niet vooraf lezen. Als je niet op dat gedeelte van de site komt of geen internet hebt weet je als VVE lid helemaal nergens vanaf.
En mag je als bestuur wel tekenen alszijnde VVE.
kunnen we hier wat van zeggen?
Met vriendelijke groet.
Stef

[William]

Goedemorgen,
Je vergist je Stef, het bestuur vertegenwoordigt de VvE. Onder het contract voor schoonmaak zullen ook niet de handtekeningen staan van alle leden, maar waarschijnlijk van het (toenmalige) bestuur.

[Carla]

@ Stef, ik onderschrijf de reactie van @ William.
Je zou wel aan je bestuur kunnen vragen wat de reden is dat ze het document hebben ondertekend voordat de leden op de hoogte waren van de inhoud.
Met vriendelijke groet,
Carla.

[Stef]

Dank je wel voor de reacties William en Carla.
Ze zullen dit ondertekend hebben omdat ze bestuur zijn en vinden dat dat mag. Zo gaat dat hier.
We vinden ook eigenlijk kleine moeite om even door te geven. Vooral omdat rechten en plichten aanzitten van de VVE ons dus. Als ik dus me ergens aan moet houden dan is handig als ik weer.
Tis goed te weten dat dit niet zo’n probleem is dat getekend is namens ons.
groet Stef
 

[Rob]

Dat het bestuur de VvE vertegenwoordigt betekent natuurlijk niet dat zij ook onbeperkt allerlei contracten/overeenkomsten mogen tekenen.
Daar zal toch echt een besluit van de vergadering aan vooraf moeten gaan.
In de samenwerkingsovereenkomst die in onze VvE afgesloten is stond dan ook keurig een ontbindende voorwaarde voor het geval het bestuur door de vergadering (achteraf) niet gemachtigd zou worden.
Mocht de vergadering in het geval van Stef dus niet akkoord gaan, heeft het bestuur toch een probleem.

[Stef]

Dank voor de reactie, de ontbindende voorwaarde achteraf als vergadering niet goedkeurt vind ik een hele mooie. We zullen dit zeker voorstellen!
Was best een grote overeenkomst. Wat als we perongeluk iets gedaan hadden wat niet mocht en we wisten niet. Daarom had fijn geweest als we op de hoogte waren.
groet Stef.

[Rob]

“… de ontbindende voorwaarde achteraf als vergadering niet goedkeurt vind ik een hele mooie. We zullen dit zeker voorstellen!”
Daar is het nu te laat voor 😉
Het bestuur heeft de overeenkomst namelijk al getekend.
Wat niet betekend dat je automatisch verplicht akkoord moet gaan als VvE.
Vandaar mijn opmerking dat het bestuur een probleem heeft wanneer de vergadering achteraf niet akkoord zou gaan en de getekende overeenkomst niet een dergelijke clausule bevat.

[Stef]

Hoi Rob,
dank voor reageren. Is ook zo. Maar voor de volgende x wil ik hem er zeker in.
Denk niet dat het verder problemen gaat opleveren. Maar nu weten we wel beetje hoe of wat.
Groet Stef

[Stef]

Hallo,
toch vraag ik me af, de overeenkomst die getekend is gaat over AVG. 8 pagina’s over de regels hoe werkt met je persoonsgegevens.
Als je dan als bestuurslid en beheerder deze overeenkomst tekent zonder overleg met de VvE mis je dan niet de bedoeling van de AVG Immers word er getekent voor ons dat al onze gegevens doorgegeven mogen worden zonder dat wij ervanaf weten.
stel we stemmen erover en 80 procent zegt je mag doorgeven en de rest niet. Dan nog stapt men over de persoonsgegevens en AVG heen.
dit is iets wat getekend moet worden denk ik immers kan beheer niet werken zonder je gegevens. Dus tis meer verplichting.
Maar in verleden zijn er wel dingen gewijzigd die niet gewijzigd mochten worden die we weer zelf terug moesten wijzigen tot twee x toe.
wat heeft AVG voor zin als men al tekent voor de VVE zonder dat de leden dat weten….
en als er getekent word voor de VvE is dan een vve lid een derde. Dacht dat alle leden VvE waren.
Houd me nog wat bezig.
Groet Stef

[Rob]

De overeenkomst heeft (slechts) betrekking op de wijze waarop de VvE en de beheerder omgaan met de persoonsgegevens en de verantwoordelijkheden daarbij en gaan niet over het wel- of niet willen doorgeven van persoonsgegevens door de eigenaren.
Zoals jezelf al terecht opmerkte heeft de beheerder bepaalde persoonsgegevens nodig om zijn werkzaamheden voor de VvE uit te kunnen voeren.
Die gegevens mogen door het bestuur van de VvE dan ook gewoon verstrekt worden aan de beheerder.

[Rob]

Stef wrote:

…. Als je dan als bestuurslid en beheerder deze overeenkomst tekent zonder overleg met de VvE mis je dan niet de bedoeling van de AVG Immers word er getekent voor ons dat al onze gegevens doorgegeven mogen worden zonder dat wij ervan af weten.

Als lid van de VvE weet (of kan je weten) dat de beheerder die gegevens nodig heeft om zijn werkzaamheden goed uit te voeren.
De bedoeling van de AVG is niet om het gebruik van persoonsgegevens te verbieden maar om verantwoordelijk met de nodige persoonsgegevens om te gaan en misbruik van de persoonsgegeven te voorkomen.

[Rene]

Ik neem aan dat je met samenwerkingsovereenkomst een verwerkingsovereenkomst bedoelt.
Wat ik uit het hele verhaal niet kan opmaken, is er een nieuwe beheercontract aangegaan. Of is er een verwerkingsovereenkomst gesloten met een bestaande VVE beheerder waar al een beheercontract mee was.
In het laatste geval, er is een wettelijke grond (noodzaak door splitsingreglement) voor het verwerken van een aantal gegevens. Daarmee is er dus geen toestemming nodig voor het verwerken van de gegevens.
Het is dus een formalisering van nieuwe wetgeving en valt dan m.i. onder beheeractiviteiten die het bestuur mag/kan uitvoeren. De beheerpartij beheert de administratie en een verwerkingsovereenkomst verandert daar niets aan. Het legt alleen vast wat er verwerkt wordt en hoe er met gegevens omgegaan wordt.
Is er een beheerovereenkomst aangegaan, dan is het een ander verhaal. Dat is absoluut een aangelegenheid voor de ALV.
 

[Stef]

Hoi Rob en Renee,
dank voor jullie antwoord. De beheerder had onze gegevens al omdat de wet dit jaar inging. En beheer hebben we eerder.  Dus het is een formaliteit.  Was een samenwerkingsovereenkomst dus zo wie zo nodig.
Oms inziens had bestuur ff ons op de hoogte moeten brengen. Aangezien ons aangaat en hoewel formaliteit is, de AVG is wel iets wat je serieus moet nemen. Anders zou er ook niet zo,n groot contract zijn,
De VvE heeft de AGV nog niet zelf geregelt en lijkt me dat eerst moeten doen.
Voor mijn gevoel is als ondertekenen zo makkelijk gaat namens een VvE (hoewel onduidelijk is of wij nu wel zijn of dat over ons gaat) bij dit gaat dan bij alles zo makkelijk.
tis ons nu duidelijk  dank!
groet Stef
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

[Auteur]

Berichten